基層法院數字化檔案管理研究

文/山東省濟南市中級人民法院 蔡珂

當前，隨著司法改革的深入，法院檔案管理的職責范圍更廣，對檔案管理的要求越來越高，基層法院檔案管理面臨新的挑戰。與此同時，大數據技術與信息技術的發展為檔案資源的開發、利用提供了更多的便利，基層法院檔案管理也面臨著新的契機。

一、問題的提出

檔案是歷史事件的原始記錄，也是法院開展各項業務的基礎。隨著法院信息化建設、司法公開、司法便民等理念的提出，以及司法改革深入實施和法院檔案職能范圍不斷擴大，對檔案管理提出了更高的要求。信息技術的進步，大數據、云計算等新技術的出現，給檔案管理帶來了新的發展機遇。當前，法院檔案管理正處于檔案管理工作的轉型期、高速發展期，基層法院要抓住機遇，將大數據技術應用于檔案管理工作中，更好地服務于法院各項業務工作。最高人民法院辦公廳于2015年提出檔案數字化建設工作，要求訴訟卷宗與電子檔案同步錄入，建設全國法院裁判文書數據庫。根據最高人民法院的要求，各級法院要做好歷史案卷的掃描錄入與掛接等工作。當前，多數法院新立案的訴訟案卷包括，案件的立案、審理及結案、歸檔等檔案資料，均實現了電子檔案同步錄入，已陸續完成或正在開展歷史檔案數字化工作。

二、基層法院數字化檔案管理研究

（一）檔案庫房基礎設施建設。庫房及相關設備是開展檔案管理的前提和基礎，我單位于2017~2020年間斥資400萬左右購買了40臺掃描儀、庭審錄音、錄像、刻錄等設施設備，并對檔案庫房內部進行改造，為數字化檔案管理創造了良好的條件。第一，基層法院要配置檔案數字化專用庫房，空間需要容納本院的全部檔案，同時預留一定的空間用于將來新增檔案的存放，檔案庫房要符合相關要求。檔案庫房要設置閱檔室，配置電腦、打印機、光盤刻錄機、復印機及桌椅等設施，以滿足閱檔人的查閱需求。本著確保庫房安全的原則和檔案保密的要求，辦公室、庫房和閱檔室要相互分離。庫房設置要在滿足閱檔人需要的基礎上使檔案庫房和外界人員相隔絕，防范檔案失竊行為的發生。在檔案庫房和閱檔室內都要實行24小時實時監控。第二，檔案庫房內要配備除濕機、空調或新風系統、溫濕度計、吸塵器、消毒滅菌機、滅火器等設施。檔案卷宗的適宜濕度是45~60%，適宜溫度為14~24℃，超出或低于該范圍都會影響檔案存儲。另外，檔案存儲用的櫥柜、檔案盒、檔案卷皮等檔案存儲用品要符合相關標準并及時補充，確保檔案存儲用品數量充足。第三，制訂并完善檔案管理制度，確保庫房安全。2018年，我單位出臺的《濟南法院電子錄音錄像歸檔制度》《濟南法院電子檔案歸檔制度》中明確要求相關人員定期檢查檔案庫房管理情況，出入庫房必須填寫登記表，定期記錄庫房的溫濕度等相關數據、定期打掃庫房。此外，檔案庫房要制訂應急處理預案，并組織相關人員定期或不定期地實施應急演練，在遇到潛在的風險時盡量減少損失，確保檔案安全。另外，檔案管理人員要定期做好統計，及時填報統計報表，并對現有檔案進行定期或不定期的存儲質量抽檢，確保檔案質量安全。

（二）檔案基礎工作建設。法院檔案是在訴訟、聽證等工作中形成的資料，是法院實施審判工作、監督審判工作的依據，做好基層法院的數字化檔案管理首先要加強檔案基礎工作建設，實現檔案價值的最大化。第一，加強檔案管理領導，明確領導責任。我單位成立了以院長為組長的應急預案領導小組和安全領導小組，以綜合辦公室負責人為組長的檔案協調機制領導小組。出臺了檔案室應急預案制度和自然災害防控制度，全面細化了分工，落實了崗位責任制。明確了以綜合辦公室為牽頭部門、其他庭室相互配合的工作體系，形成了“領導小組總負責，牽頭部門具體抓”的工作格局。第二，做好檔案收集工作。基層法院工作人員尤其是一線審判人員要本著“對歷史負責”的態度，及時、保質保量地收集文字圖表及音像等類型的資料，精準反映訴訟活動的全過程，使檔案形成完整的鏈條，促進檔案收集質量的提升。第三，狠抓檔案整理工作。基層法院檔案管理人員要做好對職能部門的檔案管理工作的指導與督查，同時職能部門要加強和檔案部門的交流、溝通，齊抓共管，做好檔案資料的基礎建設。

（三）檔案分類管理。1.訴訟卷宗。當前，法院的檔案管理因領導不重視、檔案管理人員業務素質差等原因，檔案管理質量良莠不齊，如卷宗管理不夠規范、內容不完整、正副卷分裝不細致等，檔案管理工作有待規范。訴訟檔案是法院檔案的主要內容，是訴訟、聽證等案件審理的借鑒資料，是法院審判的參考依據，同時承擔著為社會提供查詢服務的職能。做好訴訟案卷的檔案管理，基層法院要從如下方面入手：第一，全面梳理歷史訴訟案卷，對檔案內容不全的補齊資料，破損的卷宗交由數字化部門進行修復；目錄順序顛倒或目錄不完整的案卷要重新整理記錄或者標示；若案卷頁碼錯誤或正副卷裝訂錯誤等要重新登記調整。第二，新增加的案卷，要重點做好基礎工作。嚴格按國家檔案和法院檔案管理規定，做好檔案的交接、整理、統計、保管及借閱等工作，以利于檔案資源的共享與開發。我單位建立了全流程網上歸檔平臺，從立案到歸檔實現了一鍵操作。運用一體化工作平臺，各類訴訟材料均以電子數據呈現，逐步實現案件辦理流程與卷宗同步生成，生成數據完整準確的電子檔案，減少了歸檔的步驟和環節，提高了案件歸檔效率。第三，建立案卷審核、評查制度，并把案卷審核、評查納入訴訟案件的管理流程中，重點對案卷的立卷、整理、歸檔及借閱等環節重新梳理，統一案卷整理標準，重點對書記員進行立卷工作培訓，確保其按檔案管理要求開展整理、收集庭審資料、編頁、錄入、裝訂等工作，從源頭上確保案卷的質量。2.庭審音像資料。第一，訴訟及聽證案件要全程錄音（像），從庭審到閉庭，錄音或錄像不得間斷，保障錄音或錄像的連續性，保證庭審或聽證過程的真實性、完整性。同時，庭審錄音（像）的聲音與圖像要清晰、連續。閉庭后，庭審錄音或錄像由書記員或指定負責人刻錄成光盤，一式兩份。一份作為證據保存在案卷中，并在檔案封面上標注光盤的種類、數量等內容；另一份存放于指定光盤盒中，存放在檔案庫房的防磁光盤專用柜中。此外，光盤刻錄完成后要查看光盤是否可以正常讀取。第二，光盤刻錄人要用專用的光盤標記筆在庭審錄音或錄像的光盤上標注如下內容：案號、庭審或聽證時間及當事人等要和紙質訴訟案卷的信息相一致；光盤刻錄人姓名、時間；若是一次性刻錄多張光盤，要標注光盤的序列號。案卷歸檔時，書記員要核查光盤刻錄內容與標注信息是否一致、影像是否完整、音頻是否清晰，核查無誤后將其和案卷一并移交檔案室，完成必要的移交手續后歸檔。第三，庭審前撤訴或調解未開庭或聽證的案件，因無光盤或錄音資料，案件承辦人要書面說明緣由，由案件承辦人、書記員共同在紙質說明書上簽字并附在卷宗備考表的前面；若因設備或技術等因素導致庭審、聽證的音視頻資料不完整，光盤記錄人要作出書面說明，由案件承辦人、部門負責人及網絡信息部門負責人審核簽字后，將書面說明附在卷宗中，若無相關說明則不得歸檔。第四，光盤記錄人要確保庭審或聽證的錄音或錄像的真實性與完整性，對存在故意損毀或篡改相關內容的要依法追究其責任；除光盤要刻錄一式兩份外，還要依據存儲技術標準存儲到計算機系統內，并做好備份存放在異地。

（四）電子檔案利用。當前，法院的電子檔案主要是紙質檔案的掃描件，根據主體不同，電子檔案的借閱人員可以是上級及本級法院工作人員，也可以是代理人或律師、案件當事人及依據法院可以查閱的其他人員，如紀檢、公安或檢察機關等工作人員。為了規范電子檔案的管理與利用，根據《檔案法》和最高人民法院的相關規定，同時各省級法院也結合本地檔案管理情況，制定了電子檔案查閱制度。第一，因工作需要，上級法院人員到下級法院查閱電子案卷，經相關部門審核批準后即可查閱；若本級法院工作人員需查閱，可根據本院電子案卷查詢規定，履行相關手續后查閱；訴訟案件當事人或代理人（律師）若需查閱，可依據紙質檔案的查閱要求履行相關手續，并經相關人員審核同意后，填寫閱卷單，注明閱卷人姓名、工作證或身份證、案號及查閱內容等信息，由檔案管理人員調出電子案卷后方可查閱；若當事人或代理人（律師）需摘抄電子案卷或復制電子案卷，要由檔案管理人員打印復制，并加蓋本單位的檔案資料專用章；電子案卷的副卷當事人或代理人（律師）不得查閱、復制或拍照，若當事人查閱的案卷內容涉及國家秘密、商業秘密、個人隱私或者重大敏感案件或死刑案件，必須填寫查閱檔案申請書，經相關人員審核后才能查閱；紀委、公安、檢察等其他外單位的工作人員需兩人以上，并持單位介紹信才可查閱、打印或復制電子案卷的相關內容，若需要可加蓋檔案材料專用章。第二，申請人查閱檔案，若查閱電子案卷就能滿足需求，可只提供電子案卷，不再提供紙質檔案；若需查閱紙質案卷，由檔案管理人員根據紙質案卷的查閱要求辦理。未經許可，任何單位或個人嚴禁查閱、復制電子案卷副卷。對違反檔案保管規定造成泄密的，可依據《保密法》等法律追究其責任。

（五）檔案安全管理。第一，健全基層法院數字化信息安全制度，內容包括基于檔案安全管理技術的應用程序、運行維護方式、檔案安全存儲的布局及規劃方案、檔案信息安全工程的定期驗收等；要加強人才隊伍建設包括檔案室核心人員的選聘和錄用、檔案信息安全內容考核以及檔案信息安全管理員培訓等。第二，根據法院檔案信息安全需要，引進檔案數字化信息安全管理技術，為檔案管理提供相對安全的工作環境，包括如下內容：信息邊界安全管理、信息安全計算環境、信息調用及通信安全性等。其中，信息邊界安全管理包括對登錄數據終端的用戶進行鑒別，并有效控制用戶的前端訪問行為；信息邊界安全管理是對檔案數據的安全審計及存在威脅的信息進行過濾；信息調用及通信安全性則是確保檔案電子系統的信息通信安全，避免數據在網絡傳輸時受到外界不良信息的干擾導致失真。

三、基層法院檔案管理工作的心得與體會

法院檔案管理工作內容，可以概括為檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計、利用等。無論是數字化檔案管理還是傳統檔案管理，其主要內容與環節是相近的，只不過數字化檔案管理以自動化技術、數字化技術取代了多個環節的人工工作。

在檔案管理中，檔案人員要對檔案管理的環節與流程形成深刻的認識，既要積極追求數字化檔案轉型，通過計算機、掃描儀等現代電子技術高效開展檔案管理與利用，又不能完全依賴數字化技術，對傳統檔案管理方法棄之不用。因此，檔案人員必須具備在任何工作環境下有序開展檔案管理的能力。

此外，檔案管理的環境也非常重要，在工作實踐中，部分領導、檔案管理人員的思想觀念還有待改進，這需要我們把檔案管理、檔案教育當作一項常規工作真抓落實，找準問題的源頭，擺正思想觀念，理順工作程序，共同促進檔案管理的高效發展。

四、結語

在司法改革深入、司法現代化建設的雙重背景下，基層法院要完善檔案管理措施，強化數字化檔案管理，這是基層法院檔案管理的發展趨勢，也是法院工作向信息化發展的必由之路，對于推進我國司法現代化進程能夠起到積極的作用。