基于知識管理的企業檔案管理流程再造探究

文/航空工業計算所 閆潤中 劉蓉

《“十四五”全國檔案事業發展規劃》的發布給我國檔案事業進一步發展帶來新的契機。在頂層規劃明確方向的大背景下，企業檔案如何通過流程再造提升管控效能，尤其是在知識經濟時代如何更好地為企業發展提供檔案資源知識化服務，增強企業核心競爭力，是本文將要探討的核心。

一、數字檔案平臺引入知識管理的可行性分析

本質上講，知識管理就是依靠一套管理系統，讓需要管理的組織與個體規律化、規則化、系統化，減少對人力的依賴。通過最大化解放人力，同時不斷對獲取的信息進行知識化加工、分享、更新、反饋，實現系統與人腦的信息交互并形成反哺循環。

目前，數字檔案平臺的普遍使用是檔案信息化管理的基礎標志，作為企業重要信息資源的收集和匯總平臺，是企業知識歸納和凝練的載體。在新的發展要求下，企業數字檔案館需要借助新的信息化技術、新的管理模式，不斷拓展數字檔案館平臺的整合范圍、加強企業知識的分析和整理、深化企業知識的共享和利用，實現數字檔案館向智慧檔案館、知識共享平臺的轉化。

（一）知識管理理念與數字檔案館發展理念相匹配。知識管理作為一種現代化的管理方式，主要是通過采用人力資源管理的方式對知識進行管理。當前知識管理的核心理念與數字檔案館的服務宗旨高度契合，數字檔案館的建設初衷在于提高檔案管理的科學性與有序性，促進檔案管理模式的升級。引入知識管理對于數字檔案館的發展是有效的補充和加強，能夠進一步增強檔案信息的知識化存儲與利用，實現檔案管理的邏輯化和系統化。用戶的核心訴求能被系統有效識別和加工并予以反饋，通過提供多元化、可再生的信息服務產品，最大化滿足用戶的需求，最大限度發揮館藏檔案信息資源的價值。

（二）知識管理對象與數字檔案館信息資源范疇相一致。知識管理的重點在于加強對企業核心設計研發檔案、成果與專利檔案、黨建宣傳檔案等各類別企業核心信息資源的收集和管理再加工，這與數字檔案館未來的發展方向高度吻合。通過加強對電子文件的管控，構建大數據系統，形成一體多元的綜合性信息資源管理平臺，最終更好地為企業提供服務。

（三）知識管理方法與數字檔案館建設手段相契合。通過主動開發檔案信息的知識資源，靠攏企業核心利益需求，深度挖掘與加工大數據信息，是未來企業檔案工作水平提升的關鍵。主動建立數字檔案館與各主要業務系統的鏈接，實現資源整合，提升資源利用效率，可以避免“信息孤島”現象。隨著檔案信息知識管理體系的搭建與完善，能夠全面實現館藏檔案資源數字化、系統管理自動化、信息服務多元化，提升數字檔案館的戰略定位。

二、基于知識管理的企業檔案管理流程再造初探

隨著大量新技術的普及和企業發展新形勢需要，近幾年筆者所在企業做了大量的信息化流程改造和業務系統集成工作。

（一）AOS流程管理體系搭建。以“提升產能、提質增效”為目標，以數據為核心驅動要素，企業統一推動專業流程組織劃分的重構與優化。通過以流程為“血管”，以數據為“血液”，按照統一設定的運行規則進行循環，升級企業運行機制。

我們按照統一標準梳理了三級檔案業務流程體系，涵蓋了所有檔案業務。通過梳理，對所有檔案業務流程描述、流程觸發條件、流程閉環條件、流程依托資源進行了明確定義，將檔案業務流程納入企業整體運行軌道中。

（二）數字檔案館與各主要業務系統集成。目前，企業已投入應用的多媒體檔案數據庫、實物檔案數據庫、專題數據庫、目錄數據庫、知識管理模塊、外來文件管理模塊、數字展室等門類豐富的檔案數據庫，與OA（辦公自動化系統）、BPM（業務流程系統）、PDM（數據管理系統）、MES（生產信息化管理系統）搭建了系統接口，實現了檔案數據的自動采集和整合。其中保密管理系統、質量管理系統、工藝管理系統的集成也正在論證階段，最終期望達成數字檔案館與企業常用業務系統全面融合，實現數字檔案館的大數據化，真正作為面向企業提供全能信息服務的集合體。

（三）部分業務流程全過程自動化。通過多次對數字檔案館平臺的升級改進，目前已經做到外來文件分發與控制管理全過程數字化，實現了動態分發、信息跟蹤、反饋控制等效用。對文件設計更改流程做了改進，檔案人員通過審批設計者提交的更改流程后，信息將自動傳輸到數字檔案館，系統自動執行新舊版替換和自動分發操作，實現全流程自動化、可監控。通過開發技改檔案模塊實現了項目檔案管控的全程顯性化，實時顯示項目歸檔比例和歸檔數據，便于檔案員對項目檔案歸檔進度的把控，項目檔案收集齊全后可在短期內達到驗收條件。

（四）強化檔案執法監督功能。為了加強企業檔案工作意識，實現各部門與檔案業務流程深度融合，開發了檔案業務考核統計模塊，可實現對館藏檔案從歸檔、分發、換版、利用、歸還全過程的統計。定期發布檔案工作考核通報，通過數據化分析，找出流程運行過程中存在的問題，從而對癥下藥疏通阻塞點，達到提升檔案工作治理水平的目的。

（五）開展跨部門檔案知識管理庫建設。為檔案部門與科研部門建立知識管理庫共建試點，允許科研人員在數字檔案館的知識管理庫中按部門、按專業添加信息，包括工作總結、理論創新、知識匯總、探索分享等，旨在實現企業內部知識體系的搭建和知識共享，實現資源利用最大化。

（六）檔案人員開展SWOT分析挖掘潛能。結合新形勢下檔案工作對檔案人員的新要求，企業組織開展了對檔案部門領導和管理人員的SWOT分析。通過評估明晰了每個人的優缺點，加以利用，實現了檔案人力資源配置的重構，提升了檔案工作效能和人員滿意度。

三、面向“十四五”企業檔案管理流程的提升思考

（一）從“數字檔案館”向“智慧檔案館”進化。1.智慧檔案館的體系結構。應至少由三部分構成：智慧檔案、智慧物聯、智慧通信。智慧檔案館應當是建立在系統融合和資源共享基礎上，以用戶為中心的自優化系統。能夠動態監測用戶需求，對用戶需求變化作出敏銳反應，從資源構成、服務方式等方面作出調整以適應用戶需要。智慧檔案館應由實體檔案館、虛擬檔案館和運行機制構成，實體檔案館由硬件設施、服務設備、館藏檔案等構成，是與用戶進行交互的物理載體；虛擬檔案館是用戶與設備交互而形成的空間，能實時識別人和物并采集信息，通過構建服務云平臺，提供各類檔案大數據，以多元化、分層次的推送方式，實現與用戶的交流互動；運行機制作為實現智慧檔案館構想的保障，建立全面有效的流程控制標準、庫房控制、系統操作審計規范，充分保證系統運行的安全與穩定。2.智慧檔案館的服務類型。智慧檔案館輸出的服務類型應當包含數據獲取集成、檔案資源整合、檔案利用服務、檔案安全防護、智慧感知與決策、多維權限控制、元數據庫設計、檔案業務全流程控制與考核、智能插件感知等。智慧檔案館在滿足用戶線性需求的基礎上，應更加關注用戶需求的盲區、以點帶面的潛在需求，能夠提供高品質的檔案信息產品乃至多元化知識服務，以高效、便捷、可更新、多層次的服務滿足用戶的碎片化需求。在建立智慧檔案館與用戶充分交互機制的基礎上，完成檔案服務的知識化管理和信息抓取的知識化應用，從而反作用于用戶需求的解決和新需求的挖掘。3.數字檔案館未來的建設方向。是在檔案管理規范和制度的指導和保障下，在基礎設施升級的基礎上，建立一個覆蓋檔案部門及企業各部門間互聯互通，滿足各個部門檔案現代化管理，實現檔案收集、整理、歸檔、復制分發、鑒定銷毀、統計、編研為一體的開放性可擴展的一站式檔案管理平臺；實現數據再加工、知識挖掘、智能操作、信息分析、智能推送等功能的資源服務平臺；實現信息資源管理、數字檔案管理、檔案知識管理、檔案知識服務的有機結合，形成“收、管、用”高度智能化的一站式檔案管理平臺，為企業科研生產和經營管理提供更全面的服務。

（二）基于大數據的智慧服務。以知識管理為切入點，改良數字檔案館平臺的模塊構成，多以實用性的模塊化設計吸引用戶，把用戶最常用最重視的模塊放在顯著位置，簡化其操作流程。例如通過文字描述、視頻展示、多維互動等形式展示某類別檔案的館藏構成，有效提升用戶的使用興趣。檔案知識的輸出除了通過檢索查詢，還可進行主動推送。通過對于用戶歷史檢索的信息類型和關鍵字智能檢索，實現大數據基礎下的快速匹配，還可以根據當前需要處理的信息，利用OCR等全文信息抓取技術從多維角度挖掘，在加工整合基礎上形成檔案知識服務包反饋給用戶，節省用戶的使用成本，提升使用效能。

（三）強化檔案的文化屬性。近年來，企業在開展檔案宣傳周、檔案業務培訓和數字展室建設中積累了一定的檔案文創產品設計經驗。多用于大屏幕展示的檔案工作宣傳視頻、檔案宣傳主題筆記本、微信公眾號文章推送等。目前主要應該關注知識產權保護的完善，提煉企業文化并灌注到檔案產品中。提取企業員工對檔案工作的關注點并制作形式簡約、主題明確的產品，清晰展示企業的文化屬性和愿景，同時配合企業微信等平臺進行宣傳。通過實體形態檔案文創產品與虛擬形態交互體驗服務的有機融合，為未來檔案的文化屬性挖掘開拓了廣闊的空間。

（四）檔案人員知識管理與信息服務能力提升。檔案人員是數字檔案館建設的核心推動力，只有建立一支開拓創新、業務過硬、主動學習的檔案管理團隊，才能充分適應新形勢下基于知識管理的檔案管理與信息服務新模式，滿足企業與用戶對檔案管理工作提出的更高要求。企業應當關注“互聯網+”時代新技術在各行各業的應用情況，適時地引入檔案工作中。這既是檔案人強化自身價值的途徑，更是檔案部門穩固加強在企業內戰略定位的必然要求。

四、結語

在數字檔案館升級基礎上，如何開展基于檔案信息內容開發和挖掘的檔案知識服務，通過檔案知識的傳遞和使用，有效提升檔案工作對企業效益的正面影響將是檔案人關注的重點課題。

借助企業信息化流程改造的契機，檔案部門必須牢牢把握轉型升級的機遇，將數字檔案平臺與企業各類信息系統緊密融合，破除信息流動的阻塞，充分建立檔案實體與檔案信息互聯互通，能夠最高效滿足用戶的需求，提升館藏檔案和數據的流動性。按照企業科研生產和運營管理需求，全方位、多元化地建設檔案知識專題數據庫，讓檔案成為企業發展的有力推手。