紙質檔案數字化建設的優化路徑

文/山西省呂梁市規劃和自然資源局 賈艷尼

《紙質檔案數字化技術規范》明確指出紙質檔案數字化建設的重要性和必要性，也提出一些具有可行性的實施建議。當前我國紙質檔案數字化工作在實踐探索中取得顯著成果，但也顯現出一些矛盾和不足。對此，應從實際情況出發，依托于先進的技術優勢，構建數字檔案資料庫，深化檔案收集及處理中的各項業務，兼顧檔案開發與檔案保護一同推進，實施精細化管理，使之更加提質增效。紙質檔案數字化建設是一個長期積累和堅持的過程，需要理論聯系實際，最大化地排除安全隱患，全程深化數字化各環節的質量控制。

一、紙質檔案的數字化建設的重要性

（一）有助于節約管理的成本費用。紙質檔案管理工作龐大繁瑣，涉及方方面面的內容，對配備的檔案庫房，內外環境要求極高，不僅要配備去濕機、滅火器等設施設備，還要滿足國家相關法律法規。同時，為維護好紙質檔案管理，還需要持續投入大量的人力物力，花費高額的成本管理費用。紙質檔案數字化建設，有效彌補和替代傳統紙質為載體的不足，將人工讀取的檔案信息，改進為機讀方式，既能節約空間場所，又能節省成本費用。尤為重要的是，極大地方便人們快捷高效查閱的功能。

（二）有助于對檔案原始資料的保護。創建電子檔案系統，采取數字化錄入的方式，可有效替代原件，更好地保護原始資料，增加其使用壽命周期。有了電子檔案系統的屏障保護作用，可有效規避人為的抽取、撤換、隨意涂改材料等不良行為。同時，與傳統紙質檔案工作模式相比，數字化的電子檔案在操作中更加安全可靠，特別是一些具有歷史價值的檔案材料，經過專門的數字化處理，能強化對檔案材料的妥善管理。此外，在紙質檔案數字化推進中，如編目、查閱等，無須調動或挪用原始材料，避免人為損害，為原始檔案材料提供更加安全的保障體系。

（三）有助于檔案工作的開發利用。在科學技術推動下，計算機技術、掃描技術等優勢在各行業領域不斷凸顯。在紙質檔案數字化建設中將豐富多樣的檔案資源以數字化的形式來保存和管理，既真正提升檔案的工作效率，又實現檔案信息資源的共建共享。從本質屬性上來看，既推進紙質檔案的數字化建設，又使紙質檔案工作從傳統紙質管理模式中跳脫出來，切實打破常規手段的弊端和缺陷，構建檔案材料開發利用的良好格局。數字化技術真正實現了檔案材料的數據共享，也為人們提供了更加快捷優質的檔案服務，其中的檔案查詢功能將各種檔案材料有機整合，依托于檔案信息資料庫，使人們跨越時間空間的限制，隨時隨地汲取和學習相關信息。此外，通過全面構建紙質檔案的數字化建設，使檔案管理部門與其他部門相互連接，促進無紙化辦公和網絡信息傳遞，拓寬和延伸檔案信息的管理范圍，更好地發揮檔案管理高效協同作用。

二、當前紙質檔案的數字化建設問題

（一）數字化標準不完善。紙質檔案數字化建設具有高度的綜合性和復雜性，就目前情況來看，數字化標準仍有缺失、相對滯后兩大方面問題。一方面，數字化標準仍有缺失，主要是指檔案信息管理系統缺乏一些重要程序的實施標準，且各地區實施的數字化情況差異明顯，電子檔案僅僅具備統一的接手標準，在具體實施上，如數字化副本和紙質檔案的移交、處理等，缺乏詳細規定，在數字化評估等內容上標準也參差不齊；另一方面，數字化標準相對滯后，由于數字化工作眾多，而相應工作標準的創建呈現出靜止穩定的狀態，這些標準表現出較高的預見性，但隨著時代和科技發展，需要進行相應的調整和改進，否則在實際應用中，其滯后性則會尤為顯著。

（二）數字化面臨安全隱患。其中包括檔案實體安全與信息安全、外包安全問題等。一是檔案實體安全與信息安全。檔案實體安全側重于檔案材料的完整性和安全性，若是保存保護不當，極易出現破損和紙張缺失現象，再加上操作不規范，質量驗收欠佳，均會影響到檔案安全性和效益性；檔案信息安全既涉及紙質載體內容，又牽連到數據內容的完整性和存儲狀態，數字檔案與傳統紙質相較而言，具有高效快捷的優越性。然而，也為非法人員的盜取和損害提供了可乘之機，增加信息泄露風險，設備故障、軟件更新升級等均會影響到數字圖像的正常應用。二是數字化外包安全問題，外包機構的工作人員專業技能及素質參差不齊，缺乏檔案安全意識，加之檔案部門輕視保密資質工作，數字化過程中將安全保密工作拋之腦后，輕視檔案材料的保密操作，隨意連接網絡，涉密檔案處理不當，均會埋下一系列安全隱患。此外，內部監督不當，內控管理體系不完善，都會造成對檔案工作的不利影響。

（三）數字化加工中的質量問題。主要表現在目錄數字化、全文數字化等。目錄數字化操作中，著錄信息不規范、不完整，未能創建多級著錄等行為，這與《檔案著錄規則》嚴重不符，極易降低紙質檔案數字化工作質量。全文數字化采用掃描、錄入等方式，將紙質檔案材料轉化為圖像資料，在數字化過程中會有成本因素、環境因素、工作量因素、人員因素等質量影響；其中的成本因素為檔案部門一味地壓縮成本費用，無法達到相應的工作成效；人員因素，特指工作人員專業能力素質參差不齊，操作不合乎規范，難以發現檔案風險及問題，對此應及時糾正和加以改進，采取修改和加工等舉措，在一定程度上又會耗費大量人力物力。

（四）數字化中的法律問題。其中包括法律效力、著作權、隱私權。首先，法律效力問題是從檔案材料的本質屬性來定義，紙質檔案數字化建設，應嚴格遵循檔案的真實性和原始性下的法律原則，還要為數字化檔案管理提供法律保障和決策依據，兼顧紙質檔案數字化的處理與保存。其次，檔案材料種類繁多，涉及著作權和隱私權，檔案部門運用網絡技術生產的文獻資料，若是與個人隱私相關，需要求得當事人同意后才能公開，以此增強檔案工作的安全性和合理性。

三、紙質檔案的數字化建設經驗總結

（一）檔案管理。對檔案內容進行適當的整理，并進行標識，保證數字化質量。規范檔案目錄內容，準備檔案數據，對不規范的地方進行修改；在保證檔案不受損的前提下拆除文件裝訂物；依照要求區分同一案卷中的掃描件與非掃描件，剔除無價值文件；針對破損嚴重或褶皺不平影響掃描質量的文件進行相應的修復處理；制作紙質檔案數字化加工交接等級表，將整理好的文件詳細記錄在案。

（二）檔案掃描。準備專業高速掃描儀對檔案文件進行掃描，針對紙質較薄、過厚、附有小頁面紙張的文件利用平板掃描。在掃描模式的選擇上，可根據檔案文件實際情況酌情選擇黑白、灰度和彩色三種模式。而針對掃描的分辨率而言，常選擇的分辨率有200DPI和100DPI，可根據檔案原件的清晰度進行適當的調整。

（三）圖像深處理。檔案掃描完成后，將掃描文件保存為TIFF格式，并對各影像頁面進行深處理，保證圖像完整、無扭曲、無暗影、無干擾信息。常見的深處理方式有去污點、黑邊、糾偏等。深處理后的圖像保存為PDF格式。

（四）圖像質檢。主要是對深處理后的圖像進行檢查，不符合管理要求的則返回上一環節進行重新處理。檢查內容一般為圖像清晰度、偏斜度、失真度、頁碼順序、是否存在倒置、漏掃、多掃等情況。

（五）圖像存儲。根據紙質檔案的檔號對掃描后的圖像文件進行命名，并保存至指定路徑，以便掛接入庫，與檔案目錄建立起對應關系。

（六）目錄建庫。依照相關要求，采用通用數據格式構建檔案目錄數據庫。

（七）數據掛接。一方面，在掛接前對數據進行關聯檢查，核查圖像文件的名稱是否與檔案目錄數據庫中的檔號保持一致，頁數和文件總數是否相同，建立相互對應的關系；另一方面，在數字化轉化過程中，將形成的目錄數據庫和圖像數據庫及時加載至數據服務器端進行匯總，從而利用相應軟件實現自動檢索、批量、快速掛接。

（八）數據驗收。紙質檔案數字化建設要保證驗收抽檢的合格率達到95%以上，若出現掛接錯誤、圖像文件不完整、不清晰、存有錯誤等情況，則標記為不合格。

（九）雙層PDF輸出，數據備份。將驗收后的圖像文件轉化為PDF格式，便于之后對檔案的利用。同時，對驗收合格的完整數據進行及時的備份，保證一式兩份，可利用光盤刻錄或U盤等方式，備份過程中要確保數據信息和文件數量的完整與準確。

（十）數字化成果管理。采用在線和離線兩種方式，借助相應軟件對紙質檔案數字化成果進行管理，保證其安全、完整且長期可用。

四、優化紙質檔案數字化建設的路徑

（一）注重統籌布局和合理規劃。在開展紙質檔案數字化工作前，應事先明確價值取向，做好相關規劃工作。一是檔案部門應嚴格遵循相關法律法規及標準，結合國家檔案局的部署，將檔案工作的落腳點放在“存”與“用”上。二是紙質檔案管理人員要全面分析自身檔案工作情況，兼顧好檔案數字化的掃描、統計、處理等業務工作，注重檔案部門與其他部門的溝通交流，充分規劃各業務環節及流程，禁忌一味地追求工作速率，積極推進各項工作方案。三是在檔案數字化工作實施前后，檔案部門應深入調研工作，借鑒和學習國內外先進的檔案管理經驗及技術，為整個數字化形成決策依據。為充分發揮規范性紙質檔案文件的作用，可結合數字化工作開展動態，豐富實施細則及方案，出臺具有前瞻性和預見性的指導文件。比如，呂梁市城鄉規劃局創建的檔案館根據自身情況，制訂需求導向、分步實施、本級為主的策略，既解決了經費的問題，又對其他地區具有示范性的效果。

（二）對數字化各環節實施質量控制。數字化中的紙質檔案工作不同于其他業務工作，有其特殊性，涉及眾多加工流程及環節，很多檔案館在職責職能上差異化明顯，在數字化加工流程方面應因地制宜、不斷改進。比如，工程項目的檔案材料，會應用到大量圖紙設計，對此應準備好專業化的圖紙掃描儀；再如歷史檔案材料的處理，涉及許多修復環節，更應規范使用數字化修復技術。與此同時，在數字化過程中，要高度重視各個環節的質量控制，尤其是檔案數字化質量，是推進各項工作有序進行的前提和基礎，對此各檔案數字化部門人員應明確職責，采取責任落實到人的方式，使工作人員具備較高的專業素質。最后，數字化業務環節的執行，需要結合實際情況，創建相符的質量標準，明確規定掃描圖像的完整性、清晰度等。

（三）配備充足的數字化設施設備。針對紙質檔案數字化建設，一方面，要配備充足的硬件系統，這是數字化開展的首要條件；另一方面，在軟件方面，應注重實際的開發利用。圍繞相關工作人員，應采取統一專業化培訓方式，真正提升軟件系統的開發水平。比如，圍繞紙質檔案數字化實際開發中，深入探討圖像文件的組織結構、脫機存儲檔案數據載體的選擇和管理等，為紙質檔案數字化建設提供技術支撐。此外，應穩步推進紙質檔案數字化，根據檔案部門的自身情況，明確數字化的相應工作，堅持“質量為先”原則，科學準確地做好機讀的錄入工作，靈活采用技術手段，既要做好數據儲存、備份和還原等，又要及時清除數字垃圾，為檔案信息管理系統創建安全保障。呂梁市城鄉規劃局檔案館配備防火墻、漏洞掃描等設施設備，根據數字檔案的類型，采用相應的數字加密技術，如設置用戶訪問權限及范圍等，為數字化工作推進構建起長效的安全屏障。

（四）深入對數字化的精細化管理。為實現紙質檔案數字化工作的高質量發展，需要創建一套內控管理制度，確保將各項業務工作做精做細，依據相應的管理制度和工作規范，厘清各部門及人員的工作體系，使紙質檔案數字化具有安全保障。檔案部門應采取各項跟蹤監管措施，聚焦關鍵環節，運用日報、周報等管理工作，持續跟進和監督，及時糾正各種異常問題，制定具有針對性的改進措施。應利用方便快捷的查閱功能，深入推進檔案的精細化管理，堅持做到精益求精，不斷追求高質量。此外，還要在構建紙質檔案數字化平臺的基礎上，致力于檔案開發與合作，在原有工作的數字化體系基礎上，延伸相應的數據建設，為檔案大數據提供強有力的技術支持。

五、結語

紙質檔案數字化建設工作任重而道遠，并非一蹴而就。檔案部門要根據計算機網絡技術優勢，綜合分析業務工作，配置好數字化軟硬件設施設備，穩步推進紙質檔案的數字化創新改革，持續改善檔案工作質量，為整個數字化進程提供有利條件。