《信訪工作條例》背景下的信訪檔案信息化建設路徑探析

文/菏澤市曹縣信訪局信訪受理中心 劉小雙

檔案信息化是指應用先進的信息技術手段，將檔案資源和檔案各項管理過程數字化，形成計算機可識別、可處理的檔案信息資源，通過信息系統的數據處理和計算機網絡的傳輸，實現檔案信息資源的合理配置與有序、有效開發利用。2020年6月20日，新修訂的《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱“新《檔案法》”）正式發布，新《檔案法》將檔案信息化建設作為專章被提出了明確要求，檔案信息化建設由此邁入新的發展階段。信訪工作緊跟時代發展步伐，2022年2月25日正式發布的《信訪工作條例》對信訪工作信息化、智能化建設提出了明確要求，各級黨委和政府應當加強信訪工作信息化、智能化建設，依規依法有序推進信訪信息系統互聯互通、信息共享。在信息化浪潮的推動下，這是推進信訪檔案信息化建設工作的正式回應，也是時代發展的必然趨勢。

一、信訪檔案信息化建設的必要性

（一）是新時代發展的必然需要。在“互聯網+”時代，隨著城市化進程的不斷加快和人民維權意識的不斷增強，書信、電話和走訪形式已不能滿足人民群眾信訪活動的需求。近年來，信訪部門利用信息化技術，在各級政府官網及微信公眾號等平臺上開通網上投訴、領導信箱、省/市/縣委書記留言板塊及微信投訴平臺等通道，進一步拓寬了群眾反映問題的渠道，尤其是受疫情因素的影響，網上投訴更是以便捷、高效、低成本的優勢成為群眾反映問題的主渠道。在信息化技術發展的背景下，傳統的信訪檔案管理方式無論從內容、數量還是載體上都已經不能滿足大數據時代發展的需求，信訪檔案的信息化建設應緊跟時代發展步伐，全面推動信訪檔案的信息化與智能化建設。

（二）是提高檔案管理效能的關鍵路徑。隨著社會信息化的發展，數字化和網絡化建設不斷完善，信訪總量、信訪內容不斷增多，傳統的檔案管理方式無論從記錄載體、記錄方式還是管理方式上都已經不能滿足時代發展的需求。信訪檔案的信息化建設，有利于滿足信訪檔案大容量存儲的需求，同時對于提高信訪工作效率、滿足群眾查詢利用需求，提升群眾信訪滿意度、研判分析信訪信息均有著積極的促進作用。如果信訪檔案管理方式依然停滯不前，將無法適應信訪工作信息化和智能化的建設需求，還會造成信訪工作者在履職方面出現知識空白短板，降低群眾滿意度，進而影響社會的和諧穩定發展。

（三）是實現資源共享的必然選擇。我國現行的信訪工作機構紛繁復雜，從中央到地方各相關職能部門均設有信訪機構，由于缺乏統一管理機制，加之受體制設置的影響，信訪工作機構的協調能力有限，例如公、檢、法及紀檢系統在信訪案件處理過程中均擁有獨立的系統和辦案程序，從而導致案件難以單獨在信訪工作系統中收集齊全，且在“依法治國”的理念背景下，信訪工作實行“訴訪分離”“依法分類”處理信訪事項的工作規則，加之各部門業務系統之間缺乏橫向銜接機制，難以實現信訪檔案的資源共享。因此，推進信訪檔案的信息化建設，加強業務部門之間的橫向銜接，構建橫豎貫通的信訪檔案電子資源數據庫，是實現檔案信息資源共享的必然選擇，也是適應社會信息化進程的現實需要。

（四）是提升工作人員綜合素養的催化劑。信訪檔案信息化建設的發展，對工作人員的業務素養與政治素養提出了更高要求。檔案管理工作除了具有豐富的信訪工作和檔案管理經驗，熟練應用網絡系統外，如果想打造信訪工作高水平領地，必須深入理解檔案信息化建設的要求與標準，根據《檔案信息化標準體系建設指南》，探索建立與信訪工作特點相結合的檔案信息化發展體系，促進信息化與信訪工作的深度融合，拓寬視野、摒棄落后觀念、勇于創新、加強現代化信息意識，并要積極與外界進行交流，學習先進技術，不斷提高自身綜合素養，積極適應信訪檔案信息化建設工作的發展需求。

二、信訪檔案信息化建設面臨的困境

（一）主觀上對信訪檔案信息化建設的重視程度不夠。一是人員投入不夠。目前在信訪工作體系內，大部分信訪工作機構由于人員少、任務重，注重案件辦理而忽視檔案管理工作，絕大部分檔案管理人員均為兼職人員，檔案管理專業人員少之又少，普遍缺乏專業的檔案管理知識，致使信訪檔案信息化建設水平停滯不前。二是資金投入有限。信訪工作機構由于經費緊張，對檔案信息化建設投入的資金有限，往往僅配備基礎的辦公設備，對信訪檔案專業管理軟件的研發和投入支持力度不足，致使其信息化建設跟不上時代的發展要求。三是對信訪檔案信息化建設的認識深度不夠。大部分檔案管理人員缺乏專業的系統培訓，思想觀念和管理水平落后，缺乏創新精神和膽識，始終對信訪檔案管理處于粗放狀態，意識不到信訪檔案精細化與信息化管理的重要性，無法對傳統檔案管理方式進行優化升級，滿足不了大數據發展對信訪檔案信息提取與利用的需求，阻礙了信訪檔案信息化建設的發展步伐。

（二）信訪檔案信息資源體系建設依然處于初步階段。隨著網絡技術的普及與廣泛應用，雖然目前信訪機構已緊跟時代發展，配備了電腦、打印機、掃描儀、硬盤等電子設備，但由于缺乏專業檔案管理人員的指導，缺乏信訪案件檔案管理規章制度和標準工作細化流程，文檔存放分類不準，加之收集整理意識不強，容易造成有效信訪檔案材料的流失，難以發揮出檔案的有效利用及共享價值。盡管經過近十多年的發展，全國各級信訪工作機構之間已經實現信訪信息系統的互聯互通，但由于信訪信息系統注重的是案件的辦理與監管，缺乏檔案收集整理功能，使得檔案收集較為分散，尤其對于重訪、信訪積案這些較為重要的信訪案件，在信訪信息系統里面難以通過一個或幾個案件登記記錄將檔案收集齊全，查詢利用難度大。加之對于涉法涉訴案件，根據“訴訪分離”原則，大部分案件公、檢、法機關僅是簡單出具不予受理手續，未將案件情況上傳信訪信息系統，因此難以通過該系統查詢相關案件材料，造成信訪檔案信息資源體系建設難以進一步推進。作為推動檔案信息化建設的“壓艙石”，如果信訪檔案信息資源體系的建設一直停滯不前，《信訪工作條例》中提倡的“依規依法有序推進信訪信息系統互聯互通、信息共享”的局面將難以全面實現。

（三）信訪檔案信息服務體系與安全保障體系建設滯后。信訪檔案信息化建設不僅需要全面、真實、完整的信息資源體系作基礎，還要有檔案信息服務體系與檔案安全保障體系作支撐。目前與信訪信息系統相配套的電子文件歸檔管理系統、數字檔案室等服務體系的建設還未被正式提上日程，跨部門共享依然是難題，信訪檔案信息化服務體系建設滯后，致使信訪檔案信息資源體系無法全面實現共享。同時，隨著網絡技術的不斷發展，信訪檔案安全保障體系建設水平有限，信訪檔案信息化建設進程任重道遠。

三、信訪檔案信息化建設的可行性路徑

（一）樹立全新理念，增強信訪檔案信息化建設意識。隨著《信訪工作條例》的實施，各級信訪部門都應該緊跟時代發展步伐，樹立全新的發展理念，充分認識到信訪檔案信息化建設對提高信訪工作效率和管理水平的重要性，加強對信訪檔案信息化建設的宣傳及推廣力度，并采取實際行動加大人才投入，充分利用現代科學技術，與信訪實際工作相結合，探索建立信訪檔案信息化管理工作體系。同時，設置信訪檔案專項資金，對信訪檔案信息化建設所需要的基礎設施建設、應用系統建設、安全保障體系建設作出規劃預算，并對系統的運維、升級費用等納入長期預算，解決資金難題，進而保證信訪檔案信息化建設的平穩推行。

（二）構建信訪檔案信息資源體系，實現信息共享。由于信訪檔案有其特殊性，既要求實現各個信訪機構之間的檔案信息共享，又必須準確區分不同類型信訪檔案的性質、保密級別，才能維護當事人的合法權益并保障檔案信息的網絡安全。因此，作為檔案信息化建設的“壓艙石”，國家信訪局和各省信訪局應牽頭組織，制定相關的標準和規范，采取和專業系統供應商合作的方式，根據信訪實際工作特點和需求，開發建設信訪檔案信息資源體系，采用通用性和兼容性的軟件系統，滿足各級政府、企事業單位的檔案利用需求，打破各自為政導致的“信息孤島”局面，實現各區域、各層級、各部門之間信訪檔案資源共享。同時，各省根據實際工作情況，統一規范信訪檔案信息資源管理制度，明確入庫標準，規范業務辦理流程，尤其嚴格規范業務系統中初件辦理資料入庫管理，并對信訪案件化解材料作出標識，同時注重做好信訪檔案的收集和整理工作，充分挖掘信訪檔案的參考利用價值，只有這樣才能充分發揮信訪檔案資源“壓艙石”的作用，更好地滿足信息共享的需求。

（三）加大軟硬件設備投入，強化信訪檔案信息服務體系建設。推動互聯網與信訪檔案工作的深度融合，踐行“讓信息多跑路，讓群眾少跑路”的服務宗旨，充分運用大數據、云平臺，提升信訪檔案信息資源體系利用查詢的精確性，同時推動館際之間長遠合作，實現跨部門、跨地區的信訪檔案信息共享，為推動信訪檔案信息化建設做好輔助。

（四）增強安全保護意識，建立健全信訪檔案信息化安全保障體系。信訪檔案信息資源體系的建設是一把“雙刃劍”，在給信訪工作者、信訪群眾帶來便利的同時，網絡技術的普及導致信息泄露的風險也大大增加，因此要保證信訪檔案信息化建設工作的順利推進，首要前提是建立健全信訪檔案信息安全管理體系。可從以下幾個方面入手：首先，信訪檔案信息資源系統應當根據工作范圍設置查詢及利用權限，并利用日志管理監控操作記錄，進而規范工作人員使用范圍。其次，信訪檔案管理工作人員要牢牢樹立安全保密意識，保證在規定權限內查詢、利用檔案，同時提升網絡化安全維護技能，保證電子文檔的安全。同時建立健全信息安全等級保護、風險評估、應急事件管理、容災備份及恢復演練等信訪檔案信息化安全管理體系，明確信訪檔案信息資源系統應有專業技術人員定期進行更新升級，優化安全防護技術，并定期對系統進行病毒檢測，確保信訪檔案信息化健康、有序、可持續發展。

（五）吸納具有信息技術與檔案管理綜合知識的人才，建設信訪檔案復合型管理隊伍。做好信訪檔案信息化建設工作，人才是根本。在信息化浪潮的推動下，信訪檔案管理人員除了精通信訪業務和具有專業的檔案管理知識外，還必須順應網絡技術的發展需求，熟練運用信息軟件系統。因此，信訪部門要想做好信訪檔案信息化建設工作，必須在吸納和培訓復合型人才上面下功夫，可以通過高層次人才引進、組織交流學習、參加專業的相關業務培訓等多種方式，不斷提高信訪檔案管理人員的綜合素質，適應檔案信息化發展的工作需求。同時，應設置合理的懲罰獎懲和競爭機制，不斷激發檔案管理人員更新知識的積極性和主動性，時刻保證信訪檔案管理隊伍的活力，持續推進信訪檔案信息化建設進程。

四、結語

信訪檔案信息化建設是在《信訪工作條例》背景下實現信訪信息系統互聯互通、信息共享的必然要求，也是順應大數據時代發展的必然選擇，必須加大信訪檔案信息化建設步伐，構建全面、真實、有效的信訪檔案信息資源體系，以完善的信訪檔案服務體系和安全保障體系作為輔助，全面實現信息共享，進一步提高信訪檔案管理水平和效率，為維護社會穩定和諧大局提供全面的信息服務。