事業單位文書檔案管理效率的提升路徑探討

文/太原市城市排水管理中心 馮亞峰

文書檔案是事業單位在行政管理活動中產生的，由通用文書轉化形成的檔案資料，主要包括上級的指示、命令，下級的請示、報告，以及決定、通知、簡報、會議記錄、計劃總結等內容。文書檔案管理的效率高低，直接影響單位業務工作的開展。《“十四五”全國檔案事業發展規劃》中指出，要全面推進檔案治理體系、檔案資源體系、檔案利用體系、檔案安全體系建設，提高檔案管理效率，充分發揮出檔案的功能價值。以下結合實踐，探討事業單位文書檔案管理效率的提升路徑。

一、文書檔案管理的重要作用

文書檔案具有一定特殊性：一是綜合性強，涉及范圍廣。二是保密性高，屬于單位內部的機密文件。三是階段性，一般以半年或一年為一個歸檔階段。對事業單位而言，文書檔案是檔案業務的核心，不僅具有參考價值，而且能提供檢索服務，因此管理工作具有重要作用。

（一）文書檔案是檔案業務的核心。事業單位在日常業務運行中，會形成大量的文書檔案，由檔案管理機構進行統一管理。之所以說文書檔案是檔案業務的核心，原因包括兩點：第一，在檔案管理中，文書檔案管理占據了大部分時間，要求工作人員拿出足夠的精力，單位配置足夠的資源，才能對文書檔案進行收集、分類、歸檔、保管，并結合單位實際需求進行檔案的開發利用。第二，文書檔案管理中積累的經驗，可用在其他檔案的管理中，有助于工作人員及時發現檔案管理問題，并采取有效的整改措施，從而提高檔案管理質量。

（二）文書檔案具有參考價值。第一，單位處理業務時，通過查閱文書檔案，能準確、全面、客觀地了解單位的運行情況，避免業務上出現差錯。第二，單位業務活動執行期間，涉及多個法令、規章或決議，通過查閱文書檔案，可作為法令的依據。第三，文書檔案是開展研究工作時最正確、最直接的原始資料，尤其在撰寫業務報告、學術報告時，文書檔案能提供最佳參考。第四，文書檔案記錄了部門和人員的工作成績，是進行績效考評的參考依據。

（三）文書檔案能提供檢索服務。事業單位在尋找依據、技術參考、實施管理、提供歷史資料時，均會對文書檔案進行檢索。如今，事業單位的公共服務職能更加多元化，單位必須對文書檔案進行集中管理，結合檔案使用需求提供檢索服務。而且，未來的檢索服務范圍不再局限于單位內部，而是不斷擴大，滿足社會民眾對文書檔案的信息需求，突出單位的社會服務職能。

二、事業單位文書檔案管理效率的影響因素

（一）制度因素。第一，工作制度不完善。文書檔案的管理制度，主要包括檔案的收集、整理、保管、統計、檢索、利用等內容，涉及檔案管理的基本要求、工作流程和機構設置等。工作制度不完善，會導致管理工作出現盲目性和隨意性，影響正常的工作秩序，進而降低檔案管理效率。第二，機構設置不合理。文書檔案管理中，管理機構設置不合理、人員崗位職責不明確，也會影響檔案管理效率。例如：機構設置關系到崗位職責與分工，職能部門的職權不清晰，容易造成多頭管理、重復管理的問題，且出現問題難以追究責任，降低檔案管理效率。第三，管理流程復雜。管理流程能引導管理工作有序開展，但管理流程過于復雜，不僅會延長工作時間，還可能造成檔案信息失真，影響檔案管理效率。

（二）人員因素。第一，管理理念落后。經濟社會的變化、事業單位的改革、信息技術的進步，對文書檔案管理工作提出新的要求。事業單位只有及時更新管理理念，才能適應外界環境的變化。第二，角色定位偏差。檔案管理人員的角色定位，也就是檔案管理崗位的職責、任務、目標等。事業單位在改革后，按照規范要求設置專門的檔案管理機構，改善了缺乏專業人員、其他部門人員兼職的現狀。但是，部分管理人員的角色定位有偏差，工作積極性、主動性不足，也會影響檔案管理效率。第三，工作能力不足。文書檔案管理中，工作人員的自身能力不足，也是影響管理效率的重要因素。例如理論知識、專業技能、信息設備操作能力、語言溝通能力等。工作人員沒有樹立終身學習的理念，單位沒有實現人才培訓的常態化，也會降低檔案管理效率。

（三）技術因素。第一，信息化建設滯后。伴隨著信息技術的普及，事業單位已經認識到信息技術在文書檔案管理中的重要性，但檔案信息化管理系統建設滯后，主要原因包括：個別領導思想陳舊，認為檔案管理對提高單位效益的作用不明顯，為信息化建設活動帶來阻力；單位在信息化建設上投入的資金不足，缺少先進的軟硬件設備支持，信息化檔案管理只是空談。第二，部門溝通不暢。文書檔案管理信息化，一方面減輕了工作人員的工作量，從大量重復性的工作任務中解脫出來；另一方面加快了信息傳輸速度，實現了檔案信息的共享。然而，部分單位由于部門機構層級復雜，溝通互動少，甚至存在部門壁壘和“信息孤島”，削弱了信息技術的優勢，導致檔案管理效率低下。

三、事業單位文書檔案管理效率的提升路徑

（一）閉環管理。閉環管理就是從檔案的收集開始到檔案的利用為止，將其作為一個閉環系統，管理過程中根據信息反饋進行動態調整，及時解決存在的問題，從而實現質量持續提升。1.設計閉環管理接口。閉環管理接口，就是上一個任務與下一個任務之間的節點。以歸檔接口為例，代表全部歸檔流程完成，可以進入保管環節；反之則是等待歸檔，不能進入保管環節。在OA系統的輔助下，文書檔案的歸檔接口時間，應在財務部門履約付款之前，確認歸檔后才能進行收付款。2.完善閉環管理機制。文書檔案的歸檔可能涉及多個部門，需要各部門的協作配合，如辦公室、人事部門、財務部門等。完善閉環管理機制，首先，要完善歸檔機制，明確部門職責分工，各部門之間加強溝通互動，以確保管理工作順利進行。其次，要建立信息反饋機制，聽取各方的意見和建議，實現管理活動的優化。最后，檔案的整理、鑒定、查詢等環節要滿足規范標準要求，才能進入下一環節。3.增強閉環管理能力。在文書檔案閉環管理中，工作人員應不斷提升個人管理能力。樹立全局意識和前瞻性思維，保持高度敏感性，熟練掌握文書檔案的管理流程。了解最新的規章制度，工作中嚴格執行相關標準要求，避免盲目操作、隨意操作。此外，在信息技術應用過程中，要樹立安全防護意識，管理活動中避免文書檔案信息泄露、丟失。4.實現閉環管理效果。要想實現閉環管理效果，首先，要提高文書檔案的歸檔率?；陂]環控制理念，上一個任務完成才能進入下一個任務，這樣能提高上一個接口部門的工作主動性，嚴格按照管理標準和要求開展工作。其次，閉環管理不再以年度為單位，而是動態實時歸檔。以合同檔案為例，合同簽訂后應及時移交，避免在外部進行流轉，為后續收付款環節打下基礎。最后，在閉環管理模式下，上一個環節的工作開展情況，會對下一個環節造成影響，文書檔案形成后應從被動催繳轉變為主動移交，提高歸檔的主動性。

（二）規范化管理。規范化管理又稱為標準化管理，主要是發揮出制度的約束作用，實現目標計劃化、組織系統化、業務流程化和控制過程化。將其用在文書檔案管理中，有助于降低成本、提高效率。1.提高思想認識。規范化管理的第一步，是提高工作人員對文書檔案管理的思想認識，樹立正確的管理理念。為此，一方面，應組織檔案管理部門及其工作人員，深入學習檔案管理的系統知識，尤其轉變單位領導的思想，使其看到檔案管理的長遠意義，大力支持管理工作開展；另一方面，應在單位內加大宣傳力度，利用宣傳欄、會議、官網、微信公眾號等多種媒介，宣傳文書檔案管理的意義、方法，營造出積極向上的工作氛圍，提高各部門、各人員的配合程度。2.完善制度建設。完善的管理制度，能為文書檔案工作提供依據和保障，有助于強化人員的責任意識，約束人員的工作行為，促進各項管理制度的落實。第一，工作開展中，應推行人性化管理理念，激發工作人員的熱情；明確崗位職責和工作內容，實現制度性約束；加強監督審核，促使工作效率和質量不斷提升。第二，注重績效考核，落實獎懲機制。根據工作人員的表現、業績，給予適當的獎勵或懲罰，用來激發工作人員的能動性。3.強化部門協作。文書檔案管理關系到事業單位的整體運行，與各部門之間關聯密切。要想提高文書檔案的管理效率，應該強化部門協作，以獲得檔案管理上的支持與配合。對檔案工作人員而言，應學習掌握人際溝通技巧，了解單位內不同部門的業務開展情況，與其他部門的人員互動交流，打破部門壁壘，真正實現檔案信息資源的共享。

（三）信息化管理。信息化就是將信息技術引入檔案管理中，通過轉變業務流程、管理方式和組織方式，重新整合內外部資源，最終提高管理效率和效益。大量實踐證實，將文書檔案進行信息化管理，是提高管理效率的有效手段。1.打造管理信息系統。第一，合理設計文書檔案資源管理模塊，充分運用信息技術在數據采集、存儲、統計、處理上的優勢，簡化文書檔案管理流程，提高檔案查詢效率，促進管理水平的不斷提升。第二，完善軟硬件設施。以文書檔案的查詢為例，可采用關鍵詞查詢、檔案編號查詢等多種方式，提高信息查詢的靈活性。另外，根據文書檔案的來源、內容、歸檔時間等情況設置標簽，也有助于后續進行查詢。第三，打造文書檔案信息化管理平臺，增加可視化功能，提高管理系統的可操作性。除滿足日常業務需求以外，還要為文書檔案的開發利用打下基礎。2.落實監督工作。第一，對文書檔案管理信息化進行監督，把控檔案資料管理的各個環節，確保管理上沒有空白和死角，從而保證管理水平的持續提升。第二，有條件的單位，應設置文書檔案信息化監督小組，定期對檔案的信息化管理工作進行監督，一旦發現問題及時上報，通過技術分析明確問題原因，給出科學可行的應對措施，從源頭上消除管理隱患。第三，工作人員應嚴格執行電子檔案的管理制度，圍繞技術操作開展專項培訓活動，通過提升自身綜合素質，為文書檔案管理保駕護航。3.加強安全管理。文書檔案信息化管理，必須做好安全保密工作。第一，工作人員要把握好管理權限，采用分級管理機制，根據工作崗位要求，設置對應的管理權限，避免工作人員越權操作。第二，針對文書檔案的使用者制訂合理的授權許可借閱制度，經過授權許可后，才能在權限范圍內查詢、閱讀、利用文書檔案，避免檔案信息泄露。第三，信息化管理平臺在應用過程中，應定期更新系統，使用安全防護技術，例如防火墻、數據加密、殺毒軟件等，有效防范黑客攻擊和病毒入侵。

四、文書檔案管理工作實踐

筆者在太原市城市排水管理中心檔案室就職，主要工作內容包括：單位檔案的收集、整理、歸檔、借閱、處置；參與重大項目竣工驗收，并督促指導竣工資料及時歸檔；以及檔案資料的安全保密工作。在市政排水工程竣工資料歸檔及管理中，工作實踐總結如下：

（一）竣工檔案管理要求。第一，工程竣工驗收后，由施工單位會同建設單位、設計單位共同對工程進行全面檢查驗收，正式簽署竣工交驗文件，要求書寫規整、清晰、簽字齊全。第二，由質量監督部門進行工程質量竣工等級核定，簽發《工程質量竣工核驗證書》。第三，竣工檔案資料在收集、整理、歸檔、借閱、處置過程中，均要做好安全保密工作，嚴格執行規范要求，按照權限對使用者開放；尤其要加強借閱管理，避免檔案資料丟失、泄露。

（二）竣工檔案報送要求。第一，竣工檔案要滿足完整性、準確性、系統性要求，各種簽證手續完備，字跡清晰并且是原始件。第二，建設單位應組織督促和協同施工單位檢查施工技術資料的質量，不符合要求應限期修改、補齊、甚至重做。第三，全部施工技術資料應在竣工驗收后，按協議規定的時間，移交給建設單位。其中，應移交給市城建檔案館的竣工檔案，從工程竣工驗收之日起6個月內移交完畢；此類檔案要做到一式三套，原件交市城建檔案館，其他兩套分別移交建設單位和使用單位。

五、結語

綜上所述，文書檔案是事業單位檔案業務的核心，具有參考價值，能提供檢索服務。文章從閉環管理、規范化管理、信息化管理三個方面提出應對措施，希望為實際工作開展提供借鑒，推動事業單位高質量發展。