新時代加強公立醫院機要工作的思考

文/杭州市紅十字會醫院 程曉琳

機要工作是公立醫院黨政工作中的重要環節，主要包括傳達黨和國家的方針政策、文件制度，貫徹落實上級部門交辦的工作任務安排等。新時代新階段賦予了公立醫院機要工作更多的使命與挑戰。醫改的深入推進、醫院的競爭日趨激烈、新冠疫情的沖擊等因素，都對機要工作提出了更為嚴格的要求。因此，機要工作必須具備準確性與時效性，稍有延誤或紕漏，會給醫院及社會帶來不可估量的負面影響。在日常工作中，機要人員必須嚴格遵守工作制度流程，兼顧原則性與靈活性，提高工作質量與效率，提升公立醫院機要工作水平，為醫院高質量發展添磚加瓦。

一、新時代公立醫院機要工作的基本內容

醫院機要工作內容包括文件的收發、處理、歸檔、保密以及公章管理等工作。其中文件管理主要包括：第一，與醫院日常運行相關的法律、法規、規章以及政策文件的全周期管理與更新。工作人員需要全面了解并及時更新所接收的相關規定與文件，涉及業務部門的還需要立即處理、迅速傳達。第二，對上級機關以及同級機關單位的來文、通知、便函、信件等資料全周期管理。機要人員需要這類資料進行登記、收集與整理，通過電子流程及時發至領導及相關科室傳閱，在傳閱過程中做好傳閱流程的跟蹤。在傳閱完畢后，及時將文件分類，歸檔保存，方便需要時查找。涉密文件還需要在傳閱后及時將其分類封存，以免泄密。第三，日常工作中其他類型文件的管理。例如各類重要會議紀要、會議記錄等材料，均要按照機要工作流程規范處理。

二、新時代公立醫院機要工作的顯著特點

（一）政策性與專業性并存。醫院機要工作主要內容來自衛健部門發布的政策性文件、診療指南、建設標準、情況通報及某項醫療工作的專項文件，政策性、專業性較強。其中下達的大部分文件的辦理，都需要兩個及以上科室合作完成，這就需要機要人員充分了解文件內容、掌握領導和各職能部門分工、對文件傳閱范圍進行初步劃定，使用院內協同傳閱，迅速、安全地將文件傳遞給相關領導和職能部門。

（二）信息量大，時效性強。醫院機要工作主要是醫院內外部所有信息的收集、處理、傳遞、利用的工作，包括所有的緊急文件、涉密文件等，信息量大，處理方式各不相同。醫院機要人員要確保文件處理的時效性和準確性。此前，新冠疫情形勢反復，醫院的整體防疫要求隨時跟著上級政策調整。疫情的突發性使得防疫相關文件下達非常緊急，且更新快，有時候甚至以分鐘為單位來計算時效。在收到上級機關緊急文件時，機要人員必須在第一時間提取有效信息，快速整合之前相關的文件材料，提交領導批閱，并迅速向下傳達相應決策，做好上傳下達工作。

（三）規范性與靈活性并存。機要工作的開展通常有著一套較為固定的流程和處理步驟，且每個流程和步驟都會有相應的規范。一方面，要求機要人員嚴格遵守相應的規范；另一方面，要求其根據具體實際情況靈活運用各種處理方式，例如針對涉密與不涉密的文件、緊急與普通文件存在不同的處理方式，機要人員對各類防疫文件要規范傳閱途徑，又要迅速通知、高效協調相關部門予以落實。

三、新時代公立醫院機要工作的強化途徑

機要工作是醫院開展決策以及重大工作部署的重要基礎。在新時代背景下，機要人員必須緊跟時代步伐，不斷開創工作新思路，才能應對當前挑戰。

（一）注重文件分類，提升信息的有效性。機要工作文件各異，信息量大。為了便于今后文件的查找與信息的利用，機要人員必須在收集文件與信息時進行分類，提升信息的有效性和可重復利用性。機要文件的分類工作要求機要人員具備良好的素養。首先，機要人員要熟悉本單位業務工作，深入了解各領導分工。醫院領導不僅承擔管理職責，還需要做部分臨床工作和教學工作，因此機要人員必須在接收文件時，按照各領導的職責進行分類，在領導處理文件前先行初步處理。如果機要文件涉及面廣，還應結合之前同類文件的重點信息，集中于所需要處理的文件中，讓領導第一時間看到需要處理的重點內容，提高領導對機要文件的處理速度。其次，機要人員需要不斷提升職業素養，日常工作中應當多閱讀當前最新的行業規范、醫學動態、醫學熱點新聞，并及時記錄，不斷提升自身業務能力。最后，機要人員對文件的分類不能僅僅停留在對文件的原始處理上，還應當在管理創新、技術手段創新上多方面切入，熟練掌握各項辦公軟件和辦公系統，不斷提升工作效率。

（二）完善制度建設，提高機要工作管理水平。管理制度是公立醫院機要工作運行的重要基礎，只有規范的頂層制度設計，讓醫院機要人員嚴格按照規定辦事，才能促進公立醫院機要工作質效雙提升。具體可以從以下幾方面著手：1.制定機要文件登記制度。在收到文件時，機要人員應當清點文件份數以及完整度，并詳細抄錄與文件相關的內容，根據初步處理結果進行分門別類，方便管理；在實際操作過程中還應當逐步記錄文件傳遞的環節，實時更新機要文件動態，做到有據可查。2.明確機要人員日常操作規范。首先，機要人員收文要注意登記發文單位、文件數量、文件標題等，也可備注主要文件內容及重點關注內容，方便今后調檔查閱。其次，文件傳閱階段，機要人員應當注重時效問題，提升傳閱效率。同時要嚴格遵守操作規范，保證每個環節工作的處理質量，使機要工作形成閉環。3.制定常態化自查制度。機要人員要定期對已經處理的機要文件進行自查清點，核實機要文件處理狀態是否與登記狀態一致，其內容是否與登記內容一致，存在問題要及時糾正，從而保證工作質量。

（三）嚴格執行醫院機要工作流程。機要人員應當遵守相關制度的規定，按照機要文件的類別對相對應的程序和步驟，嚴格執行醫院機要工作流程。首先，機要人員在接收文件時，應及時清點文件數量，檢查文件是否破損、完整等等，根據文件內容分類登記，以方便管理。其次，在機要文件傳送、傳閱后應當及時收回歸檔，方便以后再次使用，無存檔價值的應當及時銷毀。如果需要再次借閱應當辦理借閱手續，做好登記。

在醫院日常管理過程中，機要人員按照規定開展接收文件等程序性工作往往并不困難，重點在于如何讓文件發揮其有效性，文件中所涉及的相關內容是否能得到落實，因此需要機要工作人員抓好督辦工作。首先，機要工作人員必須厘清文件內容所涉及的領導干部，厘清各領導之間的工作職責，這樣才能準確無誤地將文件中的重要信息傳遞給領導干部，幫助其更快地處理文件。其次，及時收集上級與下級關于文件的相關信息，協助領導作出決策。最后，傳遞、傳閱文件時應當及時提醒處理時限，事后及時追蹤、記錄文件的處理情況，防止文件處理一直停擺，要做到事事有回應。

一方面，機要工作要嚴格按照相關規定執行，對領導所交代的工作及時、高效、高質量完成；另一方面，機要人員要嚴格按照文件中規定的時間節點落實工作，保證上行下效。

（四）嚴格遵循保密原則。醫院的核心文件、秘密文件都在機要部門中，醫院機要人員是醫院中了解保密信息最多的人員。醫院應為機要工作創造保密的“土壤”：第一，建立文件保密管理制度，按照衛生健康工作的秘密事項清單，明確保密事項、范圍、涉密人員管理等，織密保密管理網。第二，要定期對機要人員進行保密培訓，通過舉辦講座、泄密案例分析等方式，增強機要人員的保密意識，讓其在工作之余時刻繃緊保密之弦。第三，應為機要工作創造良好的環境。提供獨立的辦公室，落實辦公電腦使用的各項保密技術防護措施；設置重點保密部位，重點保密部位應具備人防、物防、技防保障措施；未經醫院保密辦批準，無關人員不得攜帶有錄音、錄像、照相、信息存儲功能的設備進入重點保密部位。第四，嚴禁機要涉密人員在非涉密的辦公網、局域網以及互聯網處理、存儲、傳輸涉密信息，移動儲介不得在涉密網絡與非涉密網絡之間交叉使用。涉及工作秘密或內部敏感信息，要嚴格控制在知悉范圍，不得通過微信、互聯網計算機或其他公共信息網絡制作、存儲、處理、傳輸。第五，嚴格落實機要人員簽訂保密承諾書，實現機要人員上崗、在崗、離崗和脫密期的全過程管理。第六，對發生失泄密事件隱匿不報或故意拖延報告時間，造成嚴重后果的，應當追究當事人責任。

（五）完善緊急情況機要工作處理程序。當前公立醫院承擔了全國90%的醫療服務，在日常診療過程中，突發傳染病等緊急情況時有發生，醫院發現緊急情況后的處理方式對醫院整體工作至關重要。必須完善相應緊急情況機要工作處理程序，在遇到相關緊急文件通知時，機要人員要快速判斷，第一時間提交領導批閱，同時做好督辦工作，保證信息暢通、安全，才能確保所需要的資源迅速調配，相關工作任務才能高效完成。

（六）做好公章使用管理。公章是醫院法人權利的象征，如果醫院公章使用混亂，存在很大的安全隱患，問題發生后造成責任不清、相互推諉，不利于工作的開展。因此機要工作人員管理公章要制度化，嚴格按照程序規定管理公章，具體可以從以下幾方面著手：第一，專人保管。單位的公章應由特別專人負責保管，未經領導批準不得隨意委托他人代為保管。應嚴格按照規定使用公章，對于不合法或不符合印章使用規定、未履行審批手續的用印，有權直接拒絕或者要求其說明情況。非工作時間公章應封存在柜內。公章保管人如因工作需要有變動，離崗前必須完成交接手續，未交接不得離崗，以明確各自的責任范圍。另外，單位的公章應放置于單獨且能進行加鎖的柜子里進行保存。保管人應當制作《公章使用登記表》，所有使用公章的事項必須仔細記錄，并將《公章使用登記表》與公章一并保存。第二，公章保管人要嚴格規范公章使用審批與登記。單位公章使用前需要按照公章使用規定，經領導簽字批準，并注明用途和使用范圍。保管人在蓋章時應當全文閱讀所需蓋章的文件內容，并做好登記工作，嚴禁在空白紙上、空白獎狀和證書上蓋章。保管人在每次蓋章后，應在《公章使用登記表》上仔細記錄使用人、審核人、使用部門、使用時間、材料名稱、文件頁數、蓋章類型以及文件大致用途和使用范圍。

四、結語

醫院機要部門是公立醫院的重要信息處理部門，機要工作對公立醫院的運行及發展起著至關重要的作用。機要工作是否高質量開展，直接影響公立醫院是否能及時有效地滿足醫療患者的需求，直接影響領導能否高效決策。新時代賦予了公立醫院機要工作新的使命，機要人員應不斷提升職業素養與職業技能，高質量做好機要工作，為醫療事業的發展貢獻力量。