基于會計電算化環境探討企業內控存在的問題及解決方法

孫振振 北京小仙燉生物科技有限公司

引言

近些年，我國的經濟實力得到了迅速增長，這與各行業的飛速發展息息相關，特別是在計算機技術普及之后。而會計電算化是時代發展的必然結果，是科學技術發展的必然產物。目前，會計電算化已廣泛地在國內各行業中得到推廣與使用，使會計工作的質量和效率得到很大的提升，同時也使企業的管理水平得到了進一步的提升。但是必須承認，盡管我國許多企業已將會計電算化運用于實際工作中，但是在很多方面還沒有完善，這也容易給企業的發展帶來一定的潛在隱患，所以，在這一點上進行相應的優化是非常必要的。同時，由于會計電算化的逐步普及，企業的內部控制也逐漸成為影響其正常生產與運營的重要因素，所以，企業必須強化基于會計電算化環境下的內部控制，從而確保企業的快速發展，提高其核心競爭力。

一、會計電算化的基本內容

會計電算化又稱計算機會計，是以計算機為核心主體的信息技術會計工作中的應用，即通過會計軟件，用計算機來代替人工記賬、算賬、報賬，替換一部分由人為操作的處理、分析、判斷會計信息的過程。企業可以通過會計電算化，達到自動化數據處理的目標，使企業從傳統的人工會計信息系統向會計電算化會計信息系統進行轉變。

二、會計電算化技術給企業內控工作帶來的變化

(一)工作形式

在過去的企業經營管理過程中，會計工作更多的是采用人工核算或賬目核對的方式，這種工作方法比較傳統，不僅要承擔起大量的工作任務；而且還很有可能會出現核算錯誤等的情況。但隨著現代科技的發展上，會計工作方式也在發生著變化，逐步向會計電算化的工作方式轉變。在會計電算化的環境下，企業內部的會計工作的重心逐步偏向網絡化，并呈現得越來越多元化，在會計電算化的大環境下，企業過去的內控管理工作已經喪失了其應有的價值和作用。企業財務管理人員運用會計電算化技術在進行多個數據的處理時，只需要將對應的數據和憑證錄入到系統中，就可以通過軟件，對錄入的所有數據進行全面的分析和處理，并生成企業所需的各類會計報表。因此，在會計電算化環境下，企業只要恰當地運用憑證和會計軟件，就可以有效的避免出現以往會計工作所存在的問題。這也就意味著，基于會計電算化環境下的企業將從傳統的人工核算方法逐步向程序控制模式轉變，而這種轉變，可以為企業的內部管理工作，提供更加準確的數據，并能協助企業的各項工作有條不紊地進行。

(二)工作內容

在傳統的會計工作模式中，企業會計部門所要完成的復雜工作任務比較單一，通常是與會計核算有關的工作。而在會計電算化工作中，企業會計部門所要完成的工作內容將更加多元化，主要表現在以下三個方面：一是計算機硬件配置、維護和管理崗位；二是要完成軟件采購、安排、維護、修改等工作；三是對系統的管理與分析，或者是對系統的設計與編程。顯然，會計電算化使企業在這些方面的控制內容更具多樣性，因此，為了達到整體的工作目標，企業必須針對不同的層面，制訂相應的管理計劃[1]。

(三)工作范圍

在會計電算化環境下，企業內部控制工作的范疇得到了拓展，會計電算化技術可以使企業內控工作以分模塊的管理方式進行。而對企業管理工作進行一定的細化，可以確保企業的經營建設工作的權責清晰，從而為穩定企業的內部控制工作打下了堅實的基礎。另外，從業務流程上來看，隨著會計電算化技術的普及，會計電算化技術逐步應用到了企業經營的每一個環節中，它的應用領域非常廣泛，對強化企業的內控工作有實際意義。除了建立基本的會計系統外，企業還需要對會計電算化過程進行分析，并對企業的內控工作進行安全管理，從而在一定程度上拓展了內控工作的范圍。因此，企業必須正確地運用會計電算化技術，積極地調整內部控制計劃，以提升企業的內部控制能力，推動企業的可持續發展。

三、會計電算化環境下企業內部控制存在的問題

(一)缺乏會計電算化認知

目前，許多企業管理層對會計電算化的認識還停留在“用計算機進行核算作賬”的階段，甚至認為會計電算化就是用計算機來取代手工記賬，任何一個傳統的會計人員只要掌握了簡單的計算機技術，就可以勝任這份工作，因此，企業在會計電算化的發展中，所投入的資金也非常有限，嚴重制約了會計電算化的發展，而長期把“計算機+賬本”視為會計電算化的思維模式，也使企業管理層認為會計電算化不僅是一種浪費人力和財力的投入，而且數據缺乏安全保障。雖然隨著時代的發展，某些企業實行了會計電算化，但其所能夠做的卻只是一些簡單的會計事務處理，并沒有真正地發揮出它的作用，這也是制約著會計電算化發展的一個重要原因。

(二)內部控制組織體系不夠完善

在企業會計工作中引入了會計電算化，可以極大地降低企業會計人員的工作量，合理地安排會計人員的工作時間和工作內容。但是目前，我國的會計人員并沒有進行明確的區分，其所做的工作也沒有清晰的劃分，相關的內控組織結構體系也有待于進一步的改進和完善。而如果企業沒有完善的內控組織結構體系，不僅會極大的降低會計人員會計電算化工作的工作效率，而且會給企業整個會計電算化過程帶來了諸多的隱患和風險，從而極大地削弱了會計電算化在企業中的運用效率。

(三)缺少準確連續的原始數據

目前，我國的企業尚未全面實行會計電算化，一些工作還得靠人工來進行完成，比如：原始數據需要手動進行記錄和錄入，若因工作失誤而導致數據錯誤或遺失，則將會導致數據不連貫的情況，從而影響到企業財務工作的正常進行。此外，隨著計算機技術的不斷發展和運用，也有一些會計從業人員在工作中忽視了手動錄入的重要性，對計算機系統過分依賴，一旦在計算機初始階段就發生了故障，就會導致大量的內部控制數據與企業實際的發展相矛盾，進而對企業的總體內部控制產生不利的影響。

(四)沒有完善的財務監管體系

在企業內控管理過程中，如何搞好企業的財務內控工作是其十分重要的一環。但是，在實際的財務管理中，無論在哪一環節的財務內控工作，都需要有大量的數據來支撐。而在分析了國內許多企業的財務內控工作之后，可以發現許多企業目前的財務監管部門沒有建立科學、有效的財務監管體系，在進行財務工作時，必須經過一定的授權才能進行監管，但是在這幾個工作環節中，仍然存在著一定的缺失，甚至存在著缺少授權與管理的步驟，而這勢必導致會計電算化工作的不規范，影響到企業內部控制工作的正常運行，進而導致企業的內控管理水平下降。同時，企業缺乏科學有效的財務監管體系，必然會對會計電算化工作產生不利的影響，從而使企業的內部控制水平進一步降低。

(五)會計人員職業素養有待提高

隨著會計電算化逐漸普及到企業中，企業對于會計人員的素質要求也越來越高，比如：會計人員要精通電腦操作技能。當今時代，多數中小型企業尚未完全發揮其會計電算化作用，從成本的角度來看，企業為了節省人員成本，也沒有招聘專業的會計電算化人員，而是直接采用先前的會計人員進行會計電算化工作，但由于先前的會計人員沒有受過相關的專業培訓，在會計電算化操作方面缺乏經驗，因而容易在工作過程中產生諸多問題，進而影響企業內控工作的質量。

四、會計電算化環境下企業進行內部控制的有效措施

(一)提高對會計電算化的認識

一個企業的會計電算化的發展，離不開企業管理層和員工之間的緊密協作，因此，企業管理層必須進一步深化對會計電算化管理和實施會計電算化對企業內控工作重要性的認識，轉變觀念上對會計電算化局限性的認知，為企業的長遠發展做好準備。而企業要想讓會計電算化有個良好的發展環境，就必須在各方面加大投資，對所需的硬件設備進行更新和升級。此外，企業應強化會計電算化工作的管理，重視對會計電算化工作人員的培養，轉變傳統的觀念，要充分發揮會計電算化的作用，使其在具體應用中不斷地改進和解決會計電算化中的各類問題。

(二)建立完善的內控組織結構體系

為了使企業管理工作內容更加科學、合理，內部控制工作能夠順利進行，企業就必須首先完成基礎組織結構的建設，并科學的進行崗位設置，明確各部門的職能分工，合理地將人才力量分配到各個崗位上。企業要利用會計電算化技術，利用計算機設備，為員工提供溝通的通道，從而保證工作信息的及時傳達。同時，企業要設定好工作程序，并利用會計電算化技術對工作信息進行收集，將有關的數據信息集中存儲到電腦上，達到對企業經營檔案進行整理的目的，確保工作信息的完整性，從而可以為企業內部管理方案的優化提供一定的參考依據[2]。

(三)加強原始數據的輸入控制

企業財務部門要加強對憑證審核、自制、輸入、傳遞、保管等環節的管控，強化對原始憑證的全面監管，保證原始憑證的合法性和合理性，并對原始憑證進行認真、仔細的復核，填寫正確的報銷單，并由業務經辦人簽字或蓋章，以便進行下一步的財務處理。企業內部相關的財務人員要按照有效的報銷原始憑證進行相應的工作，以保證所錄入的系統數據具備正確性和真實性。此外，自制憑證必須由財務負責人簽字蓋章后方可進行有關的錄入工作。同時在傳遞相關憑證時，財務人員要按照嚴格流程進行，防止出現憑證遺失、資料出錯的情況。

(四)完善財務監管體系

雖然我國企業的會計電算化工作因其起步較遲，在實踐中仍有許多需要改進的地方。但是，目前會計電算化仍然是企業的一項重要的內部控制內容，其所包含的內容很多，不管是會計數據或審計工作均采用了會計電算法進行工作。因此，在企業的會計電算化管理工作中，可以通過運用會計電算化監管的方法對企業的各項憑證和報表進行整理歸類，同時利用會計電算化軟件，能在最短的時間內，發現企業內部審計工作所存在的問題。企業只有利用會計電算化軟件，及時發現企業財務工作中的問題，才能全面剖析企業內部控制中的缺陷與不足，并針對其存在的缺陷進行針對性的“修復”，提高企業的財務監管水平，做好企業的內部控制工作，并為企業建立起完善的財務監管體系，明確內部審計的具體要求，從而對企業內部各個環節進行全面的控制，最大限度地發揮企業會計電算化的作用[3]。

(五)引進會計電算化人才

會計電算化工作的整體效能與會計電算化工作人員所具有的職業素養密切相關。因此，企業在引進會計電算化相關人才時，必須注重其自身的專業素質和綜合素質，從而使會計電算化工作的整體質量得到提升。較高的專業素質，并不是單純指計算機和會計電算化的操控能力，而是還包括綜合的業務處理能力。企業在引進了專業會計電算化人才之后，還要定期對其進行培訓，使其在工作中充分發揮自身的價值。同時，在其工作過程中，企業要不斷地加大培訓力度，不定期對培訓效果進行抽查，并對員工進行考核，督促其不斷地提高自己的技術水平。其次，企業還可以定期舉辦和鼓勵員工參與與其專業相關的學術交流會和講座，彼此交流會計電算化工作的經驗，有助于企業由傳統的會計核算向會計電算化的過渡，也使企業會計電算化工作的整體運作水平大大提高。此外，企業還可以實行相應的獎勵和懲罰機制，比如對積極工作的，工作效率比較高的員工進行物質或待遇獎勵，對那些經常犯錯、辦事效率低的，可以給予一定的懲罰，激發其提高工作積極性。

五、結語

總而言之，基于會計電算化環境下，企業要想會計電算化充分發揮其作用，就必須提高會計電算化的認知度，建立完善的內控組織結構體系和財務監管體系，加強原始數據的輸入控制，引進會計電算化人才，從而進一步提高企業會計工作的質量。同時，企業的內部控制需要與新技術、新環境相適應，充分利用自身的優勢和特點，解決目前企業內控所存在的問題，從而實現企業的可持續發展。