縣級醫院文書檔案的管理與利用策略

付曉燕

臨沭縣人民醫院 山東 臨沂 276700

引言

文書檔案具有較強的綜合性特點，主要記載了縣級醫院的發展歷程，同時反映出近期的醫療工作活動與醫療診斷水平，能夠為縣級醫院發展提供參考依據，因此縣級醫院應重視文書檔案的管理與利用。近些年縣級醫院的醫療水平不斷提高，但在管理工作上仍有待優化，醫院應推動文書檔案管理工作的規范化、科學化開展，這樣才能充分發揮出文書檔案資源的作用。縣級醫院應根據自身發展需求，構建文書檔案管理機制，重視檔案資源的開發與利用，為縣級醫院提供科學的檔案資料。

1 縣級醫院文書檔案管理現狀

1.1 文書檔案管理淡薄

目前來看部分縣級醫院主要將精力投入到醫療工作中，認為做好醫療與科研工作即可獲得穩定發展，導致文書檔案管理工作未能受到重視。尤其是縣級醫院的領導層，沒有發揮出模范帶頭作用，對于文書檔案管理工作的認識較為淺顯，所以未能投入足夠的資源和精力，最終造成縣級醫院文書檔案管理工作水平不足。文書檔案作為記錄醫院整體發展的重要載體，具有非常重要的作用，但部分縣級醫院沒有認識到文書檔案資源的價值，管理模式較為滯后，未能加強信息化建設，并且缺乏完善的制度體系，只是簡單地收集、管理資料[1]。

1.2 管理人員水平不足

由于縣級醫院文書檔案管理工作專業性較強，所以對參與管理工作的人員提出較高要求，必須具備扎實的專業知識與綜合素養。不過從實際來看部分縣級醫院內部文書管理人員能力水平未達到要求，導致每年度的文書檔案資料管理混亂，各類文件材料越積越多，無法按照要求進行整理、歸檔。另外，部分文書檔案管理人員缺乏職業素養，甚至由其他崗位兼職文書檔案管理工作，所以缺乏相應的知識理論。縣級醫院方面沒能提供培訓機會，管理人員進入醫院后立即開展文書檔案管理工作，沒能接受崗前培訓學習，缺乏對文書檔案管理工作流程、要求的了解，必然無法保障文書檔案管理的規范性[2]。

1.3 信息無法實時共享

文書檔案是記錄縣級醫院發展歷程的重要載體，并且會隨著時間推移而不斷累積、增加，縣級醫院在發展過程中需要合理運用各類文書檔案信息資料，不過由于缺乏信息化建設，導致文書檔案資料無法實時共享。目前來看縣級醫院內部缺乏信息化系統，所以各個部門無法形成對接，文書檔案資源傳遞仍存在阻礙。由于信息資料傳遞受阻，文書檔案的應用價值也會降低，因此縣級醫院應重視信息技術的開發，解決信息傳遞中的難題。另外要重視電子文書檔案的安全性，作為數字化信息很容易出現丟失、泄露，為縣級醫院帶來難以挽回的損失[3]。

2 縣級醫院文書檔案管理與利用的必要性

以往縣級醫院文書檔案工作存在明顯的滯后性，無論在管理模式還是管理方法上，對傳統人工管理操作較為依賴，這也導致管理效率不高，還會耗費大量時間與精力，占據縣級醫院內部空間，同時容易造成人為失誤，導致文書檔案資源的價值降低。因此縣級醫院要重視文書檔案管理與利用，通過引入現代信息技術，提高文書檔案管理效率和質量，借助計算機完成數據的收集、整理和分享，出錯率將被有效控制。另外，通過優化完善縣級醫院文書檔案管理制度，有利于保障文書檔案信息的安全性，促使文書檔案資源高效共享，并且降低了人為、環境因素的負面影響，不會占用過多的空間，管理時效也能得到保障[4]。

3 縣級醫院文書檔案管理與利用策略

3.1 創新管理手段，做好安全防控

新時代下縣級醫院檔案應以落實信息化管理為主，尤其在日常工作量不斷增加的條件下，信息化管理有利于降低工作難度、簡化管理流程，同時減少文書檔案管理工作上的失誤，因此縣級醫院要加強軟硬件升級，滿足信息化時代下的管理需求。信息化管理主要通過全面應用計算機、互聯網信息技術，將珍貴的文書檔案數字化轉換進行存儲、共享，切實提高文書檔案的信息化管理水平。縣級醫院在信息化文書檔案管理過程中，應積極創新管理手段，重點做好檔案資料的保管，提升文書檔案資料的真實性與完整性，這樣才能為縣級醫院發展提供依據。另外，注意重視信息化管理下的安全防范措施，由于互聯網環境本身存在明顯的安全風險，所以縣級醫院必須加強黑客與病毒攻擊的預防，將重要的文書檔案資料妥善保管。總而言之，電子文件的保密性遠低于傳統文件，為了保障信息化管理的安全性，文書檔案部門應設置保密權限，根據文書檔案資料的重要性劃分保密等級，醫院工作人員會根據自身權限查閱文件，有利于保障文書檔案資料的安全。

3.2 創新管理方法，提升管理水平

想要提高縣級醫院文書檔案管理水平，必須創新文書檔案管理方法，除了要挑選專業能力突出的管理人員外，應采用符合文書檔案特點的管理手段，組建專業化檔案管理團隊，所有人員都應掌握文書檔案管理流程，在日常工作中做到愛崗敬業，發揮出自身的奉獻意識與精神，通過先進的技術手段保障文書檔案資源的安全。比如縣級醫院應改變以往分散式的文書檔案管理方法，這樣才能將資源進行有效整合，避免出現文書檔案資源丟失等問題，將醫院內部的重要信息匯攏，以便發揮出文書檔案資源的作用。另外要注意增強文書檔案管理安全，尤其在文書檔案資源的使用與歸檔過程中，管理人員應查看各部門權限，必須按照規定查閱，避免出現重要檔案資源任意傳播的問題，同時做好查閱記錄與保密工作，切實增強文書檔案資源的安全性。在日常管理工作中，控制好環境因素，落實防火、防盜等措施，雖然現階段采用了信息化管理，但仍然存在不法分子盜取重要信息的問題，因此管理部門要落實安全防護工作[5]。

3.3 重視培訓考核，做好人員培養

縣級醫院應重視文書檔案管理人員的培訓考核工作，通過加強人才培養提高文書檔案管理水平，當下應根據文書檔案管理工作需求，培養管理人員各項專業技能，比如在引入信息技術后，文書檔案管理人員要具備一定計算機操作能力，明確各類軟硬件操作規程，同時具備較強的服務意識與責任意識，從而打造專業化的文書檔案管理團隊。因此縣級醫院應鼓勵文書檔案管理人員積極參加培訓活動，不斷學習專業知識提高自身能力水平，同時為管理人員提供外出進修的機會，以便學習最新的文書檔案管理技術，不斷充實自身的基礎知識，從而更好地完成文書檔案管理工作。另外定期邀請相關專家到縣級醫院內部舉辦專題講座，為文書檔案管理人員傳遞先進的理念與方法，同時對日常工作中的疑惑進行解答，豐富管理人員自身經驗，能夠以縣級醫院自身發展為依據，提高文書檔案管理與利用效率。培訓結束后需要接受考核評價，判斷是否滿足崗位需求，必須做到滿足考核標準方可上崗工作，對表現突出的管理人員給予適當獎勵，調動個人工作積極性，促使其全身心地投入到文書檔案管理工作中。

3.4 健全管理制度，完善管理模式

縣級醫院要加大文書檔案資源的開發與利用，提高文書檔案的價值，將其作為戰略性資源展開管理，尤其在涉及科研項目、重大事件決策時，發揮出文書檔案資源的作用。由于縣級醫院本身處在持續性發展的狀態下，所以文書檔案管理工作也需要進行改革創新，這樣才能跟上縣級醫院的發展步伐。首先要健全文書檔案管理制度，可以在原有的制度體系上進行優化改進，尤其在引入信息技術后，逐漸朝著現代化管理方向發展，而傳統紙質管理制度已經不再適用，想要提高文書檔案管理水平，必然要調整制度內容，以便貼近當前的文書檔案管理工作實際。管理制度往往能夠起到一定約束作用，促使文書檔案管理工作開展有據可循，推動管理流程規范化，同時提高文書檔案管理工作力度。另外要將新的管理制度進行普及，落實到縣級醫院內部各部門中，借助醫院會議或職工培訓等平臺，將制度進行貫徹落實，嚴格按照制度開展相關工作。另外采取文書檔案歸口管理方法，由于縣級醫院涉及的內容復雜，包括財務、人事、醫務等眾多科室，為了降低文書檔案的管理難度，可以適當進行整合，如將辦公室作為一個部門，對文書檔案資源進行收集、保存，將傳統多頭管理轉換為現代化統一管理模式，即可避免文書檔案資源散亂、堆積的問題，切實提高醫院重要文書檔案資料的安全性和完整性[6]。

3.5 引入信息技術，升級系統配置

在信息時代背景下，加強信息化建設成為必然的趨勢，縣級醫院應依托互聯網信息技術，搭建文書檔案管理平臺，設計專業化的文書檔案信息網站，支持公開目錄查詢、檢索等服務，以便相關信息在縣級醫院內部快速流通。首先縣級醫院應構建完善的文書檔案管理系統，除了支持檢索與查詢等服務外，必須具備權限控制、借閱管理、數據存儲、統計報表等重要功能，打造科學的文書檔案管理系統。其次隨著縣級醫院不斷發展，原有的系統已經無法滿足工作需求，所以應加強軟件與硬件配置的升級，以此來提高文書檔案管理成效，通過系統升級獲取更為理想的管理效果，不過需要注意酌情投入資金。文書檔案管理系統升級可能需要更換軟件和硬件設備，所以會耗費部分資金，因此縣級醫院應立足實際，對傳統的文書檔案管理系統進行優化。

3.6 整合多方力量，提高利用效率

對于縣級醫院文書檔案管理工作來說，是否能夠提高管理效率與人力資源存在密切關系，所以縣級醫院應從多方面入手，整合各部門的力量，增強文書檔案管理的統一性和完整性。第一文書檔案管理人員，作為保障文書檔案資料安全的主體，管理人員必須提高自身主動性，認識到文書檔案資源的重要性，在日常工作中嚴格遵循規范要求，將檔案資料進行保存，同時能夠以多樣化的方式展現文書檔案資源，如出版畫冊、舉辦宣傳活動等，還可以通過紀念展覽，讓職工對比新舊醫院，充分發揮出文書檔案資源的作用。第二文書檔案的使用者，也就是縣級醫院內部全體職工，在日常工作中都會接觸到檔案資源，使用時不得私藏，應按照要求送還，同時保障檔案資料的完整性與安全性，自覺建立文書檔案維護意識。第三醫院領導層，領導人員不僅能夠起到榜樣作用，同時可以給予文書檔案管理工作更多支持，包括人力、財力及物力支持，這也是提高縣級醫院文書檔案管理水平的基礎條件。

4 結束語

文書檔案是縣級醫院管理工作中的重心，其中包含諸多影響縣級醫院整體發展的資料，所以需要每位管理人員肩負起自身職責，提高文書檔案管理水平，加大文書檔案的開發與利用，切實發揮出文書檔案的真正價值。當下縣級醫院首先要改變思想認知，提高對文書檔案管理工作的重視度，加大文書檔案管理建設投入、優化改進管理模式，通過重視文書檔案的開發利用，為縣級醫院發展奠定良好基礎。另外傳統紙質文書檔案管理已經相對滯后，信息化建設才是文書檔案管理工作的必然趨勢，因此縣級醫院要做好軟硬件升級。全面提升文書檔案管理效率，推動文書檔案管理工作規范化、高效化開展。