企業(yè)預(yù)算管理信息系統(tǒng)構(gòu)建方案研究

劉亞龍

（中共國家電網(wǎng)有限公司黨校，北京 102200）

1 引言

預(yù)算作為一種有效的企業(yè)管理工具，在過去很長一段時間在戰(zhàn)略實施、科學(xué)決策中發(fā)揮了重要的作用。傳統(tǒng)的預(yù)算管理工作主要依賴手工開展，主要的輔助工具是Excel 等辦公軟件。隨著社會的不斷進(jìn)步，企業(yè)規(guī)模不斷擴(kuò)大，預(yù)算數(shù)據(jù)也逐漸變得龐雜，傳統(tǒng)預(yù)算管理的弊端逐漸顯現(xiàn)，預(yù)算工作變得耗時費(fèi)力，數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性更難以保證。

企業(yè)現(xiàn)實需要的驅(qū)動下，學(xué)術(shù)界和實務(wù)界的專家學(xué)者圍繞預(yù)算管理信息化進(jìn)行了長時間的探索。在預(yù)算管理信息化的必要性上，學(xué)術(shù)界一致持肯定態(tài)度。多數(shù)學(xué)者注意到，隨著經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，企業(yè)面臨的內(nèi)外部環(huán)境愈發(fā)復(fù)雜，遇到的問題也越來越多，進(jìn)而導(dǎo)致預(yù)算管理也面臨更多的挑戰(zhàn)。研究發(fā)現(xiàn)，信息化的預(yù)算管理模式可以有效提升企業(yè)的管理水平，設(shè)計出預(yù)算管理信息系統(tǒng)并投入企業(yè)運(yùn)用，是企業(yè)做大做強(qiáng)的途徑之一。

近年來，大數(shù)據(jù)、移動互聯(lián)網(wǎng)、人工智能、云計算、區(qū)塊鏈等新技術(shù)快速發(fā)展，日益融入社會各個領(lǐng)域，并以其自身鮮明的優(yōu)勢成為經(jīng)濟(jì)高質(zhì)量發(fā)展的重要助力。信息技術(shù)在促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的同時也在潛移默化地影響著財務(wù)管理的模式。為推動中央企業(yè)進(jìn)一步提升財務(wù)管理能力水平，加快建設(shè)世界一流財務(wù)管理體系，2022 年國資委印發(fā)《關(guān)于中央企業(yè)加快建設(shè)世界一流財務(wù)管理體系的指導(dǎo)意見》（以下簡稱《意見》），提出主動運(yùn)用新技術(shù)，充分利用豐富的財務(wù)數(shù)據(jù)，推動財務(wù)管理轉(zhuǎn)型升級。同時，《意見》還指出要完善縱橫貫通的全面預(yù)算管理體系。綜上，技術(shù)的更新迭代、管理的現(xiàn)實需求以及政策的大力支持，為企業(yè)構(gòu)建預(yù)算管理信息系統(tǒng)提供了可能，本文將基于此展開研究。

在研究預(yù)算管理信息系統(tǒng)之前，有必要對這個概念進(jìn)行界定。本文認(rèn)為，預(yù)算管理信息系統(tǒng)應(yīng)是通過多種信息化技術(shù)手段將企業(yè)的預(yù)算管理體系和內(nèi)部控制規(guī)則集成到數(shù)據(jù)平臺或信息系統(tǒng)中，包括預(yù)算編制、分解、下達(dá)、調(diào)整、執(zhí)行和分析考評等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，與企業(yè)其他信息系統(tǒng)互聯(lián)互通、信息共享，提供全流程可視化的數(shù)據(jù)查詢和自動化的預(yù)算執(zhí)行分析，實現(xiàn)事前源頭控制、事中風(fēng)險預(yù)警和偏差提醒、事后考核評價的閉環(huán)管理。可以充分利用信息技術(shù)和預(yù)算管理工具的雙重優(yōu)勢，打破業(yè)務(wù)壁壘，提升業(yè)財融合程度，提高預(yù)算編制的科學(xué)性和合理性，提升預(yù)算的執(zhí)行質(zhì)量，突出預(yù)算價值引領(lǐng)作用，為經(jīng)營決策提供財務(wù)數(shù)據(jù)支撐。

2 建設(shè)預(yù)算管理信息系統(tǒng)的必要性

預(yù)算是一種通過資源分配助力企業(yè)戰(zhàn)略實施的工具。下面將分別從落實企業(yè)戰(zhàn)略、有效分配資源和提升預(yù)算管理效率的角度分析建設(shè)預(yù)算管理信息系統(tǒng)的必要性。

2.1 落實企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的重要途徑

研究認(rèn)為，預(yù)算具有戰(zhàn)略實施的基本功能。企業(yè)的戰(zhàn)略愿景要落實到每一項經(jīng)營活動中，而經(jīng)營活動又需要財務(wù)的支持。因此預(yù)算是為戰(zhàn)略服務(wù)的，是企業(yè)戰(zhàn)略實施的一部分，而戰(zhàn)略實施的結(jié)果又將通過財務(wù)數(shù)據(jù)來呈現(xiàn)。企業(yè)戰(zhàn)略的實施依賴于完善的組織結(jié)構(gòu)、合適的企業(yè)文化以及有效的公司治理，預(yù)算管理信息系統(tǒng)將深刻影響這些因素。首先，在預(yù)算管理信息系統(tǒng)中，每個人都是預(yù)算的參與者，可以通過預(yù)算數(shù)據(jù)清楚了解企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)，并有了共同的努力方向。管理者也可以通過預(yù)算管理信息系統(tǒng)將預(yù)算責(zé)任穿透到每個部門、每名員工，使得企業(yè)的戰(zhàn)略與預(yù)算更加緊密結(jié)合。其次，采用信息化手段進(jìn)行預(yù)算管理是一種變革，必將帶來企業(yè)文化的轉(zhuǎn)變，并且是一種由“粗放、低效”到“精益、高效”的良好轉(zhuǎn)變，對企業(yè)戰(zhàn)略的實施有潛移默化的促進(jìn)作用。此外，企業(yè)治理中會存在諸多控制環(huán)節(jié)，而這些控制環(huán)節(jié)并不一定都能發(fā)揮應(yīng)有的作用，甚至有的控制環(huán)節(jié)是非必要、非增值的，預(yù)算管理信息系統(tǒng)正好可以改善這一現(xiàn)狀。

2.2 高效配置企業(yè)資源

我國企業(yè)一直重視信息化建設(shè)，然而“數(shù)據(jù)孤島”問題依然嚴(yán)重。實際工作中，企業(yè)往往會開發(fā)多個信息系統(tǒng)，但是這些系統(tǒng)的開發(fā)目的和時間存在差異，所用技術(shù)、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和運(yùn)行規(guī)則也不盡相同，導(dǎo)致多個軟硬件平臺的信息系統(tǒng)雖同時運(yùn)行，但這些系統(tǒng)數(shù)據(jù)相互獨(dú)立、各自為戰(zhàn)，無法實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，因此產(chǎn)生“數(shù)據(jù)孤島”。理想的預(yù)算管理信息系統(tǒng)并不是獨(dú)立運(yùn)行的，而是在整合了企業(yè)其他信息系統(tǒng)和數(shù)據(jù)平臺的基礎(chǔ)上實現(xiàn)了開放協(xié)同、智慧共享，因此可以更加高效地配置企業(yè)的資源，降本增效，發(fā)揮其最大效益。與此同時，傳統(tǒng)的預(yù)算管理中，每個人只負(fù)責(zé)編制自己的預(yù)算方案，不需要也看不到其他人負(fù)責(zé)的預(yù)算任務(wù)，對企業(yè)整體的預(yù)算目標(biāo)更是缺少認(rèn)識，大局觀念薄弱。預(yù)算管理信息系統(tǒng)則可以很好踐行“全員、全方位、全過程”的理念，將企業(yè)管理的方方面面納入信息系統(tǒng)。員工不僅可以看到自己的預(yù)算任務(wù)，也可以清晰了解企業(yè)整體的預(yù)算目標(biāo)，能夠更好地參與到經(jīng)濟(jì)活動中，調(diào)配所需要的人、財、物和數(shù)據(jù)，各業(yè)務(wù)單位之間的溝通效率提高，避免資源短缺或被過多占用。所有人各司其職、步調(diào)一致，共同為企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)服務(wù)。除此之外，實際工作中，預(yù)算數(shù)據(jù)往往是由財務(wù)人員統(tǒng)計的，而業(yè)務(wù)人員常常疏于履行財務(wù)程序，導(dǎo)致預(yù)算數(shù)據(jù)滯后，影響了財務(wù)人員的資源評估結(jié)果。預(yù)算管理信息系統(tǒng)有效避免了上述問題，企業(yè)資源的分配將更加合理。

2.3 全面提升預(yù)算管理的效率

當(dāng)前，有很多企業(yè)開展預(yù)算管理還停留在手工操作的階段，其帶來的弊端也是顯而易見的。不管是在緊張的預(yù)算編制周期內(nèi)，還是后續(xù)的過程管控中，都需要花費(fèi)大量的時間收集整理信息，加工處理大量數(shù)據(jù)，不僅耗時費(fèi)力，而且數(shù)據(jù)質(zhì)量難以保證，整體效率低下。引入預(yù)算管理信息系統(tǒng)可以有效改善這一現(xiàn)狀。首先，預(yù)算管控的實效性大大提升。預(yù)算編制環(huán)節(jié)，系統(tǒng)將向業(yè)務(wù)部門開放填報功能，填報的數(shù)據(jù)將會實時匯總到財務(wù)部門，減少了人工計算的過程；編制完成后，系統(tǒng)將對預(yù)算執(zhí)行情況實時分析和監(jiān)測，還可以自動生成統(tǒng)計報表傳輸?shù)较鄳?yīng)權(quán)限的管理人員和業(yè)務(wù)人員，及時糾正預(yù)算偏差。其次，預(yù)算管理的準(zhǔn)確性也將大大提升。信息系統(tǒng)實現(xiàn)全流程自動化，所有的結(jié)果都是內(nèi)置程序計算出來的，出錯的可能大大降低；信息系統(tǒng)將內(nèi)部控制從線下轉(zhuǎn)移到線上，減少了預(yù)算管理過程中的人為干預(yù)；通過嵌入標(biāo)準(zhǔn)成本體系等方式，預(yù)算的編制也將更加科學(xué)合理，而不是主觀臆測，通過系統(tǒng)的校驗服務(wù)，有效避免了“預(yù)算松弛”現(xiàn)象。最后，預(yù)算管理信息系統(tǒng)可以提高分析評價的質(zhì)量。在對預(yù)算的運(yùn)用過程中，人們很早就認(rèn)識到，未來不可完全預(yù)算，不能苛求預(yù)算的精度。因此，企業(yè)制定的預(yù)算目標(biāo)和為預(yù)算目標(biāo)提供支撐的數(shù)據(jù)、信息不可避免會與實際情況有所偏差，關(guān)鍵在于如何有效處理偏差。預(yù)算管理信息系統(tǒng)可以通過差異分析和反饋機(jī)制，不斷校正編制邏輯和參數(shù)，提升預(yù)算管理的精益水平和決策支持能力。

3 預(yù)算管理信息系統(tǒng)實施方案構(gòu)建

預(yù)算管理信息系統(tǒng)構(gòu)建的基本理念是保證預(yù)算數(shù)據(jù)真實、合理、準(zhǔn)確的前提下，管理鏈條清晰、業(yè)財深度協(xié)同、規(guī)則標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、數(shù)據(jù)實時共享、全流程可視化，能夠充分發(fā)揮預(yù)算管理的價值引領(lǐng)作用。具體構(gòu)建思路如圖1 所示。

圖1 預(yù)算管理系統(tǒng)構(gòu)建方案

3.1 預(yù)算編制

系統(tǒng)將向業(yè)務(wù)部門開放，業(yè)務(wù)部門人員在這一環(huán)節(jié)填報部門預(yù)算數(shù)據(jù)，包括收入、成本、費(fèi)用等預(yù)算類型，填報的方式可以是手工錄入或自動取數(shù)。對于可以建立標(biāo)準(zhǔn)體系的預(yù)算類型，業(yè)務(wù)人員只需要錄入動因參數(shù)，系統(tǒng)即可實時生成預(yù)算數(shù)據(jù)；對于其他預(yù)算類型，則需手工填報，但需要提供詳細(xì)的測算依據(jù)、模型和數(shù)據(jù)，確保所有預(yù)算數(shù)據(jù)的背后都有業(yè)務(wù)的支撐，提升預(yù)算數(shù)據(jù)的科學(xué)性和合理性。業(yè)務(wù)人員在填報完成后，傳遞給有相應(yīng)職權(quán)的部門和領(lǐng)導(dǎo)人員審核，審核通過后預(yù)算數(shù)據(jù)會上報預(yù)算管理部門（通常為財務(wù)部門），審核不通過則退回重新填報。預(yù)算管理部門匯總所有的預(yù)算數(shù)據(jù)并審核，此時審核的視角是整個企業(yè)，統(tǒng)籌考慮后合理做出取舍。在經(jīng)過多次溝通調(diào)整之后，預(yù)算數(shù)據(jù)提交至企業(yè)的決策機(jī)構(gòu)，履行決策程序后通過系統(tǒng)分解下達(dá)。預(yù)算任務(wù)將被系統(tǒng)分解到管理的最末級，業(yè)務(wù)人員可以隨時查詢到承擔(dān)的預(yù)算任務(wù)和執(zhí)行進(jìn)度。

3.2 預(yù)算執(zhí)行和監(jiān)控

預(yù)算執(zhí)行的動因是業(yè)務(wù)的發(fā)生，業(yè)務(wù)的發(fā)生占用和消耗預(yù)算，預(yù)算控制模塊實時調(diào)取業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，并向業(yè)務(wù)反饋預(yù)算執(zhí)行數(shù)據(jù)，供業(yè)務(wù)人員查詢。以辦公用品采購為例，業(yè)務(wù)人員在物資系統(tǒng)創(chuàng)建采購申請，隨即占用辦公費(fèi)預(yù)算，預(yù)算的可用余額相應(yīng)調(diào)減。隨后在經(jīng)法系統(tǒng)起草采購合同—完成貨物驗收—收取發(fā)票—履行報銷手續(xù)，該筆辦公費(fèi)預(yù)算消耗完成，系統(tǒng)數(shù)據(jù)將再次更新，真正做到業(yè)務(wù)預(yù)算和財務(wù)預(yù)算一一對應(yīng)、實時協(xié)同。

這一環(huán)節(jié)，財務(wù)不再是被動的事后控制，而是在業(yè)務(wù)發(fā)生的同時就介入，將財務(wù)監(jiān)督的職能延伸到業(yè)務(wù)前端，通過設(shè)置好的校驗規(guī)則和預(yù)警功能，提升了預(yù)算管理的及時性，預(yù)算的控制功能被有效加強(qiáng)。企業(yè)可以在系統(tǒng)中將部分預(yù)算項目設(shè)置為“單項強(qiáng)控”，確保該項目不會超支；系統(tǒng)也可以設(shè)置預(yù)警閾值，當(dāng)某一預(yù)算項目執(zhí)行到一定比例時，發(fā)布預(yù)警信息，督促業(yè)務(wù)人員更加合理謀劃業(yè)務(wù)的開展。當(dāng)然，預(yù)警可以設(shè)置上限，也可以設(shè)置下限。企業(yè)還可以通過在系統(tǒng)中設(shè)置“業(yè)務(wù)負(fù)面清單”等形式，確保預(yù)算的執(zhí)行不僅依法合規(guī)，也契合企業(yè)戰(zhàn)略。

在預(yù)算管理信息系統(tǒng)中，預(yù)算分析功能更加及時有效。系統(tǒng)實時出具財務(wù)預(yù)測報表，準(zhǔn)確計算預(yù)算指標(biāo)，分析差距和主要原因。系統(tǒng)通過獲取歷史數(shù)據(jù)，進(jìn)行橫向和縱向?qū)Ρ龋⒁詧D表等可視化的方式呈現(xiàn)對比結(jié)果，分類推送至不同權(quán)限的人員。業(yè)務(wù)人員不僅可以直觀看到預(yù)算指標(biāo)和分析結(jié)果，更重要的是可以從預(yù)算分析的結(jié)果穿透到具體業(yè)務(wù)，真正做到預(yù)算管理“心中有數(shù)”，保證預(yù)算執(zhí)行不偏移，同時也為預(yù)算調(diào)整提供一定的參考。

3.3 預(yù)算調(diào)整

通常，預(yù)算一經(jīng)發(fā)布，就應(yīng)該被嚴(yán)格執(zhí)行，不得隨意調(diào)整。但是市場環(huán)境瞬息萬變，預(yù)算管理也必須保持一定彈性。預(yù)算調(diào)整應(yīng)具有日常零星調(diào)整和整體預(yù)算目標(biāo)調(diào)整等功能。與預(yù)算編制一樣，預(yù)算調(diào)整也是由業(yè)務(wù)部門發(fā)起的，調(diào)整申請由預(yù)算管理部門審核，并視調(diào)整規(guī)模和項目的不同決定是否上報企業(yè)的決策機(jī)構(gòu)，審核完成后預(yù)算調(diào)整生效，預(yù)算數(shù)據(jù)自動發(fā)布。

3.4 預(yù)算考核

預(yù)算管理信息系統(tǒng)中應(yīng)設(shè)置考核規(guī)則，在預(yù)算周期結(jié)束的時刻，預(yù)算考核結(jié)果隨即生成。預(yù)算考核功能應(yīng)與企業(yè)的人力資源管理系統(tǒng)對接，為企業(yè)整體的績效考核提供依據(jù)。同時，預(yù)算考核的結(jié)果也可以為下一周期預(yù)算編制提供輔助。借助預(yù)算分析功能，評價企業(yè)整體的投入產(chǎn)出效益，作為今后經(jīng)營決策的參考；篩選出執(zhí)行較差的項目、部門、人員，予以重點關(guān)注；而對于執(zhí)行較好的部門項目、部門和人員，給予更多支持。企業(yè)可以根據(jù)管理的需要，設(shè)置不同的考核規(guī)則和分析方案，充分利用系統(tǒng)發(fā)揮預(yù)算管理的價值。

3.5 數(shù)據(jù)與規(guī)則

預(yù)算管理信息系統(tǒng)將對接許多其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)，存儲和傳輸?shù)臄?shù)據(jù)雜而多，因此，預(yù)算管理信息系統(tǒng)要實現(xiàn)預(yù)期功能，必須建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和全面的規(guī)則體系，這是系統(tǒng)建設(shè)中最重要的環(huán)節(jié)。

3.5.1 數(shù)據(jù)

預(yù)算管理涉及大量結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的特征是具有固定的數(shù)據(jù)模式和格式，如表格、字段等。企業(yè)應(yīng)明確預(yù)算科目、成本中心、標(biāo)準(zhǔn)成本體系、會計科目、組織體系等數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，也要固化預(yù)算管理中涉及的各類表單，實現(xiàn)數(shù)據(jù)在預(yù)算管理信息系統(tǒng)內(nèi)部和與其他系統(tǒng)之間準(zhǔn)確流轉(zhuǎn)、實時共享。同時，預(yù)算管理信息系統(tǒng)應(yīng)盡量避免文本、圖像等非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的錄入和傳輸，減少系統(tǒng)信息量和數(shù)據(jù)的復(fù)雜性。

3.5.2 規(guī)則

如果把數(shù)據(jù)比作系統(tǒng)的血液，規(guī)則就是系統(tǒng)的血管，他們決定了數(shù)據(jù)的流向，支撐著系統(tǒng)的運(yùn)轉(zhuǎn)。預(yù)算管理系統(tǒng)需要內(nèi)置傳輸、校驗、調(diào)用、反饋等規(guī)則，規(guī)則的缺失將使預(yù)算管理無效，如缺失預(yù)警功能可能導(dǎo)致預(yù)算超支；規(guī)則的沖突則可能使系統(tǒng)運(yùn)轉(zhuǎn)異常，因為系統(tǒng)無法像人一樣做出選擇；錯誤的規(guī)則將嚴(yán)重影響企業(yè)信息質(zhì)量，如取數(shù)運(yùn)算時數(shù)據(jù)源選擇錯誤導(dǎo)致最終預(yù)算數(shù)據(jù)失真，甚至引導(dǎo)企業(yè)作出錯誤的決策。因此，建立預(yù)算管理的規(guī)則體系才能讓系統(tǒng)運(yùn)轉(zhuǎn)有據(jù)可依。

4 結(jié)語

預(yù)算自被引入企業(yè)管理中來，經(jīng)歷了長時間發(fā)展和改革，吸引著學(xué)術(shù)界和實務(wù)界的關(guān)注，也遭受過質(zhì)疑和詬病。但不可否認(rèn)的是，預(yù)算是一種有效的管理工具。預(yù)算工具的本質(zhì)使其成為天然的數(shù)據(jù)中心，而隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，其需要處理的數(shù)據(jù)越來越多，傳統(tǒng)的預(yù)算管理方式已經(jīng)不能滿足企業(yè)當(dāng)下的需求，信息技術(shù)手段可以有效改變這一現(xiàn)狀。預(yù)算管理理念和信息技術(shù)手段的融合是時代發(fā)展的必然結(jié)果，本文嘗試搭建了預(yù)算管理信息系統(tǒng)的框架，對企業(yè)加強(qiáng)預(yù)算管理提供了思路。在實踐中，預(yù)算管理信息系統(tǒng)的建設(shè)還需要根據(jù)企業(yè)的戰(zhàn)略愿景、管理模式、經(jīng)營范圍等進(jìn)行個性化的設(shè)計和開發(fā)，真正釋放預(yù)算管理的價值。