關(guān)于信息系統(tǒng)項目管理中進度管理的研究

葛毅敏

中國電子科技集團公司第十四研究所 江蘇 南京 210039

引言

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展和應(yīng)用，信息系統(tǒng)在企業(yè)和組織中起到了至關(guān)重要的作用。為了適應(yīng)市場的競爭和業(yè)務(wù)的快速變化，組織不得不進行信息系統(tǒng)的更新和升級，這導致了眾多規(guī)模不一的信息系統(tǒng)項目的涌現(xiàn)。然而，統(tǒng)計數(shù)據(jù)表明，很多信息系統(tǒng)項目都無法按時交付，預(yù)算超支和未能實現(xiàn)預(yù)期的業(yè)務(wù)價值。

1 信息系統(tǒng)項目管理概述

1.1 信息系統(tǒng)項目特點

信息系統(tǒng)項目在其特性上與傳統(tǒng)的工程項目有許多不同之處。首先，信息系統(tǒng)項目通常具有高度的復(fù)雜性和不確定性。由于涉及多個技術(shù)領(lǐng)域和業(yè)務(wù)流程，項目中可能存在許多未知的風險和挑戰(zhàn)，需要在項目執(zhí)行過程中靈活應(yīng)對。其次，信息系統(tǒng)項目的技術(shù)更新速度較快，需要在相對短的時間內(nèi)跟上最新的技術(shù)發(fā)展，同時保證項目的穩(wěn)定性和可靠性[1]。此外，信息系統(tǒng)項目常常需要與不同的業(yè)務(wù)部門緊密配合，項目團隊必須具備良好的溝通與協(xié)作能力，以確保項目目標與實際需求的一致性。因此，信息系統(tǒng)項目的特點使得其管理工作更具挑戰(zhàn)性，需要采用靈活的方法和策略。

1.2 信息系統(tǒng)項目管理生命周期

信息系統(tǒng)項目管理生命周期包括項目從提出到完成的全過程，通常可劃分為5個階段：項目啟動、項目規(guī)劃、項目執(zhí)行、項目控制與監(jiān)督以及項目收尾。

項目啟動階段：項目啟動是信息系統(tǒng)項目管理的起點，該階段主要包括項目可行性研究和項目啟動計劃的制定。在這個階段，項目經(jīng)理需要與項目相關(guān)方進行溝通，制定出項目啟動計劃，明確項目的資源需求和團隊組建計劃。

項目規(guī)劃階段：項目規(guī)劃是信息系統(tǒng)項目管理的重要階段，其中包括項目范圍規(guī)劃、進度計劃、資源計劃、風險管理計劃等。在項目規(guī)劃階段，項目團隊需要與業(yè)務(wù)部門和利益相關(guān)者共同制定詳細的項目計劃，明確項目的交付物和階段性目標，制定項目進度計劃，并確定項目所需的資源，以及制定應(yīng)對項目風險的計劃。

項目執(zhí)行階段：項目執(zhí)行是信息系統(tǒng)項目管理的實施階段，項目經(jīng)理需要進行項目團隊的協(xié)調(diào)與管理，監(jiān)督項目進度的推進，確保項目按照預(yù)期進行，并與業(yè)務(wù)部門保持密切的溝通，及時調(diào)整項目執(zhí)行策略，以適應(yīng)變化的需求和挑戰(zhàn)。

項目控制與監(jiān)督階段：項目控制與監(jiān)督是信息系統(tǒng)項目管理的持續(xù)過程，項目經(jīng)理和項目團隊需要對項目的進度、成本和質(zhì)量進行監(jiān)控和控制。在這個階段，項目經(jīng)理需要利用相應(yīng)的工具和技術(shù)來跟蹤項目進展，并及時識別并解決可能出現(xiàn)的問題和風險。同時，項目經(jīng)理還需要定期向項目相關(guān)方提交項目狀態(tài)報告，確保項目的透明度和可控性。

項目收尾階段：項目收尾是信息系統(tǒng)項目管理的最后階段，項目團隊對項目的交付物進行驗收，并進行項目總結(jié)和經(jīng)驗教訓的總結(jié)[2]。在項目收尾階段，項目經(jīng)理需要與業(yè)務(wù)部門一起確認項目交付物是否滿足預(yù)期要求，確保項目順利交付。

1.3 信息系統(tǒng)項目管理流程

信息系統(tǒng)項目管理流程是指在整個項目生命周期中，項目團隊按照一系列預(yù)定的步驟和方法進行項目管理的過程。項目管理流程可以根據(jù)具體的項目需求和組織情況進行定制，但通常包括以下幾個主要步驟。

項目需求收集與分析：項目團隊與業(yè)務(wù)部門緊密合作，收集并分析項目的需求和目標。在這個階段，項目團隊需要充分了解業(yè)務(wù)流程和用戶需求，確保項目的目標明確且與實際需求相符。

項目計劃制定：在項目規(guī)劃階段，項目團隊制定項目計劃，包括項目范圍、進度、資源和風險管理等計劃，確保項目能夠按時、按質(zhì)按量地交付。

項目執(zhí)行與控制：項目團隊按照項目計劃開始執(zhí)行項目，并在整個執(zhí)行過程中進行項目進度、成本和質(zhì)量的控制和監(jiān)督。項目經(jīng)理需要通過有效的溝通和協(xié)調(diào)，解決項目中可能出現(xiàn)的問題和風險，確保項目的順利進行[3]。

項目交付與驗收：在項目收尾階段，項目團隊對項目的交付物進行驗收，并與業(yè)務(wù)部門一起確認項目是否滿足預(yù)期要求。項目交付與驗收是項目成功的重要標志，也是項目團隊努力的成果展示。

2 進度管理在信息系統(tǒng)項目中的重要性

進度管理在信息系統(tǒng)項目中具有重要的影響和作用。以下是進度管理對信息系統(tǒng)項目成功的影響。

保證項目按時交付：通過進度管理，項目經(jīng)理可以及時識別潛在的進度問題并采取措施進行調(diào)整，從而確保項目能夠按時交付，避免延期帶來的額外成本和風險。

提高項目可控性：進度管理使得項目的進展可見、可控，項目團隊可以實時監(jiān)測項目的執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題并及時采取措施，從而減少項目風險，增強項目的可控性。

優(yōu)化資源利用：進度管理有助于合理分配項目資源，避免資源浪費和重復(fù)勞動，提高資源利用效率，從而在有限的資源下實現(xiàn)項目目標。

提升項目團隊效率：項目團隊在進度管理下形成高效協(xié)作的工作氛圍，減少溝通和決策時間，從而提高項目團隊的執(zhí)行效率。

3 信息系統(tǒng)項目進度管理的關(guān)鍵要素

3.1 項目計劃的制定

在信息系統(tǒng)項目進度管理中，項目計劃的制定是確保項目有序進行的基礎(chǔ)。以下是項目計劃制定的關(guān)鍵要素。

工作分解結(jié)構(gòu)（WBS）的建立：WBS是將項目的總體目標分解為可管理和可控制的工作包的過程。在信息系統(tǒng)項目中，WBS將項目分解為各個具體的任務(wù)和子任務(wù)，為項目團隊提供了清晰的工作框架和任務(wù)列表。

里程碑的設(shè)定：里程碑是項目中的重要事件或階段完成的標志。通過設(shè)定里程碑，項目經(jīng)理和團隊可以實時監(jiān)測項目的進展，并確保項目按照預(yù)期時間完成關(guān)鍵階段。

資源分配與調(diào)配：項目計劃需要合理安排項目所需的資源，包括人力資源、技術(shù)資源和財務(wù)資源等。在信息系統(tǒng)項目中，合理的資源分配和調(diào)配可以保障項目的順利推進和高效執(zhí)行。

3.2 進度控制與執(zhí)行

進度控制與執(zhí)行是確保項目按計劃進行的核心要素，其中包括：

進度監(jiān)測與測量：項目團隊需要定期監(jiān)測和測量項目進展，與預(yù)定計劃進行對比，及時發(fā)現(xiàn)進度偏差和潛在問題。這可以通過進度報告、甘特圖、網(wǎng)絡(luò)圖等工具來實現(xiàn)。

問題識別與解決：在項目執(zhí)行過程中，可能會出現(xiàn)各種問題和障礙。項目團隊需要快速識別問題的原因，并采取有效措施進行解決，以確保項目的持續(xù)推進。

變更管理：在信息系統(tǒng)項目中，需求和范圍可能會發(fā)生變化。項目團隊需要建立健全的變更管理機制，審慎評估變更的影響，并確保變更得到適當處理，以避免對項目進度造成不利影響。

3.3 溝通與報告機制

信息系統(tǒng)項目中的有效溝通與及時報告是項目進度管理的重要支撐，包括如下內(nèi)容。

信息傳遞與溝通渠道：項目團隊需要建立暢通的溝通渠道，確保項目成員之間和項目相關(guān)方之間的信息傳遞順暢，溝通無障礙。這有助于及時獲取項目進展信息和解決問題。

進度報告與評估：定期的進度報告是項目進展管理的重要手段。通過進度報告，項目經(jīng)理可以向項目相關(guān)方展示項目的實際進度和成果，接受反饋和評估，為后續(xù)決策提供依據(jù)。

風險溝通與管理：溝通風險是信息系統(tǒng)項目進度管理的重要內(nèi)容。項目團隊需要積極與項目相關(guān)方溝通項目的風險情況，尋求合作方的支持和資源，共同應(yīng)對風險挑戰(zhàn)。

信息系統(tǒng)項目進度管理的關(guān)鍵要素包括項目計劃的制定，進度控制與執(zhí)行，以及溝通與報告機制。這些要素相互交織，相互依賴，共同確保項目按時交付，并在整個項目生命周期中保持項目的高效、高質(zhì)量運行。有效應(yīng)用這些要素，項目經(jīng)理可以更好地應(yīng)對項目執(zhí)行過程中的挑戰(zhàn)，并提高項目的成功實施率。

4 信息系統(tǒng)項目進度管理工具與技術(shù)

4.1 關(guān)鍵路徑法（CPM）在信息系統(tǒng)項目中的應(yīng)用

關(guān)鍵路徑法（Critical Path Method，簡稱CPM）是一種常用的項目進度管理工具，特別適用于復(fù)雜的信息系統(tǒng)項目[4]。在CPM中，通過繪制項目網(wǎng)絡(luò)圖，確定項目中的關(guān)鍵路徑，即最長的路徑，決定了整個項目的最短工期和可行進度。

在信息系統(tǒng)項目中，CPM的應(yīng)用主要包括以下幾個方面：

確定項目的關(guān)鍵路徑：通過繪制項目的網(wǎng)絡(luò)圖，標記每個活動的持續(xù)時間和依賴關(guān)系，可以計算出每條路徑的總持續(xù)時間[5]。在這些路徑中，最長的路徑即為關(guān)鍵路徑，對關(guān)鍵路徑上的活動進行加速或推遲將直接影響整個項目的工期。

資源優(yōu)化：通過CPM，項目經(jīng)理可以清楚地了解每個活動所需的資源和時間，從而在資源有限的情況下優(yōu)先考慮關(guān)鍵路徑上的活動，避免資源浪費和時間延誤。

進度壓縮：當項目出現(xiàn)延期或緊急情況時，項目團隊可以通過進度壓縮技術(shù)，即加速關(guān)鍵路徑上的活動完成時間，以縮短整個項目的工期。

4.2 網(wǎng)絡(luò)圖分析在進度管理中的應(yīng)用

網(wǎng)絡(luò)圖是一種圖形化表示項目進度和任務(wù)依賴關(guān)系的工具，可用于規(guī)劃、監(jiān)控和控制信息系統(tǒng)項目的進度。網(wǎng)絡(luò)圖分析在信息系統(tǒng)項目中的應(yīng)用主要包括如下內(nèi)容。

可視化進度關(guān)系：通過網(wǎng)絡(luò)圖，項目團隊可以清晰地看到各個活動之間的依賴關(guān)系和先后順序，幫助團隊成員理解項目的執(zhí)行流程，避免活動之間的沖突和重復(fù)。

優(yōu)化資源分配：網(wǎng)絡(luò)圖分析可以幫助項目經(jīng)理確定哪些活動對項目進度影響最大，從而合理分配資源，優(yōu)化項目執(zhí)行效率。

風險評估：通過網(wǎng)絡(luò)圖分析，項目團隊可以發(fā)現(xiàn)潛在的風險點和延期可能性，及時采取措施進行預(yù)防和應(yīng)對。

4.3 甘特圖在信息系統(tǒng)項目進度管理中的使用

甘特圖是一種橫向條形圖，用于展示項目計劃中各個任務(wù)的開始時間、持續(xù)時間和完成時間。在信息系統(tǒng)項目中，甘特圖的使用對于進度管理具有重要意義。

可視化項目進度：甘特圖直觀地展示了項目任務(wù)的執(zhí)行時間和進度，讓項目團隊和相關(guān)方一目了然地了解項目的整體進展情況。

資源調(diào)配：甘特圖顯示了任務(wù)的時間安排，項目經(jīng)理可以根據(jù)任務(wù)的開始時間和持續(xù)時間合理安排資源，避免資源的沖突和浪費。

制定項目里程碑：甘特圖可以將項目分解為若干階段，并設(shè)置里程碑，幫助項目團隊關(guān)注項目的關(guān)鍵節(jié)點和重要目標。

5 結(jié)束語

信息系統(tǒng)項目進度管理是確保項目按時交付和成功實施的重要過程。本文從信息系統(tǒng)項目管理的概述入手，探討了信息系統(tǒng)項目特點、管理生命周期和管理流程。隨后，重點關(guān)注了進度管理在信息系統(tǒng)項目中的重要性，并深入探討了關(guān)鍵要素、工具與技術(shù)，以及敏捷項目管理方法在信息系統(tǒng)項目中的實踐。進度管理的成功實施能夠優(yōu)化資源利用、增強項目可控性，提高客戶滿意度，并在風險控制中起到關(guān)鍵作用。對于信息系統(tǒng)項目的管理者和團隊成員而言，掌握有效的進度管理方法和工具，是確保項目順利實施和成功的關(guān)鍵。