關于醫院集團式人力資源信息系統建設的實踐與思考

鄭陸林

(上海申康醫院發展中心,上海市 200041)

醫院人力資源管理信息系統是實施現代醫院管理制度和推進數字化轉型的背景下,推進醫院高效能治理、支撐醫院人事人才工作高質量運行的重要管理工具[1]。當前各類醫院都在逐步重視人力資源信息化設施的建設,但由于傳統管理方式和現行體制機制等方面的原因,對于醫院內部人事信息與其他管理要素信息的鏈接、醫院間人事信息鏈接以及相應的數據標化、信息統籌和管理應用等,都缺少深入的研究與實踐。上海申康醫院發展中心(簡稱“申康中心”)依托現有的市級醫院大數據設施基礎,開展了集團式人力資源管理信息系統建設的探索,旨在通過建立和運行集團式的信息系統,上下結合把數據鏈接與應用融入醫院人力資源管理過程,優化醫院內部的管理工具和數據標準化,提升醫院間人力資源管理的信息統籌和場景應用。筆者認為,在具備相應基礎條件情況下,建立醫院集團式人力資源管理信息系統,是解決相關管理問題的重要方向。

1 問題導向

發現和解決問題是管理行為的本質。申康中心在開展上海市級醫院一系列的管理工作中,梳理總結了醫院人力資源管理存在的特點和問題。在微觀層面,各醫院的人力資源信息總量龐大、類型蕪雜、體例多樣、管理封閉,長期運行傳統的單體數據庫模式,信息提取和整合手段滯后,也缺乏優化管理工具和管理流程的動力。在中觀層面,醫院人力資源信息未形成數字化鏈接,缺少數據應用的方式方法,并且由于傳統人事管理具有較強的邊界性限制,醫院上級部門或辦醫主體協調聯動醫院人事管理的機制、措施和數據基礎普遍薄弱[2],應用于內部管理的數字化場景設計偏少。從目前相關研究現狀綜述來看,對醫院內部人事管理信息系統在技術和機制方面的實踐探討較多,而對于醫院集團式人力資源管理信息系統的研究和探索較少,這也說明了上述問題存在的共性。

據此,申康中心在人財物統籌管理的現代醫院管理制度總體框架下,形成了建設集團式人力資源管理信息系統的思路,有針對性地回應三方面的問題導向。

1.1 優化人力資源管理工具和流程的需要

當前醫院人力資源管理的信息化建設水平參差不齊,醫院內部的人力資源管理信息系統形式多樣,數據標準、內容和接口都不統一,人員基本信息的完整性和準確性均有不足,已建立的數據平臺在整體抓取和系統應用方面功能不全。同時,醫院日常的人力資源數據統計和填報任務繁雜,報表來源多頭、統計口徑多元、工作重復性強,數據管理仍較多依賴于手工填報或自主錄入,缺乏即時、便捷的操作路徑,直接影響數據的信度和效度,難以提供符合數字化建設要求的信息支撐[3-4]。醫院集團式的人力資源管理信息系統,可以統籌優化各醫院人力資源管理工具,發揮信息聯動作用,推動人力資源信息數據的規范化和高質量。

1.2 促進醫院人力資源信息鏈接與統籌的需要

不同類型、不同區域和不同發展階段的醫院,對人力資源配置的需求也各有不同。對配置現狀和需求的分析,需要對各醫院相關人力資源情況的總體梳理和分類比較,也需要各醫院對自身人力資源的現狀把握和發展定位,這些都有賴于醫院人力資源信息打破數字邊界、突出鏈接功能。醫院集團式的人力資源管理信息系統,可以統籌分析各醫院人力資源配置狀況,從集團中觀層面提供優化配置的策略,甚或在發揮醫院自主性的基礎上促進人力資源的高質量流動。

1.3 加強醫師評價和分類管理等應用場景的需要

加強對人員的分類管理是落實現代醫院管理制度的重要內容。由于醫院各類人員基本信息與人員行為信息散于不同條線,各條線上的信息字段標準和數據內容缺乏有效鏈接的大數據結構,難以支撐人員評價和分類管理。醫院集團式人力資源管理信息系統,可以促進數據統籌、開發有效鏈接,在優化工具、標化內容的基礎上,牽頭或引導醫院打造內部管理的數字化應用場景,如醫院不同類型人員的結構分析,相同職稱或相同專科醫師的醫教研數據橫向比較等,促進大數據深入應用于人力資源管理。

2 實踐探索

2.1 實踐起點

申康中心對于醫院人力資源管理信息系統的探索,始于建立市級醫院醫師評價體系的嘗試。申康中心認為全面有效評價醫生行為,是醫院高效能治理的重點和難點,在研究評價體系的過程中發現,評價工作的基礎在于兩個“庫”的建設,即醫師的人員基本信息數據庫和醫療行為信息數據庫。申康中心已創建十余年的醫聯平臺涉及上海市30余家醫院的醫療信息,提供了大數據意義上的醫療行為數據庫,但此庫是以病人為中心的線性數據,體現在病歷病案記錄等形式上。開展對醫師的評價,起始點就是把醫聯平臺數據的線性關系轉為以醫師為中心,需將原有數據有效抓取出來,并對應到醫師個體的醫療行為數據[5]。因此,建立評價體系需要醫師信息準確完整,并且與原有的醫療行為數據庫有效對接,從這個實踐邏輯出發,依托醫聯平臺建立人力資源管理信息系統就成為必然的切入點。

2.2 系統設計

人力資源信息系統建設首要考慮的是需要設計哪些數據字段,以打造簡潔實用的數據庫。醫院人力資源信息的數據字段涉及上百種,從覆蓋全人群、基于管理實用的角度,申康中心研究設計了包括基本信息類、人員類別類和人才發展類三方面內容的基礎數據庫,嵌入26個基本字段。基本信息類數據包括:單位、姓名、性別、身份證號、工號、出生年月、籍貫、民族、政治面貌、入黨(社)時間等。人員類別類數據包括:參加工作時間、進入本單位時間。所在科室/部門、人員類別、人員性質、行政職務等。人才發展類數據包括:學歷、學位、所學專業、畢業時間、畢業院校、專業技術職稱、聘任時間及高層次人才情況等。同時,初步建立數據標準規范體系,囊括人力資源數據的指標庫、索引庫、主題庫、規則庫等,搭建數據治理框架,為數據抓取之后的校驗、整合和質控打好基礎。

2.3 數據抓取

有效的數據抓取是信息系統運行的關鍵環節。在設計數據字段的基礎上,申康中心通過醫院人事和信息部門抓取人力資源數據,覆蓋30余家醫院,數據信息9萬余條,經校驗其中涉及“姓名”“身份證號”等基本信息的一致率逾99%。同時,也發現相當比例的數據呈現為無效值,比如“所在科室/部門”“專業技術職稱”等字段,其中主要問題在于,數據標化不統一和部分醫院數據底數較差,不同醫院的科室設置和名稱大相徑庭,有些醫院的數據甚至以編號代替,也有些醫院對專業技術人員的職稱信息維護不及時,數據整體抓取之后,這些字段就會出現為“空”或統計無效的情況。根據這些數據治理方面的問題,申康中心結合上述數據標準規范體系建設,重點針對人事數據中的“人員類別”“學歷學位”“專技職稱”“科室名稱”“科室代碼”等5類應用性較強的數據,通過數據檢驗審核入庫、數據清洗集成評估、數據質量分析通報等方式[6],協調和推動醫院維護補全數據,并通過上下聯動對醫院現有的寫實數據予以標化處理,不斷提高數據質量。

2.4 應用探索

信息數據抓取的數量覆蓋和質量提升,為人力資源信息系統的建設不斷打好基礎。結合數據庫建設的階段性成果,申康中心落腳于實踐起點,進一步開展醫師評價體系的研究。經過多方面的設計和探討,在對應醫師個體基本信息的系統上,形成了包括業務工作量、質量安全和相關費用等方面的醫療行為指標,并探索研究醫師在科研類、醫德醫風類方面指標的設計。目前已初步探索醫師評價的指標體系,包括門診量、藥品耗材、費用結構等13個門診類指標,手術量、服務效率、醫療難度等20個住院類指標,以及科研水平、醫德醫風、滿意度等8個其他類指標,并研發相關的指標管理、分析引擎、可視化管理、報表管理等支撐應用。在此基礎上,擬通過數據導入和展示,分析指標的相關信度和效度,也嘗試各類情況的橫向比較,以期結合不同醫院發展特點和學科人才建設需求,提供人力資源配置方面的分析與參考。同時,通過數據質量的不斷提升、數據應用思路的不斷擴展,也“倒逼”醫院夯實信息系統數據基礎,優化內部管理的工具、流程與場景。目前部分醫院在人員分類考核、人才全過程管理等工作實務中,正不斷加大對各條線信息數據的統籌、鏈接和綜合運用,也是與申康中心集團式人力資源信息系統的建設相互促進。

3 面上思考

3.1 醫院人力資源管理應通過信息系統的建設,不斷走向數字化的流程改造和創新應用

信息系統的建設涉及到管理工作的各個方面。申康中心在實踐中不斷認識到,醫院人力資源管理不應只是人事信息的羅列匯總,更應是涉及醫教研和人財物等各類信息的鏈接;不應只提供靜態的存儲與展示,更應導向動態的應用與發展;不應只用于人事部門的日常管理,更應成為各個條線和領域的管理輔助[7-8]。當前醫院人力資源管理信息系統多以人員基本信息為主要內容,其他與人員行為有關信息分散于醫務、醫保、科教、精神文明等管理部門,切割了人力資源管理應有的系統性和整合性,以深入的信息化建設入手,不失為改造人力資源管理流程、解決系統協調性問題的有力方法。從實踐來看,醫院人力資源信息系統的技術建設并非關鍵,更重要的是借助信息系統支持,用數字化理念融入和改進管理過程,以人力資源信息系統帶動其他相關信息數據的標化和聯動,引入創新管理的應用場景[9-10]。

3.2 醫院集團式人力資源信息系統建設,是提升人事管理效能、加強醫院人才隊伍建設的有益探索方向

從人才培養和發展內在邏輯來看,高水平人才高地的建設有賴于高質量的人力資源聚集基數和高效能的人力資源統籌管理,集團式的管理機制更有利于發揮這種聚集和統籌效應。因此,有條件的醫院行政主管或辦醫主體,可以結合區域性的辦醫體制或相關的醫聯體建設,探索開發中觀層面的醫院人力資源信息系統,對于改進醫院內部管理工具,加強人力資源數據信息有效應用,提升人力資源數字化治理水平,都具有較強的實踐意義。

3.3 戰略性的大數據設施和平臺,是建設醫院集團式人力資源信息系統的基座

集團式人力資源信息系統的本質是一種鏈接平臺。一方面,鏈接不同醫院的人力資源信息數據,以打破傳統人事管理主體的邊界;另一方面,把人力資源信息數據與醫院各項工作的管理數據鏈接起來,為數據應用到人力資源管理場景提供支撐。因此,具有大數據設施條件的醫院行政主管或辦醫主體,應主動把握好大數據平臺的戰略作用,依托平臺探索開發中觀層面的醫院人力資源信息系統,發揮大數據的聯結功能和應用功能,作為改進人力資源內部管理機制和外部統籌機制的破題點。