淺議如何做好事業單位檔案管理工作

辛 麗

（朝陽市120急救指揮中心，遼寧 朝陽 122000 ）

一、檔案管理工作的相關概述

1.檔案管理工作的概念

檔案管理亦稱檔案工作，是國家檔案事業基本組成部分，主要是指管理檔案實體和檔案信息的一項具體活動，同時還涉及到檔案管理服務、統計和提供利用等內容。檔案管理的對象是檔案，負責應對檔案分散、零亂、孤本等各種問題，服務對象是檔案利用者，主要為他們提供真實真確有效的資料信息。檔案管理本質上就是一項管理性的工作，其本身不生產物質財富，但檔案管理不是孤立存在的，與世界的聯系非常緊密，是很多社會管理工作中都需要用到的重要資源，所以檔案管理還具有服務性的基本特征。

2.事業單位檔案管理工作的意義

對于事業單位檔案管理工作而言，由于檔案信息資料十分重要，不僅是對事業單位本身有很大影響，甚至還有可能導致國家經濟局勢發生變化，這是因為事業單位受政府領導，很多業務內容都與當地經濟有所關聯，做好該單位的檔案管理工作，可以有效提升事業單位發展水平，并保障國家經濟安全。另外，值得注意的是，建立檔案不是為了收藏，其最終目的是服務與利用，也就是通過對檔案信息資料的分析與研究，以此來改善某一地區或某個事業單位的經濟狀況，進而推動社會的穩定發展。所以說，檔案管理工作很重要，無論是對內還是對外，其都擔任著非常重要的職位，有助于事業單位明確未來發展方向。

3.事業單位檔案管理工作的內容

檔案管理工作的內容很豐富，且涉及較多的業務環節，想要提高事業單位檔案管理水平，就必須要把握檔案管理工作內容，尤其是要對八個業務環節有充分的了解，這樣才能在出現問題時，可以準確應對并處理，從而降低檔案管理工作上的風險，保障管理工作有序進行。具體來說，檔案管理工作內容體現在如下幾點：第一，檔案收集工作。事業單位的檔案資料非常多，大多數情況下文件都是比較分散的，這個時候就需要對這些文件進行歸檔，并從中挑選出有價值的文件，這也是整個檔案收集工作的主要內容；第二，檔案整理工作。當把收集來的檔案資料進行歸檔之后，由于內容多、類別復雜，還需要對這些檔案進行進一步的整理，也就是分類別類歸置好，以便后期查找與保管；第三，檔案鑒定工作。檔案資料往往會隨著時間的推移而逐漸增多，為了避免一些無用的檔案信息占據空間，影響效率，就需要進行檔案鑒定，將珍貴的檔案進行分級保管，并將無價值的檔案剔除；第四，檔案保管工作。無論紙質檔案還是數字檔案，都有可能受到外部因素的影響而導致檔案受損或丟失，所以需要采取各種保護措施，做好檔案保管工作；第五，檔案統計工作。該環節主要是為了全面掌握事業單位檔案工作狀態，工作內容包括對檔案的登記、記錄和統計；第六，檔案檢索工作。事業單位的檔案數量非常大，為滿足特定查找和利用需求，就必須要進行檔案檢索工作，將檔案內容和成分更準確地提供給需要的人；第七，檔案利用工作。上述所有的工作都是為了給事業單位各項工作提供更好的服務；第八，檔案編研工作。主要負責對檔案中的史料進行研究，充分挖掘其利用價值，以滿足更多利用者的需求。

二、當前事業單位檔案管理工作存在的問題

1.對檔案管理工作重視程度不夠

受傳統觀念的影響以行業競爭的沖擊，使得很多事業單位都將重點放在了單位的整體經濟效益上面，過多關注業務拓展、市場運營等各方面工作，而忽視了檔案管理，使得這個部門在事業單位各部門中的存在感非常低。在這種情況下，有些從事檔案管理工作的人員也會認為自己的崗位不那么重要，只是將其看作是簡單的文員崗位，因而工作態度也不夠積極上進，存在得過且過的心理，使得檔案管理工作效率低下。另外，由于事業單位缺乏對該工作的重視，所以在人財物上的投入也相對較少，比如有的事業單位在信息化建設過程中，只是增加了一些新的先進管理設備，但是卻沒有安裝防火墻和安全軟件，導致檔案資料存在泄露、破壞等風險，嚴重影響了整體的檔案管理效益[1]。

2.檔案管理人員的素質比較低下

通過相關調查分析可以發現，以往的檔案管理工作模式較粗放，且大多以紙質檔案管理為主，因此對管理人員的技術及素養要求不是很高，事業單位在該崗位的選拔機制設立上也不夠嚴格，導致一些業務素養較差的人員混入其中，拉低了整體管理隊伍專業水平。隨著時代的不斷發展，對檔案管理人員的綜合技能及素養要求越來越高，這也使得以往的管理隊伍難以滿足需要，想要提升檔案管理工作質量，就需要對當下的檔案管理隊伍進行整治。但是，就目前實際情況來看，有些事業單位的檔案管理隊伍還是存在很多問題，缺乏對他們的專業培訓與教育，再加上該崗位的人員流動性較大，使得重塑檔案管理隊伍變得更為困難。

3.檔案管理工作的信息化程度低

眾所周知，檔案管理就是管理檔案資料，以往的檔案資料都是紙質版的，為了方便統一管理與查找，事業單位會設置專門的資料儲存室，用于儲存單位的各種檔案資料，但由于各事業單位的發展水平不同，使得檔案儲存室的條件設施差異較大，這也給檔案管理帶來了諸多風險。隨著信息化時代的到來，雖然很多事業單位都加大了對各種新技術、新設施的應用，但在檔案管理的信息化建設方面還是不夠，比如有的事業的那位不注重基礎配件設施建設，而是將重點放在了檔案編目、審核上面，使得一些基礎的查詢、檢索效率依然不高，難以滿足當前事業單位需要[2]。

4.事業單位檔案管理制度不完善

檔案管理也是企業管理中的一部分，而管理與制度是息息相關的，想要提升檔案管理工作水平，那必然少不了健全的檔案管理制度。就目前實際情況來看，有些事業單位的檔案管理制度并不完善，無法全面覆蓋檔案管理的各個環節，這無疑是增加了管理的風險，使得整體管理效率與質量不高。究其原因，主要還是因為有的事業單位對規范化管理缺乏足夠認知，或者是輕視了檔案管理的規范化建設，使得工作人員開展檔案管理各項工作內容時出現流程混亂、溝通不暢等問題，嚴重影響了檔案管理工作水平。而且，沒有制度的管理就沒有執行力，雖然有的事業單位很重視檔案管理，在設施設備上投入了較大的成本，但由于相應的制度體系不夠健全，使得管理人員的執行力度較弱，難以起到震懾作用。

5.事業單位檔案管理模式較落后

就現階段實際現狀來看，有些事業單位的檔案管理模式還是存在很多弊端，整體處于較落后的狀態，這也是影響檔案管理工作成效的重要原因之一。具體來說，主要體現在以下兩個方面：第一，是管理辦法相對陳舊。盡管在新時期背景下，事業單位的信息化建設取得了突出的成就，檔案管理工作信息化水平也有了一定提升，但是部分管理人員的工作模式還沒有扭轉過來，仍是按照以往的管理思路進行各項工作，導致現代化檔案管理設備的應用效率很低，造成了極大地的資源浪費，不利于事業單位長遠發展；第二，是管理人員缺乏創新意識。當前時代發展速度很快，事業單位檔案管理工作面臨機遇和挑戰并存局面，所以需要檔案管理人員的創新意識更強，這樣才能適應當前社會需要，但目前情況來看，很多檔案管理人員并不具備這一意識及能力，使得檔案管理工作水平提升較慢[3]。

三、提升事業單位檔案管理工作水平的策略

1.注重事業單位檔案管理意識培養

意識是行為的先導，想要優化事業單位檔案管理工作，首先就需要從思想上進行改變，只有讓事業單位全體人員都能夠認識到檔案管理工作的重要性，并提高對該崗位的重視程度，才能營造出良好的檔案管理氛圍，為管理人員開展各項工作奠定堅實的基礎。基于此，在具體實施過程中，首先需要事業單位的各級領導提高重視，做好表率工作，將檔案管理納入到戰略管理當中，并加大對該崗位的宣傳力度，從上到下構建全局意識，以此來帶動各部門及員工在思想上重視檔案管理，在行動上支持檔案管理，從而提高工作效率。與此同時，為了進一步強化各部門人員的思想意識，還需要建立與檔案管理工作相關的獎懲機制，通過相應的獎勵與處罰來加深人員對檔案管理工作的認識，從而形成良好的工作氛圍，促進檔案管理水平得到有效提升[4]。

2.提升檔案管理人員綜合素質水平

隨著時代的高速發展，檔案管理工作內容越來越豐富，對管理能力、專業技術及業務素養都有了更高的標準，這也就意味著事業單位需要進一步強化檔案管理隊伍，不斷提高管理人員的各項技能與素養，這樣才能更好地滿足時代發展需要，推動事業單位的穩定發展。基于此，在具體的實施過程中，管理人員應首先對自身的工作內容有全面的了解，并明確自己在該崗位上所需承擔的職責，積極為單位各項工作提供檔案管理服務，遵守檔案管理法律法規，以保證各業務環節有序進行。另外，事業單位相關領導也需要加大對該崗位的人才選拔力度，制定更嚴格的選拔機制，并對在職人員進行定期培訓和再教育，使他們可以及時更新自己高的工作理念與管理方式，更好地為事業單位提供服務。除此之外，對于計算機技術及網絡管理知識的學習也很重要，單位應當為他們提供相應的學習平臺，讓他們可以更好地完善自身技術水平，從而增強檔案管理工作成效[5]。

3.加強檔案管理信息化網絡建設

在信息化時代背景下，無論是什么行業，都需要加強信息化建設，這樣才能不被社會所淘汰。對于事業單位來說更是如此，其本身就與國家經濟發展之間有著非常緊密的聯系，因此加強檔案管理信息化建設非常重要。作為事業單位的領導者，首先得提高重視，了解檔案管理信息化建設的意義所在，然后再采取有效措施構建信息化網絡系統，將檔案資料及相關數據信息上傳至系統平臺，確保信息的最新性，便于事業單位快速獲取行業內部的動態，從而制定相應的戰略決策，促進事業單位穩健發展。另外，使用計算機進行檔案管理時，為了促進各部門之間的信息有效互動，還需要構建統一的檔案資料數據庫，實現資源共享，充分發揮各檔案信息的利用價值，幫助事業單位在市場競爭中站穩腳跟[6]。

4.建立完善的檔案管理制度體系

制度是實現管理規范化的前提，沒有完善的制度體系，任何管理工作都無法有效開展，因此建立健全檔案管理制度體系也很重要。為此，可以從以下幾個方面出發：第一，制定嚴格的規章制度。通過前文分析可以得知，檔案管理工作環節眾多，需要注意的工作細節也很多，如果沒有完善的制度加以約束，管理人員很容易出現失誤或者遺漏，因此事業單位需要結合單位實際情況制定更有針對性的檔案管理制度，比如資料管理責任制、電子檔案備份制度、獎懲機制等等，以此來提高管理人員責任感，促使他們更加嚴格要求自身，從而提高檔案管理工作水平；第二，強化檔案管理力度。通過相關調查發現，有些事業單位雖然有完善的檔案管理制度體系，但由于不經常實行，導致制度體系成為擺設，難以發揮實際作用，因此必須要強化制度的執行力度，對不遵守制度內容行事的人員要進行適當懲處，這樣才能更好地發揮檔案管理的價值。

5.不斷創新事業單位檔案管理方法

如前文所述，傳統紙質檔案的應用越來越少，電子檔案愈發受到各事業單位的重用，這也就意味著以往的檔案管理辦法也需要進行調整與改進，這樣才能滿足當前的管理需要。因此，創新事業單位檔案管理辦法也是當前尤為重要的一項舉措，相關領導及負責人需要對電子檔案資源有更深入地了解，尤其是要掌握其多元化的載體形式，比如文字、圖片、錄像等，并以此以基礎創造更新型的檔案管理辦法，利用信息化實現對這些檔案資料的開發與利用，使其發揮更大的價值。除此之外，還需要借助先進管理設備，對其各項輔助功能進行開發，以便更好地進行檔案管理工作，使檔案修復、檔案仿真復制等工作得到有效落實，從而提高檔案管理工作水平。

結語

總而言之，在新時期社會背景下，深入探討事業單位檔案管理工作的策略與方法，具有非常重要的指導作用，不僅有助于檔案的規范化和標準化管理，提升單位的市場競爭力，更有助于推動我國社會經濟的發展。因此，相關研究工作者務必要提高重視，充分認識到檔案管理工作對事業單位的重要意義，并正確看待當前管理中存在的不足，積極探尋其解決方法，不斷提高檔案管理工作水平。