醫療設備采購的全流程管理信息化建設

劉月亮，謝怡

廣州醫科大學附屬第二醫院醫療設備科 （廣東 廣州 510260）

醫療設備是醫務人員開展診療活動的重要工具，其與醫院的發展相輔相成，互為促進。先進的醫療設備是保障醫院現代化醫療技術發展的物質前提條件，也是衡量醫院現代化發展水平的重要標志[1]。

隨著國家及省市各項政策法規的出臺，各醫院對醫療設備的全生命周期管理日益重視[2]，尤其是醫療設備采購管理。醫療設備采購管理是醫院精細化建設、規范化建設、信息化建設的重點和難點，同時也是醫院管理能力和綜合能力的重要體現。

相比醫院其他設備，醫療設備具有專業性強、技術參數復雜、種類眾多、更新迭代快、價格差距大等特點[3]，且大型醫院醫療設備采購存在采購項目數量多、采購環節多、采購流程復雜、經辦人員多、統計查詢煩瑣、審計監督方法落后等問題。

雖然信息技術與網絡工程已日趨成熟，但現有的醫療設備采購管理大部分醫院仍為模塊化開發結合手動操作為主，部分醫院仍處于純手工操作、登記的傳統階段[4]，容易造成采購效率低下、采購成本增加。

因此，本研究分析醫療設備采購管理現存的問題，并就醫療設備采購全流程管理信息化建設進行探討，旨在聯動醫療設備采購全流程中各環節并利用信息化手段解決醫療設備采購全流程中遇到的問題，規避采購風險，提高采購效率。

1 醫療設備采購管理問題分析

隨著現代化醫院的高速發展，我國的醫療相關制度正在經歷不斷改進與完善的過程，醫療設備在采購、使用等方面均有嚴格的規范和要求[5]。但在醫療設備采購管理方面還未形成完全的統一規范，尤其是醫院自行采購的醫療設備[6]，且醫院醫療設備采購全流程各環節中仍存在以下問題。

1.1 醫療設備項目立項決策難度大

醫院醫療設備采購計劃普遍性分為年度性計劃及臨時性計劃，年度性計劃為醫院各科室根據本學科建設發展的規劃，經科室集體研究決定形成的下一年度采購計劃；臨時性計劃多為突發性計劃，如設備損壞后不能修復需報廢更新等，具有不可預見性，且迫切需要采購以滿足臨床工作需要。一般而言，醫院臨時性計劃數量較少，而大型綜合性醫院醫療設備年度計劃存在立項體量大、種類多、各科室需求不一、各科室僅考慮本學科自身發展未統籌規劃醫院整體發展等問題，給醫院立項決策造成一定難度。如何在有限的預算范圍內最合理地配置醫院醫療設備需求是亟待解決的問題。

1.2 供應商報名方式繁雜

院內論證之前，潛在供應商需報名醫療設備采購項目，提交醫療設備相關資料至醫院采購部門，以便醫院了解市場，做好市場調研。大部分醫院現有的供應商報名方式仍為供應商提交紙質資料至醫院相關采購部門備案，存在以下3個缺點：（1）紙質文件不易于查找分析，且保存占用空間；（2）針對每個具體立項項目紙質資料仍需采購經辦人員手動關聯至對應的項目，造成工作量增加且容易出錯或漏關聯；（3）潛在感興趣的供應商需親自到醫院采購部門提交報名資料，可能影響供應商參與的積極性，降低各供應商之間的有效競爭，導致醫院市場調研存在一定的局限性。

1.3 采購評審公信力不足

相比普通通用性設備，醫療設備具有較強的臨床使用專業性和特殊性，因此，在醫療設備采購階段，申請使用部門有相對較大的發言權；另外，由于專家對醫療設備的認知具有局限性，對品牌存在偏好性等問題[7]，可能會造成評審結果客觀性不足，導致各廠家缺乏足夠的競爭以致采購價格居高不下；此外，大部分醫院目前評審仍停留在紙質階段，容易造成統計效率低下且公信度不足的問題，同時容易引起廠商的質疑。采購評審階段未建立科學的評分體系，部分醫院或為規避風險，一直采用最低價中標法，使醫院只能采購價格最低的醫療設備，無法采購合適、優質、配置齊全的醫療設備，造成醫院資源的浪費[8]。

1.4 供應商管理欠缺

部分供應商公司離職率高，人員變動較大，可能存在醫療設備仍在公司承諾的保修期內但找不到供應商對應人員的情況，造成售后服務嚴重不足；部分供應商信用不足，收到貨款后對后期醫療設備維護情況欠缺或合同簽訂的條款未能保質保量執行。以上供應商行為均嚴重損害了醫院的利益，但部分醫院由于沒有建立系統的供應商管理及評價環節，對供應商存在監管盲區、監管不足、監管滯后的問題[3]，無法對供應商進行有效的管理及評價，無法做到對不誠信的供應商建立有效的懲罰機制。

1.5 采購合同系統性管理弱

醫療設備采購合同是醫療設備后期驗收及管理的重要依據，是采購中較為重要的環節。醫療設備存在配置多樣性問題，沒有系統的采購合同管理不便于驗收及后期管理；同時，合同金額普遍低于預算金額，沒有系統的采購合同管理無法清晰明朗地顯示全年預算使用執行情況，致使預算執行率統計困難。只有建立系統的采購合同管理環節，將全年執行合同與全年立項項目關聯管理，才能使每份合同均有據可循，為采購的醫療設備提供后期管理依據，明確知曉全年預算使用執行情況，快速準確計算出全年預算執行率。

1.6 醫療設備采購流程脫節

項目經醫院集體討論同意立項后，因采購項目多、采購流程煩瑣、經辦人員多、時間跨度大、各環節聯動性不足等問題，可能存在因信息傳遞不及時導致采購流程停滯不前的情況，容易造成采購流程脫節。同時，各環節為相關經辦人員手動操作登記，工作量大，容易造成信息冗余或登記信息不全面的情況，不利于醫院管理及查詢每個項目的具體信息及其進展階段，容易對后期數據動態分析造成一定困難，同時缺乏對整體項目的全局性把握。

1.7 審計監督不深入

審計監督檢查可以有效預防和控制采購風險，但目前審計監督檢查多采取抽查方式，無法進行系統性審查，關聯材料亦難進行統計分析，且大多為事后審計[9]，對正在進行中的違規行為無法進行審計監督，監管能力相對較弱，無法滿足現有的監督管理要求。

2 醫療設備采購全流程管理信息化對策

針對醫療設備采購管理過程中存在的問題，擬結合現代化信息技術與網絡發展，引入醫療設備采購全流程管理信息化對策，以期降低采購風險，提高采購效率。

2.1 建立線上評審專家數據庫及評審評分系統

建立多領域專家組建的線上評審專家數據庫，細化專家的專業構成，擴大專家隊伍的深度和廣度，并建立科學的線上評審評分系統。針對大體量、多種類的年度計劃，采取多名專家線上評審評分方式，根據醫院相關制度，抽取多名不同科室專家，從醫院整體發展情況出發，以滿足臨床需求入手，結合經濟效益、社會效益等[6]，各專家充分論證項目必要性及可行性，獨立發表各自意見并根據評分規則獨立評審評分，最后綜合各專家的意見和評分，充分考慮醫療設備實際需求和有限預算的矛盾，集體決策，合理配置資源，編制合理的采購計劃，提高醫院資金使用效率；同時，通過線上評分環節公開透明決策情況，提高醫療設備立項階段評審公信力；避免以往紙質評分造成的統計工作煩瑣，降低統計出錯率，提高工作效率。醫療設備采購項目院內評審論證時，隨機抽取專業領域范圍的專家進行線上評分，提高評審效率[10]，增加評分結果的公正性和公信力，有效規避評審專家的獨斷性和傾向性，從價格、性能等多方面對醫療設備進行橫向對比及評分，確保采購到物美價廉且滿足專業要求的醫療設備。

2.2 建立供應商線上報名系統

項目立項后，在互聯網上按需公開醫院擬采購的項目情況，各供應商可查看每個項目的具體情況，并進行線上報名。采購部門聯動醫院信息部門利用信息化手段自動將供應商報名信息錄入對應的項目。采購部門可以根據需要進行供應商資格預審，預審報名供應商是否有相應的銷售資質、財務信息、信譽狀況、是否有履行合同的必需條件及專業資格、技術資格等，確保參與競爭的供應商都符合要求，形成正當、合理的競爭制約關系。供應商線上報名也可擴大報名范圍，避免因信息閉塞、地域限制、人員不足等問題造成潛在供應商報名數量欠缺，從而為醫院爭取最大的、最有效的供應商競爭關系及最全面的市場情況調研。

2.3 建立供應商庫及評價體系

逐步建立并完善供應商庫，同時建立供應商信息化管理和評價體系，從供應商產品推介實際性、價格合理性、設備到貨時間如約性、培訓及售后服務滿意度等各方面對供應商進行動態評價考核及負面清單管理[10]并記錄存檔，及時剔除不誠信、不守信的供應商，并對表現不佳的供應商實行約談、警告，必要時可將其納入采購環節的評分體系，激發供應商的誠信度及競爭性；此外，及時有效地更新、維護供應商信息，確保供應商銷售資質良好，可及時有效找到供應商提供售后服務，從而在保證醫院醫療設備采購質量安全的同時，為醫院后期管理提供有力的支撐。

2.4 加強采購合同的系統化、信息化管理

加強采購合同的系統化、信息化管理，通過預錄入經醫院法律顧問審定的合同范本，待項目確定中標商和中標信息后，根據之前維護的供應商信息，可直接選擇供應商并填報該供應商的信息，再將中標項目關鍵字段如中標項目的名稱、數量、價格、履約時間及地點、質保范圍等填入合同范本中，從而減少工作人員的工作量及出錯率。同時將合同及時推送至醫療設備驗收工程師，工程師根據合同細節驗收醫療設備，待醫療設備安裝驗收后，進行貨款支付。信息化的合同管理可以提高醫療設備驗收正確率、完整率、及時性，亦可使全年預算使用執行情況簡潔明了，為醫院下一年度醫療設備預算制定提供一定的決策支持。

2.5 醫療設備采購全流程可視化

利用信息化手段使醫療設備采購全流程可視化，采購全流程可初步分為立項階段—采購需求確定階段—供應商報名階段—評審論證階段—采購合同訂立階段—裝機驗收階段—入庫階段—支付完成8個階段，各醫院可按實際工作需求刪減或細分增加環節，每執行一個環節均有節點顯示，且各環節經辦人員可實時查看、查詢，目的在于使醫療設備每個采購環節互聯互通、無縫銜接，同時各個環節節點需兼具提醒功能，超時自動推送提醒，防止項目在某一環節停留太久或停滯不前。通過引入醫療設備采購全流程可視化，提高醫療設備采購計劃執行力度和執行效率。

2.6 改進審計監督方式

改進原有的審計監督方式，采用項目采購全流程審計監督方式，在醫療設備采購全流程管理信息化建設各環節引入審計監督部門，以期達到在醫療設備采購過程中的任一環節審計部門都能隨時提取相關檔案信息進行監督審查的效果，從而更便捷、快速監督執行的項目是否為計劃外項目、是否存在拆包現象，規避不合理中標、超預算執行、時限不合理等問題，規范采購行為，提高醫療設備采購質量；同時，采購各環節電子化資料關聯性更強，審計監督部門可進行系統性審查。

3 小結

醫療設備采購是醫院采購工作中的重點和難點，隨著國家及各省市的要求越來越規范及精細，借助信息化技術的高速發展，醫療設備采購全流程管理信息化勢在必行。本研究對醫療設備采購管理過程中出現的普遍性問題進行了簡單剖析，并就醫療設備采購全流程管理信息化建設提出對策。通過現代化信息技術實現醫療設備采購全流程管理信息化，能夠進一步規范醫療設備采購流程、加強控制醫療設備采購風險、有效提高醫療設備采購效率，同時為醫院發展決策提供一定的數據支撐。本研究雖對醫療設備采購全流程管理信息化建設提出對策，但仍有可持續改進和完善的空間，未來可開展深入研究，為醫院醫療設備采購全流程管理信息化建設提供參考。