信息管理系統提高圖書檔案管理的路徑分析

遲麗華 濰坊醫學院附屬醫院

在信息化建設不斷普及的今天，紙質資源的空間不斷被壓縮，再加上紙質資源的信息檢索速度過慢，已然無法滿足當前快節奏的生活方式和學習方式。如果求學者或讀者急切地找尋資料，而傳統紙質資源無法在第一時間滿足其需求，將在一定程度上使圖書館的價值降低?，F就信息管理系統提高圖書檔案管理的路徑作簡要分析。

隨著我國社會經濟的快速發展，科學技術和信息技術在經濟的推動下，得到了較大的提升。當今時代是數字化、網絡化高速發展的時代，各領域、各機構、各組織都已經開始建立信息平臺，利用互聯網，加強領域、機構以及組織間的聯系。在互聯網廣泛普及的今天，人們獲取知識的途徑不斷增多。今天的人們不再局限于傳統的紙質資料和文獻；利用互聯網，人們能夠更加快速、全面地獲取自己想要的知識，而在互聯網與人們的生活逐漸變得密切的過程中，傳統紙質文獻的弊端愈加明顯。圖書館是收藏各類書籍的重要場所，是學生、學者心向往之的求學之地，是豐富人們精神文化的重要基地。因此，在信息化的今天，要想充分發揮圖書館的作用和價值，就必須更新圖書館的信息管理系統，讓圖書館實現現代化、信息化，從而更快地為讀者提供更新、更全的知識。

信息管理系統的現狀

在經濟的推動下，我國社會已經基本實現了數字化、網絡化發展。毫不夸張地說，對于當前我國的一些機構和組織而言，信息化建設已然成為其政策運行的基礎條件。而在互聯網廣泛普及的今天，傳統的文獻儲存方式，即紙質存儲，其缺陷已然暴露無遺，不僅存儲空間有限，還存在信息質量不佳、信息檢索速度慢等問題，其已然無法適應當前快節奏的生活方式。圖書館資源豐富，曾憑借極大的信息存儲量吸引了各個領域的人。然而，隨著信息化建設的普及，互聯網的作用逐漸被人們所認可?，F如今，人們若想查詢資料，只需要在互聯網上輸入關鍵詞，便能快速找到自己想要的資料。而圖書館收藏的紙質資源，由于檢索速度過慢，無法在第一時間為人們提供想要的資料，也就無法發揮圖書館的優勢和價值。為此，在當前時代，圖書館必須認清時代的發展趨勢和社會的需求，完善自身信息管理系統，結合現代技術，提高信息管理系統的質量，以期真正實現與時俱進，發揮圖書館的價值和作用。

信息管理系統在圖書檔案管理中的重要性

在圖書檔案管理中，應用信息管理系統能夠讓讀者通過登錄系統的方式，快速地查閱圖書館內的資料和信息，并進行閱讀。同時，圖書館工作人員也能通過信息管理系統實現對信息的采編，以及對讀者信息的管理。相較于傳統的圖書館檔案管理模式，應用信息管理系統能顯著提升圖書館檔案管理效率，從而最大程度地發揮圖書館的社會價值。

信息管理系統的作用就是綜合分析讀者的需求，滿足讀者的需求，有效實現圖書館的業務目標。當前的圖書館管理系統中有大量的信息需要存儲，這些信息不僅包括文獻資料信息，還包括讀者的相關信息，如讀者的借閱信息、還書信息等。但是，這龐大的信息量對目前的管理系統而言，顯然有些沉重，其無法有效實現對這些信息的存儲和轉化。當今社會的發展節奏非?？?，在快節奏的生活中，人們已經沒有足夠的時間來等待書籍檢索，再加上圖書館的書籍數量過于龐大。要想借閱一本圖書，必然需要花費大量的時間，這顯然有些得不償失。此外，新增書籍的信息、書籍的購置以及書籍的擺放等信息，同樣需要以數據的形式存儲在管理系統中，這進一步增加了管理系統的負荷。為此，在當前的圖書檔案管理中，應用信息管理系統尤為重要。唯有如此，才能讓圖書館正常運行，有序開展，才能發揮圖書館的作用和價值，才能為讀者帶來便利，滿足讀者的需求。

圖書館檔案管理的基本內容

圖書館的檔案管理工作主要包括四個方面：設備檔案管理、業務檔案管理、人事檔案管理以及政文檔案管理。第一，設備檔案管理，主要是管理圖書館的設備資料，包括設備維修、設備引進等信息，特別是在招標采購政策頒布后，所采購的設備信息都需要進行建檔并保存。第二，業務檔案管理，主要是在開展日常業務的過程中，圖書館各部門所形成的一些資料，其涉及的內容主要包括研究材料、匯報材料、工作開展材料以及工作數據信息等。第三，人事檔案管理，主要包括圖書館員工資料、圖書館用戶資料。其中，員工資料主要包括職稱考評、員工基本信息、員工崗位配置以及員工崗位變動等；用戶資料主要包括用戶基本信息、用戶借閱圖書信息等。第四，政文檔案管理，主要包括工作日志、圖書館規章制度、工作計劃、年度總結報告、會議記錄、黨政文件以及內部研討資料等。政文檔案類的資料收集難度大，導致收集的資料不夠全面，且較為零散。

信息管理系統的應用價值

技術價值

圖書館日常運行過程中的關鍵就是信息管理技術。良好的管理技術，不僅能夠確保圖書館正常運行，還能為讀者提供良好的服務平臺，讓讀者有效地使用圖書資源，同時拉近圖書管理員和讀者間的關系，有效實現信息共享，高效處理。相較于傳統管理技術，信息管理系統運行流暢且快速，其極大地提升了信息的傳輸速度，能有效滿足當代讀者對信息獲取的需求，滿足讀者對信息檢索速度的要求。

管理價值

在圖書館管理過程中，應用信息管理系統能大幅提升其服務質量和服務水準。在圖書館內，占據大量儲存空間的是印刷版的紙質文獻，這些文獻的日常維護，需要管理員運用手工操作進行管理，不僅管理工序復雜，服務工序也很煩瑣。而且目前對這些文獻的管理較為雜亂，不僅無法提高管理信息的準確性，還無法達成信息共享，嚴重浪費了這些文獻的價值，同時也影響了圖書館效益的增長，降低了圖書館的服務水平和社會地位。而利用信息管理系統，能對圖書館的業務流程進行優化，同時實現紙質文獻數字化，更有利于發揮這些文獻的價值，進一步提升信息資源的利用率，增強圖書館的市場競爭力。

決策價值

在圖書館的管理中，應用信息管理系統能有效提升其決策水平。隨著社會的快速發展，社會環境的變化日新月異，在這種環境下，為了確保圖書館內外信息獲取的準確性，圖書館領導人員必須確保決策的準確性和可行性，使每一項決策都有依據。而信息管理系統的支持，能讓管理者有效獲取內部和外部的信息，為領導層的決策提供實際依據，同時在決策下達后及時反饋實行信息，便于領導層第一時間調整決策方案。此外，在半結構化和非結構化的問題上，信息管理系統的應用能夠為高層管理人員提供相關分析信息，讓高層管理人員通過定量分析，得出綜合性信息?？傊?，信息管理系統的作用就是收集信息、處理信息、分析信息，為管理層的決策和管理提供科學、準確的依據。

圖書檔案管理中存在的問題

缺乏健全的信息系統

在建設信息系統的過程中，部分圖書館并未根據自身實際情況，建立相應的管理制度，導致在收集檔案資料、整理檔案資料的過程中，缺乏科學的指導，造成了資料收集不全、資料類型不清、資料查找困難、資料存檔時間模糊等問題。這不僅嚴重影響了圖書館的檔案管理工作，更影響了信息系統的使用。在信息時代的背景下，傳統紙質資源已經無法滿足讀者的需求，在信息化的過程中，若信息系統不健全，將嚴重影響讀者的服務體驗，不利于圖書館建立良好的社會形象。

服務層次過低

目前，大多數圖書館只能滿足材料收集、資料存檔的檔案信息服務工作，同時，只能為讀者提供一些基礎的閱覽服務、查詢服務以及咨詢服務等，無法提供資源共享、快速查詢等服務，無法讓讀者享受到良好的用戶體驗。在信息化建設廣泛普及的今天，圖書館要想提升自身市場競爭力，發揮自身社會價值，就必須與時俱進，緊跟時代發展進程，完成信息化建設，優化信息管理工作，提升圖書館整體服務質量，同時充分滿足用戶的需求，讓用戶能夠利用網絡平臺，實現資源共享、專題服務等。

信息資源利用率不高

信息管理系統具有快捷、高效等特點，不僅能提高圖書館信息資源的收集效率，還能提升其管理效率，真正實現信息共享。但是目前，不少圖書館的信息系統尚未更新，仍在沿用傳統信息技術，對互聯網上的信息資料利用率較低，導致其工作效率始終較低，也無法促進圖書館實現現代化發展。除此之外，雖然有些圖書館配備了信息管理系統，但是由于管理人員的能力不足，難以將其作用充分發揮出來，導致圖書館仍在沿用過去的管理模式，造成了信息資源的浪費。

信息管理系統提高圖書檔案管理的有效路徑

優化檔案檢索

在系統開發的過程中，為了確保系統的有效性，在設計時應盡可能采用一些成熟的技術進行開發。圖書館在開發檔案信息檢索系統的過程中，可以采用一些成熟的技術進行設計，如數據庫、局域網、html、ASP以及Web等，以及一些大眾型的瀏覽器，再借助B/S方式連接主服務器，實現信息瀏覽和請求，如此一來，便能讓圖書管理員更加全面、有效地掌握圖書館內的全部信息。

提升用戶體驗

在信息管理系統中，設計用戶使用界面，讓用戶能夠通過專屬界面實現信息查詢、信息收集等，不僅能使系統更加人性化，還有利于管理者對用戶信息進行管理。在主界面的設計中，可采用Visual foxpro 6.0中的菜單實現法，建立主界面，這種主界面的操作和Windows類似。在輸入界面的設計中，可設計兩個選項，即圖書館管理選項和用戶使用選項，并在選項內設計對應的表單，表單中每一個選項都會有相應的輸入口，能夠讓用戶或者管理員進入后，快速實現信息查詢或者信息錄入，同時，在頁面內添加保存功能，能夠存儲已錄入信息，或者記憶用戶或管理員的當前操作，便于下次進入后，能直接進入上一次操作的位置。在設計借閱界面時，可以根據用戶需求，設置圖書借閱功能。在借閱頁面，添加用戶表單，用戶在輸入借書證號后，可顯示用戶的相關信息，用戶在確認信息無誤后，便可進入圖書借閱頁面，直接輸入需要借閱的圖書編號，然后就能直接找到該圖書的相關信息，用戶再次確認后，系統將羅列出用戶借書證號、圖書編號、圖書借出時間、用戶還書時間等信息，用戶確認后，即可借閱圖書，同時借閱記錄將被保存。在查詢界面的設計中，可以設計兩個選項，分別對應圖書管理員和用戶，在查詢圖書時，可根據圖書編號、書名、作者三個關鍵詞進行圖書查詢，在查詢到圖書后，會自動顯示圖書的基本信息，包括圖書編號、是否借出、書名、作者、出版社、市場單價等。

提高管理質量

在信息管理系統中，信息管理的內容主要包括信息同步、添加信息、修改信息以及信息刪除等。在其中能夠對檔案信息進行計劃、發布、查詢以及錄入。同時，借助掃描儀，能夠將紙質資料存入信息管理系統中，可以采用文字保存或圖片保存的方式，對資料進行數字化處理和保存，從而形成電子檔案。在之后的修改、添加和刪除過程中，能夠有效更新其資料，從而極大地優化了管理效果，提升了管理人員的工作效率。

信息查詢功能，可由檢索功能實現；信息發布功能，可采用HTML形式發布，讓其能夠通過網絡進行訪問；辦公計劃功能，是信息管理系統專門為管理者設計的功能，便于管理者對檔案信息進行管理和計劃，同時還能提示管理事項，便于管理者按照提示內容進行有序管理，從而提升管理質量。

綜上所述，隨著社會經濟的快速發展，信息化建設的普及，圖書檔案管理的水平有待提升，而信息管理系統的應用，不僅能夠提升圖書館對檔案信息的管理水平，還能為讀者提供更加便利的信息服務。在信息時代下，互聯網和人們的生活緊密聯系在一起，人們對信息的獲取要求越來越高。雖然互聯網上的信息較多，但是過于零碎，且全面性不強。而要想提升信息的準確性和全面性，就必須依靠圖書館。但是，圖書館傳統的管理模式下，信息檢索速度過慢，讀者通常需要花費大量的時間等候，這和當代快節奏的生活方式相矛盾。因此，為了滿足人們對信息的需求，圖書館必須更新管理方式，積極應用信息管理系統，提升管理質量，為人們提供便捷的渠道來獲取信息，從而滿足人們對信息的需求。