論新冠疫情下的高校檔案工作
——以榆林學(xué)院為例

文/王 艷

三年來(lái)，新冠疫情給人民群眾的生命安全和身體健康帶來(lái)了嚴(yán)重威脅，對(duì)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展產(chǎn)生了前所未有的沖擊。作為人群聚集密度較高的高校沖擊力更大，各個(gè)方面的工作開(kāi)展尤為困難。如何做好疫情期間的高校檔案工作對(duì)檔案工作者來(lái)說(shuō)面臨著新的挑戰(zhàn)。本文就如何做好疫情期間的學(xué)生檔案工作進(jìn)行論述

2020新年伊始，新冠肺炎疫情暴發(fā)，對(duì)高校工作也產(chǎn)生了前所未有的沖擊。學(xué)校管理、學(xué)生思想、教學(xué)、學(xué)生就業(yè)等等都遇到了重大挑戰(zhàn)。學(xué)生檔案管理工作也發(fā)生了變化，對(duì)疫情期間的檔案利用服務(wù)方式、各類檔案利用業(yè)務(wù)辦理方式、接待等問(wèn)題要全新落實(shí)。學(xué)生檔案涉及學(xué)生切身利益，關(guān)系到每個(gè)學(xué)生畢業(yè)后就業(yè)、升學(xué)、評(píng)職稱等重要環(huán)節(jié)，甚至?xí)绊懙金B(yǎng)老保險(xiǎn)、工齡等社保福利。在特殊時(shí)期，廣大校友和學(xué)生的檔案需求仍然存在，學(xué)生檔案工作不能因?yàn)橐咔槎?/p>

一、疫情影響下高校學(xué)生檔案工作的原則與方法

榆林學(xué)院檔案館在高度重視防控的前提下，積極做好檔案管理利用與轉(zhuǎn)遞需求，保障學(xué)生切身利益。

1.針對(duì)服務(wù)人群多樣化特點(diǎn)，采取多種疫情防控措施，保護(hù)工作人員身心健康，防止疫情擴(kuò)散。

2.變革工作方式，采取“線上”與“線下”“在館”與“在家”相結(jié)合的工作方式，保證學(xué)生檔案工作不因疫情而中斷。

3.“堅(jiān)持原則”與“變通靈活”相結(jié)合，妥善處理疫情期間學(xué)生的特殊情況。

4.提升服務(wù)質(zhì)量。通過(guò)對(duì)工作中遇到的校友的各種檔案需求進(jìn)行歸類、整理和研究，做到了有針對(duì)性地為校友提供多樣化的個(gè)性服務(wù)，從而滿足不同校友的不同檔案需求，努力提高檔案查詢利用滿意度。

二、榆林學(xué)院檔案館疫情期間學(xué)生檔案工作的具體做法和實(shí)施過(guò)程

1.加強(qiáng)防疫工作

工作場(chǎng)所每日定時(shí)進(jìn)行消殺滅。為到崗4名人員配備口罩、手套、酒精，要求檔案工作人員在服務(wù)時(shí)必須佩戴口罩，接觸檔案、調(diào)檔函、查檔申請(qǐng)等外來(lái)物品時(shí)必須佩戴手套，并在接觸后及時(shí)用酒精消毒。

2.加強(qiáng)工作人員健康管理

關(guān)注疫情期間工作人員的身體健康。杜絕帶病上崗工作，防止疫情傳播。關(guān)注疫情期間工作人員心理健康。依托微信工作群，副館長(zhǎng)與工作人員保持密切聯(lián)系，隨時(shí)掌握疫情期間人員的心理狀態(tài)，并通過(guò)轉(zhuǎn)發(fā)疫情通報(bào)、防控政策，普及疫情防控小知識(shí)，幫助科室同志正確應(yīng)對(duì)疫情，合理調(diào)適身心。

3.工作方式靈活

為減少人員聚集，避免工作人員之間的交叉感染，我們實(shí)行了“在館”與“在家”相結(jié)合的輪班制工作安排方式。根據(jù)疫情嚴(yán)重程度，身體狀況好的工作人員按時(shí)到崗，其余同志雖未到館，但要求在家辦公，并確保電話、網(wǎng)絡(luò)暢通，保證隨叫隨到。

4.多措并舉，采取“線上”與“線下”相結(jié)合的服務(wù)方式

針對(duì)因疫情帶來(lái)的查檔不便，通過(guò)咨詢電話細(xì)致耐心做好解釋工作的同時(shí)，用心傾聽(tīng)校友的不同需求，利用工作人員微信、電話和郵箱，為校友提供電子版檔案，同時(shí)快遞紙質(zhì)版檔案，以解校友的燃眉之急。確因特殊原因到現(xiàn)場(chǎng)辦理業(yè)務(wù)的師生校友，要求按照國(guó)家防疫要求戴好口罩，與他人保持1米以上距離，并自備紙筆等相關(guān)用具。

5.妥善處理疫情期間學(xué)生的特殊情況

在學(xué)生檔案利用方面，我們秉承自始至終為學(xué)生服務(wù)的工作態(tài)度，通過(guò)和輔導(dǎo)員老師進(jìn)行線上溝通，由檔案館老師在線下代為辦理所需材料，妥善處理了“因校門(mén)疫情管控，學(xué)生無(wú)法入校”的問(wèn)題。

三、疫情期間做好檔案工作的啟示

1.要保障一線工作人員的身心健康

由于防控措施和一線工作人員的措施到位，榆林學(xué)院檔案館全體工作人員身心健康，工作狀態(tài)良好，保證了疫情期間學(xué)生檔案工作的順利開(kāi)展，圓滿完成了檔案工作任務(wù)。

2.要努力推動(dòng)檔案工作信息化進(jìn)程

目前榆林學(xué)院檔案館檔案數(shù)字化工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)，但館微信公眾號(hào)和官網(wǎng)還不能提供學(xué)檔去向、查歸轉(zhuǎn)檔、遠(yuǎn)程服務(wù)等多種服務(wù)，滿足不了多元化用檔需求。所以，疫情時(shí)期在嚴(yán)格的疫情防控政策下，要轉(zhuǎn)變學(xué)生檔案工作方式，尤其是應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，建立用戶線上用檔系統(tǒng)，促進(jìn)線上用檔工作的常態(tài)化，從而推動(dòng)檔案工作的信息化進(jìn)程。

實(shí)踐表明，疫情期間，榆林學(xué)院檔案工作正常開(kāi)展，尤其是學(xué)生檔案工作任務(wù)順利完成，維護(hù)了師生校友的切身利益，獲得了社會(huì)廣泛認(rèn)可和高度評(píng)價(jià)。在檔案事項(xiàng)辦結(jié)以后，老師、學(xué)生、家長(zhǎng)紛紛通過(guò)微信、qq等各種聯(lián)系方式與我們聯(lián)系，對(duì)學(xué)院檔案館在疫情期間提供的良好服務(wù)給予肯定和好評(píng)。