二維碼技術(shù)在企業(yè)電子文件管理中的應(yīng)用路徑與對(duì)策

文/張 蓉

二維碼技術(shù)在諸多領(lǐng)域的成功運(yùn)用，為實(shí)現(xiàn)企業(yè)電子文件更加高效、便捷、安全的管理提供了新思路。本文擬在對(duì)比分析二維碼技術(shù)與條形碼技術(shù)的基礎(chǔ)上，探討二維碼技術(shù)在企業(yè)電子文件管理工作中的具體應(yīng)用路徑與方法，并針對(duì)可能出現(xiàn)的認(rèn)知度較低、潛在安全風(fēng)險(xiǎn)、技術(shù)更新迭代、初期工作量大等障礙，提出相應(yīng)的解決對(duì)策與建議

當(dāng)前二維碼技術(shù)已廣泛應(yīng)用于諸多領(lǐng)域，從社媒賬號(hào)、商品標(biāo)識(shí)、購(gòu)物付款、線上會(huì)議號(hào)、網(wǎng)站跳轉(zhuǎn)到新冠疫情防控中的“一碼通”“行程卡”“核酸檢測(cè)碼”等，二維碼已成為大規(guī)模、批量化進(jìn)行身份識(shí)別、電子支付、標(biāo)識(shí)信息、保留憑證等的重要手段。隨著企業(yè)信息化建設(shè)的推進(jìn)，企業(yè)電子文件“單軌制”步伐加快，企業(yè)電子文件與電子檔案的數(shù)量激增，企業(yè)檔案工作面臨新的任務(wù)和挑戰(zhàn)。在此背景下，二維碼技術(shù)可適度應(yīng)用于企業(yè)電子文件管理的有關(guān)環(huán)節(jié)，輔助提高企業(yè)電子文件管理的效率和效能，提升企業(yè)檔案服務(wù)質(zhì)量和效度。

一、二維碼技術(shù)原理與功能

條形碼是一種基于二進(jìn)位編碼的黑白相間的條紋圖案，其中黑色部分稱為“條”，白色部分稱為“空”，條和空分別代表0或1，通過(guò)不同粗細(xì)條紋間的相互組合，實(shí)現(xiàn)數(shù)字、字符、符號(hào)信息的編碼。二維碼技術(shù)是用特定的幾何圖形按規(guī)律在平面分布的黑白相間的圖形來(lái)記錄信息的，在編制代碼上利用構(gòu)成計(jì)算機(jī)內(nèi)部邏輯的“0”“1”比特流概念，使用若干與二進(jìn)制相對(duì)應(yīng)的幾何圖形表示信息，通過(guò)輸入設(shè)備自動(dòng)識(shí)讀以實(shí)現(xiàn)信息自動(dòng)處理的技術(shù)[1]。相比于條形碼，二維碼在信息容量、數(shù)據(jù)類(lèi)型、可靠性、安全性、實(shí)用性等方面的功能更適合用于企業(yè)電子文件管理，見(jiàn)表1。

表1 條形碼與二維碼技術(shù)優(yōu)劣勢(shì)對(duì)比

二、二維碼技術(shù)在企業(yè)電子文件管理中的具體應(yīng)用

結(jié)合二維碼技術(shù)的上述功能優(yōu)勢(shì)，可以嘗試從兩個(gè)層面將其應(yīng)用于企業(yè)電子文件管理：一是企業(yè)電子文件的容災(zāi)備份和長(zhǎng)期存儲(chǔ)，即將電子文件的內(nèi)容、背景和結(jié)構(gòu)信息轉(zhuǎn)換成二維碼進(jìn)行存儲(chǔ)，如“北極世界檔案館”將電子文件和數(shù)字檔案轉(zhuǎn)換成高分辨率的QR后，存儲(chǔ)于膠片上并保存于北極圈內(nèi)非軍事區(qū)的廢棄礦坑中，通過(guò)凍土層的環(huán)境條件實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)長(zhǎng)期安全存儲(chǔ)[4]。二是輔助企業(yè)電子文件與電子檔案管理，即在采集、歸檔、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)嘗試借助二維碼技術(shù)提高工作效率，本文主要探討這個(gè)層面。

1.二維碼技術(shù)輔助歸檔

企業(yè)電子文件包含大量科研類(lèi)、產(chǎn)品類(lèi)、基建類(lèi)、設(shè)備儀器類(lèi)等文檔，歸檔時(shí)需將與電子文件有關(guān)的支撐軟件、活動(dòng)背景、管理信息等一并歸檔，并兼顧同一活動(dòng)中形成的其他載體信息文件，如紙質(zhì)或縮微拷貝等。這些材料繁多而冗雜，可利用二維碼技術(shù)對(duì)企業(yè)電子文件不同模塊信息進(jìn)行分門(mén)別類(lèi)地采集和記錄，歸檔時(shí)再核對(duì)整理和統(tǒng)一打包。這不僅有利于企業(yè)電子文件的安全高效移交，還可以維持企業(yè)電子文件的齊全完整、規(guī)范有序，為后續(xù)提供工作奠定基礎(chǔ)。

2.二維碼技術(shù)輔助整理

在企業(yè)電子文件整理過(guò)程，可以將企業(yè)電子文件的基本信息、內(nèi)容摘要或關(guān)聯(lián)圖片信息等存于二維碼中，建立介于目錄和原文的索引系統(tǒng)，方便檔案管理員和用戶快速了解企業(yè)電子文件的概況。不僅單份企業(yè)電子文件可以創(chuàng)建專(zhuān)屬二維碼，各類(lèi)企業(yè)電子文件的目錄信息、管理信息等都可以形成不同類(lèi)型的二維碼，從而創(chuàng)建更為多元、高效的企業(yè)電子文件整理方法和查詢渠道。

3.二維碼技術(shù)輔助保管

二維碼在實(shí)現(xiàn)企業(yè)電子文件與紙質(zhì)文件掛接關(guān)聯(lián)、電子文件真實(shí)性驗(yàn)證等方面具有重要作用。企業(yè)檔案工作人員可通過(guò)掃描電子文件的專(zhuān)屬二維碼，根據(jù)二維碼中存儲(chǔ)的關(guān)于電子文件的各類(lèi)型信息對(duì)其文件內(nèi)容及管理活動(dòng)進(jìn)行多方面綜合核對(duì)，有效地防止電子文件偽造、錯(cuò)亂等，確保企業(yè)電子文件的有序性、真實(shí)性、安全性，提高保管工作的效率。此外，二維碼所占存儲(chǔ)空間很小，可用于企業(yè)電子文件管理數(shù)據(jù)的容災(zāi)備份，提高企業(yè)電子文件管理工作的容錯(cuò)能力。

4.二維碼技術(shù)輔助利用

用戶可通過(guò)特定的APP或其他檔案利用平臺(tái)，掃描企業(yè)電子文件的專(zhuān)屬二維碼，在線或離線讀取電子文件的基本信息、著錄信息、關(guān)聯(lián)信息及全文獲取渠道等，實(shí)現(xiàn)更為精準(zhǔn)、快捷的查詢利用。此外，二維碼還可以作為介于企業(yè)電子文件目錄與全文之間的檢索和利用工具，在其中嵌入檔案工作人員的智慧和知識(shí)，為用戶提供更加優(yōu)質(zhì)的利用服務(wù)，如可以提供檢索說(shuō)明或發(fā)起人工檔案咨詢；可以根據(jù)需要選擇申請(qǐng)將電子文件打印為紙質(zhì)形式而使用；可以將特定信息傳輸?shù)揭苿?dòng)客戶端或電子郵箱等。

5.二維碼技術(shù)輔助身份認(rèn)證

用戶可通過(guò)網(wǎng)絡(luò)將自己的信息在線注冊(cè)，企業(yè)電子文件管理系統(tǒng)可對(duì)其注冊(cè)的相關(guān)信息進(jìn)行核實(shí)確認(rèn)，對(duì)于信息屬實(shí)、有訪問(wèn)權(quán)限的用戶，系統(tǒng)自動(dòng)生成一個(gè)用于身份識(shí)別的二維碼，系統(tǒng)將返回給用戶，用戶可以將二維碼轉(zhuǎn)移至移動(dòng)客戶端，也可用二維碼登陸至移動(dòng)客戶端用于身份確認(rèn)。也可設(shè)置專(zhuān)用二維碼掃描器，通過(guò)掃描APP上二維碼識(shí)別身份認(rèn)證信息，身份信息確認(rèn)無(wú)誤即可實(shí)現(xiàn)讀取或者下載企業(yè)電子文件的功能，以實(shí)現(xiàn)使用者權(quán)限管理，確保企業(yè)電子文件的安全性與保密性。

三、二維碼技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)電子文件管理的保障措施

二維碼技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)電子文件管理在具體實(shí)踐工作中仍存在一些制約因素，既有主觀上的認(rèn)知、習(xí)慣、能力等障礙，也有安全風(fēng)險(xiǎn)、成本效益等的考量。

1.加強(qiáng)推廣宣傳，不斷提高認(rèn)知度

對(duì)新技術(shù)的慣性否定、固有思維等可能阻礙部分利用者轉(zhuǎn)變利用方式，導(dǎo)致二維碼技術(shù)應(yīng)用早期的接受程度低、利用率不高，制約技術(shù)成本效益比。在推廣初期，可以借助企業(yè)員工培訓(xùn)、主要會(huì)議、紀(jì)念日等活動(dòng)以及企業(yè)的公眾號(hào)、官網(wǎng)、信息管理系統(tǒng)、郵件系統(tǒng)等加大宣傳力度，并制作簡(jiǎn)易手冊(cè)或指南引導(dǎo)用戶熟悉功用和方法，增強(qiáng)用戶的使用興趣和利用體驗(yàn)。此外，注意收集用戶的使用反饋和意見(jiàn)，不斷調(diào)整和優(yōu)化二維碼技術(shù)在電子文件管理中的應(yīng)用方式與措施。

2.創(chuàng)建安全環(huán)境，規(guī)避出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)

安全性是檔案領(lǐng)域選用新技術(shù)的基本考量指標(biāo)。盡管二維碼技術(shù)支持信息加密，但仍有可能因?yàn)橄到y(tǒng)問(wèn)題、bug、人為操作失誤等泄露密級(jí)企業(yè)電子文件的信息，造成不必要的損失[5]。為此，可按照“四性檢測(cè)”要求，在確保企業(yè)電子文件真實(shí)性、完整性、可用性和安全性的基礎(chǔ)上，探索二維碼技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)電子文件管理的范圍及控制措施。在選取二維碼技術(shù)運(yùn)行軟硬件時(shí)安全第一位，實(shí)時(shí)檢查軟件漏洞，加強(qiáng)設(shè)備日常維護(hù)，建立監(jiān)控預(yù)警和容災(zāi)備份機(jī)制，規(guī)避各種可能的安全風(fēng)險(xiǎn)。此外，根據(jù)企業(yè)電子文件的秘密等級(jí)，確保相關(guān)二維碼圖形信息的保密與安全，建立相關(guān)機(jī)制確保二維碼不能被隨意復(fù)制、損壞等。

3.制定應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)，注重長(zhǎng)期可用

一方面，二維碼技術(shù)迭代迅速，要持續(xù)關(guān)注其應(yīng)用于企業(yè)電子文件管理的契合度、安全性等問(wèn)題，未來(lái)還有可能被新技術(shù)替代；另一方面，二維碼種類(lèi)繁多，生成軟件和匹配硬件各不相同，不同密度、格式的二維碼有不同的適用對(duì)象、范圍和要求。在應(yīng)用二維碼技術(shù)之前，需要制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，關(guān)注生成與維護(hù)二維碼技術(shù)的軟硬件安全性、兼容性、持續(xù)性，選擇其中能更好輔助企業(yè)電子文件管理的二維碼技術(shù)，并盡可能簡(jiǎn)化、規(guī)范二維碼的具體使用流程和方法。

4.加大基礎(chǔ)設(shè)施投入，確保工作效率

二維碼技術(shù)的應(yīng)用門(mén)檻不高，但管理和維護(hù)仍需要耗費(fèi)人力。企業(yè)電子文件數(shù)量龐大且加速增長(zhǎng)，全面推廣應(yīng)用二維碼技術(shù)可能面臨較大的人力與物力壓力。為此，要加大相應(yīng)的軟硬件支持力度，提供足夠數(shù)量的掃描設(shè)備以供使用，開(kāi)發(fā)或購(gòu)買(mǎi)讀碼器，或者開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)專(zhuān)用APP，并做好常規(guī)維護(hù)和更新，保障軟硬件設(shè)備的可用性、安全性與時(shí)效性，謹(jǐn)防漏洞的產(chǎn)生并實(shí)時(shí)處理，確保二維碼技術(shù)的應(yīng)用可以切實(shí)提高企業(yè)電子文件管理工作效率。

不言而喻，數(shù)智時(shí)代，二維碼技術(shù)已成為大規(guī)模信息管理和批量化信息處理的利器，企業(yè)電子文件在“單軌制”趨勢(shì)下也即將面臨新的挑戰(zhàn)，為此可以在充分考慮安全保密、成本效益、技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)等問(wèn)題的基礎(chǔ)上，大膽嘗試二維碼等新技術(shù)、新工具的引入與應(yīng)用，探索新時(shí)期提高企業(yè)電子文件管理工作效率和效能的路徑與對(duì)策，以利于助推企業(yè)的高質(zhì)量快速地發(fā)展。