檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)注意的幾個(gè)問題

文/齊開林

為解決檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)體系混亂、管理人員能力不足、基礎(chǔ)設(shè)備配置不足等問題，適應(yīng)我國(guó)信息技術(shù)全面普及的主流發(fā)展潮流，加強(qiáng)檔案管理工作完成的有效性，減少人工工作量總量，檔案管理部門應(yīng)按照內(nèi)部管理規(guī)范，將多元化、前沿化的信息技術(shù)科學(xué)融入管理工作，構(gòu)建成熟的檔案管理信息系統(tǒng)十分必要

在近年來中國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)收入穩(wěn)步增長(zhǎng)和信息技術(shù)領(lǐng)域不斷創(chuàng)新發(fā)展的背景下，多元化信息技術(shù)的誕生和興起，成為中國(guó)各領(lǐng)域改革和發(fā)展的新機(jī)遇，也成為中國(guó)檔案管理的新機(jī)遇。由于檔案管理業(yè)務(wù)涉及的專業(yè)項(xiàng)目范圍廣泛，傳統(tǒng)的手工管理模式過度依賴大量紙質(zhì)資源，長(zhǎng)期存在工作效率提升緩慢、資源浪費(fèi)巨大等不利問題，難以保證檔案管理任務(wù)的綜合質(zhì)量。檔案本身是企事業(yè)單位、高校、組織和其他組織對(duì)歷史信息和數(shù)據(jù)的詳細(xì)記錄，強(qiáng)調(diào)真實(shí)性、準(zhǔn)確性和權(quán)威性，因此，隨著信息技術(shù)在中國(guó)的快速發(fā)展，加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)已成為必然趨勢(shì)。

一、檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)的核心內(nèi)容

簡(jiǎn)單地說，檔案管理專屬信息系統(tǒng)是指管理人員在傳統(tǒng)原有檔案管理的基本前提下，合理利用各種新一代信息技術(shù)，并在嚴(yán)格遵循檔案管理原則和規(guī)范等硬性條件的基礎(chǔ)上，建立了具有功能全面、操作方便、運(yùn)行穩(wěn)定等諸多優(yōu)點(diǎn)的現(xiàn)代檔案管理新模式。系統(tǒng)的詳細(xì)建設(shè)項(xiàng)目包括基礎(chǔ)設(shè)施、數(shù)據(jù)資源儲(chǔ)備、系統(tǒng)功能塊、管理人事權(quán)限等。其中，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)需要涵蓋計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)等硬件設(shè)備和程序平臺(tái)的軟件系統(tǒng)；數(shù)據(jù)資源儲(chǔ)備建設(shè)需要建立檔案信息庫；在系統(tǒng)功能塊的構(gòu)建中，增加文件信息資源的輸入、查詢和存儲(chǔ)功能；對(duì)于管理人員的權(quán)限建設(shè)，要明確各個(gè)崗位、各個(gè)人員、各個(gè)賬號(hào)的系統(tǒng)使用權(quán)限范圍，完善檔案管理部門整體日常工作秩序，加強(qiáng)檔案信息數(shù)據(jù)傳輸與共享。

二、檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)的現(xiàn)狀和意義

有效利用現(xiàn)代手段，創(chuàng)新社會(huì)檔案管理模式，是時(shí)代發(fā)展的必然要求，也是各行各業(yè)進(jìn)行現(xiàn)代化建設(shè)的重要手段，同時(shí)更能夠起到有效保存社會(huì)綜合檔案資源的作用，為社會(huì)的現(xiàn)代化做出貢獻(xiàn)。然而目前，雖已得到一些重視、取得一定的成效，但從人手和基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)這一層面來說，還有許多缺失，這意味著社會(huì)各部門對(duì)信息手段在檔案綜合資源管理中發(fā)揮的積極作用認(rèn)識(shí)不足，使得社會(huì)各部門檔案綜合管理的信息化建設(shè)無法順利開展。

三、檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)中存在的問題

其一，文件管理系統(tǒng)混亂。檔案管理基本遵循的機(jī)制和制度沒有得到有效優(yōu)化，導(dǎo)致部門檔案缺乏統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，現(xiàn)有檔案資源的保護(hù)和使用缺乏詳細(xì)規(guī)定。檔案損壞、丟失等不當(dāng)現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，直接降低了檔案參考的實(shí)用價(jià)值。

其二，管理人員能力不足。檔案管理人員由于對(duì)現(xiàn)代技術(shù)的使用不熟悉，在日常管理中不能適應(yīng)檔案的信息管理，這明顯制約了檔案信息處理和處理的綜合效果。

其三，電子文檔管理不健全。文檔的電子版本與紙質(zhì)文檔的物理載體同時(shí)存在，特別是鑒于對(duì)電子文檔修改和銷毀的隨機(jī)性的不確定性認(rèn)知，人們?nèi)匀粚?duì)紙質(zhì)文檔有很強(qiáng)的信任。因此，電子文檔的整理歸檔工作一直沒有得到廣泛的重視，電子文件未按規(guī)定收集、整理、歸檔的情況存在較多，銷毀的隨機(jī)性大，電子文件管理混亂。

其四，檢索方式單一、落差時(shí)，需要到文件管理計(jì)算機(jī)和站點(diǎn)進(jìn)行檢索。目前，在中國(guó)檔案管理內(nèi)部數(shù)據(jù)信息集成的過程中，用戶使用的數(shù)字化集成方法還比較原始，這種信息整合過程缺乏有機(jī)的操作和安排，因此在文件管理中很難有效統(tǒng)一數(shù)字資源結(jié)構(gòu)信息，并為我們提供有效的查詢和讀取路徑。

四、檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)的建議措施

一是完善檔案管理信息化建設(shè)體系。隨著全國(guó)各地檔案管理信息化建設(shè)理念的深入實(shí)踐，在檔案管理領(lǐng)域建立了一系列配套的規(guī)章制度和規(guī)范，因此，檔案管理部門需要根據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、地方政策等關(guān)鍵要素，加快自身信息系統(tǒng)的整體建設(shè)，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部專業(yè)檔案信息系統(tǒng)建設(shè)體系的統(tǒng)一規(guī)范。管理部門應(yīng)在系統(tǒng)規(guī)劃和建立的初期就從前瞻性的角度預(yù)設(shè)相關(guān)的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，避免在后期信息系統(tǒng)的實(shí)踐和使用中出現(xiàn)潛在的危險(xiǎn)、漏洞等不利問題。

二是建立數(shù)字化文件管理系統(tǒng)平臺(tái)。管理部門需要更加重視檔案信息系統(tǒng)的建設(shè)，加大資金資源成本的投入。在管理部門建立了信息系統(tǒng)的數(shù)字化平臺(tái)后，日常的檔案管理將不需要過多的人力資源支持，只需要少數(shù)管理人員負(fù)責(zé)數(shù)字平臺(tái)的穩(wěn)定運(yùn)行，將檔案信息逐條準(zhǔn)確錄入檔案管理系統(tǒng)，并將其演變成可靠的數(shù)字格式儲(chǔ)備。

三是積極探索檔案管理信息化的路徑。復(fù)印機(jī)操作、光盤刻錄、圖像掃描、互聯(lián)網(wǎng)多媒體等信息技術(shù)需要檔案管理人員掌握。管理人員應(yīng)大膽嘗試，積極探索信息系統(tǒng)建設(shè)的新途徑、新方法，逐一引入檔案信息資源的共享與傳播、查詢與檢索、處理與反饋等先進(jìn)技術(shù)，共同建立檔案信息數(shù)據(jù)資源在線模式共享平臺(tái)。

四是提高檔案管理人員的信息素養(yǎng)。檔案管理人員的信息素養(yǎng)是否達(dá)標(biāo)，能否深入、靈活地運(yùn)用信息技術(shù)開展日常管理工作，將直接決定管理運(yùn)營(yíng)實(shí)施的綜合效果，對(duì)檔案管理信息化建設(shè)質(zhì)量起決定性作用。因此，一方面檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)要積極邀請(qǐng)信息技術(shù)領(lǐng)域權(quán)威學(xué)者或優(yōu)秀一線檔案管理人才作為主題演講嘉賓，定期進(jìn)行專業(yè)、系統(tǒng)的培訓(xùn)；另一方面，通過適當(dāng)性考核、獎(jiǎng)懲等措施，督促管理人員積極參與培訓(xùn)活動(dòng)，從整體上提高檔案管理部門的職業(yè)化水平。

綜上所述，在當(dāng)前中國(guó)信息技術(shù)健康、穩(wěn)定發(fā)展的社會(huì)環(huán)境下，各行各業(yè)都將符合自身日常工作的多樣化信息技術(shù)引入，極大提高了生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的綜合效益，有效緩解了人工操作帶來的成本壓力，進(jìn)一步推動(dòng)了自身領(lǐng)域的長(zhǎng)足進(jìn)步。為了加強(qiáng)日常管理工作的實(shí)施質(zhì)量，保證檔案管理任務(wù)的高質(zhì)量完成，中國(guó)檔案管理也應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，加快檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)，推動(dòng)檔案管理部門日常管理效能和服務(wù)效率穩(wěn)步提高，促進(jìn)檔案管理水平不斷提升、檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展。