檔案數字化外包多元化質量監控策略研究

◇四川音樂學院檔案館 徐一男

四川大學圖書館 李 禾

在檔案數字化外包中，存在“基于前端監管”“全程監控方式”“關鍵時刻監控”等多元質量管理策略，但這些方式研究目標大多集中于外包環節本身，而未從不同的風險入手探索適應性的策略。為此，本文通過深入分析檔案外包過程中各環節所面臨的風險型態，并針對性的提出多元化的數字化外包動態質量管理策略，以期對從事檔案數字化質量管理研究的工作，提供一定的借鑒和參考。

今天，信息內涵與形態日益的多元化，加速推動了資源的整合利用。檔案作為文獻信息資源中不可或缺的組成部分，其科學化管理和利用受到長期關注。新媒體、大數據挖掘、區塊鏈技術等紛至沓來的新技術理念，給檔案事業發展注入了持久性動力的同時，如何高效完成大量紙本檔案數字化轉型，已成為未來發展的重中之重。

檔案數字化通常采用自主數字化或數字化外包模式。許多檔案管理單位面臨設備缺乏、技術力量不足等外部問題，最終選擇了外包模式。據案例顯示，該模式在具有極大便利性的同時，也有諸多影響其質量的風險存在。而現階段大多數質量管控模式，尚未能就過程多環節間深度關聯性，提出普適性動態質量監控策略。本文嘗試以檔案信息生存周期為基礎，探索檔案數字化外包中規避風險，提升質量的智慧化管控途徑。

1 檔案數字化質量管控的研究進展

傳統紙質檔案管理中，中外檔案學者提出了前端控制理念，即控制文件形成的源頭，以保證檔案的質量,而當電子檔案廣泛被應用后，該理論也常被用于數字化質量管理。加拿大檔案學者特里·庫克也指出：在電子文件時代，由于傳統的文件概念和物質形態已經不復存在、待鑒定的文件數量龐大，必須在文件產生之前系統涉及階段完成對電子文件的鑒定[1]。此外，全程管理的理念貫穿于文件生命周期的各個階段。

近年來，檔案數字化外包中所產生的諸多問題，逐漸被業界所關注。目前，國內外研究成果較多從基本性質、可行性、必要性以及外包風險等方面展開分析，而對質量管理的研究相對較少。截止到2018年，針對質量管理策略、關鍵點、辦法以及路徑等多個維度的研究成果共13篇。其中，魏振國建議從檔案數字化的標準體系入手，提出了通過外部因素管理來實現外包風險管控[2]；羅娟、盧秀英等從不同方面，提出了關鍵階段控制的思路[3-4]；鐘國文、童霞等試圖從整體上提出了深入分析自身情況，在全程中堅持責權分明、加強制度管理等，盡可能從規范、標準角度對數字化外包質量進行管理[5]；而郄紅巖則通過對檔案數字化過程中的質量控制問題的分析，提出了全程控制、前端控制及動態控制等原則[6]。

綜上，既往研究者嘗試從多種途徑出發去解決存在諸多質量問題。然而，由于缺乏對外包過程中多種風險因素的深層次分析，許多策略流于淺表。關鍵時刻、關鍵階段等思路在關注細節因素影響的同時，卻忽略了過程整體性，尤其對外包多元風險之間的關聯性認識不足。為此，本文通過對檔案外包的數字化前期（規則制定、基礎鑒定、檔案整理），數字過程（調卷、數字化加工）及收尾期（還卷、掛接）等多環節過程中各類風險的歸類與深入分析，提供了針對性優化方案和策略。

2 檔案數字化外包的流程及風險

2.1 檔案數字化外包的流程

各級檔案館或其他檔案收藏機構，存在服務職能、屬性及范圍等多維度的差異，其對檔案數字化的外包策略、實施途徑、數字化目標、個性化需求以及數字化流程等諸方面造成動態影響。當前的檔案數字化外包缺乏更具普適性的標準和權威性界定，按照通常經驗，大致包含了數字化前期準備、數字化過程以及數字化收尾三個部分。

如圖1所示，檔案數字化前期是指數字化加工前的準備期。包括規則制定、基礎鑒定、檔案整理等工作內容。基礎鑒定部分是指對特定檔案加以管控，由劃控鑒定、開放鑒定組成。劃控鑒定是指檔案機構依據相關法令和規章，對館藏檔案在可接觸人群、可傳播范圍、使用目的、開發形式等方面加以嚴謹劃分和清晰界定的一項工作，目的是保障含有敏感或涉密信息的檔案安全可控[7]。開放鑒定需要系統梳理所屬檔案，剔除過于陳舊、破損嚴重、失效檔案，并根據自身人力、資金、時間、利用率高低及影響面寬窄等因素，挑選出適宜數字化的檔案集合，其涉及行政管理、公共管理、專業技術、知識產權、法律關系、信息安全等，需要由多部門協同合作完成[8]。

圖1 檔案數字化外包流程

規則制定是指全過程中操作規范、服務協議及數據標準的確立。操作規范是指檔案的交接、使用規則，如調卷手續等。服務協議是指外包中需要遵循的原則和制度，如記錄數字化紙質檔案的細節（卷名、頁碼、標題及內容描述等）。數據標準是指檔案數字化元格式、著錄標準等。

檔案整理是指數字化加工前對紙質檔案的清理與核查。主要針對紙質檔案的卷頁碼混亂、缺頁、頁面模糊、污跡及破損程度等問題，并完成適當處理。

如圖2所示，檔案數字化過程是利用掃描技術、數字成像技術、多媒體技術將選定紙質檔案轉換成為數字化信息資源，并對其進行標引的加工過程，即調卷、加工、著錄。而檔案數字化收尾則包括掛接數據庫及歸還紙質檔案的過程。

圖2 檔案數字化外包環節中的風險類型

這三部分并非獨立過程，而其環節間存在密切關聯性，如組織機制的影響貫穿了整個數字化流程，對操作規范及數據標準等進行了界定；紙質檔案整理效果直接影響數字化的實施質量，不良預處理必然導致數字化結果存在多種問題。

2.2 檔案數字化外包過程中存在的風險

在檔案數字化外包中，根據屬性和產生機制不同，數字檔案質量受到實體、環境、組織機制及系統四個方面[9]的風險影響。

實體風險包括紙質檔案在調用、歸還、審閱等交接環節中，人為因素所造成損壞、遺失、混亂以及頁面污染等情況。

環境風險是指在數字加工中，物質因素（如設備、技術及網絡環境等）所隱藏固有不足或漏洞，會對最終質量造成影響。

規則風險是指因協議標準存在缺失或實施中違規操作造成檔案遺漏掃描、目錄著錄錯誤、關聯錯誤、顯示有誤、元數據丟失等問題[9]。

系統風險是指在數字化加工中，因非特定風險產生的、偶然性質量下降風險，如掃描中圖像歪斜、污染、字跡洇透、拼接缺損以及模糊等偶然性失真；偶然性著錄誤差等。

如圖2所示，在外包過程中，檔案管理方通常存在實體、規則等風險，而外包方則通常存在規則和環境等風險。其中，雙方需共同面對風險是規則風險、實體風險，與之相對應的是制定標準、調卷、還卷等環節。而系統風險僅存在于外包方數字化加工環節中。

針對上述風險，只有建立科學化的、動態關聯的質量管理模式及依靠可信溝通渠道，才能加以規避，實現檔案數字化質量的控制和監管。

3 檔案數字化外包質量監管策略

當前對檔案數字化的監管策略，通常還是采用一定數量的抽查和分析。然而，該方式依然存在諸多不便。當數字化量較大時，如抽查量大，其工作量依然較大，性價比較差。而抽查量不足時，又帶來了漏檢的風險。比較理想的方式是進行一一檢查，但顯然該方式需要花費時間和人力的巨大代價。為此，我們思考能否通過對一些策略，精準定位到卷面問題，從而降低質量管理的成本。

3.1 加強可控因素的監管

如前所述，實體風險、環境風險以及系統風險等因人工、設備或其他因素的不穩定性所產生的一系列疏漏。實際上，要完全杜絕上述因素中的各類細小問題，難度很大，但通過一定的措施和策略進行干預，可降低其中可控因素部分的風險。其具體內容包括：在嚴格遵循《紙質檔案數字化技術規范》DA/T31-2005等各類相關標準制度的基礎上，針對數字化過程中的不同環節，制定嚴格管理辦法，實行專人負責責任制。如嚴格執行《文件傳遞管理辦法》，包含基礎鑒定、檔案整理等環節中的文件傳遞制度。《數字化設備管理辦法》則要求負責參與數字化實施過程的人員，定期監控網絡、設備的運行情況，如有異常立即上報，并督促數字化實施單位及時解決。通過一系列嚴格的規章和制度，實現對各環節可控因素的管理。另外.要求實施單位制定突發事件緊急預案，針對數字化過程中可能出現的問題提出解決方案。

3.2 通過內容標注，加強偶然因素的監管

如上所述，嚴格制度管理可以進一步加強對可控因素產生的風險誤差的管理。而對于過程中所產生的偶然性風險誤差，如前文所提到的偶然性失真，可針對前期、中期和結尾等不同階段的工作，采取內容標注的方式進行管理。

（1）檔案數字化前期內容標注。管理數字化前期的內容，可采取內容的標注方式：將待數字化檔案卷宗文件所屬檔案頁的集合記為A。鑒定前，按檔案頁的原順序標注序號記為。根據頁面評級標準（包括普通檔案信息要件、頁面殘損度以及內容等要件），逐頁進行標注。例如：普通基建檔案所有信息要件完備且頁面清潔、無損可計為10分、有折皺扣1分、頁面由污損扣1分（可污損或字跡洇染的程度而定），缺少信息要件扣1分等。通過該方式，對混亂、缺失、皺折及污損等原始檔案中的卷面信息進行量化標注，建立檔案初始信息集合。將整理后的頁面同樣按照評級規則進行標注（集合包含整個過程中，每個變化過程的卷面評級信息及鑒定人操作信息）。例如：集合為“鑒定”過程后的標注數據集。

（2）檔案數字化過程中內容量對比。在紙質文檔的數字化加工中，偶然性風險增加。為改善字體模糊、錯雜、重復等內容失真，實現對錯誤地點的精確定位糾錯，同樣可采用人工方式建立標注對照表。通過數字化加工中不同卷面狀況集合表與的一一對比，查找到問題卷頁。毫無疑問，面對卷帙浩繁的檔案文獻，進行人工逐一標注，具有相當難度。為此可利用信息技術手段，可利用高清攝像采集和圖像技術獲取每頁待數字化加工的卷面圖像元素，并加上頁面序號組成新表θi和 加工后的圖像表θi+1利用圖像算法進行自動比對，有頁面扭曲、頁面模糊、字體洇染等卷面情況，則自動將信息標注到數字加工監管信息集合。待文件i所有頁面都加工完畢，通過對初始集合和加工后集合的計算：可篩選出存在問題檔案頁集合，從該集合可進一步查看到無法匹配的卷面存在的問題，也可以根據操作軌跡查找問題責任人，進行后續處理。上述思路中圖像對比、自動標注及集合運算均有成熟算法可實現自動完成，可極大提升效率，具有較高可操作性，但需要注意的是由于調卷環節實體風險存在，加工中信息元集合可能存在序號不連續的情況，因此在與進行比對時，缺頁和亂序是需要首先被考慮和處理的。

而對于著錄環節，則是在相應的數字化平臺完成，可以通過該數字化平臺調取著錄信息，并通過OCR等技術抽取檔案提名等關鍵字信息與之對比，完成相關核查。

（3）檔案數字化結尾的監管策略。數字化結尾的各環節中，主要面臨風險的是還卷環節，其涉及實體風險和規則風險。它與數字化加工的結果無關，為進一步加強監管，一方面嚴格執行之前建立的制度，另一方面，可將還卷的紙質檔案與數字化前所收集文件頁信息量表進行比較，如出現頁碼缺失、頁面情況變化等，則查找相關責任人進行處理。其具體分析策略與上述相似就不過多贅述。

綜上所述，針對不同的風險形態采取多元化的方式，有利于尋找更優化的實施手段。其中，內容標注以量化方式對外包質量監管，具備了兩方面優勢：其一，通過對前后檔案輸出結果的標注和對比，找出問題，提升檔案收集、整理和歸檔等各環節的質量。其二，建立完備檔案數字化過程量化信息，以便發現普遍性的問題，優化后續材料的數字化。

4 結束語

檔案數字化外包作為傳統檔案向多元化管理型態轉化的重要節點，但從長期以來，除一些外部因素的干擾，其諸多風險也對數字檔案質量造成影響。近年，前端管理、全程管理及關鍵時刻管理等思路都試圖解決數字化外包中質量監管的問題，然而，上述思路固有的靜態化、非關聯性的質量監管策略很難從根本上解決質量全面的把控，較多涉及淺表性的問題。為此，本文從質量管理流程入手，采用標注方式在質量監管策略方面具有一些創新性，可供類似研究者參考，后續希望在數據實證方面展開更深入的研究。