情感價值視角下高校校友檔案收集的組織管理對策研究

陳良 黃夢璇 劉昕彤

[摘 要]高校校友檔案情感價值凸顯，成為校友與母校聯系的重要紐帶。通過文獻研究和實地調查，在對情感價值視角下高校校友檔案組織管理的內涵及存在問題進行理解和分析的基礎上，嘗試從收集的組織架構設計、組織運作方式運用、組織管理保障等方面對情感價值視角下高校校友檔案收集的組織管理對策進行論證和研究，以為高校校友檔案管理提供思路和借鑒。

[關鍵詞]情感價值；校友檔案；組織管理

隨著檔案理論研究和檔案工作實踐的不斷深入，學者們逐漸認識到檔案對主體的情感價值。檔案是人類記憶的載體，固化在檔案中的記憶本來處于休眠狀態，當主體看到一份檔案時，在外在文化情境影響之下，便能點燃情感之火的“磷片”，它是人類主體與外在世界形成情感關聯力量的真實記錄[1]。高校校友檔案是校友在大學學習、生活和畢業后社會活動的歷史記錄，承載著與母校情結聯系和同學之間交流、交往的情感記憶，不僅有“證明”“見證”和“提供信息”的能力，同時有引發“情感共鳴”的作用[2]，拉近了校友與母校、校友與校友之間的情感距離，成為學校與校友密切聯系的重要紐帶?；趯Ω咝ＰＳ褭n案情感價值的深刻認識，以有效的組織管理對校友檔案進行收集越來越受到高校的重視，成為高校校友工作的一項重要內容。

一、情感價值視角下高校校友檔案收集組織管理的內涵

（一）高校校友檔案形成的情感價值視角

高校校友檔案作為特殊門類檔案，在時間、來源和價值載體形式等方面具有鮮明的價值形態和價值表現力。一是時間方面。高校校友檔案貫穿校友大學階段和畢業后社會活動階段全過程，一般來說，縱向延續時間越久，情感表現力越強。二是來源方面。高校校友檔案廣泛形成于高校教學、科研、管理各部門。例如：學生專業學習和創新創業信息材料產生于教學管理部門；學生思想道德教育與社會實踐材料產生于學生管理部門；學生社團活動或個人活動材料產生于學校各學生社團、班級、活動小組及學生自發組織的個性化活動場所；學生畢業后活動材料來源于各地校友會及學生畢業后從事社會活動的各個場景。利用情況顯示，形成于群體組織歸屬感強（如班級）、自身參與度高的材料情感價值表現力強。三是載體方面。高校校友檔案既有紙質載體材料、實物材料也有音頻視頻電子材料，呈現多樣的載體形式。調查表明，音頻視頻材料情感價值表現力一般要高于紙質材料。

（二）高校校友檔案收集的情感價值視角

高校校友檔案收集的情感價值視角，可以理解為高校校友檔案收集的情感價值取向，意味著高校校友檔案價值認定方向和標準的變化和由此帶來的高校校友檔案收集范圍指向的變化。具體變化形態主要包含兩個方面：第一，在收集范圍上，在校材料收集由偏重教學和學生管理活動材料向學生在校期間參與群體組織活動或個人活動材料延伸，畢業后材料收集由重點關注校友日常工作材料向記錄校友個人事業進步和與母校交流活動材料轉向；第二，在價值認定上，由對教學管理材料的憑證參考價值認定向對學習生活和交流活動場景記錄的情感價值考量轉變。

（三）高校校友檔案收集的組織管理

針對高校檔案的組織管理，國家有關部門制定了較為完整的法律法規，如教育部和國家檔案局制定的《高校檔案管理辦法》（自2008年9月1日起施行）。這部法律法規對高校檔案的組織管理有明確的規定和要求，但基于情感價值視角高校校友檔案的收集范圍和收集價值認定方向有所變化，高校校友檔案收集的組織管理需要在理解和把握高校檔案管理上位法律法規精神的基礎上，結合本校工作實際，在組織結構設計、組織運作等方面作出新的調整。

二、情感價值視角下高校校友檔案收集的組織管理存在的問題

（一）原有組織機構不適應高校校友檔案收集的現實需要

情感價值導向收集導致的收集范圍指向變化，需要對收集機構和人員進行調整。調查表明，目前一些高校校友檔案尚未形成有效的收集組織

結構。

1.收集機構主體不明確。高校校友檔案收集范圍觸及學校管理的最基層，甚至是學生個體，需要強有力的機構負責收集的有效組織、監督和協調。一些高校由學生處或校友辦公室等職能部門作為收集主體，這些機構距離材料形成部門的歸檔線路過長，有些臨時性或學生自發組織的團體材料形成時間窗口短，無法做到靠前掌握情況，很難及時跟進監督落實收集歸檔任務。

2.收集人員主體不清楚。一些高校對校友檔案收集主要依賴在校學生自愿協助，缺少相關部門專兼職工作人員的職責參與。

3.收集活動缺少組織協調配合。許多高校的校友檔案收集，只是校友工作機構一個部門的工作任務，各部門協調配合不夠，未能形成聯動配合的收集態勢。

（二）原有的收集方式運用無法順應高校校友檔案收集管理要求

1.收集管理不集中。高校校友檔案廣泛分布于學校各方面，必須以范圍指向明確的收集節點（中轉站）對材料進行大規模集匯為單獨門類進行收集。目前高校校友檔案資源大多分散在高校傳統檔案中，少量圍繞特定專題進行范圍很狹窄的定向收集，很難覆蓋校友檔案實際產生范圍。

2.收集的規范標準不統一。一些高校校友檔案的收集沒有明確的方向和范圍標準，定向定面收集難以有效推動。

3.收集歸檔方式落后。高校校友檔案收集應當齊全完整，更需要較高的收集工作效率，這是校友檔案收集可持續性的重要保證之一。目前調查顯示，一些高校校友檔案收集還在實行雙軌制歸檔方式，數字化電子檔案單軌收集進展遲緩，有的高校校友檔案收集還僅僅停留在原始紙質材料收集，收集歸檔效率低下，一定程度上影響了校友檔案收集工作積極性、主動性。

（三）管理保障措施不到位，制約高校校友檔案收集的組織開展

首先，校友檔案的收集保管條件落后，許多高校專門針對校友檔案的收集保管工作并不明確，收集工作經費和設備設施保障措施跟不上；其次，收集人員缺乏培訓，檔案意識不強，對校友檔案收集的基本業務知識掌握程度不夠，收集能力和水平不高；再次，校友檔案收集歸檔方式落后，收集效率低下，一定程度上挫傷收集歸檔積極性；最后，缺少提升學生對校友檔案情感價值感性認識的具體措施，無法有效增強在校學生主動收集校友檔案的意愿。

三、情感價值視角下高校校友檔案收集的組織管理對策

（一）高校校友檔案收集的組織結構合理性設計

1.確立輔導室的收集組織機構主體地位。大學階段的校友檔案材料來源于學生活動記錄，這些記錄及時收集的關鍵因素在于收集機構對學生活動的近距離了解和掌握，能夠做到收集的靠前介入。輔導室是離學生最近的專職學生管理機構，最能夠把握學生學習生活實際情況。因此，確立輔導室的高校校友檔案收集管理機構主體地位是最有效、最合理的校友檔案收集前端控制舉措。輔導室向上對學校校友檔案長期保管部門（校友工作部門或檔案管理部門）能夠完整履行校友檔案歸檔責任；向下能夠有效監督指導所管各班級落實校友檔案收集保管任務；橫向可以有效協調學校其他部門緊密配合，完成學生各項活動有關記錄材料及時收集歸檔。所以，高校應積極構建以輔導室為中心，縱向收集職責明確，橫向協同順暢的校友檔案收集組織結構。

2.明確班級、個人的收集目標任務。以班級，學生為收集主體，明確學生個體的收集任務和目標進行廣泛收集。大學期間形成的情感記憶材料由班級和學生負責是由多種因素決定的。一是班級具有突出的校友情感記憶印記和情感歸屬。相較于學生社團、創新團隊等群體組織，班級是校友學生時代彼此關系最密切的群體，人員結構在大學期間一直保持穩定，并在畢業后依然維系，群體標簽最明顯，形成的記錄材料的情感價值表現更能體現出強烈的群體歸屬印跡。二是班級更有利于校友檔案情感價值導向收集工作的開展。作為最小的學校學生組織管理單位，對班級內每一個學生個體參與收集的主體意識強化和收集動能持續保持具有很強的組織力和推動力，能夠最大限度保證收集工作在一個特定的范圍內有效開展。三是有利于高校校友檔案的門類收集。班級收集的材料在大學畢業前整體移交檔案保管部門，有利于校友檔案集中統一管理和采取單獨門類的收集保管方式轉換。

（二）強化高校校友檔案情感價值導向收集的組織運作方式運用

1.建立“情感記憶”檔案室。班級建立“情感記憶”檔案室（各班級檔案室可以取各具特色的名稱，如“情感記憶檔案室”“記憶空間”等）。在收集實踐中，班級內每一個同學均可作為自身情感記憶檔案收集的主導者，自行將其本人在參加所在院系、校團委及其他部門組織的學習活動、社團活動、學術活動、創新創業活動、第二課堂活動、社會實踐活動中形成的材料匯集到“情感記憶”檔案室中，把自身大學期間的學習生活、成長成就、交流交往經歷凝結在這里，成為班級所有同學長久保存在母校，并能夠在未來憑借相似的經歷、感懷、心理變化重新聚合在一起，共同分享、創建其自身的校友記憶空間[3]。

2.準確把握情感價值導向收集規范標準。依據情感記憶價值表現的校友檔案材料收集應在定向收集和自主收集兩方面實行不同的規范標準。屬于定向收集的材料主要源于集體活動記錄，其情感價值導向收集認定規范標準應相對清晰具體；自主收集材料主要來源于個人活動記錄材料，其情感價值導向收集認定的規范標準可相對寬泛，范圍標準更多遵從學生在大原則下的自主認定。在情感檔案價值鑒定方面，材料內容要反映社會主義核心價值觀，把握學習生活經歷、社會實踐、交流交往等情感記憶元素，能夠展現出鼓舞斗志、拼搏向上、奮發有為的正向精神。

3.積極調整收集歸檔方式。一是單套制收集。班級“情感記憶檔案室”材料除學生學籍材料和學校管理部門特殊要求（這部分材料一般應歸入學生個人檔案和高校傳統門類檔案歸檔范圍）之外的其他材料，應實行電子信息單套制收集歸檔，即輔導室監督指導下，由班級或個人直接將材料的電子版或對材料進行數字化處理后形成的電子檔案，存儲在統一的信息存儲設備進行收集保存。二是網絡化收集，即通過校園網直接將校友檔案的數字化信息上傳到智慧化的校友管理信息網絡平臺，校友檔案信息的存儲原始紙質材料、照片或其他信息存儲設備等不再歸入校友工作部門或檔案部門保存。網絡化收集可以視為單套制歸檔的補充或延伸，也可以看作是單套制收集歸檔的另一種方式。實行單套制和網絡化收集歸檔可以大大提高校友檔案材料收集的齊全率、完整率和收集歸檔效率。

（三）落實協調順暢的收集組織管理保障措施

學校校友工作部門應主動落實收集組織管理保障措施，確保校友檔案收集組織運作協調順暢。

首先，強化校友檔案長期保管措施落實，配備符合數字化檔案管理要求的信息系統和信息存儲設備，建立校友電子檔案分室或保管一定年限后順次向檔案管理機構移交。校友檔案移交檔案管理機構保存，可以考慮將校友檔案的電子信息載體與聲像檔案分開，設置單獨門類保管，并在分類方式和保管期限方面作單獨處理。

其次，開展校友檔案收集教育培訓，著眼檔案情感價值理論、檔案整理保管知識的宣傳指導和業務培訓，增強收集人員的檔案意識和校友檔案情感價值認識、掌握更多校友檔案收集歸檔業務知識，提高校友檔案收集歸檔能力和水平。

再次，打造智慧化校友檔案信息網絡收集平臺，在平臺開辟班級情感記憶共建空間，營造出基于大學時代情感記憶、集體榮譽和情感歸屬珍視而自主收集的共創共享氛圍。

最后，通過線上線下開展畢業校友與在校學生互動交流項目，讓學生親身參與母校與校友、校友與校友之間情感交流，感受自身在大學時期的學習生活經歷記錄的未來情感價值所在，調動學生將自身學習、生活成長經歷的情感記憶材料留存在母校的積極性、主動性。

結束語

校友資源在展示學校聲譽、推進校企合作，擴大大學生就業渠道等方面發揮著重要作用，而這種作用的發揮很大程度上依賴于校友與母校的情感維系。作為高校校友資源的重要組成部分，高校校友檔案的情感價值日益受到高校管理者的關注。如何通過有效的組織管理對校友檔案進行廣泛收集，挖掘校友檔案的情感價值，促進高校校友資源作用充分發揮，是高校校友工作水平提高的重要標志之一。本文以情感價值視角，在組織結構設計與組織運作方面對高校校友檔案收集的組織管理策略進行了分析論證，不成熟和錯誤、疏漏之處在所難免，純屬拋磚引玉，希冀相關問題得到更多學者的關注與研究。

參考文獻

[1]李晶偉.檔案情感價值研究[J].山西檔案，2018（4）：18-21.

[2]王玉玨，宋香蕾，潤詩，等.基于文件連續體理論模型的“第五維度理論”[J].檔案學通訊，2018（1）：24-29.

[3]王安祺.價值共創視角下高校校友檔案記憶建構研究[D].天津：天津師范大學，2021.

作者簡介：陳良（1972— ），男，漢族，遼寧錦州人，遼寧工業大學，副研究館員，碩士。

研究方向：檔案管理。

黃夢璇（1988— ），女，漢族，遼寧錦州人，遼寧工業大學，館員，碩士。

研究方向：檔案管理。

劉昕彤（1995— ），女，滿族，遼寧盤錦人，遼寧工業大學，館員，碩士。

研究方向：檔案管理。

基金項目：2023年遼寧省檔案局科技項目“情感記憶價值視角下高校校友檔案收集策略研究”（項目編號2023-B-013）的階段性成果。