關于公立醫院財務報銷模式改變的探討

何 迎

（作者單位：浙江省嘉興市婦幼保健院）

財務報銷審批是醫院會計核算的基礎工作，也是內部控制的重要環節，目前傳統的手工報銷模式已不能滿足醫院高質量發展的需求，因此探索互聯網環境下的智慧財務報銷模式已是大勢所趨，這也將促使醫院財務向著精細化管理的道路不斷前行。

一、傳統的醫院財務報銷模式

（一）傳統財務報銷模式的流程

在醫院傳統的財務報銷模式（見圖1）下，報銷人手工填寫報銷憑證，經科主任、職能科室負責人及院領導審批后，報銷人將相關紙質報銷資料上交至財務科，財務人員審核無誤后，通過現金或轉賬的方式支付給相關個人或單位。

圖1 傳統報銷模式流程

（二）傳統財務報銷模式的弊端

1.時間長、效率低。傳統的財務報銷模式下，報銷人需手工填寫紙質報銷憑證，然后逐級進行審批簽字，有時候科主任簽完了分管領導不在，好不容易找到分管領導了，院長又出差了，報銷人員需要多次往返各部門之間，浪費了大量的時間。如果經各級負責人審核完畢的單據在財務審核時發現存在錯誤，則需退回給報銷人重新填寫，重新進行逐級審核。

醫務人員的日常工作較為繁重，傳統低效率的報銷模式又耗費了他們太多的時間與精力，容易造成畏難情緒，也降低了他們對財務人員工作的滿意度。醫務人員往往會將多個報銷事項積累在一起后，前往財務科報銷，這也使得財務報銷的及時性得不到保障。

對于審批人而言，每日多次而又零碎的審批簽字業務占據了他們大量的時間，原有的工作思路經常會被打斷，大大降低了工作效率，因此審批人同樣希望能利用碎片時間來處理這些業務。

2.報銷流程不清晰，隨意性較大。傳統的財務報銷模式缺乏統一的、清晰的報銷流程和審核標準。報銷人員往往在經過一個環節的審批后，不清楚下一環節要去找哪個部門，不清楚某項業務具體應審批到哪一級別，也會出現漏簽或簽錯的情況。由于報銷流程不清晰，報銷人經常需要來回奔波，浪費了寶貴的時間，也不符合“最多跑一次”的財務工作理念。

3.與預算系統脫節，缺乏動態預警。傳統財務報銷模式下，財務系統與預算系統獨立核算，信息整合不足，無法實現數據信息的實時共享。預算人員一般是根據財務已入賬的數據進行事后的手工核減，存在一定的滯后性，又經常會在預算核減的過程中發現存在超預算支付的情況，但已經于事無補，只能在事后申請調增項目預算，這一做法不符合三級公立醫院全面預算管理的要求，不符合“無預算不支出”的預算管理理念。

4.人工審核，增加管理風險。以差旅費報銷為例，財務人員需手工計算報銷金額，增加了出差錯的風險。隨著電子票據的普及，發票驗重、驗真的任務也全靠財務人員手工核對，工作煩瑣，效率低下，財務管理風險增加。

二、我院財務報銷模式的改進

（一）改進后的智慧財務報銷模式流程

我院依托全面預算管理系統，使用信息化的手段，打破原有各系統獨立核算的情形，將人力資源系統、科研管理系統、合同管理系統、物資管理系統和收費管理系統等緊密結合在一起，實現數據實時共享，呈現事前審批、事前控制、自動計算、自動核減、自動付款、自動記賬的新型工作模式。

報銷人在將相關資料上傳后，無須再找領導簽字，審批全部改由線上完成，報銷人只需在審批完成后將紙質材料上交至財務科。

（二）改進后智慧財務報銷模式的特點

1.節約時間、方便快捷。改進后的智慧財務報銷模式打破了原有的場地局限性，員工可以在任何時間通過醫院內網或者手機釘釘發起報銷申請，系統會根據設定的審批流程將報銷業務自動推送至下一審批人。同時，報銷人可以實時查看審批進程，審批完成后還會有信息提示，報銷人只需跑一趟財務科，將紙質資料上交，無須再為審批簽字而反復奔波，工作效率和員工滿意度都能得到大幅提升。

對于審批人而言，其同樣可以利用碎片時間完成這些審核工作，大量完整的時間則可用于處理其他更為重要的事情，原有的工作思路不會被頻繁打斷，工作效率得到提高。

2.與預算緊密相連，實現動態預警。改進后的財務報銷系統與全面預算管理系統緊密相連，真正實現了事前控制、事前審批。在報銷人發起報銷申請時，預算系統已將該部分資金予以凍結，防止后續報銷發生超預算的情況。如果預算不足，則系統會發出預警提示，告知報銷人無法發起報銷業務，需調整報銷金額或追加預算。由此通過信息化手段規范了醫院的財務報銷行為，做到了嚴格按預算支出，避免了不必要的浪費，降低了內部控制的風險，也在一定程度上推動了醫院預算管理和成本管理向著更精細化的方向發展。

3.業財融合，推動財務精細化管理。全面預算管理系統將自身與人力資源系統、科研系統、物資系統、合同系統、收費系統和銀企互聯系統等連接起來，實現信息與數據的實時共享。依據人力資源系統中報銷人所屬科室，相關成本費用會自動分攤至該科室；依據科研管理系統，項目負責人可以快速查找相關課題項目，并在提交報銷申請后自動核減科研經費；依據醫院信息系統（Hospital Information System，HIS）收費系統，財務人員可自動關聯至用友賬套，并生成每日收入的會計憑證；同樣，財務人員可借助物資系統將出入庫憑證導入用友系統中自動生成相應的會計憑證，減少了簡單、重復的賬務處理工作，也降低了差錯風險。

圖2 改進后的智慧財務報銷模式流程

審批完成后的報銷憑據會自動推送給出納，出納無須手工輸入付款金額，在系統中點擊“付款”按鈕即可連接銀企直聯平臺，完成資金支付。支付完成的報銷憑證根據已設定的記賬規則，可在用友賬套中自動生成記賬憑證，完成財務分錄與預算分錄及各科目輔助核算的錄入，減輕了財務人員的工作壓力，減少了手工做賬帶來的失誤，也促使財務人員有更多的時間開展財務管理工作，推動財務管理的精細化進程。

4.計算準確，減少差錯。以差旅費報銷為例，改進后的報銷系統已將相關的報銷標準事先植入系統中，報銷人只需填寫出差時間、出差地點、出行方式，系統會自動匹配人力的職稱信息，并自動計算出報銷金額、補貼金額，降低了手工計算產生差錯的可能性。同時，根據報銷人上傳的電子票據，系統可自動抓取發票號碼與發票代碼信息，判斷是否存在重復報銷行為，未來還可通過與稅務系統相連的票據池，自動識別票據真偽。

5.提供多角度數據分析功能，滿足領導決策需求。信息化管理下的智慧財務報銷系統更能滿足醫院多維度數據分析的需求。例如，統計某一名員工的外出學習頻率，統計某一科室人員的外出學習比例，甚至是統計某一學科類人員的學習特點，讀研讀博的、進修的，或是單純參加繼教培訓的，這些都能通過報銷系統快速、便捷地統計出來。醫院領導也能通過這些數據綜合研判培訓資金應向哪些科室或者哪些學科傾斜，以便更有利于醫院的學科建設和人才隊伍的培養。

（三）改進后智慧財務報銷模式的不足之處

1.信息安全有待加強。任何借助信息化網絡平臺的系統都會存在一定的數據安全風險，醫院改進后的智慧財務報銷平臺也不例外，特別是在人員權限的管理、漏洞的掃描、電子姓名簽章的保護、敏感數據的存儲與傳輸等方面，均存在信息泄露的風險，需要專業的團隊人員定期進行維護、升級，以確保系統安全。

2.部分細節、流程有待完善。不同的審批事項隸屬于不同的職能科室管理，因此存在著重復審批的情況。以外出審批為例，員工外出需填寫“外出請假申請”，歸口人事科管理，同時報銷平臺需填寫“外出學習審批單”，歸口科教科管理。兩張審批單的格式稍有不同，但內容大致相同，包括了外出時間、時長、地點、出行方式等，均需經科主任、職能科室負責人、分管院領導的審批，只不過是職能科室負責人不同罷了。

又如，員工提交的報銷申請如被駁回，再次發起申請時，由于已凍結了預算額度，報銷人只需在原有的申請單上修改，無須發起新的申請。但如果員工對報銷操作不熟悉，多數情況下會將已駁回的申請單擱置，選擇填寫新的單據，如此一來，同一筆業務會被兩次凍結預算額度，造成預算可用余額與實際不符，預算管理員需通過后臺系統仔細辨別，作廢這些已擱置的申請單，才能重新釋放被雙倍凍結的預算額度。

三、對信息化環境下智慧財務報銷系統的展望

在目前形勢下，我們雖然做到了線上報銷審批，但相關紙質資料一樣不能少，雖然進行了電子會計檔案的備份和歸檔，但是財務工作的重點依舊是紙質資料的歸檔，并沒有降低相關紙質票據的打印成本及查詢的時間成本，沒能實現節能減排。對于未來，醫院應更重視票據及相關資料的掃描及傳輸工作，爭取早日實現擺脫紙質材料，全部依靠電子檔案，真正實現無紙化操作。

新系統的上線不可能一步到位，也不可能人人滿意，這需要一個不斷修改、完善、升級的過程，甚至是系統的進一步研發。財務人員除了配合專業信息人員完成對系統的維護、設置之外，還需深入業務科室，了解業務科室的特點及對財務報銷的需求，并將其更好地融入新系統中，推動醫院信息化建設的進程。

醫務工作者是醫院的主力軍，是醫院財富的主要創造者，財務人員應改變原有的工作思路，創新服務意識，樹立“最多跑一次”的工作理念，定期為醫務人員開展報銷業務培訓，為醫務人員多服務，讓醫務人員少跑路，真正實現從業財融合到業財互促。