分析學歷學位認證對高校學籍檔案管理的要求*

李鐘慧 王林娟 劉 琳

（太原科技大學,山西太原 030024）

在當前知識經濟全球化的發展環境下，由于我國高等教育體系的規模范圍正在逐年擴大，并且高等教育體系的發展發現更加趨于國際化，使得我國能夠獲得各種高學歷和學位人才的人數數量逐年增加，伴隨著中國社會經濟的蒸蒸日上，我國現階段出國留學深造的各類人才人數也是越來越多。學歷和學位證書，對于畢業生在進行下階段求學過程中是一個非常重要的“個人通行證”，在求職、求學的過程中都需要對其進行認證。

一、分析學歷學位認證的內容和相關工作流程

1.基本內容

學歷學位認證其實就是基于完成我國大學教育體系并且通過人才評估為主的，所頒發的與畢業生學歷水平相等的畢業證書以及學位證書和在校學習成績單等相關文件，并且還包括在校期間由于種種原因未能完成學業成功畢業的各級學生的學習成績單。同時在進行學歷學位認證的過程中，還需要進一步地對選擇申請碩士學位進行深造的學生所持有的國考合格證書是不是真實有效地展開相應的驗證確認。認證需要經過國家認可的第三方來進行認證。同理，如果學生本人和社會用人單位對學歷學位證進行認證操作，說不被認可的，必須要經過第三方機構來完成，審核完成了以后，那么便需要在規定時間內給出認證證明[1]。

2.第三方及其工作流程

學歷學位認證實際具體的流程，是由國家官方所授權的專門提供該項服務的第三方機構進行的。目前，我國主要有兩大機構便是全國高等學校學生信息咨詢與就業指導中心高等教育學歷認證代理機構和教育部學位和研究教育發展中心認證處。

此外，隨著信息化技術的快速發展，當下在教育工作中引入了信息化技術的工作手段，比如通過建立學信網和學位網，能夠確保全國高校學生的資格認證可以緊密相連，而且這都是教育部認可的，便于學生進行查詢，而且在該網站學生還能夠查詢到自己的學籍情況。學生本人及用人單位還能夠在網站中直接進行注冊賬號，同時還可以查詢到相應的檔案信息，這樣便可以更加準確地對學生的學歷學位以及學生的實際教育情況有個了解。目前，社會上也有一個進行學歷學位認證的中介機構，這些機構對在職人員的背景信息、培養單位擬聘或者學校進行核實所收集到的相關信息。

最后，國內正規的高校和院校中，也具有學歷認證資格，但是在學校相關部門中進行認證時，要核實實際情況是學生本人申請還是他人委托，仔細核實后，在為其打印所需文件并加蓋公章，以此來證明材料的真實性和客觀性。對于社會中的一些用人單位在工作中需要相關數據時，也可以與學?；蛘呦嚓P培養單位取得聯系從而獲得數據信息。

二、學歷學位認證工作特點

我國是從“文革”后開始恢復高考制度的，也就是說從1977年至今所進校的學習的畢業生，都具有被認證的可能性，其年代跨越程度非常大。我國在八九十年代中的畢業生大部分都是在畢業后由學校進行工作分配的，所以在當時基本上所接受的單位一般都沒有對畢業生的個人學歷進行相關認證[2]。但是在近些年里，由于社會市場中時常出現文憑造假的現象，致使許多用人單位不得不對所招聘進來的畢業生的學歷學位進行認證，對畢業生個人的檔案進行詳細清查，如果出現個人檔案內容存在缺失的情況，要求本人到相關單位進行重填歸檔。正因如此，在近些年的工作中經常能夠看到，有社會中的企業單位來電或者專業人員來對這些職員進行學歷認證以及補檔工作。在這些職員中，很大一部分在企業或者單位中已經是領導崗位，身上肩負著重要的職務。而那些即將要被提拔的企業職員，在提拔前自然將會面臨著學歷學位被認證的可能。在當下，隨著就業制度的不斷改革和完善，自主就業為高校畢業生打開了新的就業大門，大學生在畢業后面臨著工作問題最多的做法就是自尋門路，因此，對畢業生的在校學習成績和學歷學位的核實認證已經成了大部分招聘企業或者是用人單位必做的工作環節之一。

三、學籍檔案的真實性與完整性是保障學歷學位認證能夠順利進行的必要前提

在學籍檔案管理工作中要確保工作過程和結果的真實性和完整性，使學歷學位認證工作能夠順利開展和實施。在學籍檔案管理工作中要重點注意以下幾個方面。

第一是對于歸檔工作的范圍要進行科學合理地制定，確保學籍檔案相關材料等能夠得到完整性的收集。對于學生群體來講，在人生的學習生涯中，從邁入校門到畢業的這個階段中，會隨著學生的教育情況而得到各種各樣的學籍材料，面對煩瑣復雜的學籍材料，往往需要采取科學且規范化的方式對其進行管理，同時還要保障在管理工作過程中確保學籍材料的完整、健全和真實。通常來講，學生的學籍材料主要包括各階段入學等級、在校期間的學習情況、學籍信息變更材料、在校期間的獎罰材料和畢業證等相關材料信息。由于學生的學習時間段是一個漫長的過程，這也就表明學生的學籍材料呈現復雜性，面對這一狀況，現如今迫切地需要學籍檔案管理工作能夠通過現代化信息技術手段使管理工作更加細致和全面[3]。

第二是要保障學籍檔案管理工作的科學性，學生的學籍檔案具有鮮明的周期性、系統性、復雜性以及明顯的原始憑證性，其中原始憑證性在學籍學歷信息中屬于非常重要的“元資源”要素，并且也是其他任何材料內容無法對其進行替代的。因此，加強學籍檔案管理的規范化、標準化的工作力度，能夠進一步確保學位學歷認證結果的準確性和科學性。舉例來講，對于新學期剛入學的學生，要根據學校錄取名冊對其個人信息進行認真核查，避免出現冒名頂替的情況；同時學校要對學生進行統一培訓之后，再開始進行學籍材料的填寫工作，確保材料內容書寫的規范性和準確性，避免出現書寫錯誤或者涂改的情況。

四、高校檔案室在學歷學位認證中擔當重要角色

學生學籍信息由學校學院、教務處或者相關指定部門生成，在學籍信息內容收集完整后再與檔案室進行交接工作，由檔案室中的專業人員經手進行整理、核查、編目后，最終形成學籍檔案并永久保存。學生的學籍檔案室關乎學生在大學在校期間的學習情況、學歷學位、獎罰情況等各方面實際發展的原始信息材料。學籍中所記錄的信息具有精準度高、真實性強的特點，也是判斷學生自身學歷、學位以及在校期間各項成績真實數據的有利依據。學歷學位的認真工作同時還需要通過學生所在學?；蛘吲囵B單位的相關部門對學籍檔案進行查詢才能夠使其得以最終的完成，所以，高校檔案室同時也是學歷學位認證審查階段工作的重要承擔者。通過利用學籍檔案來完成學歷學位認證工作，同時也是學籍檔案價值的重要體現。

當前，社會中假文憑的惡劣現象逐漸泛濫，假證的種類更是多種多樣，其中主要有以下幾種：校長姓名、證書編號存在錯誤的情況以及套用別人的學位證或者畢業證上的編號。高校檔案管理人員在對其進行審查時，要將學生個人真實信息與證件上所有的為文字信息進行逐一審核，并且在審核的同時還要確保身邊配置監管人員，避免出現徇私舞弊的不良情況。在審核中若發現證件的信息內容有一項與實際信息不符，就可以基本判定這位學生的學歷學位信息不屬實；若是在審核工作結束后，證件上的信息與實際信息完全符合嗎，為了更加安全保障，審核人員還要與學生本人照片進行審核，為防止出現套用他人證件的情況發生。然而在現階段工作中需要解決的困難是檔案室所接受到的證件多是復印件，其中最重要的是照片的清晰度不夠，存在照片模糊的情況，在這種情況下審核人員不能夠草率判斷，必須要求證件持有人重新上交證件。若是身份證上的姓名與證件上的姓名存在差異的情況，應通知證件持有人先進行書面說明具體原因，并去身份證所在地的公安機關辦理公正。面對確實查不到的學籍檔案，工作人員也不能夠輕易下定結論，因為存在檔案記錄不準或者不完整的情況，這時要通知證件持有人拿原件到檔案室進行查證。

同時，在學歷認證工作中還存在自考生學歷認證的情況，但是即使畢業正上印有監考院校的公章，但這也有可能只是參加過相關培訓，本人的學籍檔案并沒有在該校進行保存，對于這種情況是無法為其進行查證的。對于學歷學位認證工作，嚴格要求高校檔案室堅決不能為滿足個人盈利為目的進行的，并且也不能夠隨便接受社會單位對學生學籍信息的相關咨詢的要求，要確保學生檔案的安全性。檔案管理人員在委托書、有效證件以及企業資質等相關材料中鑒別其真實性，所以建議在工作中只接受具有官方授權的、且由本人和專項機構辦理的認證服務。在進行認證工作中，檔案審核人員必須要認真、嚴謹，對于認證結果也要謹慎下結論。在回執中也只寫“屬實”或“不屬實”，千萬不能隨意透露認證內容以外的相關信息。這不僅是檔案工作人員肩負的責任，更是在工作中必須要堅守的原則。

五、學歷學位認證促使整體要求提高

（一）對高校檔案管理工作提出更高工作要求

對于學歷學位認證而言，使得高校學籍檔案管理的工作要求更加嚴格。首先在日常工作中，學籍檔案管理和其他資料檔案的管理有一定的區別，其周期性較長，因此，這也就使得在進行收集學籍檔案時具有一定的難度性，同時，也是為保障學籍檔案中各項信息資料的準確與完整成為學歷認證工作中必不可少的重要條件。為了更好地進行檔案管理，高校必須要對檔案管理部門提出更高的工作要求，保證在學歷認證工作有具有科學規范的資料歸檔，同時還要對學籍檔案中的具體細節進行細化。此外，由于歸檔檔案中的資料內容過于分散，需要對檔案管理的各個部門制定具有針對性的工作方式，而且其他職能部門的工作能力也需要進行加強，從而讓各部門相互進行工作協調，高質量地完成檔案管理與檔案歸檔工作。而且，隨著科技技術的飛速發展、全球化程度的加深和信息化水平的提高，以及電子辦公設備的普及，這些都在一定程度上為檔案管理部門工作的開展提供了有利的技術支持和幫助，為此，高校應進一步增強對檔案部門在電子設備投入上的資金支持和管理軟件的引進和購買，也可以通過高校與專業機構開展商業合作，進行自主研發。

（二）重視學籍檔案管理人員的隊伍建設

學歷學位認證工作具有較強的嚴肅性，所以要定期為檔案管理人員進行專業性的工作培訓，使工作人員在工作中保持嚴謹的工作態度和高度的責任意識。由于在校的學生數量非常龐大，所以學籍信息也會出現重名、出生日期寫錯等各種復雜的情況，這些問題在檔案人員日常工作的過程中可以說是經常發生，因此，這就需要檔案管理人員在工作期間對所處理的文件內容進行嚴格對待，認真核查文件中的各項內容，避免以上所述的問題在工作中發生。此外，作為一個合格的檔案管理人員，首先自身要充分了解并掌握國家教育工作中的相關法律法規以及各種政策內容，其中還包括當下最新出臺的有關于教育的政策內容；其次是在檔案管理工作中深入了解高校對于這項工作中的具體要求和實施細則，從而確保完整、及時、齊全的將學生的學籍檔案進行收集并歸檔。同時，檔案管理人員為跟進社會進步的步伐以及確保在工作中能夠更加高效率、高質量地完成工作，應熟練各項信息化技術以及電子設備的操作流程，比如在日常工作中需要使用到的計算機、掃描儀等各項電子設備，并且還要對各種信息處軟件的操作方式進行熟練應用，使信息化技術能夠更好地提高檔案管理工作的效率。

（三）保持兼職檔案人員團隊的穩定性

學籍檔案的工作內容具有周期長、種類繁多、日常工作量大的特點，所以檔案工作人員若想完全熟悉這項工作需要花費兩到三年的工作時間。如今各院系中的檔案工作兼職人員自身所負責的工作內容眾多，并且沒有進行統一專業化的崗位培訓，導致在工作崗位中出現工作人員剛熟悉各項工作就被安排到其他崗位中，崗位人員的更換頻率特別高，這不僅不利于學籍檔案收集工作的開展和實施，還會影響到檔案工作的穩定性。為了確保檔案管理人員在工作中的穩定性，高校各院系應指派專項人員對這項工作進行負責，從而減少工作中的事物情況，并且避免收集不準的狀況發生。高校檔案管理部門還應與檔案兼職人員在工作上多加以溝通，定期安排正規的工作培訓，樹立正確的檔案的法律法規意識，提升檔案兼職人員在工作中的歸檔意識，確保檔案工作能夠“按期歸檔、依法管檔、依章用檔”[4]。

（四）加強學籍檔案管理人員的法律意識和職業道德素養

高校的學籍檔案不僅關乎學校的相關機密，更關乎學生的個人隱私，一旦出現學籍信息泄露的情況，將會給社會以及學籍本人造成不可逆轉的嚴重不良影響，同時更給潛藏在社會中的不法分子制造可乘之機，且危害到了社會的公平公正。因此，高校學籍檔案管理人員必須要在工作中秉持著“學法、知法、懂法、守法”的重要觀念，只有這樣才能夠保障在日常工作中不會因為自身缺少對法律的認識，而做出違法和侵犯他人權益的事情。同時，高校學籍檔案管理人員在工作中更要嚴格堅守工作原則，不能因私人關系、為個人謀取利益而擅自對學籍檔案進行傳閱和泄露，更不能在工作中做出知法犯法的事情。

結語

不管是學位認證，還是學籍檔案管理都是高校學生檔案管理工作中的兩項重要工作內容，二者之間的關系是相輔相成，同時又是相互促進的關系。要想保證學歷學位認證工作可以更加順利開展和實施，那么這就需要學籍檔案的真實性。學歷認證管理工作是一項非常重要和嚴謹的管理工作，在日后的實際管理工作當中，因此，相關工作人員和管理人員一定要對學籍檔案的重視力度和關注力度進行進一步的加強，需要將原始憑證的作用在日常工作中充分發揮出來，同時更叫注重檔案資源方面的開發和利用工作，從而不斷提高管理工作效率和工作效力，實現學位認證工作能夠得到順利的發展和實施。