行政事務人員隊伍建設之我見

文/湖南省常德市武陵區就業服務中心 陳丹

從筆者所處的縣級政府部門看，機關事業單位進行了新一輪機構改革，行政事務人員成為行政事業單位工作人員隊伍的重要組成部分，對單位日常事務的處理起著重要作用。其日常工作不僅要處理電話的接聽、指示的傳達、來訪人員接待、會議的安排，還需要做好文件處理、檔案管理、信息溝通、公務接待等工作。行政事務人員要適應新時代的行政事務工作，需要在日常工作中不斷強化服務意識、責任意識、時效意識和自律意識，提升信息處理、統籌規劃、溝通協調、縝密安排的能力，從而更好地提高工作效率和質量，促進本單位各項工作更好地開展。因此，在充分發揮行政事務人員作用的同時，務必高度重視行政事務人員隊伍建設。

一、充分認識行政事務人員隊伍建設的重要性

新時代的行政事務工作對行政事務人員有更新更高的能力要求。在新時代機關事業單位中行政事務這個職位，雖然主要工作內容不外乎上傳下達、文件處理、會議安排、客人接待等。但與過去的行政事務人員相比較，新時代的行政事務人員在工作過程當中，更加考驗科學性和技巧性，工作要求更高，在行政事業單位中的任何環節發揮著不可替代的作用。因此，不僅已經就職的行政事務人員要不斷適應新時代的新要求，而且新入職的行政事務人員對于行政事務工作缺乏了解，在就職過程當中很容易遇到各種各樣的問題，需要在工作過程當中不斷地學習吸取相應的經驗，結合自身工作實際情況來進行創新和拓展，使工作技巧能夠更加完善，提高工作的效率和質量。因此，要充分認識行政事務人員隊伍建設的重要性。

二、行政事務人員要強化“四個意識”

（一）服務意識。從行政事務人員基本的工作內容看，服務性是其日常事務處理的本質特點，所從事的工作主要是為單位領導服務、為單位內部機構和人員服務，協助發揮機關效能，為人民群眾服好務。因而行政事務人員日常事務處理最重要的是強化服務意識。中國共產黨的宗旨就是全心全意為人民服務。機關事業單位所做的工作都是為人民服務，為人民服務沒有高低貴賤之分。不要以為行政事務人員的身份和工作低人一等，行政事務人員應當在為人民服務思想的引導下，工作不分貴賤，始終當好人民的勤務員。

（二）責任意識。機關事業單位行政事務人員在處理日常事務時，應當強化責任意識，對領導負責，對單位負責，對服務對象負責，自覺主動地將職責轉化為主觀責任，從而充分發揮主觀能動性，出色完成各項工作任務。行政事務人員只有樹立較強的責任意識，將工作責任內化于心、外化于行，在執行任務時才會自覺地履行職責，才能受責任驅使做好行政事務工作。主觀責任意識是行政事務人員自覺履行職責的內在動力，只有樹立強烈責任意識的行政事務人員才能夠不折不扣地做好本職工作。

（三）時效意識。機關事業單位行政事務人員的工作時效性很強，文件資料收發、大小會議服務、來人來訪接待、安全應急處置等工作都有嚴格的時效要求，務必及時正確果斷處理。在行政事務人員日常工作中，領導會將公務接待工作、會務工作等事務交給行政事務人員辦理，這就需要行政事務人員有很強的時間觀念，按時完成任務。辦理過程中，行政事務人員需要根據工作內容和具體情況，制定周密計劃和工作方案報領導審定后實施，如召開會議事務，行政事務人員要充分考慮會議的所有細節，并做好應急預案，以保障會議有條不紊地進行，不得耽誤時間而影響工作。行政事務人員在工作中要強化時效意識，保證日常事務處理的高質高效。

（四）自律意識。行政事務人員負責的工作繁雜瑣碎，手中沒有什么權力，在廉潔自律上很容易產生無所謂的思想，同時與其他崗位工作人員比，還會產生心理不平衡。機關事業單位行政事務人員在處理日常事務的過程中，要樹立強烈的自律意識，從嚴要求自己，做到廉潔自律。行政事務人員不要以為自己權力小而放松自律，在公務活動中，要時刻敲響思想上的警鐘，理智地管住自己的小節。要嚴格執行規定,按制度辦事，無論是在公共場合還是單獨處事時，都要用制度約束自己，做到警鐘長鳴、防微杜漸。

三、行政事務人員應具備“四種能力”

（一）應具備信息處理能力。行政事務人員對信息的處理關系到行政事業單位的穩定發展。信息包括政策信息、科技信息、信訪信息、工作信息、典型經驗等，這些信息的處理對單位的生存和發展有著重要作用，尤其是政策信息的處理和政策的執行貫徹，關系到工作是否順利開展，關系到單位長遠穩定發展。行政事務人員在信息收集和整理當中有著關鍵作用，只有行政事務人員學會把信息內容進行分類，合理運用分類臺賬，根據輕重緩急的情況區分，及時、準確地把信息反饋給領導，才能在第一時間為領導正確決策提供依據。因此，行政事務人員應具備較強的信息處理能力。

（二）應具備統籌規劃能力。面對繁雜的日常事務，行政事務人員應分出輕重緩急，做出合理有序的安排，有明確的目的和計劃，而不至于被繁雜事務所纏繞，導致手忙腳亂，忙得不亦樂乎而不見成效。統籌規劃能力是行政事務人員必備的一種能力。行政事務人員只有增強統籌全局的觀念，才能夠在工作的過程中把握整體，提升工作的效率和質量。行政事務人員的日常工作通常為文件收集整理、信息接聽處理等，工作任務既具體又繁瑣，若要高效完成所有日常事務須提前計劃和規劃工作流程。因此，行政事務人員應具備整體規劃與統籌安排的工作能力。要靈活處理人際關系，在工作上要考慮各個部門的工作人員對日常事務處理的能力，提前統籌規劃工作在后期行政事務運行過程中會逐漸體現出其重要性。為了讓繁雜的日常事務有序而高效地進行，應依照事情的大小、急緩、輕重對工作內容進行分析后制定具體計劃，然后付諸實施完成各項具體工作，這樣有計劃、有目標的方式會讓工作完成得井井有條。

（三）應具備溝通協調能力。行政事務人員在日常工作中要處理好繁雜的事務，主要的工作方法是與其他人員做好溝通和協調，加強與各部門的聯系和交流，因而對行政事務人員自身的溝通協調能力是一個考驗。行政事務人員要處理好工作上的各類事務，必須首先處理人與人之間的關系，針對每一個人的性格特點和工作方式的差異性，采取原則性和靈活性相結合，用不同的方式方法來進行工作上的溝通和協調。因此，行政事務人員在處理各項事務的過程中要以大局為重，始終保持謙虛謹慎的心態，在溝通中不計較對方的態度。作為一名優秀的行政事務人員，需要在處理日常事務中具有很強的溝通協調能力。從當前我區行政事業單位行政事務人員工作現狀看，不僅需要協助領導做好關系協調，還需要在日常事務處理中加強自身溝通能力，面對不同的工作對象要有相適應的溝通方法和能力，從而高質量完成自己的日常工作任務，進一步促進單位行政事務性工作高效高質量發展。

（四）應具備縝密安排能力。由于行政事務人員在開展工作的過程當中需要面對復雜的事務，并且在與人交流和工作配合中難免會存在各種各樣的問題，所以行政事務人員要充分考慮具體事務工作的重要性及細致性。行政事務人員在進行事務處理的過程中，應及時向領導報告，積極與領導對接，而且熟悉整個工作的流程和環節并找出關鍵點，在處理事務的過程當中要特別講究工作的細致性。在日常工作中，領導會給行政事務人員下達和交辦各項事務、任務，需要行政事務人員能夠及時處理和辦理領導所交辦的事項，并且在執行的過程當中，要根據領導的意圖，做出周密計劃和縝密安排，從而避免出現疏漏和差錯。在完成領導所交辦事項的過程當中，對行政事務人員考慮是否周全、工作是否細心、安排是否縝密是一個檢驗。

四、從三個方面加強行政事務人員隊伍建設

（一）加強崗位業務培訓。首先需從綜合體現行政事務人員的多元化以及應用性方面確定培養目標，讓行政事務人員專業技能培訓和當前的社會標準相統一。要適應新時代對行政事務人員專業技能要求，開展崗位業務培訓。其次，合理制定培訓課程。培訓課程應該包括電話禮儀、接待禮儀、會議禮儀、值班禮儀和公文處理、檔案管理專業知識等方面。通過培訓，使行政事務人員熟練掌握公文處理和檔案管理業務知識，掌握基本的文字寫作技巧。目前我區部分行政事業單位檔案資料的收集、整理、立卷、歸檔工作還存在一些薄弱環節，檔案資料的作用在改革發展中還發揮得不夠。培訓機構要對行政事務人員組織文件處理、檔案管理等全面業務知識培訓，讓他們成為滿足用人單位需要的復合型技能人才。在過去傳統的培訓方式中，行政事務人員只能學會理論知識。新時代的行政事務人員，要加強實習實踐活動，培養實際操作能力。讓行政事務人員在實習實踐過程中充分彌補自身的不足，進入工作單位后更好地做好行政事務服務工作。同時培訓機構自身需具備一定條件的實習基地，讓行政事務人員可以大膽地在實習場所去實踐和探索。行政事務人員可根據不同的工作內容和要求，模擬不同的工作方式和技巧。在具體的實習過程中，要以不同的方式進行指導。實訓場地可以包括多種情景模擬，讓行政事務人員充分掌握各項專業技能，使其具有較高的操作水準。

（二）加強廉潔紀律教育。廉潔紀律教育要突出黨的宗旨教育、優良傳統教育和政紀教育。通過教育使行政事務人員懂得黨的性質、綱領和任務，懂得黨員的標準、黨員的權利和義務，使行政事務人員具有全心全意為人民服務的思想和品德，成為黨性強、作風正、廉潔奉公，拒腐蝕永不沾的行政事務工作人員。從我區目前情況看，有的行政事務人員不安心本職工作，認為進步空間小。近年來我區紀委監委巡察組在行政事業單位巡察中，發現有的單位行政事務人員弄虛作假，為單位領導搞“數字政績”；有的行政事務人員在財務上搞“賬外賬”，參與為單位搞“小錢柜”；還有的行政事務人員巧立名目，違規領取“獎金”。抓好廉潔紀律教育，必須聯系實際，解決問題，這就要經常調查分析行政事務人員隊伍的思想作風狀況，加強教育的針對性。同時要培養樹立先進典型，宣傳優秀行政事務人員的事跡，積極開展正面激勵教育，鞭策行政事務人員恪守廉潔自律本分，做一名忠誠組織、克己奉公的行政事務工作者。

（三）建立科學評價制度。行政事務人員的工作一般都很繁瑣，負責的大小事務都很多。因此，對行政事務人員的績效，要建立科學的考核評價制度。行政事務人員處理日常事務一般不能按時作息，遇有領導緊急交辦的事項，還需加班加點，甚至犧牲“雙休日”時間，才能如期保質完成任務。比如籌備會議、公務接待和檔案資料收集、整理、歸檔，時效性很強，或提前準備，或延時善后，背后的付出鮮為人知，很難用單一的指標來考核。考核評價應在公平公正的前提下，根據行政事務人員履行職責的特殊性和實際情況制定科學的考核方案，把定量考核與定性考核有機結合起來。通過科學有效的評價制度，正確評價行政事務人員的工作業績，調動他們的工作積極性，同時通過較為完善的考核評價制度，使得行政事務人員的各項工作更加規范化、專業化、高效化。從而不斷提高行政事務人員隊伍的綜合素質，不斷促進行政事務人員隊伍高質量發展。