大數據背景下職業學校檔案信息資源整合分析

文/江蘇省南通衛生高等職業技術學校 申淑平

近些年，在信息化社會穩步向前推進的社會背景下，將大數據技術作為代表的現代信息技術不斷進步，這代表著大數據時代全面來臨，為各行各業帶來了全新的發展機遇，使得檔案信息資源管理工作出現了顛覆性的轉變，檔案信息爆炸式增長，職業學校管理人員了解到展開檔案信息資源整合的重要性，對檔案資源的信息需求逐年增長，其價值日漸凸顯。職業學校必須明確通過大數據技術展開檔案信息資源整合的重要性，清晰資源整合問題，制訂出針對性的優化策略，以發揮出數據檔案信息的價值，確保檔案資源整合的合理性。

一、職業學校檔案信息資源整合的特點

（一）存儲形式多元化。職業學校在數字化校園建設工作中穩步向前推進，涌現出大量電子文件，其中包括光盤、磁盤等創新型檔案信息載體，在職業學校檔案管理工作中獲得廣泛應用。檔案形式也從傳統的紙質檔案逐步發展到視頻檔案、音頻檔案、圖片檔案和文件檔案等。除此之外，通過數字化信息技術的有效運用，進一步改善了職業學校在檔案資源方面的傳輸水平，渠道變得更加豐富多樣，檔案表現形式更為多元，信息傳播速度更快，促使檔案信息資源整合走向了多元化發展之路。

（二）信息流動的跨時空性。在傳統的檔案信息管理工作中，檔案信息資源的整合主要通過職業學校檔案管理部門的統一組織和領導，并通過行政管理部門、教學部門和科研部門進行分頭收集、集中報送，整個環節需要花費大量的人力、物力和財力。但基于大數據這一時代背景，檔案信息資源的整合工作可以突破時間和空間的制約，進一步打破各部門在檔案信息資源收集和報送方面的信息壁壘。舉例來說，通過數字化檔案信息管理資源平臺，可以將職業學校不同發展時期、不同教學環節、不同部門的數據信息資料進行有機整合，進一步改善在檔案信息資源管理工作方面的綜合質量，實現檔案信息資源的最合理配置，發揮出檔案的最大價值。

（三）信息整合的智能化。在傳統的人工管理模式之下，職業學校在檔案信息編制工作上，主要是將檔案館各類文本信息進行集中整合，通過檔案管理工作人員的主題選擇、資料查詢、資料編寫、資料整理，已完成檔案信息的資源整合工作。伴隨著數字信息技術的發展以及大數據技術的運用，檔案管理工作人員只需要通過簡單的計算機系統操作，即可在系統中實現檔案資源的自動化整合。例如，可以在其中輸入關鍵詞，尋找到對應的檔案信息，分門別類進行信息資源整合，以提升在檔案信息資源管理工作方面的智能化水平，優化管理效率和管理質量，節省大量的時間和精力。

二、職業學校檔案信息資源整合存在的不足

（一）實體資源為主，數字資源不足。基于大數據這一時代背景，職業學校在檔案資源的整合和管理工作中，仍然以實體資源為主，信息資源整合較為匱乏，出現嚴重的檔案信息資料結構失衡問題，在結構上不夠科學合理。同時，檔案信息以結構化信息為主，包括光盤數據庫和紙質文件。基于大數據的時代背景，在大數據技術的運用之下，檔案信息資源的涉及范圍更廣，除了一些基礎性的紙質信息，還包括非結構和半結構信息。因此，職業學校檔案管理工作除了需要將傳統的結構化檔案信息進行資源整合外，還需要將非結構化信息資源整合工作做完善，將科研和教學活動中的大量非結構化檔案信息進行進一步整合，將其變為結構化和半結構化信息，構建出覆蓋面更為廣泛的檔案資源管理體系。

（二）信息資源分散，共享程度低。職業學校在開展檔案管理工作信息化建設的過程中，長期以來都是單兵作戰，部門各自為政，未建立科學合理的統籌規劃，也未形成檔案管理的統一標準，導致數據庫信息資源高度獨立，無法真正地實現共享，信息孤島問題明顯，職業學校的各類教學活動、科研活動信息未真正地發掘出價值，綜合利用率較低。因此，想要進一步改變這一問題，需要加強溝通和交流，實現部門之間的協同發展，針對檔案資源整合的信息化建設工作進行科學合理的統籌規劃，統一數據信息整合的技術標準，打破部門之間的信息孤島問題，實現檔案信息資源的統一化、集成化管理，部門之間檔案資料互聯互通、資源共享。

（三）重藏輕用，深度挖掘不夠。目前，職業學校在檔案管理工作方面，仍以資源中心管理模式為主，將檔案資源轉化為有價值的教學和科研決策，關注重視程度有所欠缺，只關注檔案信息資源的接收和存儲，缺乏對數據信息的深度挖掘以及進一步深入整合，導致檔案價值挖掘長久處于休眠狀態，在校園管理工作中也處于邊緣化狀態。在職業學校的檔案資源整合工作中，數字資源的建設和數字資源的服務二者之間不能出現脫節，雖然檔案資源整合是重要任務之一，但是整合的目標是實現利用，發揮出檔案資料的價值，為科研活動和教學活動提供服務。在檔案資源整合工作方面，應該樹立完善的“藏用并治”意識，通過大數據技術的有效運用，深入挖掘數據價值，實現檔案資源整合的全面變革，并通過計算機服務的有效運用，進一步將休眠的檔案資源激活，展現出檔案資料的價值和作用。

三、職業學校檔案信息資源整合的內容

（一）內容方面的整合。基于大數據時代，職業學校在檔案信息資源的整合工作方面，需要加強對傳統實體檔案的資源整合，關注實體檔案中的信息資源數據整合。舉例來說，可以通過對大數據技術的有效運用，實現跨越院系、部門以及專業學科的檔案信息資源整合，對職業學校的人力資源管理檔案、教學活動檔案和科研活動檔案、學生招生錄取檔案，進行集中化、系統化整合及管控，實現檔案信息資源的深度整合，并通過大數據技術，建立檔案信息資源管理平臺，為不同部門的管理者賦予管理權限，可通過設置賬號進行登錄，并積極踐行檔案信息資源整合的部門崗位分工責任制，例如教務處主要職能為負責檔案信息資源的審核工作，人事部門對人事檔案信息的有效性和完整性進行審核，在檔案信息收集資源過程中形成統一化和集中化管理。

（二）技術方面的整合。首先，需要通過大數據技術，構建出檔案信息資源整合的一體化管理平臺，通過云計算技術，對職業學校在教學活動、科研活動和行政管理活動中的各類檔案數據信息展開數字化管理，并通過大數據技術，對檔案信息資源展開深度分析，挖掘其中的價值資源。除此之外，還可以通過語音分析技術和可視化分析技術，實現職業學校檔案信息收集資源的深度整合，也可以通過智能AGENT技術的有效運用，對各類科研活動數據信息展開深入掃描，將其轉化為數字化結構性信息，將獲得的檔案信息存儲在檔案管理平臺中，并通過設置全文檢索，及時調取所需數據信息。

（三）安全方面的整合。檔案信息資源在大數據這一時代背景下，想要真正走向數字化轉型之路，需要針對傳統檔案管理中不具備的檔案信息安全問題，制訂出解決辦法，包括來自黑客、網絡病毒的攻擊，以及人工操作失誤帶來的信息數據丟失問題等。因此需要將安全整合工作做完善，形成牢固的檔案信息資源防護體系，綜合大數據技術的有效運用，通過云平臺保障技術、處理安全技術的使用，形成更為科學合理，更為完善的檔案信息安全管理體系，開展數據信息備份，有效規避數據丟失帶來的安全問題，以保障信息存儲的安全性、可靠性。

（四）服務方面的整合。職業學校展開檔案信息資源整合，其重要目標之一是為后續的教學活動、科研活動、招生工作及內部行政管理工作奠定堅實的基礎，提供有力的數據參照，為職業學校可持續穩定發展提供服務。因此，需要構建檔案信息資源共享平臺，以保障檔案信息發揮出服務價值，滿足不同部門、不同活動的現實需求。例如在共享平臺的建設上，需要和職業學校OA辦公行政系統銜接，實現各部門的檔案數據資源共享。

四、職業學校檔案信息資源整合路徑

（一）建設“雙套制”的檔案庫房。基于大數據這一環境，職業學校的檔案管理工作并不代表需要完全摒棄傳統的紙質檔案，而是需要通過積極踐行“雙套制”管理模式，實現實體檔案和電子檔案的同步保存。相較于紙質檔案，電子檔案的存儲會對環境和存儲設備提出更高的標準和要求，除了需要保障防震、防病毒、防信息泄露、防靜電外，還需要防電磁干擾。由于檔案信息化建設資源整合工作需要花費較長的時間周期，成本投入較高，難度較大，因此應該在硬件環境的建設方面，始終秉承“統一管理、厲行節約”的建設原則。在原本的庫房基礎上，進行進一步的調整和優化，實現紙質檔案和電子檔案兩者之間的分區管理。通過在電子檔案管理范圍內布置網線、配置數碼相機和刻錄機，安裝防火墻及殺毒軟件，并運用密鑰管理模式，規避其他人員使用計算機調用檔案數據信息。而在實體檔案管理方面，則應該防潮，保障溫度和濕度的適應性，定期殺蟲，避免潮濕生蟲，給實體檔案資料帶來腐蝕，實現物理層面的隔絕，延長檔案資料的存儲壽命。

（二）轉變觀念，提升檔案管理人員的綜合業務素質。目前，個別職業學校在檔案管理以及檔案資源整合方面，工作模式較為傳統，對電子檔案的管理方法了解程度不足，尤其是基于大數據時代，未掌握檔案信息資源的整合策略、分析辦法和數據挖掘方法。因此需要檔案管理工作人員與時俱進，積極拓寬個人知識結構，學會通過大數據技術的有效運用，實現對數據信息的深度綜合分析和挖掘，掌握潛在價值，為其他行政管理部門、教育活動和科研活動決策提供有力輔助。職業學校需加強檔案管理工作人員的培訓，尤其是展開與數字化管理和資源整合相關的培訓工作，既需要掌握基礎的檔案管理知識，又需要具備一定的大數據技術應用技能，推動檔案數字化轉型工作有序推進、順利開展。

（三）統一數字化資源的標準。基于大數據這一時代背景，職業學校在展開檔案信息資源整合過程中，大量的異結構化數據，導致部門之間存在信息孤島問題，這是對檔案信息資源進行整合的重要阻礙。需要建立標準化和規范化的檔案信息資源管理體系，形成高水平的數字化檔案信息體系，這是展開職業學校檔案信息資源整合的基礎條件。通過標準化檔案體系的建設，可以改變傳統檔案信息化建設盲目投資、各部門各自為政的問題，突破部門之間的信息孤島。與此同時，可以通過檔案數據信息資源的標準化建設，以確保資源整合過程走上規范化之路。在數字化標準建設方面，涵蓋檔案管理規范、數據交換格式要求以及元數據標準等，并依照音頻、視頻、圖片、文件檔案的管理特征，形成不同的檔案管理標準，下發給職業學校各個二級院系、專業學科，嚴格依照標準執行，以保障檔案信息資源整合過程的有序性，為后續的檔案管理工作和資源價值開發工作奠定堅實的基礎。同時，通過標準化體系的建設，可以節省大量的檔案管理時間，不再將時間和精力放在機械化的整理工作上，只需要通過簡單的檢索即可獲得目標信息，相關檔案管理工作人員也可以將時間精力放在檔案價值的挖掘上，為職業學校的可持續發展奠定堅實的基礎，提供更多的可能。

（四）對結構化和非結構化檔案數據的合并管理。基于大數據這一時代背景，職業學校的檔案信息資源管理工作，涵蓋結構化數據、非結構數據、半結構數據。所謂的結構化數據，就是基礎的數據庫，如管理系統、財務管理系統、人力資源管理系統形成的數據。半結構化數據主要是指HTML以及報表等，如檔案管理體系、教育資源庫和郵件系統形成的數據。非結構化數據就是視頻、圖片和文檔，包括教學活動的教育視頻、科研活動記錄視頻以及學校重大活動記錄影像等。基于大數據環境，結構化數據占比較少，只有15%，超過80%的是非結構化數據，存儲于網絡中。因此在展開檔案信息資源數據整合時，需要實現結構化數據和非結構化數據的協同管理，并通過大數據技術和云計算技術，對海量非結構化數據展開進一步的價值挖掘，通過兩者之間的同步管理，為檔案信息資源的價值開發注入全新的活力和發展生機，以確保檔案管理工作的全面性。

五、結論

綜上所述，基于大數據環境，展開職業學校檔案信息資源的整合工作，是檔案管理工作的必然發展需求，也是對職業學校檔案管理工作提出的標準，不管是對于教學活動、科研活動和行政管理工作的有序推進，還是對于檔案信息資源的共享，都有著非常重要的現實意義。因此，相關檔案工作者應該轉變傳統的觀念理念，明確基于大數據環境下檔案信息資源整合的內容及存在的缺陷和不足，并制訂出針對性的優化策略，以發揮檔案信息資料的價值，為職業學校教學活動、科研活動及行政管理工作的決策提供數據支撐，保障職業學校實現穩定可持續發展。