新時代做好機關事業單位辦公室文秘工作的路徑

文/福建省安溪第八中學 劉培德；共青團安溪縣委員會 史德芬

文秘職業古已有之，如今社會經濟繁榮發展，社會關系呈現出復雜化和多樣化的特征，各行各業興旺發達，使文秘職業呈現出蓬勃的生機與活力，文秘工作越來越重要，尤其是新時代的機關事業單位，文秘工作是不可或缺的重要部分。事業單位辦公室的文秘工作者每天要面臨繁重艱巨的工作任務。因此，文秘工作者需要迅速提升工作能力，堅決完成各項工作。如何對機關事業單位的文秘工作進行創新與加強，是當前事業單位辦公室要面臨的重要難題，同時是提升工作效率不可或缺的內容。

一、講究工作藝術，領會領導意圖

在新時代背景下，文秘工作頭緒多、任務重，面對的任務繁瑣，文秘工作者要學會從工作實際出發，進行上下、左右、前后同步運行的輔助性工作。比如正確了解和掌握一個時期的中心工作，分析領導的意圖，并加以理解、完善和落實，積累和儲存有關工作資料。舉個例子，阿美在一家機關事業單位做文秘工作，快到年底了，單位領導組織了一場會議，會議的主要內容是領導對各部門年底的工作進行總結。然而在領導準備發言的時候，卻發現自己忘帶了秘書事先整理好的發言稿，阿美立刻拿出自己之前存在電腦中的備份。領導從未讓秘書進行備份工作，阿美的自主備份行為，獲得了領導的表揚。每個領導的辦事風格各不相同，文秘工作是一門藝術，需要像心理學家一樣善于觀察和領會領導意圖。

機關事業單位的領導大致有這幾種類型：

（一）專制型領導。簡單來說，就是領導者決定一切，直接布置任務讓下級員工執行，這種領導要求下級絕對忠誠與服從。專制型領導的風格都是直來直去的，文秘工作者要充分尊重領導的意見，尊重他的權威，按領導者的意圖前進，按照領導的意見辦事即可。當然，服從并不等于盲從和不加分析地附和，有自己的想法主張可以巧妙地跟領導講出來，切忌過于直白。

（二）交易型領導。此種類型的領導行事公平公正，賞罰分明，遵循著“付出便有收獲”的工作制度。但是，對于這種過于信奉賞罰分明的領導，文秘工作者在工作時會有一定的壓力，一旦在工作中出現了細微的差錯，領導的人情味和同情心相對較少。對待這種領導，文秘工作者無須過多地討好殷勤和考慮人情世故，只需把分內的事情做好，盡量別在工作中出現差錯即可。

（三）民主型領導。領導比較平易近人，凡事大多愿意聽一聽下屬意見。文秘工作者可以適當提一下對單位的建議，充分表現出自己的業務能力，但同時要小心講話語氣或態度，不要因為領導是作風民主，便可隨意開玩笑，甚至肆意踐踏領導的權威。領導行事風格各有春秋，文秘工作也是豐富多彩的，而機關事業單位對文秘工作的要求也是全面化的。文秘工作者要懂得一系列工作方法和工作藝術。工作的藝術性，要通過技能與技巧的運用來不斷獲得提高的。平時在工作中要學會分析理解領導意圖，拾遺補闕，進而增強執行的信心。

二、講究說話技巧，發揮交流才能

機關事業單位辦公室是處理內外事務的重要場所，同時也是對外聯絡，進行內部溝通的重要部門。說話、辦事、總結是對機關事業單位辦公室工作內容的精練概括，說話、辦事、總結的效果直接影響到辦公室的工作效率和工作水平。文秘工作除了要有基本的文字書寫能力外，還有日常事務的接待，這就要求文秘工作人員應掌握一些辦公室的交流技巧，以便在工作中得心應手。

文秘工作者要以自信良好的形象示人。保持精神飽滿，精力充沛，面帶真誠的微笑，態度和藹，與人為善。尤其注意說話的技巧。文秘人員應與人和諧相處，說話態度或語氣一定要柔和，富有親切感，切勿態度過于強硬，即便是有了一定的權利也要友好待人，少用命令的口吻，更不可妄自菲薄。與他人進行友善的溝通，不要當成辯論賽。在說話時，不能用手指著對方，不要產生侮辱他人的行為舉止。不要好辯逞強，鋒芒太露。俗話說“良言一句三冬暖，惡語傷人六月寒”，文雅的談吐會產生良好的人際關系。

面對辦公室攀比炫耀的不良風氣，文秘工作者即便有資本、專業技術過硬、工作能力出色、是辦公室的紅人，也不要隨便將自己華麗的羽毛暴露給別人，在單位更應該小心謹慎。只要你真誠待人，為人可親，周圍即使對你有偏見的人，在時間的沖洗中會慢慢走近你。

現代社會辦公室文秘工作多數是女性，俗話說“女人多的地方是非就多”，當辦公室一群女人聚在一起時，少不了“八卦”閑聊，互相攀比炫耀。作為新時代的文秘工作者，作為新時代職業女性的代表，一定要有自己的頭腦和見識，在面對八卦時，不要人云亦云，隨波逐流。要有辨別是非的基本能力，不要參與“八卦”的宣揚。對于工作要勇于表達自己的想法，發出自己的聲音，從而獲得領導的關注賞識。從古至今，領導都會賞識那些有自己的主見的員工，而不是那些沒有上進心每天閑聊的“閑雜人士”。

三、講究工作方式，善于管理日常

機關事業單位的文秘人員作為領導的助理，要根據新時代的發展趨勢，轉變自身工作方式，利用巧妙的管理手段管理事業單位的日常工作。要有明確的工作規劃，以提高效率為目的，充分利用時間，提高工作效率。計劃要分清主次和輕重緩急，計劃強度不要過大，遵循“20%=80%”的原則，每天用20%的工作效率就相當于獲得了80%的成功。可以制訂周密的工作計劃，善于集中時間，把自己有限的時間集中在重要的事情上，切忌把工作攬入全身，對于自己不擅長的領域要勇敢地拒絕，莫在不必要的事情上浪費時間和精力。

文秘工作者需要仔細、耐心，與同事心往一處想，勁往一處使，團結協作，不計較干得多，干得少。必須內外兼顧，在給領導安排工作日程的時候，預留出一定的時間讓領導了解合作單位的發展、經營狀況并對業務處理過程中的各種矛盾和問題進行及時解決。文秘工作者要加強與領導的密切聯系，盡可能避免因粗心大意造成的失誤從而耽誤日常進度。另外，一旦載入的計劃事項有變動，相應變動涉及其他人員時，文秘應當立即與領導取得聯系，并上報計劃變更的具體情況，說明變更后可能帶來的影響。與領導協商完畢后，及時安排其他行程。

四、掌握信息技術，做好檔案管理

機關事業單位作為政府的重要支撐，其檔案管理工作備受關注，檔案管理工作從古至今都是瑣碎又復雜的工作。機關事業單位作為管理相對封閉，環境具有一定開放性的組織系統，需對其制訂完整詳盡的管理制度。在新時代的背景下，事業單位對檔案管理人員的工作制度提出了更高的要求。與此同時，事業單位的用人制度不斷進行改變，檔案管理人員也在不斷縮減，更增加了事業單位辦公室人事檔案的管理難度。因此，文秘人員除了做好本職工作外，還要做好檔案管理工作。應遵循以下幾個方面原則，對檔案進行精細化管理。第一，收集檔案。這是檔案管理工作中的基礎，收集對象主要是機關事業單位的文書文獻，如果最基礎的收集工作不整理好，會導致文件歸檔不齊全、不完整，對后續的整理工作造成一定的影響。第二步，整理檔案。文秘人員需對已經接收的歸檔材料文獻進行整理，對已經歸檔的案卷進行質量檢查，將符合相關標準的案卷進行檔案保管，并依照相關的檔案管理制度執行。第三，對檔案進行鑒定。鑒定環節指的是檔案的保存價值，是檔案管理工作中的重要組成部分。通過對檔案價值的鑒定，可以有效避免魚龍混雜，按照價值的大小進行分類保管，主要可以分為永久、長期、短期三個級別的管理期限，充分利用檔案進行工作，可以使保管工作具有條理化以及規范性。第四，對檔案進行統計。簡單來說，就是對檔案管理中的各方面情況進行數據分析，以掌握檔案的全面情況。做到心中有數，知根知底，不但為后續工作打下了堅實的基礎，還能最大限度地發揮檔案工作的服務職能。第五，檔案利用。是檔案管理工作的最后一項，也是最為重要的一項。辦公室文秘應從實際出發，開展多種多樣的服務活動。例如，編寫若干專題匯編和研究工具，為各機關的工作提供支持。如果不能使用或是不善于利用，那么檔案就失去了保存的價值和必要性。

新時代，文秘工作者必須熟練操作電腦，準確無誤地處理好文字，努力做一個操作型的人員，利用現代信息技術手段，整理檔案事半功倍。

五、加強技能培訓，提高自身素質

文秘工作是上承下達、溝通各個部門的重要樞紐。文秘是整個機關事業單位的門面，文秘人員的綜合素質直接決定了外界對機關事業單位的看法，并在一定程度上影響了工作效率以及整體的工作質量。在新形勢背景下，加強文秘人員的綜合素質是非常必要的。

文秘工作要干好，才干素養始終是基礎。隨著信息技術的發展，可通過學歷、技術、經驗等對人才一一篩選，提高文秘工作人員的門檻以及綜合素質，對招聘制度進行整理與規劃，擴寬文秘工作的隊伍，全面培養高素質的文秘團隊。與此同時，定期對文秘工作人員進行培訓，從而加強管理技能。由于在機關事業單位工作本身具有很強的政治性，因此文秘工作人員應當具有很高的政治覺悟，時刻保持清醒的政治頭腦，思想上和行動上始終與黨中央保持一致，堅持黨的路線不動搖，加強思想政治教育。

新時代文秘工作者的內外兼修能力、學習能力、應對能力、競爭能力、創新能力、計劃能力都必須有一個大的提高。文秘人員應提高預見力、學習力，運用全局思維和系統思維研究工作，從事物發展前沿的角度提出相關方案，逐漸養成未雨綢繆的相關意識、學會舉一反三，要養成勤儲備的良好習慣，逐漸在文秘的日常工作中練就見事有遠見、遇事有策略、臨機有膽量的過人本領。要準確把握工作進程，并提出合理的建議。增強文秘人員的總結能力，將理論與實踐相結合，把握客觀事物的發展規律，保證在給領導提供各種參考意見時，做到心中有數、從容應對。

六、結語

作為機關事業單位的文秘工作者，將領導安排的各項工作任務扎實落實，并努力執行，是最重要也是最突出的工作目標。在新時代新形勢背景下，文秘工作者不僅要業務過硬，還要內外兼修，創新方法，工作思維有高度、廣度和深度。本文對機關事業單位做好文秘工作的途徑進行了探討，并提出相關措施，以期能順應事業單位的發展需要，提高科學決策水平，以全新的角度看待文秘工作，做好本職工作，為機關事業單位做出應有的貢獻。