檔案資源共建共享路徑探析

文/隨州市委組織部組工信息中心 林雯雯

檔案，承載了人類活動的歷史軌跡；能為維護國家利益、人民權(quán)益和推動社會發(fā)展提供依據(jù)和發(fā)展動力；能有效“存憑、留史、資政、育人。”隨著人類社會的快速發(fā)展，檔案和人們的關(guān)系日趨緊密，個人發(fā)展離不開檔案；單位發(fā)展離不開檔案；科技發(fā)展離不開檔案。檔案資源共建共享已成為社會發(fā)展的必然，已經(jīng)成為人們共同關(guān)注的重要課題。然而，由于種種原因，在實際生活和工作中，檔案資源共建共享工作口號喊得很響，實際成效則微乎其微。

一、共建共享的難點

（一）缺乏“共”的理念。檔案資源共建共享是社會發(fā)展的大趨勢，是人類社會穩(wěn)步推進(jìn)的必然。但在實際生活和工作中，對檔案資源共建共享工作真正高度重視的，目前還僅僅停留在有識之士層面，不少人還是處于茫然無知和無所謂的階段，具體表現(xiàn)為：1.不愿用心打基礎(chǔ)。有的地區(qū)、有的單位十分不情愿、有的則是無力將大量資金投入檔案工作的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)上來。導(dǎo)致少部分地市級檔案館的基礎(chǔ)設(shè)施難以達(dá)到起碼的要求，不少縣級和具體單位檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施只能湊合著用。2.不想、不會用。檔案資源共享的前提是愿用和想用、會用檔案資料。但在實際生活和工作中，人們很少想到使用和發(fā)揮檔案資料的作用。不少單位設(shè)施齊全、資料也比較豐富，但檔案館、室門前門可羅雀；有的則是檔案資料上灰塵滿滿，根本沒有人動過的痕跡；檔案設(shè)施和機構(gòu)成了擺設(shè)。3.不想“共”。共建共享的集中體現(xiàn)就是一個“共”字。長期以來，人們受傳統(tǒng)管理模式的影響，習(xí)慣于單打獨斗，總認(rèn)為自己的“一畝三分地”不能容他人插手。這樣，在建設(shè)時大家就是各起爐灶，互不聯(lián)系；使用起來各干各的，大家也從來沒有想過共建共享。一旦覺醒時，基礎(chǔ)設(shè)施已難以兼容并存了。

（二）缺乏“共”的要求。檔案資源共建共享是一項系統(tǒng)性工程，要實現(xiàn)共建共享之目的，對檔案工作的各個方面各個環(huán)節(jié)的建設(shè)、發(fā)展、管理必須有全國性統(tǒng)一要求。如：館、室的建設(shè)需要達(dá)到什么要求？軟件配置達(dá)到什么要求？共建共享的技術(shù)要求等，只有在統(tǒng)一規(guī)定的要求下，才能在館、室建成之日實現(xiàn)共享。從目前的實際情況看，與共建共享的要求相差甚遠(yuǎn)，具體表現(xiàn)為：一是從檔案館、室的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)來看，沒有統(tǒng)一的要求；從軟件開發(fā)和應(yīng)用看，也無統(tǒng)一的要求；基本上是各拿各的號，個吹各的調(diào)，干個啥樣是啥樣。二是全國性技術(shù)要求急需提出和統(tǒng)一。檔案資源共建共享的科技含量高、規(guī)模大，是一個較為龐大的科技系統(tǒng)。如：傳統(tǒng)館藏檔案數(shù)字化以及檔案信息的網(wǎng)上傳遞利用，必須應(yīng)用多媒體技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、海量存儲技術(shù)、數(shù)字通信技術(shù)、數(shù)字加密技術(shù)、智能檢索技術(shù)等。對這些高科技設(shè)施的建設(shè)、運用，必須有全國性統(tǒng)一要求，在統(tǒng)一的技術(shù)要求指導(dǎo)下建設(shè)和使用，才能真正走上共享之路，可惜我們目前很多不健全。三是人員配備無統(tǒng)一要求。如各級檔案館、室各應(yīng)配備多少人？各層次人員各需配多少？沒有統(tǒng)一的要求。基本上是一個地方一個樣，有的人員少得可憐，有的則根本沒有什么專業(yè)技術(shù)人員。

（三）缺乏“共”的技術(shù)基礎(chǔ)。共建共享的基礎(chǔ)性技術(shù)要求有三個方面：必須有一套科技含量高的基礎(chǔ)設(shè)施；必須有一支高科技水平的檔案工作隊伍；必須具有共建共享的意識和機制。目前我們在這三個方面都有明顯的欠缺。首先，基礎(chǔ)設(shè)施技術(shù)含量不高。當(dāng)前，不少地方比較先進(jìn)一點的僅是利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)開展檔案信息服務(wù)，這還仍是主要以館藏介紹、目錄、查詢等為主，與美國的國會圖書館館藏的“大事件材料”便于下載保存的圖像、文本等形式相比較，那就相差太遠(yuǎn)了。有些地級市和不少縣市區(qū)的檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施，則更缺少技術(shù)含量，對過去檔案信息的咨詢，基本上靠人工翻找。其次，檔案工作人員缺乏應(yīng)有的技術(shù)素質(zhì)。由于檔案工作相對清貧，相對人、財、物等單位來說，社會地位偏低。因此，檔案事業(yè)需要的人才來不了，來的人員又不是檔案工作需要的人。同時，由于人心不穩(wěn)，檔案工作難以嚴(yán)格管理，不少人員都抱著“混一天是一天”的思想過日子，根本沒有心思鉆研業(yè)務(wù)。但是，檔案工作科技含量卻在不斷提高，對從事檔案工作的人要求越來越高。人員技術(shù)素質(zhì)的止步不前，有的甚至退化的現(xiàn)狀和檔案工作科技程度的不斷提高形成了嚴(yán)重的背離，使共建共享的希望越來越渺茫。再次，缺乏共建共享的機制和意識。目前，國家對檔案信息資源共建共享缺乏統(tǒng)籌規(guī)劃和宏觀調(diào)控；缺乏法律法規(guī)和管理制度的保障；不同地區(qū)、不同行業(yè)內(nèi)的檔案信息資源共享機制缺乏整體性發(fā)展規(guī)劃，不能形成協(xié)調(diào)發(fā)展、協(xié)調(diào)作戰(zhàn)、資源共享的機制；全面協(xié)同的機制、規(guī)劃的欠缺，導(dǎo)致無法開展全面協(xié)同工作。再者，不少單位和個人對檔案資源共建共享這個名詞還處于十分生疏和茫然無知的狀態(tài)，根本談不上共建共享的共識。目前，我們在機制和認(rèn)識上的這種狀態(tài)，導(dǎo)致我們想提高人員技術(shù)素質(zhì)的希望就像建立在沙灘上的大廈一樣。

（四）缺乏“共”的安全。檔案資源共享前提之一就是必須有牢固的安全保障，否則，就難以實現(xiàn)共建共享。安全隱患的第一點就是安全意識亟待加強。主要表現(xiàn)為檔案工作人員的檔案安全意識非常薄弱。有的接觸檔案資料時，根本沒采取什么安全措施；有的將檔案信息資料隨便亂放，存放檔案信息的電腦也無保護措施。第二點就是基礎(chǔ)設(shè)施的安全保障欠缺。由于受資金不足的限制，不少地方在進(jìn)行基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)時，都把標(biāo)準(zhǔn)壓在最低程度，有的單位甚至在一間大辦公室里，安排幾個柜子裝檔案，美其名曰“因陋就簡”，根本無從談“檔案安全”四個字。第三點則是缺乏防高科技破壞的措施和手段。高科技的不斷發(fā)展，為我們抓好檔案資源共建共享提供了很大的便利。但是，也為企圖竊取檔案資源或攻擊檔案網(wǎng)絡(luò)的人提供了有力武器。現(xiàn)在，我們落后的基礎(chǔ)設(shè)施和落后的技術(shù)手段及管理措施是遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到保護檔案資源的目的，必須盡快加強和完善。

二、共建共享之路徑

檔案資源共建共享是一盤社會性大棋，不是某一個地區(qū)和某一個單位能辦好的事情，必須要抓好頂層設(shè)計，上下聯(lián)動，全方位協(xié)同，方能收到理想效果。

（一）切實樹立檔案資源共建共享是歷史發(fā)展必然的理念。要實現(xiàn)檔案資源共建共享，必須樹立牢固的檔案資源共建共享的理念。一是領(lǐng)導(dǎo)干部，尤其是主要領(lǐng)導(dǎo)干部，要牢固樹立檔案資源共建共享是歷史發(fā)展必然的理念。各級領(lǐng)導(dǎo)干部必須清楚地看到，隨著科學(xué)技術(shù)的飛快發(fā)展，人類社會的相互聯(lián)系更加緊密，信息傳播更加快捷和準(zhǔn)確，檔案資源必須共建共享。這是歷史發(fā)展的必然，是科學(xué)技術(shù)發(fā)展的必然，更是各級領(lǐng)導(dǎo)干部必須樹立的理念。二是各級檔案工作者必須切實樹立檔案資源共建共享是歷史發(fā)展必然的理念。全體檔案工作者應(yīng)該清楚地看到，過去我們有共建共享的愿望，可實際情況卻使我們只能作為愿望，根本無法實現(xiàn)。三是全民樹立對檔案資源共建共享是歷史發(fā)展必然的理念。加大宣傳力度，使共建共享成為全民的自覺行動。一花獨放不是春、萬花齊放才能春滿園。檔案資源共建共享的先行者是上級領(lǐng)導(dǎo)，是檔案資源主管部門，是檔案工作者。但這還不夠，必須形成全民共識，方能蔚然成風(fēng)。所以，各級各地檔案主管部門和檔案工作者在率先垂范抓好檔案資源共建共享理念的同時，充分發(fā)揮各種宣傳工具的作用，向全社會廣泛宣傳共建共享的重大意義；宣傳共建共享的可能性；宣傳共建共享的先進(jìn)典型；宣傳各地各級共建共享的先進(jìn)經(jīng)驗，使檔案資源共建共享工作成為全民意識，成為全民的自覺行動。

（二）切實抓好檔案資源共建共享的保障。強有力的組織領(lǐng)導(dǎo)、能征善戰(zhàn)的隊伍、充足的經(jīng)費，是抓好檔案共建共享的強有力保障。首先，各地各級領(lǐng)導(dǎo)，尤其是主要領(lǐng)導(dǎo)，必須高度重視檔案資源共建共享工作，要親自拿在手上放在心上；把檔案工作的發(fā)展列入每年本地本單位的工作目標(biāo)之中，并作為每年的考核內(nèi)容；每年至少要集中聽取一次檔案部門的工作匯報；對檔案部門提出的工作難點和具體問題及時給予協(xié)調(diào)和解決；依法為檔案部門開展共建共享工作提供必要的履職盡責(zé)的條件。其次，必須切實抓好檔案工作隊伍建設(shè)。抓隊伍的前提是要配齊培強檔案工作領(lǐng)導(dǎo)班子，盡量挑選懂檔案工作業(yè)務(wù)的人員作為班子成員。必須配齊配強檔案工作隊伍，正因為檔案部門既重要又清貧，更要挑選精兵強將來充實。必須抓好檔案隊伍的再教育、素質(zhì)的再提高。再次，各級政府要給予檔案工作應(yīng)有的經(jīng)費保障。各級政府必須把所屬檔案館、室的建設(shè)納入本級基本建設(shè)規(guī)劃，為檔案資源共建共享提供牢固的基礎(chǔ)性保障；各級政府必須科學(xué)核定檔案工作經(jīng)費，按照相關(guān)規(guī)定落實到位，并及時解決發(fā)展中可能出現(xiàn)的困難，為檔案資源共建共享提供牢靠的日常保障。各級政府必須把檔案信息化建設(shè)、接收征集、搶救保護、查閱利用服務(wù)、安全管理、史料編纂、陳列展覽等特殊性、突出性工作作為重點項目列入財政預(yù)算，為檔案資源共建共享提供有力的保障。

（三）切實提出并落實檔案資源共建共享的要求。檔案資源要想真正達(dá)到共建共享，必須在充分論證、廣泛征求意見的基礎(chǔ)上，提出一系列科學(xué)的檔案資源共建共享的建設(shè)、運行、發(fā)展要求：一是基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)要求。必須針對不同層次、不同級別的檔案館、室的建設(shè)提出不同的具體要求。如：對國家檔案館設(shè)施建設(shè)的要求和省、地、縣檔案館設(shè)施建設(shè)的要求應(yīng)有區(qū)別，而對具體單位的檔案設(shè)施的建設(shè)要求更應(yīng)有所不同。二是設(shè)備配置要求。如：電腦硬件配備多少、具體容量多少，相關(guān)配套設(shè)備有哪些、館藏達(dá)到什么標(biāo)準(zhǔn)等等，都應(yīng)有明確具體的要求。三是人員配備要求。如：國家、省、地、縣、單位的檔案館、室各應(yīng)配備多少人？各種文化層次、各類職稱應(yīng)有多少人？都應(yīng)有具體要求。同時，還要根據(jù)不同地區(qū)、同一級別但經(jīng)濟發(fā)展程度不同、館藏內(nèi)容不等的地區(qū)和單位，對人員設(shè)置的要求也應(yīng)有一定的彈性，使標(biāo)準(zhǔn)具有較強的可行性。四是信息采集、運行要求。如：信息采集標(biāo)準(zhǔn)、信息加工標(biāo)準(zhǔn)、信息記錄標(biāo)準(zhǔn)、信息傳遞標(biāo)準(zhǔn)、信息檢索標(biāo)準(zhǔn)、信息處理與信息控制標(biāo)準(zhǔn)等。使整個檔案資源共享工作在這些科學(xué)、規(guī)范的要求和統(tǒng)一模式下有序運行，使共享工作健康發(fā)展，以最小的成本獲得最大的效益。

（四）切實提高檔案資源共建共享的科技水平。提高檔案資源共建共享的科技水平是一個系統(tǒng)工程，不是從某一項工程著手，也不是在某一個環(huán)節(jié)上下功夫，而是要全方位布局，上下共同行動，一聲號令喊到底，方能收到理想成效。首先，要提升基礎(chǔ)設(shè)施的科技水平。在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)時，我們一定要摒棄過去的那種因陋就簡、只要能用就行的觀念，一定要瞄準(zhǔn)科技前沿，瞄準(zhǔn)時代的高點，按照國家提出的統(tǒng)一要求，能用先進(jìn)的絕不為省一點錢而湊合。基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)既不能浪費，又能保證在一定時期不落后。其次，要提升配套設(shè)備的科技水平。在配套設(shè)備配置方面，一定要一次性上到位。絕對不能按“暫時先湊合著用，等將來條件好了再更新”的老一套做法。同時，還要及時更新設(shè)備，尤其是網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，使其保持良好的工作狀態(tài)。最后，切實提升檔案工作者的科技水平。提高檔案工作者的科技水平要從兩個方面入手：一是抓好在崗培訓(xùn)和提高。這是常用的也是最有效的辦法。一定要制訂對所屬人員長期教育和短期培訓(xùn)教育相結(jié)合的規(guī)劃和落實措施，使大家的科技水平與時代同步。二是對極少數(shù)經(jīng)過培訓(xùn)、再教育仍不能適應(yīng)檔案工作發(fā)展需要的人員，要申請組織人事部門堅決調(diào)整其工作。

（五）切實做好檔案資源共建共享的安全工作。安全工作是檔案資源共建共享的有力保障之一，只有安全了，共建共享才能順利進(jìn)行和發(fā)展。否則，共建就難以共享，甚至是共難，安全問題產(chǎn)生的教訓(xùn)太多太深刻了。檔案資源共建共享工作要安全運行，四個環(huán)節(jié)必須牢牢抓住。1.必須抓好設(shè)施安全建設(shè)，在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)前要請安全部門進(jìn)行安全規(guī)劃和設(shè)計；建設(shè)完工后，要請安全部門進(jìn)行檢查驗收。大到安全實施，小到防蟲蛀、防潮濕等，都要達(dá)到安全標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.制定一套科學(xué)、完善的安全措施和監(jiān)督落實辦法。措施的實用性要強，不能為追求時髦的語言、華麗的辭藻而搞得好聽好看不好用，成為擺設(shè)。3.督促全體人員牢固樹立安全意識。安全意識是做好檔案資源共建共享的關(guān)鍵，一定要做到安全工作天天講、月月講、年年講，安全工作永遠(yuǎn)在路上，沒有終點。發(fā)現(xiàn)一點不安全苗頭，就要緊抓不放，嚴(yán)格按照安全工作規(guī)定給予相應(yīng)的處理。4.定期對檔案工作人員進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)安全培訓(xùn)。隨著科技的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)病毒、黑客等會變著方式對我們的檔案資源網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行破壞。抓好檔案工作人員的安全技術(shù)培訓(xùn)，提高他們的防范技術(shù)水平，就能使他們及時發(fā)現(xiàn)問題，及時采取安全措施，使檔案資源共建共享的大船順利到達(dá)理想的彼岸。