基于大數據的事業單位辦公室文書檔案管理分析

文/泰安市城市管理綜合服務中心 李晶

大數據是以信息技術為基礎產生的高科技，在如今信息技術高速發展的時代，大數據技術受到人們的廣泛關注。事業單位辦公室文書檔案中含有文字、圖片以及視頻等不同類型的信息資源，可以真實地反映事業單位各項經營活動，是事業單位發展期間十分重視的資源。在事業單位文書檔案管理期間，檔案管理人員引入信息技術實現對文書檔案的采集、整理以及應用，可充分發揮文書檔案具有的價值，能夠為事業單位的發展與建設提供服務。

一、文書檔案管理工作的特點

（一）文書檔案管理的重要性。文書檔案指的是文書材料的立卷、文書檔案的采集、整理以及鑒定等環節的工作。以上流程彼此關聯，但又彼此制約，其中應用是重要環節，其余環節均為檔案應用提供服務，為檔案的應用奠定良好的基礎。加強文書檔案管理，為單位的生產經營工作提供服務，對檔案管理工作而言至關重要。管理人員加強文書檔案管理工作，使得文書檔案的價值得到充分發揮，不僅可以為各個部門生產經營工作提供參考，同時可以作為宣傳教育的重要素材，還是歷史的記錄以及科研工作開展的必要基礎條件，檔案管理工作的重要性可見一斑。

（二）文檔工作實現一體化。文書檔案運用在文書工作中，同時又源自文書工作。文書檔案管理是文書工作最重要的環節，是基于文書采集、文書催辦以及文書承辦開展的，各個環節彼此關聯，文書檔案主要源于文件工作，而文書檔案管理工作質量的高低則與檔案整體質量以及檔案管理工作質量有密切關系。

（三）文書檔案載體多樣化。文書載體是事業單位的重要內容，文書檔案可以詳細記錄事業單位各項工作內容。文書檔案載體十分豐富，其中包括了簽訂的協議、合同、責任書以及上下級彼此傳閱的文件等。檔案內容多元化，其中含有會計檔案、行政管理檔案等多種內容。

二、文書檔案管理工作應用大數據技術的價值

（一）提高檔案運用率。管理人員引入大數據技術以創新檔案管理工作時，能夠高效處理目前檔案管理工作中出現的問題，以進一步提高資源應用效率。工作人員可以利用信息系統完成資料存儲，同時結合內容詳細劃分檔案的重要程度，借由信息系統完成對有關信息的檢索。上述方式可以顯著提高檔案調取工作效率，同時許可用戶在個人享有的權限范圍內編輯檔案相關信息，以加強檔案管理工作的針對性。開展檔案管理工作時，管理人員應用以大數據技術為基礎開發的管理系統，使得管理工作更為合理且科學。故而，大數據技術可以顯著提高檔案管理工作的整體效率，同時保證檔案管理工作具有的專業性，以提高檔案管理工作質量。

（二）加強檔案數字化管理水平。工作人員開展日常管理工作時，需要針對大數據開展合理運用，加強兩者的結合，完成數字化管理的目的，及時修正傳統檔案管理期間的錯誤。不僅如此，檔案管理工作在實際落實期間，對大數據技術的應用有較高的要求，所以應用期間，管理人員需要結合檔案管理工作的特征與工作實際需求構建對應的管理系統，以加強管理工作的專業性，同時對數據內容進行保存，確保檔案信息數據的安全性與可靠性。此外，管理人員創新檔案管理工作時，需要深入分析大數據技術的應用方法，實現大數據技術與檔案管理工作的有機融合，以有效提高檔案管理工作的信息化水準。如今，辦公室文書檔案管理工作，采用大數據技術是事業單位開展檔案管理的主要方式，對推動檔案管理工作實現全面發展具有重要意義。

三、大數據時代辦公室文書檔案管理工作的挑戰

（一）管理理念需要升級。大數據環境下，文書檔案管理工作與傳統管理工作之間存在顯著的差別，管理理念與流程方面也有明顯差異。傳統檔案管理工作中，管理人員必須結合檔案內容予以分類，并為不同類別的檔案設計相應的標識，為后續調取與檢索工作提供便利。不僅如此，檔案管理人員需要結合不同類型檔案的特征開展獨立管理，使用人員應結合需求以及檔案的種類分類調取瀏覽，因此造成文書檔案管理工作整體質量降低，同時可能產生文書檔案遺失的問題。另外，辦公室文書檔案的形成具有多樣化的特點，所以種類呈多樣化的趨勢，信息數據彼此有顯著的交叉。傳統的管理理念已經不能滿足時代發展的實際需求，與大數據背景下文書檔案管理工作理念存在顯著的差異，工作人員需要對傳統管理理念進行創新，以確保管理工作符合事業單位對檔案檢索以及調閱的需要。

（二）管理人員素質有待提高。事業單位開展文書檔案管理工作期間，應用信息化技術進行操作，盡管可以從某種程度上加強辦公室文書檔案管理工作的效率，但是檔案管理工作依舊需要靠人力完成，綜合素質水平與工作創新水平之間關系十分密切，所以嚴格要求工作人員個人能力滿足工作的需要。大數據背景下，文書檔案管理工作期間需要使用的計算機軟件以及信息技術較為豐富，需要工作人員具備綜合能力。如今個別事業單位文書管理人員接受新事物的能力較差，缺乏互聯網理論知識以及操作技能，不能滿足檔案管理工作的實際需求。故而，事業單位需要積極開展有效的培訓活動，以顯著提高辦公室文書檔案管理人員的信息技術知識與技能掌握程度，進一步提高文書檔案管理工作效率。

（三）管理方式亟待升級。傳統文書檔案管理期間，檔案普遍以紙質形式存在，管理人員在管理期間，僅需要按照類別將檔案歸檔即可，但是在調取期間，需要耗費許多時間開展檢索。不僅如此，紙質材料在存儲期間，可能受到外界因素的干擾，例如自然環境、人為因素等，使得紙質檔案出現丟失或是受損的問題，嚴重降低了辦公室文書檔案管理工作的質量。大數據背景下，拓展文書檔案的資料來源，不僅能夠避免傳統文書檢索方面的弊端，同時能夠利用不同的表現方式展現多元化的效果。故而，檔案管理工作人員在大數據環境下需要不斷提升檔案管理工作水平，首要工作是改善管理水平，使得管理工作更為完善。

四、大數據時代辦公室文書檔案管理措施

（一）建立大數據與大檔案觀念。事業單位檔案管理人員需要以大數據時代為基礎推動事業單位文書檔案管理工作向信息化發展。要想實現檔案管理信息化，首先需要保證辦公室文書檔案管理人員自身具有一定的大數據、大檔案觀念。隨著工作人員形成大數據觀念、大檔案觀念，文書檔案信息化建設速度將隨之加快，且能夠適應大數據環境下引發的眾多變革。事業單位培養檔案管理人員具有檔案大數據觀念，應先培養其具有建立海量信息數據庫的觀念，以此增加辦公室文書檔案的來源渠道，同時有針對性地從海量信息數據資源中選擇擁有保存價值與應用價值的檔案數據。大檔案觀念的培養必須與大數據處理技術實現有機融合，以此確保文書檔案能夠為事業單位各項工作提供一定的參考。故而，檔案管理人員理應具有數據檢索、分辨以及解決能力，同時熟悉檔案管理工作以及計算機專業理論知識。檔案大服務觀念要求檔案管理人員意識到原本資訊檢索模式具有的局限性，并在以用戶需求為導向理念的指導下不斷改善檔案服務方式，使得辦公室文書檔案管理工作的個性化、智慧化水平得到提升。

（二）定期開展培訓工作。辦公室文書檔案管理工作至關重要，檔案管理信息化建設的快速發展，要求事業單位必須擁有業務技術和綜合素質較高的管理人員，安排責任心強、工作認真的黨員開展文書檔案管理工作。同時，文書檔案管理人員需要改變傳統“檔案采集員”以及“檔案保存員”的固有觀念，為事業單位業務發展以及科學研究提供相應的參考，為事業單位決策提供相應的依據。具體需要開展如下方面的培訓工作：

第一，強化理論知識培養?，F代辦公室文書檔案管理人員應具備大量的理論知識，包括專業基礎知識、自然科學知識以及社會科學知識等，各級組織要開展檔案法律法規培訓、繼續教育以及網絡教育等，培養工作人員。同時，工作人員需要自主與全方位地提高個人修養，拓展知識面，積極學習該領域最新的技術以及知識，拓展個人視野。

第二，培養工作人員的技能。檔案管理是十分專業的工作，從檔案信息內容的采集、匯總、保存以及統計直至檔案的應用、編研，有十分完善的理論以及工作流程，檔案人員需要強調個人的完善，更為熟練地學習計算機理論知識以及工作方式，使得個人可以應用不同類型的現代化信息工具，為檔案信息的開發以及運用奠定良好的基礎。不僅如此，檔案管理人員還需要具備優秀的信息采集能力，能夠盡快為使用者提供其所需要的檔案信息數據，并幫助使用者獲取更為豐富的檔案信息數據，為應用者提供相應的檔案服務。

第三，強化政治修養。事業單位的檔案管理工作十分細致且繁雜，從檔案的采集、匯總、安全保管以及登記統計，直至提供利用，都需要文書檔案管理人員耗費一定的時間與精力，檔案管理人員需要具備恪盡職守、任勞任怨的職業道德以及過硬的政治素養。

第四，強化職業修養。事業單位辦公室文書檔案管理人員與文書檔案密切接觸。因此，需要具備優秀的職業素養以及保密意識，確保工作作風嚴謹，所有檔案信息數據無缺漏，同時避免因為人為因素造成檔案內容泄露。

（三）構建文書檔案信息平臺。文書檔案管理工作的最終目標是文書檔案信息得以充分應用。所以，實際工作中，檔案管理人員在開展文書檔案信息數據采集之后，要應用計算機技術有效進行加工，構建文書檔案加工管理系統，對文書檔案信息資料進行采集以及匯總，并將文件打印為紙質文件，保證紙質文件與電子檔案并存。因為文書檔案的內容相對復雜，事業單位需要積極構建文書檔案數據庫，以文書檔案各種類別為基礎予以存儲，完成歸檔，保證文書檔案內容不會受損。同時，隨著檔案信息數據庫的建立，文書檔案數字格式更為標準，顯著提高了檔案信息資源的應用效率。在大數據環境下，工作人員應強調文書檔案信息化建設期間檔案信息的檢索以及保密工作。事業單位在研發文書檔案管理軟件期間，應科學設定文書檔案資料的檢索權限，明確檔案管理系統對應模塊中電子檔案內容瀏覽、編輯、下載以及打印的權限，如檔案管理人員有權進行檔案的瀏覽、編輯、下載與打印，而用戶只享有瀏覽、下載以及打印的權限，以保證檔案信息數據的安全性。另外，文書檔案管理軟件還可以為電子檔案借閱、檔案內容檢索提供便利。建立文書檔案信息平臺的同時，還需保證檔案內容的安全性。針對事業單位文書檔案管理工作來說，部分電子檔案含有達到保密級別的信息數據，這就決定了事業單位辦公室文書檔案信息數據不能完全共享，需要有一定的范圍限制。故而，文書檔案信息化建設發展期間，檔案管理人員需要合理運用網絡安全保護技術以確保文書檔案信息數據的安全性。因網絡本身的特殊性，文書檔案信息數據可能受到嚴重威脅，許多不法分子可能通過攻擊網絡竊取或是篡改檔案信息數據，所以事業單位文書檔案信息化建設期間，檔案的安全性問題應得到重視。檔案安全管理主要體現在網絡故障、設備問題以及計算機病毒預防等工作，同時積極開展檔案信息數據的分級共享，確保文書檔案信息數據的安全性。

五、結語

在科學技術高速發展的背景下，大數據技術在各個行業得到廣泛應用，檔案管理行業也不例外。事業單位應明確大數據技術應用在辦公室文書檔案管理工作中的價值，通過定期開展培訓以及構建文書檔案信息平臺等方式，加強大數據技術與辦公室文書檔案管理工作的有機結合，提高檔案管理工作效率。