新時代北京地區高校檔案人才隊伍建設研究

文/北京化工大學 安賀意 鄧麗娜 桑海風 張璟抒

隨著數字時代的到來，人工智能、區塊鏈、云計算、大數據等各類先進信息技術快速融入檔案工作。檔案工作已經不再局限于收集、整理、立卷等手工操作，而是快速走向信息化，走向單套制管理。檔案信息化工作的發展，對檔案人才提出了新的、更高的要求，同時也帶來了機遇和挑戰。雖然目前人才培養和隊伍建設已經取得了很大的進步，但是仍有些問題比較突出。

一、北京某高校檔案管理人員發展現狀調研

北京某高校檔案專兼職管理人員調研結果顯示，26.1%的人員對于職業滿意度的態度為基本不滿意，不滿意的原因主要是工作任務繁重；78.3%的人員對于現工作狀況表示滿意，另有21.7%的人員想調離本崗位；47.8%的人員認為領導的理解和支持，是實現職業規劃的最重要影響因素。結果分析表明，該校在人才隊伍建設方面存在以下問題：

（一）檔案館建制低且檔案專職管理人員配備嚴重不足。通過《學府蘭臺》資料檢索、電話詢問、網上查詢、調查問卷等方式，對其他兄弟院校檔案館的館藏、人員編制、管理業務范圍等信息開展兩次調研。調研結果顯示，負責同等工作任務的綜合檔案館中該校建制最低，人員最少。各種法規、規范性文件對檔案專職管理人員的配備進行了規定，如《地方各級檔案館人員編制標準（試行）》（國檔聯發〔1985〕2號）文件中標準為“以館藏檔案一萬卷確定編制基數”；《干部人事檔案工作條例》第十六條規定：“每管理1000卷檔案一般應當配備1名專職工作人員……”；《機關檔案管理規定》（國家檔案局令第13號）第九條中規定：“應當配備與工作量相匹配的專職檔案工作人員……”；《高等學校檔案管理辦法》（教育部令27號）第九條、第十條中對于檔案館的建制以及人員具備的條件進行了規定，并且還規定了“編制人數由學校根據本校檔案機構的檔案數量和工作任務確定”，但是，因為諸多原因，在實際工作中達不到要求，主要采用部分檔案兼職人員和返聘人員管理檔案，以解決人員不足的現狀。檔案管理人員配備不足也是北京地區高校檔案館存在的共性問題。

（二）檔案專兼職管理人員流動性過強。為保證各單位檔案材料的齊全、完整、規范、安全，按照學校要求，各學院、部處及直屬單位都至少確定了1名兼職檔案員和1名負責人分管本部門檔案工作。但是，兼職檔案員往往由最年輕的老師擔任，這些老師可塑性強、發展潛力大，但同時由于工作任務繁重，檔案管理不是工作中心，工作任務得不到領導的理解和支持，也導致崗位變動頻繁，流動性大。同時，檔案員是基層管理人員，在學校崗位聘任實施細則中規定“在同一單位任滿3個聘期或工作11年及以上且距法定退休時間一個聘期以上的基層管理人員，原則上不得在原單位續聘”。再者，檔案管理人員考慮崗位受領導重視程度以及受聘崗位級別等因素，都在一定程度上增加了大齡檔案管理人員的流動性。調研結果顯示，82.6%的人員從事檔案工作年限為0-4年。因為人員崗位變動的原因，僅有26%的人員參加過檔案相關培訓或者參與過實操演練。

（三）檔案專兼職管理人員專業性不強。雖然各種法規標準對檔案管理人員具備的專業背景進行了要求和規定，如2021年1月1日實施的新修訂的《中華人民共和國檔案法》第三十三條規定：“檔案館應當配備研究人員……”；《科學技術檔案工作條例》第三十三條規定：“要給科技檔案部門配備足夠數量和能夠勝任工作的干部……”；《檔案信息系統安全保護基本要求》規定：“應配備一定數量的系統管理員、網絡管理員、安全管理員等；應配備專職安全管理員，不可兼任……”等。檔案工作是高校的基礎服務性工作，專兼職檔案員的專業背景可以說是五花八門；專職人員大多是幾經周轉到檔案館工作，通過人才招聘直接進館者寥寥無幾。《檔案專業人員繼續教育規定》（以下簡稱《規定》）提出“檔案專業人員繼續教育每年累計應當不少于90學時”“專業科目包括檔案專業人員從事檔案業務工作必須具備的專業知識、專業技能以及應當掌握的檔案專業的新理論、新知識、新技術、新方法等”。但是，囿于培訓資源與培訓經費的限制，檔案工作者參加在職培訓的機會并不多。調研結果顯示，現檔案管理者中缺少具有檔案學專業背景的管理人員。

二、新時期檔案人才隊伍建設優化策略

2021年7月6日，習近平總書記對檔案工作作出重要批示，要求把蘊含黨的初心使命的紅色檔案保管好、利用好，把新時代黨領導人民推進實現中華民族偉大復興的奮斗歷史記錄好、留存好，更好地服務黨和國家工作大局、服務人民群眾。把對檔案工作的重要地位、作用提升到前所未有的高度，提出了新時代檔案工作的總體思路和要求。為深入學習貫徹總書記提出的檔案工作重要批示精神，實現檔案工作走向依法治理、走向開放、走向現代化的目標，各行各業檔案工作者都必須努力拼搏，敢于爭先，努力建設一支政治素質過硬、業務能力精湛、年齡結構合理的新時代檔案人才隊伍。高校檔案工作的高質量發展必須依賴于專兼職檔案員的全身心投入和通力協作。因此，檔案人才隊伍建設重要、必要，且時不我待。

（一）學校加大對檔案工作的關注度以及支持力度。檔案在學校校慶、各級各類驗收、評估等工作中提供了全方位的檔案支撐服務，維護學校歷史真實面貌，已成為學校建設發展不可或缺的重要組成部分。學校應將檔案工作納入整體發展規劃，加強對檔案工作政策、人員、經費、基礎設施以及設施設備等方面的支持力度。在此基礎上，還需對學校檔案人才隊伍建設問題進行梳理，制訂長期、有效的合理方案，有計劃、有步驟地實施。主要包括：

一是堅持“以人為本”的管理理念，構建和諧工作氛圍。新《檔案法》規定，“檔案工作人員應當忠于職守，遵紀守法，具備相應的專業知識與技能，其中檔案專業人員可以按照國家有關規定評定專業技術職稱。”人力資源社會保障部、國家檔案局印發《關于深化檔案專業人員職稱制度改革的指導意見》（以下簡稱《意見》），《意見》指出，檔案專業人員是我國專業技術人才隊伍的重要組成部分，承擔著為黨管檔、為國守史、為民服務的職責與使命。學校堅持“以人為本”的管理理念，制定人文關懷政策，創建穩定和諧的工作氛圍，使管理人員有獲得感、幸福感、歸屬感、榮譽感，激發工作熱情；強化待遇保障機制，健全工資長效聯動機制和權益保障，建立創新人才工作保障機制，完善科學的職稱制度的評價標準和評價機制，一定要遵循檔案專業人員成長規律，建立以科學評價為核心、以有效激勵為目的、符合檔案職業發展特點的科學化、規范化、社會化的檔案專業人員職稱制度，為建設高素質的檔案干部隊伍提供制度保障，拓寬職業發展通道；完善招聘、規范職稱評聘條件設置、建立評估體系、嚴格績效考核，合理的激勵制度，以促進管理人員工作的積極主動性，以外力促活力，激發管理人員的潛能，努力做到“人盡其才，物盡其用”，以共同的事業追求為紐帶，增強組織的凝聚力，穩定的工作環境使得“傳、幫、帶”的作用得到充分發揮，為管理人員做好職業規劃創造條件。

二是完善管理體制機制，制訂指導制度和監督制度。在調研中，接近一半的檔案工作者認為領導的理解和支持，是實現職業規劃的最重要影響因素，可見在實際工作中，領導對待檔案管理工作是輕視的，因為這部分工作只是管理人員工作中的小部分。《高等學校檔案管理辦法》提出高校檔案工作由校長領導，并對其主要職責進行了規定。學校應嚴格按照《管理辦法》加大對檔案管理工作的關注度，從學校發展的高度落實檔案工作要求。對于校內各部門要建立檔案工作責任制，明確領導責任、管理責任以及執行責任，實行立卷歸檔制度，確定檔案工作各個方面的具體責任；檔案工作中重要事項和重大事務需要各級分管領導通過召開專題會議、聽取匯報、批示指示等方式進行具體工作部署和落實，如檔案信息化建設、檔案降解密、劃分控制使用范圍、歸檔范圍以及檔案鑒定、銷毀等等要共同決策，認真執行“三納入”“三同步”制度，并嚴格執行“四參加”制度，給予檔案工作高度關注，增加檔案部門對于學校重大和重要事件的參與度，實現檔案應收盡收，應歸盡歸。

三是加大檔案宣傳力度，提高全校全員檔案意識。采取組織參觀展覽和培訓相結合的方式進行檔案工作重要意義的宣傳，高度重視強化全校全員檔案意識，明確檔案工作不是一個部門的責任，也不是一個人的事情，檔案工作與每個人的工作和利益息息相關，各部門執行預立卷制度，每個人養成自覺積累材料和及時歸檔的意識，避免年底檔案管理人員追著要材料，同時避免或減少檔案館追著各部門要歸檔材料。

四是管理模式的改變。全校檔案管理應規范化，以檔案集中統一管理方式代替各部門自行分散式管理，實行檔案館對全校各類檔案進行集中化、專業化、精細化管理，用少量的專職檔案員通過信息手段科學管理檔案，代替多部門多人員管理檔案的現狀，這樣的管理模式不僅在一定程度上減少了檔案管理員重復配備問題，同時還體現出資源整合、規范利用以及信息共享等優勢，尤其是數字檔案資源建設，形成檔案信息化建設與學校其他工作同步發展的良好局面。

五是學校應根據檔案館的館藏數量和工作任務，提高檔案館建制，加強檔案部門話語權和與各部門之間的溝通協調能力，建立檔案工作的協調機制，改變檔案館被動的工作狀態；增加人員編制，拓寬服務領域，提升服務水平，與高校兄弟院校檔案管理水平相當，能夠更好地為學校教學科研的發展提供檔案保障服務。

六是改革人事管理政策，保證人員隊伍的穩定性。檔案工作人員實行專業技術職務聘任制或者職員職級制，享有專業技術職務聘任政策，享受學校教學、科研和管理人員同等待遇，使其增加職業幸福感、工作滿足感，以提高職業認同，使其職業規劃和學校發展目標統一起來，解決工作人員的懈怠，更好履行檔案管理的主體責任，在一定程度上保證檔案隊伍的相對穩定性。

七是搭建學習平臺，提升檔案管理人員自身素質。2022年3月1日，習近平總書記在中央黨校中青年干部培訓班開班式上指出：“馬克思主義立場、觀點、方法是做好工作的看家本領，是指導我們認識世界、改造世界的強大思想武器。黨員干部一定要加強理論學習、厚實理論功底。自覺用新時代黨的創新理論觀察新形勢、研究新情況、解決新問題，使各項工作朝著正確方向、按照客觀規律推進。”

檔案作為學校歷史發展變遷的濃縮，是校園文化展示與傳承的重要載體，推進“三全育人”工作是檔案館的核心工作內容，作為學生的引路人，管理人員自身不僅要有過硬的專業知識，還要有理想信念、道德情操、扎實學識、仁愛之心。因此學校多個部門聯合搭建了學習平臺，對管理人員每年要完成一定學時的課程學習進行了規定，學習領會習近平總書記重要批示精神和各級領導同志關于學習貫徹工作的指示要求，增強“四個意識”、堅定“四個自信”、做到“兩個維護”，切實把思想和行動統一到習近平總書記的重要批示精神上來。

（二）培養創新型、復合型檔案專業人才。隨著計算機技術、通信技術、網絡技術的飛速發展，一些數字檔案館、智慧檔案館相繼建成，培養創新型、復合型檔案專業人才是提升檔案服務水平重中之重的任務。高校檔案館可以采取如下措施培養復合型檔案專業人才。

一是完善培訓管理制度，開展有體系的檔案課程學習，提升檔案人員專業素質。綜合能力提高的前提是檔案管理人員要在知己的基礎上，正確認識自身的特質，明確自己的職業規劃，認真全方位評估自己，結合工作實際，遵循揚長避短、揚長補短的原則，制定適合自己的、能夠切實可行、行之有效的規劃，主動提升檔案管理人員職業素養和提高提供多元化服務能力，為提高自身專業素質，提升專業技能，樹立終身學習的理念，積極參與主動學習，不斷更新知識結構，擴展知識層面，實踐職業規劃。再者，檔案館應加大財政支出的方式，聯合建立培訓平臺，采取線上線下相結合的方式，大力支持檔案管理人員，增強個人的綜合能力。

二是創新人才培訓培養機制，強化“人才強檔”理念。教育部檔案學專業教學指導委員會圍繞檔案學人才培養進行了系統規劃，研究制定了《高等學校檔案學專業規范》《檔案學本科專業教學質量國家標準》。高校檔案學專業開設了信息技術類課程和管理類課程，培養了擅長運用信息技術的檔案專業人才。引進檔案學專業人才是快速提高檔案人才隊伍水平的途徑之一。但是由于多種原因，檔案館很少有引進專業人員的指標，學校對檔案的關注度是遠遠不夠的，那么對在職人員的培養是提升專業人才素質的中心工作。國家檔案局與人力資源和社會保障部聯合出臺的《檔案專業人員繼續教育規定》已于2019年1月1日起施行；2008年，北京市檔案局首次開展檔案專業網上繼續教育培訓，為檔案人員提供了政策保障和培訓平臺。為了培養創新型人才，提高人才培養水平，激發人員的工作潛能，采取引進來走出去參加高質量專業短期培訓活動、專題研討班、知名專家講座、崗位培訓、繼續教育等等多種針對性和實用性強的聯合培養方式，借鑒先進的管理經驗和業務交流等，倡導在干中學，在學中干，充分體現學以致用，用理論指導實踐，用實踐去驗證理論，不斷更新知識，快速提升檔案人員的專業技能，促使人才迅速成長。