個舊市委黨校人事檔案專項審核工作探究

文/中共個舊市委黨校 楊園

人事檔案管理工作，是檔案工作規范化管理的基礎性工作，檔案管理人員要及時收集、鑒別、整理干部職工的檔案材料，裝訂成冊后入卷歸檔，每年要對檔案進行校對、整理工作。人事檔案反映了干部職工的個人經歷、政治思想表現、品德作風表現、業務能力等信息,是干部選拔任用、職務職級晉升、職稱評聘、工作調動過程中的重要依據，是組織部門考察、提拔使用干部的重要依據材料。

根據市委組織部、市人社局《關于深入推進個舊市干部人事檔案專項審核全覆蓋工作的通知》（個組聯字〔2019〕21號）和市委組織部《關于深入開展個舊市干部人事檔案專項審核工作的實施方案》（個組聯字〔2021〕25號）文件精神，個舊市委黨校分別對存放于市委組織部的公務員及事業人員的人事檔案進行專項審核；2019年完成了存放于我校綜合檔案室的工勤人員的檔案審核工作；按市人社局要求，2021年開展了2017年以來調入我校的新進人員個人檔案專項審核工作，并于2022年3月將我校存放于市委組織部的所有事業人員檔案安全、完整移交市人社局檔案室保管。

在開展人事檔案審核工作中，個舊市委黨校審查了干部職工的個人經歷、家庭情況、成長歷史、社會關系，其中重點對“三齡兩歷一身份”，即年齡、參加工作時間、入黨時間、學歷學位、工作經歷、干部身份進行了審查，尤其是個人檔案材料中信息是否真實準確，是否存在涂改造假等。筆者結合自身的工作實際情況，就個舊市委黨校在人事檔案專項審核工作中的主要做法、呈現亮點成效、存在問題、解決方法及如何規范人事檔案管理工作提出建議。

一、加強人事檔案專項審核工作的做法

根據市委組織部部署要求，個舊市委黨校人事檔案專項審核內容包含個人履歷、自傳、鑒定考察考核材料、學歷和評聘專業職務材料、政治歷史審查材料、表彰獎勵材料、處分材料、入黨入團材料、任免材料、其他可供組織參考的材料等，涉及內容多、范圍廣。在人事檔案審核中，“三齡兩歷一身份”非常重要，為審核要點。

個舊市委黨校制訂了具體工作方案，及時對工作進行部署，抽調骨干人員參加檔案專項審核培訓，使審核人員熟悉政策、明確標準、規范操作，嚴守紀律。在前期工作的基礎上，選派能熟練掌握人事檔案整理、經驗豐富、責任心強的工作人員開展審核、復查工作，按審核登記、匯總分析、調查核實、組織認定、問題處理、材料歸檔、總結報告7個步驟逐一進行，對檔案進行查漏補缺。每卷檔案必須經過初審和復審，初審人和復審人均簽字，同時在審核過程中發現的重要問題，提出調查處理意見建議。對審核過程中登記的問題及時匯總、分析，進行梳理并調查核實，對檔案資料不完整、不規范的內容進行補充完善和規范。我校對人事檔案審核結果及有關問題的結論進行集體研究，作出組織認定。

針對此次人事檔案專項審核中信息記載不一致、缺少材料、信息不準、整理不規范的問題，所在單位及干部本人積極查找進行完善補充，需要個人補報的，由個人與相關單位對接后，將取得的材料統一交由單位進行補報。通過此次專審，共補充完善了180余份材料，對缺少簽字蓋章的檔案均進行了補報。通過此次檔案專項審核工作，使每位干部職工的檔案達到完整、真實、規范的要求。

二、開展人事檔案專項審核工作“回頭看”

按照市委組織部要求，2021年個舊市委黨校對全校人員檔案進行了專項審核“回頭看”工作，確保每位干部職工的人事檔案審核工作不走過場、成效顯著，認真收集應歸檔的材料，把反映干部職工工作情況的年度考核表、任免表及職稱評聘材料及時歸檔，提升人事檔案的利用價值。

檔案審核人員在“回頭看”工作中認真鑒別人事檔案材料的真偽，判定檔案材料的保存價值。屬于歸檔范圍內的材料應真實完整、手續齊全、文字清楚、信息無誤。不屬于歸檔范圍的材料，經過鑒別后，從檔案中撒出，及時退回或嚴格按照程序銷毀。對姓名中出現的同音字、同姓名進行說明，對民族、出生年月、參加工作時間不一致而漏認定的檔案材料實事求是進行認定。填寫完善《干部履歷表》《檔案專項審核表》《工資表》等表格中各項內容，確保人事檔案內容真實、全面、準確地反映全校干部職工個人工作經歷的真實情況。

在檔案審核工作中，明確責任，強化措施，扎實開展人事檔案審核“回頭看”工作。一是對檔案中的原有材料和新補充的材料，逐份逐件審查，準確鑒別。對缺少年度考核、調資、任免審批表等要件材料的，對照履歷表，認真查找補充；對三齡兩歷等基本信息不實的，認真查閱原始資料，確保歸檔材料的準確性；二是突出完整準確性，嚴把材料收集關。堅持檔案審核、信息反饋和材料收集同步進行、循環往復。

專項審核工作中，凡是需由組織蓋章的，要有組織蓋章。審查結論、處分決定、組織鑒定和組織考核中形成的綜合材料，要有本人的簽署意見。任免呈報表須注明任免職務的批準機關、批注時間和文號。凡不符合歸檔要求、手續不完備的檔案材料，須補辦完手續后及時歸檔。

三、人事檔案專項審核“回頭看”的亮點

人事檔案是干部本人的歷史情況和現實情況的客觀反映，失實的檔案材料不允許裝入人事檔案，必須杜絕同名異人、張冠李戴等情況發生。人事檔案管理人員及審核人員要高度重視，不斷加強工作責任心，以嚴密細致認真的工作態度對待每一份檔案。在此次人事檔案專項審核中，發現1名人員的檔案中有兩個不同出生日期，且檔案中記載的家庭主要人員情況也不一致，均詢問本人，其自訴于1978年12月應征入伍，當年也有一名新戰士和其同名同姓，兩人均從建水縣東壩鄉入伍，當時新兵集訓完畢后，把兩人檔案錯投給對方，復員到地方后本人發現了檔案錯裝問題，但因其對檔案工作不重視，一直未向組織及單位反映情況，直到此次檔案專項審核發現。我校檔案管理人員發現問題后，及時到建水縣武裝部查詢相關入伍檔案，走訪兩人家庭重要人員，并通過建水縣武裝部把兩人集中，對兩人的情況進行了核實，及時糾正了檔案錯裝問題，并于2021年為其辦理了退休手續。

四、人事檔案專項審核中存在的問題

（一）檔案法律意識薄弱，認識不到位。由于檔案法律法規宣傳還不夠，部分干部職工檔案法律意識不強，填寫檔案材料信息時隨意性強。在此次人事檔案審核中，普遍存在內容不完整、材料不齊全的現象。新進人員的錄用和聘用審批表、聘用干部合同書、續聘審批表、解除合同材料不齊全；2021年，在辦理退休（有企業工作經歷）人員清算工作中查詢退休人員檔案時，發現有的退休人員個人檔案中缺少招工表、干部調動審批表及退休審批表，這給清算工作帶來了一定難度。教師們外出參加師資培訓、人員調動相關材料、職稱評審、學歷認證等材料，經常由本人自行保管，沒有存檔意識，經組織人事多次催促后才有歸檔意識，為檔案歸檔工作增加了難度。

（二）檔案中基本材料問題凸顯。個舊市委黨校是一所“三校”合并后的學校，因合并前各學校單位管理體制不同，內部人才結構多元化，檔案基礎薄弱，故給人事檔案專項審核工作帶來了一定程度的困難。檔案材料不齊全、不規范的問題普遍存在，使得本次檔案專項審核難度加大；原單位檔案管理人員當時歸檔意識不強，沒有及時將相關材料歸檔，或有的材料經過多次流轉，丟失或不完整，造成查找困難，無法完善相關材料，導致這些檔案材料不能完全、真實地反映干部信息。

（三）“三齡兩歷一身份”重要信息存在涂改現象。個別同志在檔案中出現了多個不同的參加工作時間及出生時間；部分人員的錄用材料、報到證、勞動合同、轉正定級表、工資及入黨相關材料沒有及時歸檔；有的缺少零星調動表等相關材料。

（四）檔案管理人員不能滿足檔案管理工作需要。目前我校綜合檔案室沒有配備專職檔案管理人員，由辦公室工作人員兼管，雖然經過檔案行政管理部門檔案基礎知識和業務技能培訓，持有上崗資格證，但是檔案兼管人員不但要負責管理綜合檔案室及全校干部職工人事檔案，還要負責辦公室各項日常工作，未把精力完全投入檔案管理工作中。

（五）人事檔案信息含量不足。目前主要存在檔案材料收集不全面和不及時的問題，隨著社會經濟的發展，對學歷、專業技術的要求越來越高，學歷學習形式更是形式多樣，教職工通過各種途徑（如自考、函授等）取得相關學歷學位或專業技術職稱，但是沒有及時將材料移交存檔，這都給核查有關人員學歷性質和真實性增加了很大困難。同時，有個別同志存在檔案中缺乏任免材料，或者任免時間不一致等情況。

五、人事檔案專項審核中存在的問題及辦法

對于出生日期不一致的，去除筆誤，按照“最先最早”的原則，以個人檔案中最早形成材料中的記載日期為依據。

對參加工作時間記載不一致的，以其初次參加工作時勞動人事部門審批時間及《報到證》作為認定依據進行認定；《勞動法》《合同法》實施后的，以首次簽訂勞動合同之日或企業辦理錄用手續之日作為認定依據進行認定。對個別因參加工作時年齡較小不符合法定要求的，要按當時政策規定和本人實際情況進行綜合分析，做出規范認定。嚴禁以“當時參加工作時不夠法定年齡而將年齡填大”等理由，重新改回或改小年齡。

通過對干部履歷表、學籍檔案、工資檔次、干部身份等證明材料進行詳細排查，對年度考核表缺少考核等次、本人簽名、單位簽章、考核時間進行查缺，對檔案材料不齊全、不規范的，根據所缺失材料內容采取補充收集、原件復制、完善手續等方式進行補充，所補充的材料需注明辦理時間并加蓋出具材料證明單位的公章。

六、規范人事檔案管理工作的建議

檔案管理人員要認真學習貫徹落實習近平總書記四個“好”、兩個“服務”的工作要求及《檔案法》《保密法》等檔案工作相關規定，嚴格遵守保密制度，做實做細檔案收集整理工作。

（一）思想上高度重視。從上至下要形成統一認識、統一部署，堅決整治個人檔案涂改造假問題，確保人事檔案的真實性、完整性。我們要站在講政治的高度，進一步在思想上重視起來，措施上嚴格起來，真正把此項工作作為落實全面從嚴治黨的要求，選人用人風氣的重要舉措，加強組織領導，強化督促檢查，全力以赴推動此項工作按時完成。

（二）堅持問題導向，不斷加大從嚴管理力度。以此次專項審核“回頭看”為契機，積極探索推行干部任前檔案審核制度，將人事檔案審核作為一項長效機制，為單位選人用人提供服務。

（三）完善各項規章制度，嚴格人事檔案日常管理工作。要進一步建立健全人事檔案管理制度，在工作中做到有法可依、有章可循，使市委黨校人事檔案管理工作常態化、規范化、制度化。

（四）加強人員培訓，加快人事檔案信息化進程。其一，單位要定期對人事檔案管理人員進行相關課程培訓，采取科室內部學習、行業單位交流學習及外出培訓相結合的方式，讓檔案管理人員了解檔案管理知識及如何應用，在教學中注重綜合運用講授式和案例式、模擬式、體驗式等互動式教學方法，讓檔案管理人員在教學中獲得經驗；其二，要改變傳統的檔案管理觀念，學會運用現代化方法和手段來提高檔案管理水平及效率；其三，要培養檔案管理與審核人員的服務意識，實現動態管理、主動服務，積極配合相關科室的工作，樹立良好的工作態度，及時將涉及個人的各類材料認真鑒別整理歸檔，確保按時完成人事檔案工作，提高人事檔案服務利用效率。

（五）充分發揮“傳幫帶”作用，不斷培養補充檔案工作“新人”。在工作中，讓有經驗的老同志積極分享人事檔案整理歸檔的經驗和方法，并親自帶著年輕同志開展檔案工作，引導和幫助年輕同志理清排放順序、核對程序完整性等具體工作，并對新同志在整理檔案過程中遇到的難點問題進行解答，有效推動新同志快速掌握文件材料立卷歸檔工作，防止檔案管理工作人員斷檔。

七、結語

經過對我校人事檔案的鑒別整理歸檔工作及專項審核“回頭看”，個舊市委黨校人事檔案專項審核工作已完結，成效顯著，進一步健全完善了檔案查詢、利用及安全保密等制度，規范了檔案收集、整理、歸檔、轉遞等工作程序，使檔案工作有章可循、有據可查，充分發揮了指導和監督作用。但是人事檔案管理工作在以后仍需常抓不懈。下一步，個舊市委黨校將積極建立健全人事檔案工作長效機制，改進人事檔案管理工作的方式方法，提高檔案歸檔、查找及服務利用效率；積極推進人事檔案數字化工作，建立全校干部職工電子檔案，提升人事檔案管理工作的信息化水平；加強人事檔案工作規范化建設，工作中及時將全校教職工人事檔案材料收集、整理、歸檔；強化人事檔案日常動態管理工作，切實使我校人事檔案管理工作再上新水平，再登新臺階，在干部聘任調任、工資晉升、職稱評審及退休辦理等各項工作中，嚴格以檔案記載內容為憑證，提供真實可靠的信息，更好服務學校、服務社會，使人事檔案管理工作再上新臺階。