數字檔案館建設背景下檔案管理工作分析

文/山西省隰縣檔案館 姜玲

一、數字檔案館建設背景下檔案管理工作的機遇

（一）提升檔案處理工作的效率。現如今，信息化水平不斷提升。在此情況下，檔案管理工作不斷向電子信息化過渡。其中，無紙化辦公的施行對于檔案管理工作的影響最為廣泛，也是將其推向信息化的重要推手；大數據手段則使得檔案的篩選工作效率得到了大幅提升，并深刻影響到檔案管理的工作。無論從哪個角度看，數字檔案館建設都使得檔案處理的工作效率得到提升，對于相關工作的開展大有裨益。

（二）提高資源共享的水平。常規情況下，數量眾多的檔案需要消耗大量的人力才可將其中的信息進行整理歸納，進而實現信息的傳遞與共享。在數字檔案館建設背景下，大數據技術以及信息技術使得檔案信息資源能夠快速在各個媒介中傳遞，進而實現資源共享的高效化，擺脫時間與空間的束縛。同時，信息技術使得檔案信息資源共享耗費的時間更短，成本更低，為多個層面的工作提供了有效的信息來源，提升了工作成效。

（三）對于工作的創新有強化作用。數字檔案館的建設，使得檔案管理工作者管理檔案的方式由線下轉變到線上，而線上的檔案管理有著諸多的功能創新與便捷手段，能夠實現原本無法想象的工作開展方式。在此情況下，檔案管理工作的內容將出現大量的創新與變革。檔案管理工作者能夠發揮自身的工作素養與創新思維，對檔案管理工作的形式與方式展開創新，進一步提升相關工作的現代化水平。

二、數字檔案館建設背景下檔案管理工作現狀

（一）檔案收集、存儲的難度不斷增加。現如今，隨著信息化水平的不斷提升與信息技術的廣泛普及，承載信息的媒介形式不斷豐富，聽覺上有音頻，視覺上則有視頻圖片乃至最新的VR手段，這些都擠壓了傳統檔案信息的存在空間，使得檔案的整合、存儲難度提升。現如今，檔案收集、存儲的難點主要聚焦在兩方面：首先，檔案的收集整合難度增大。現如今，辦公愈來愈趨向于無紙化，無論是文件、通告，還是任務指令，都在向電子信息化靠近，傳統紙質檔案的收集因此變得更加困難，即使完成了前期的收集工作，其存儲問題也與現今的辦公理念不相匹配，因為紙質檔案的存儲需提供足夠的物理空間。其次，數字檔案的篩選整理缺乏系統化。就數字檔案管理現狀而言，檔案管理數字系統難以將系統的構建與檔案的特征相結合，進而使數字檔案的信息不易實現快速調用與共享。另外，檔案信息隨著數據化、信息化水平的提升，不斷呈現豐富化、廣泛化的趨勢，若不能盡快解決系統構建的問題，勢必會積重難返，造成更大的影響。

（二）檔案管理工作的安全性難以保障。目前，互聯網的廣泛應用正在不斷改造著百姓的生活方式，并對多個行業產生巨大的影響，引發一輪又一輪的變革。對于檔案管理工作而言，最大的變化莫過于檔案信息載體的變化——自紙質檔案過渡到電子檔案。在此過程中，檔案的存儲問題得到高效解決。然而，工作方式的轉變不僅帶來優勢，同時還帶來了安全方面的劣勢。現如今，多數檔案管理工作采取的是磁盤管理方式，將檔案信息存儲于磁盤中。然而，磁盤會受多種外界因素的影響，例如溫度、濕度、外力等等。若是磁盤受到的影響未得到及時解決，則極容易使其中的檔案信息丟失，進而產生不可逆的數據損失。另外，對于檔案信息管理的安全保障工作，如今并未得到有效改善。例如部分檔案管理部門采用云存儲的方式進行檔案信息的存儲，但這使得檔案信息暴露在網絡攻擊的危險之下，尤其是保密系數高的檔案信息，若是為黑客等網絡攻擊者竊取，其后果不堪設想。相較之下，公用的數據信息管理工作應當更加謹慎，并不斷提升安全系數與抗干擾、抗攻擊能力，為檔案信息的存儲提供足夠的保護。

三、檔案管理工作的發展趨勢

（一）著力建設數字化檔案管理平臺。現如今，世界呈現“信息大爆炸”的態勢，而在此情況下，檔案管理工作的難度在逐漸提升。對此，建設完善且功能豐富的數字化平臺，將是解決相關問題的出色路徑。在數字化平臺的構建過程中，相關工作者應當擯棄舊有的想法，轉而用個性化的思維打造創新性強的數字化平臺，尤其要滿足檔案管理單位的各項工作需求。另外，從整體的角度切入，設計者應當不斷完善數字化平臺，逐漸強化其整體性、智能性，并具備更強悍的數據處理能力，進而滿足日益增長的檔案管理工作的需要。以此為依托，檔案管理各部門間能更好地實現數據交互，對于壁壘的突破有顯而易見的效果，進而實現系統平臺的集約化、智慧化、交互化發展。進一步說，就個性化的需求而言，各檔案管理部門處理的檔案內容不盡相同，這就要求檔案管理部門確立好工作規范，對檔案管理人員進行篩選與合理分配，進而使檔案管理工作更具有針對性，使工作人員適配到適合自身的工作崗位，這無論在工作效率上，還是員工幸福度上，都能起到良好的提升作用。

（二）著力完善檔案管理制度。對于檔案管理工作而言，有了完善的設備和過硬的技術基礎仍是不夠的，在此基礎上，還應當建立行之有效的制度，以保障工作效率。首先，檔案管理部門應當對相關的工作制度進行完善，其制度內容應力求簡潔且實際，具有很強的實用性與指導性，而非徒有其表。同時，這一工作制度應當有非常強的約束力，能夠不斷規范員工的行為，進而改善他們的工作方式，且不應有“特權”嫌疑，應對員工、領導者一視同仁，一同約束。其次，應當對標準化設計進行完善，檔案管理部門應當將工作流程進行規范化、科學化，并對標準化過程中的細節問題予以足夠重視。最后，應當不斷強化檔案管理人員的安全管理責任意識，對于相關法律法規要充分實行，嚴守底線。同時，應當不斷規整檔案信息的來源，對不同重要程度的檔案實行分層次管理，并以此為依據，對不同工作人員進行約束，例如實行資格制度，確立檔案查詢、使用的等級制度等。

（三）著力提升檔案工作的個性化服務。大數據時代背景下，要及時創新檔案工作的服務理念，使檔案管理工作與地方中心工作相契合。一是強化發展服務意識。圍繞地區發展的重大決策和部署，通過檔案信息整理及數據挖掘，為各類重大事項的決策提供可參考的數據及信息資源，將檔案工作的被動服務轉變為主動服務。二是強化檔案工作者的民生服務意識。積極聯動涉民部門，強化信息的交互與使用，打通部門間的信息壁壘，擴大涉民信息采集范圍，完善采集涉民信息及建立民生檔案工作。同時，加強民生信息的綜合分析和整理，為服務百姓生活提供更加全面、翔實的信息資料。三是強化社會服務意識。通過大數據分析用戶的數據查詢類型及個性化需求，檔案工作者可以提前利用微信等方式將關聯信息及辦事流程推送給用戶，進一步提升用戶體驗，增強服務的滿意度。及時關注民生實事和社會熱點信息，通過檔案信息整合，及時傳播客觀、準確的信息資料，實現正向輿論引導。

四、檔案管理人員應具備的素質

（一）思想素質。一是崇高的職業理想。這是檔案管理者具備較強的責任意識和奉獻精神的重要前提。檔案管理人員必須以實際工作為基礎，保持高度熱情，反復核對工作流程和內容，能夠在問題和困難發生時積極應對，順利完成各項工作，具備更強的執行能力，推動檔案體制的革新和優化。二是具有新時代意識。檔案管理人員在時代發展的大形勢下，必須時刻反省和審視自身的工作理念，確保管理水平全面提升。網絡信息時代，打破了原有檔案管理的資料存儲和管理局限性，轉而更加注重資料的匯總、采集、篩選、處理等等，管理工作者需要加強這些問題的認識，在技術發展趨勢下，用知識、技能武裝自身，積極促進信息技術與日常工作有效融合，推動管理工作進一步優化。

（二）專業素質。一是專業知識技能。檔案工作者的專業知識技能如果不能滿足實際需求，必然影響到日常管理的工作質量，常會造成文件資料的遺失或受損，導致后續工作的開展受到阻礙。檔案工作人員的理論知識和專業技能只有達到一定程度，才能真正成為管理工作規范化的重要保障，以現有資源為基礎，不斷優化工作流程，具備更強的檔案管理工作能力。此外，自然和人文知識的必要了解，也是科學處理檔案資料的必要儲備。二是科學技術知識。隨著現代科學技術與生活、工作的有機融合，網絡技術、縮印技術等運用到工作中，大大提升了工作效率，也是員工必須熟練掌握的現代化技術。檔案工作人員必須在落實工作的過程中，不斷審視檔案管理市場和持續發展理念的結合程度，將具體的工作要求充分融入管理體制中，引導后續工作順利開展，進而保障管理水平的提升。

（三）業務素質。一是計算機技術。這是基于目前計算機技術在我國工作、生活中的廣泛普及，以此完成各類信息的采集、深加工和存儲等環節。如果檔案工作人員不掌握一定的計算機應用能力，會被稱為功能性文盲。檔案工作者只有熟練運用電腦，才能有效應對管理系統中的具體任務，為廣大客戶提供優質服務。二是現代管理意識。手工卷紙張向文件夾存入磁盤形式轉變，是對傳統檔案管理方式的極大優化，實現了機器掃描文件之后，集中管理各類資料。總之，檔案管理人員在信息時代，必須掌握計算機技術的應用能力，以此作為檔案管理工作的基本能力要求。

五、檔案管理工作的成長與發展思考

（一）著力提升檔案工作者信息化技能。信息化、大數據時代對現階段檔案管理從業人員綜合技能素養提出了更高要求。一方面，要求從業人員具備專業的檔案管理知識及信息收集能力；另一方面，對數據庫應用、網絡信息處理等計算機技術提出了相應的要求。一要加強信息化網絡學習平臺建設，將管理系統的實際應用及具體案例以網絡授課的方式融入實際教學，方便相關人員及時通過網絡平臺掌握先進的檔案管理理念及技術，進一步提升工作團隊的專業素養。二要強化檔案管理人才創新培養機制。從大學生抓起，將實際檔案工作內容與相關教學相結合，積極引導學生將理論與實際工作結合。加大對高校學生信息化綜合技能的培養力度，使其具備一定的云計算、大數據分析、數據類型轉換、多媒體文件的剪輯和處理等計算機技能。

（二）創建檔案工作者的競爭機制。科學創建檔案管理人才競爭機制，加速檔案工作人才培養進程，有利于確保所有在職檔案工作人員產生緊迫感，不斷提高自身職業素養。因此，檔案館可搭建“經濟交流”平臺，促使檔案工作人員在競技中交流，在交流中提高個人技能。再如，還可舉行“崗位練兵”活動，逐步提高檔案管理水準。此外，也可定期組織“評比會”“座談會”“演講會”等活動，確保檔案管理人員相互借鑒彼此理念、做法等，集中碰撞與發散檔案管理思維。

（三）提高學習強度。信息化時代，檔案管理人員的能力水平會直接影響到最終的管理質量。管理技術、計算機技術的有效學習，是檔案工作人員綜合素質提升的重要推動力。這就需要檔案管理人員有對個人業務能力重要性的正確認識，在持續的學習中不斷強化個人素質。相關企業必須構建相應的學習平臺，在充實新觀念、新方法、新理論的過程中，逐步實現檔案工作人員的知識理論系統化，為業務素質和專業能力的提升奠定基礎。

（四）具備奉獻精神。檔案管理工作的重要性，決定了管理人員必須甘于奉獻，在工作中認真、謹慎。檔案管理人員必須首先明確自身屬于幕后工作者，確保日常文件檔案收集、整理、統計都有序、合理。

（五）完善管理機制。檔案管理工作的展開，需要以規章制度為依據，為工作效率的提升提供保障。信息技術時代，傳統管理制度已經表現出明顯的不適應性，使檔案管理工作存在很大偏差和漏洞。檔案部門必須以管理制度的完善為基礎，實現統計、保密、借閱、保管、歸檔等一系列工作制度化，加強檔案人員的日常約束力，在高效率、條理性方面不斷提升，使之具備更強的管理水平。

六、結語

綜上所述，立足數字檔案館建設的背景，傳統檔案管理方法難以適應當今時代發展趨勢。為此，檔案館應積極引進數字化管理手段，探析受眾的需求，并以此為基準加強專業人才的教育與培訓。檔案工作者素質的提升將促進數字化檔案事業的發展，有利于檔案利用效果的提高。一個合格的檔案工作者應具備較高的政治素質、過硬的業務素質、較強的保密意識和法律意識、健康的心理素質，只有提高檔案工作者的水平，才能使檔案工作更有效地為數字化檔案館建設服務。