數字檔案管理服務一體化平臺建設的實踐與思考

金芝娣 湯鑫鋼/諸暨市檔案館

2021年7月，浙江省檔案局印發《浙江省檔案工作數字化改革方案》，部署檔案工作數字化改革。近十年來，諸暨市檔案工作在信息化方面不斷推進并取得一些成果，但與數字化改革的要求尚有很大差距。檔案工作數字化改革要緊扣我省數字化改革的要求，深度理解新形勢下賦予檔案工作的革新引擎力，提煉、優化、改革當前檔案資源匯聚模式、工作管理模式、服務供給模式，從檔案工作當前及未來一段時期內的建設和發展規劃要求出發，堅持問題導向、需求導向，統籌運用數字化技術、數字化思維、數字化認知，從應用系統開發、硬件升級等多個方面進行頂層設計，推動檔案工作全方位、系統性、重塑性變革。

政務網一窗治檔

1 檔案數字化現狀

1.1 檔案數字化前期建設情況。諸暨市檔案局（館）于1999年開始探索實踐，將群眾查閱較多的民生檔案條目進行錄入，在單機版的文檔管理軟件上進行查閱，形成檔案數字應用雛形；2003年以立卷改革為契機，逐步實現全文掃描件查閱，并向部分機關、鄉鎮（街道）和企事業單位推廣，實現掃描件出證，較大程度提高了查閱利用效率；2008年以全市行政村規范檔案室創建為抓手，將文檔管理軟件全覆蓋推廣至全市512個行政村和社區；2012年落實鄉鎮機關登記備份制度，實施全市統一的檔案數字化加工項目招標，對館藏檔案和機關鄉鎮的檔案數字化進行規范統一，于同年開發了“檔案我查查”檔案查閱系統，全面實現市、鎮、村三級檔案可查閱利用功能；2018年建立依托于政務網的集查閱利用、數據管理、業務督導等功能合一的館室一體化系統。

1.2 基于局域網的數字檔案館一體化系統。檔案館一體化系統是面向諸暨市檔案館的內部應用。它以建立檔案核心資源總庫為目標，功能涵蓋信息資源的采集、接收、整理、保管、鑒定、統計、利用等全過程規范化管理，提高檔案館業務管理的效率和資源服務的安全可靠性，滿足利用者和檔案管理者需求。該系統于2018年通過全國數字檔案館測評。

1.3 基于政務網的館室一體化系統。館室一體化系統是面向市直機關、鎮鄉（街道）各檔案室和企業單位提供檔案管理和利用服務應用的管理系統。檔案行政管理部門也可以對各立檔單位進行在線指導、業務督導、信息交流，基本實現指導和監管一體化。

2 建設內容

諸暨市數字檔案管理服務一體化平臺（簡稱“E檔通”）主要通過建設一窗治檔、一庫集檔、一體管檔、一站查檔等四個模塊以及檔案駕駛艙數據展示平臺，實現面向全市機關單位、鎮鄉（街道）、村（社區）、教育系統、衛生系統，覆蓋檔案在線監管、共享、利用、編研以及檔案全生命周期管理等各項業務環節的區域性管理平臺。

2.1 構建“一窗治檔”的監管體系。檔案云監管應用場景。通過實時監控、指數管理、跑道排名等方式，依托“浙政釘”App，對全市檔案收集整理、日常監管、庫房配置、資源建設、利用服務等進行日常監管，對基層檔案室溫濕度和運行情況進行實時監控，基本實現全市檔案工作業務“一屏掌控”、監管“一網感知”、任務“一鍵智達”、執行“一貫到底”。任務智達應用場景。對上對接省、市檔案任務智達系統，對檔案工作任務進行清單化分解責任并實時匯總落實執行進度數據；對下對轄區內所有單位下達年度檔案工作任務，加強線上業務指導，監督業務落實。服務智控應用場景。對轄區內外包企業和項目進行登記備案和評價，對項目實施全流程監管，同時提供在線業務指導，項目驗收后統一由項目單位進行評價。

2.2 建立“一庫集檔”的資源倉庫。檔案超市應用場景。圍繞重大活動、重大項目、重大工程及個人民生檔案進行專題檔案歸集梳理，分類建立專題檔案數據庫，為檔案工作緊扣中心、服務大局提供平臺支撐，創建“檔案+”模式，從海量檔案文本數據集中挖掘有價值信息，進行信息再重組和利用。資源共享應用場景。通過點對點數據共享模式，為相關單位的數字化改革提供檔案數據資源的服務支撐。音像檔案智慧管理場景。線上可對各檔案室影像檔案快速篩查，提取重要信息，輔助開展音視頻檔案著錄、鑒定、整理、查閱工作。新媒體檔案資源庫應用場景。通過信息雷達、網絡爬蟲技術，對諸暨官方媒體、門戶網站、公眾號、數字報等進行信息采集，實現新媒體檔案的收集管理。

2.3 開發“一體管檔”的智能應用。檔案ID全生命周期管理場景。創新檔案電子備考表功能，為每份檔案賦予身份標識，通過二維碼系統管理立檔、制檔、用檔、管檔等檔案全流程管理。數字檔案室應用場景。迭代升級現有的數字檔案室系統，并適配遷入政務云，與一體化平臺整合，實現基層數字檔案的標準化規范化管理。電子文件歸檔應用場景。基本實現政務服務網和OA系統電子文件全生命周期管理，實現較大程度的自動歸檔操作。準電子檔案云寄存場景。機關工作人員可以將不完全具備電子檔案要素的重要電子文件上傳至檔案室云平臺，起到寄存、保管、備份作用。

2.4 拓展“一站查檔”的服務通道。掌上查檔站點查檔應用場景。搭建“浙政釘”“浙里辦”查檔雙通道平臺，面向部門、鎮街、村社提供檔案查詢利用服務，實現檔案市域“一站受理、全市通查”。推行掌上查檔，實施電子出證，群眾憑身份證或刷臉即可通查本人民生檔案。機關查檔場景。面向機關工作人員建立檔案館、檔案室間的檔案共享互查機制。

2.5 建立基于“駕駛艙”的決策管理中心。通過對上述各個場景中各類檔案、業務數據的采集和分析，構建各類數據統計模型和決策模型，為決策者和檔案管理責任科室提供全面、準確、快速了解全市各項檔案工作運營情況的途徑，為后期工作開展、決策制定提供依據。

3 實踐探索

3.1 利用V字模型，梳理核心業務。在上級檔案局、檔案館核心業務梳理的指導基礎上，結合我市檔案工作實際，以V字模型為準則，基于三定方案，深入細致地對檔案局、檔案館核心業務進行拆解，形成核心業務目錄，建好“兩單兩圖”，在梳理的過程中，為流程再造、業務協同和制度重塑打下基礎。

3.2 著眼服務利用，探索多場景應用。在多跨場景的應用方面，分析省、市、縣三級數字檔案管理服務一體化平臺架構，縣域檔案管理服務要從提升檔案服務利用效能出發，小切口切入，從兩個方面進行了構想：

一方面是“一站查檔”場景。目前我市許多民生檔案都分散在不同的部門，如戶籍檔案在公安局、不動產檔案在自然資源和規劃局、城建檔案在城建檔案館、婚姻檔案在民政局婚姻登記處、公證檔案在司法局公證處、社保檔案在社保局等等，很多群眾不清楚這些檔案的保管地點，往往一說查檔案就往檔案館跑，給廣大群眾辦事帶來了諸多不便。根據問題導向，我們考慮建設“一站式查檔”服務場景，將全市各民生部門檔案數據進行梳理分類，形成檔案數據清單，通過數據共享或接口對接的形式，打破各部門數據孤島，實現部門間的數據共聯共享，并建立對應的業務流程，同時對數據清單進行分類，一部分可通過身份證直接提供清單式查閱，另一部分根據各單位、個人業務需求經審核后進行數據的定向開放，最終實現全市檔案數據的一窗式查閱出證。比如在退休辦理方面，檔案館或有關部門能根據退休人員信息及時將所涉人員的檔案推送給相關主管部門，點對點提供檔案證明材料，發揮檔案材料在退休辦理中的佐證作用。

另一方面是“重大活動”檔案收集歸檔系統場景。構建重大活動事件檔案模塊化、標簽化管理，形成一個或多個類型重大活動的檔案收集標簽，實現目標化收集，提供流程指導，將事件的過程演變為模塊數據的填充過程，避免重大活動檔案材料或數據的遺失，更好地為中心工作提供檔案利用服務。例如，在“疫情防控”“脫貧攻堅”“重要領導視察”等重大活動和事件中，從檔案收集的角度建立模板和標簽，每一個流程需要收集哪些方面的檔案資料，在活動或事件的開展過程中，以檔案資料收集為目標導向，從而來確保事件流程完善，資料收集齊全。

3.3 圍繞數據共享，加快檔案數據化、智慧化建設。檔案數據共享化。向全市數據共享平臺歸集婚姻檔案、出生醫學證明檔案、農村土地確權檔案、山林檔案等各門類檔案共約200萬條數據，為檔案工作融入黨政機關整體智治打下了堅實的基礎，提升檔案數據共享程度。存量檔案數字化。重點對機構改革后撤銷、合并單位檔案和全市各單位歷史遺留檔案的數字化數據化加工，逐步建設檔案館數據倉。增量檔案數據化。加強電子檔案的歸檔管理，目前全市OA系統歸檔率已達95%以上；積極推進政務服務事項電子化歸檔。接下去將進一步升級電子文件歸檔管理應用，實現電子公文、政務服務事項電子文件等各類電子文件“一鍵歸檔”。檔案管理智慧化。建設檔案管理服務一體化平臺，集業務監管、資源庫建設、社會服務以及數字檔案室建設等檔案全生命周期管理于一體，分角色分業務進行分析研判，使檔案工作各節點都更清晰，操作更便捷，服務更高效；啟動智慧庫房建設項目，安裝智能密集架、智能環控系統等，為智慧檔案館建設打下堅實基礎。

4 困難與思考

習近平總書記在二十大報告中指出“中國式現代化是人口規模巨大的現代化。我國十四億多人口整體邁進現代化社會，規模超過現有發達國家人口的總和，艱巨性和復雜性前所未有，發展途徑和推進方式也必然具有自己的特點。”浙江要實現中國特色社會主義共同富裕先行和省域現代化先行，需要在各項工作上先行探索，為全國樹立好標準，為其他各省市提供參考模板。檔案工作作為一項重要的基礎性工作，涉及社會建設的方方面面，因此，在檔案數字化改革中，務必要兼顧普適性、開放性、便捷性、可延展性等特點，這對我們的平臺建設工作提出了更大的挑戰。

系統集成融合問題。以遠程查檔為例，目前，共有省、市、部門等6個平臺系統共存，各平臺系統接口不一樣，需要三臺電腦進行管理，在操作過程中要消耗較多的人工時間，大大降低了查詢利用的效率，給實際工作帶來諸多不便。浙江省改革辦數字化改革專班將檔案工作納入到了黨政機關整體智治應用體系的主要領域管理模塊，將電子歸檔納入黨政機關各項核心業務數字化運行的流程閉環。那么，作為黨政機關整體智治總框架的基礎應用支撐，需要將檔案工作納入黨政機關整體智治的系統框架中去謀劃，在接口設置和數據共享等方面進行省、市、縣三級的統一規劃和頂層設計，特別是在數據共享方面，如何在確保數據安全的前提下，統一數據平臺，擴大開放范圍，減少審批流程，這值得我們去探索。

部門間數據共享問題。一方面部門之間由于涉密和考慮保護隱私等多方面原因，特別是檔案館網絡設置現狀，局域網和政務網完全物理隔離，數據信息共享壁壘客觀存在。需要我們采用更科學的手段來實現部門之間出證等問題，出證的權威性認證需在黨政機關整體智治中進行破解。另一方面是各部門的檔案數字化進度不一致，一些部門的檔案數字化加工是單獨做預算，受部門經費的制約，導致一部分檔案尚未實現數字化。類似這種問題在各個立檔部門普遍存在，而這類情況難以在一體化平臺中得以反應，實現檔案真正的共享尚有差距。

用戶體驗的滯后性問題。手機App普及已有10多年，尤其是像微信、支付寶等平臺應用已十分成熟，加上大數據算法的應用，操作非常簡便且智能。浙江省范圍內，政府部門的應用系統，大部分放在浙政釘、浙里辦等平臺上，有的系統已比較成熟。檔案查閱利用相比于經常使用的社保、稅務等應用系統，使用頻次較少，加上目前各種檔案門類的分散及歷史原因造成的檔案歸集不全，前端用戶對檔案利用的認知和檔案系統能提供的服務差距較大，需要反復實踐并將系統不斷完善、迭代。