淺談公路檔案在公路建設(shè)中的重要作用

公路是國家基礎(chǔ)建設(shè)中的重點(diǎn)內(nèi)容，做好公路相關(guān)的工作，有利于推動(dòng)我國公路建設(shè)不斷發(fā)展。而公路檔案是公路建設(shè)工作的重要組成部分，做好公路檔案管理工作，能夠更好地推進(jìn)我國公路的長遠(yuǎn)規(guī)劃。現(xiàn)對(duì)公路檔案的具體作用進(jìn)行探討，希望能夠?yàn)橄嚓P(guān)工作人員提供一定的幫助。

公路檔案是在公路的規(guī)劃、建設(shè)、管理活動(dòng)中形成的極具保存價(jià)值的檔案資料，具有多種形式，如文字材料、圖紙、照片、音像制品等。公路檔案是公路建設(shè)過程中各項(xiàng)管理活動(dòng)直接產(chǎn)生的原始記錄，也是對(duì)公路建設(shè)過程中具體情況的真實(shí)記錄。公路檔案的存在既能夠保證公路事業(yè)發(fā)展歷程的真實(shí)性，同時(shí)也可以對(duì)公路的規(guī)劃建設(shè)以及整體的工程質(zhì)量起到非常重要的指導(dǎo)作用。在公路建設(shè)跨越式發(fā)展的今天，充分認(rèn)識(shí)公路檔案管理工作的重要性，健全公路檔案管理工作制度十分重要。

公路檔案在公路建設(shè)當(dāng)中的重要作用

促進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要環(huán)節(jié)。公路規(guī)范化管理指的是在公路系統(tǒng)升級(jí)達(dá)標(biāo)的過程中，根據(jù)國家企業(yè)升級(jí)達(dá)標(biāo)的具體要求，結(jié)合公路建設(shè)的實(shí)際需求，按照交通運(yùn)輸部所發(fā)布的要求，綜合制定相應(yīng)的規(guī)范化管理的標(biāo)準(zhǔn)細(xì)則。從安全、養(yǎng)護(hù)、能源消耗等多個(gè)角度出發(fā)，規(guī)范評(píng)審細(xì)則，并且通過考核標(biāo)準(zhǔn)來評(píng)定公路系統(tǒng)的具體管理水平，這樣做的目的是有效加強(qiáng)公路項(xiàng)目管理，提升公路系統(tǒng)工作人員的專業(yè)素質(zhì)能力，提升整體公路工程的建設(shè)質(zhì)量，提高經(jīng)濟(jì)效益以及社會(huì)效益。

對(duì)公路檔案進(jìn)行規(guī)范化管理能夠有效促進(jìn)公路建設(shè)工作的開展，規(guī)范的公路檔案管理工作也是公路規(guī)范化管理的重要基礎(chǔ)，公路檔案管理工作的質(zhì)量直接反映了公路規(guī)范化管理的有效性，因此，規(guī)范的公路檔案管理工作是公路規(guī)范化管理過程中一個(gè)不可缺少的重要組成部分。

公路檔案是儲(chǔ)備資源的手段

公路建設(shè)不僅需要足夠的物質(zhì)材料和資金支持，還需要有文件和設(shè)計(jì)制圖等一系列資源。我國科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展加快了公路檔案管理的信息化進(jìn)程，公路建設(shè)的發(fā)展也帶動(dòng)了科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展。

就目前來看，依靠科學(xué)技術(shù)進(jìn)行公路建設(shè)已經(jīng)成為一種新型的建設(shè)方式，因此，公路檔案管理工作對(duì)公路建設(shè)的作用顯得至關(guān)重要。如果檔案管理人員沒有對(duì)公路檔案文件進(jìn)行及時(shí)的整理、歸檔和定期核查，就會(huì)導(dǎo)致檔案不完整，一些重要技術(shù)文件可能會(huì)丟失、殘缺，從而阻礙公路建設(shè)的發(fā)展。

公路檔案是公路建設(shè)過程中的重要助手

首先，在進(jìn)行公路建設(shè)的過程中，如果缺乏基本的可行性研究的相關(guān)資料，如技術(shù)文件、分析論證文件等檔案資料，那么公路建設(shè)項(xiàng)目就難以順利開展。公路檔案是公路建設(shè)項(xiàng)目的領(lǐng)導(dǎo)者進(jìn)行決策時(shí)的重要參考文件，如果缺乏相關(guān)檔案資料，項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)就無法構(gòu)建科學(xué)的決策框架，從而增加公路建設(shè)的難度。

其次，在公路建設(shè)、養(yǎng)護(hù)、管理的過程中，必須要對(duì)其進(jìn)行經(jīng)濟(jì)以及技術(shù)方面的分析，這些分析要以大量的檔案資料作為參考依據(jù)，例如公路檔案當(dāng)中的路況檔案能夠?yàn)楣返木S修、翻新和改建提供相應(yīng)的參考資料，確保工程順利開展。利用好已有的公路檔案資料能夠讓公路建設(shè)項(xiàng)目的領(lǐng)導(dǎo)者迅速作出決策，避免多走彎路，同時(shí)也可以節(jié)約大量的人力、物力、財(cái)力，這對(duì)公路建設(shè)的未來發(fā)展有著重要的作用。

最后，公路檔案可以有效啟發(fā)研究者的建設(shè)思路，使其總結(jié)前者在公路建設(shè)過程中的經(jīng)驗(yàn)，不斷開闊視野，使公路建設(shè)的研究人員可以在原有檔案的基礎(chǔ)上不斷對(duì)其進(jìn)行更深層次的研究以及分析，最終設(shè)計(jì)出最佳建設(shè)方案[1]。

公路檔案是公路建設(shè)工作人員進(jìn)行交流的主要渠道

一方面，公路檔案是信息的重要載體，能夠?yàn)楣ぷ魅藛T的技術(shù)交流提供有效渠道，使公路建設(shè)工作人員在互相交流的過程中有效提高自身的科學(xué)技術(shù)水平及管理水平。

另一方面，在進(jìn)行公路建設(shè)的過程中，工作人員要圍繞科學(xué)技術(shù)開展有效溝通，開發(fā)并推廣公路建設(shè)新技術(shù)，總結(jié)公路建設(shè)管理方面的工作經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)一步提升公路檔案管理水平。只有進(jìn)行不斷交流，才能將靜態(tài)的檔案資料變成動(dòng)態(tài)的檔案資料，從而拓寬科研協(xié)作的渠道。

公路檔案在公路建設(shè)過程中應(yīng)用的主要問題

對(duì)檔案管理工作的重視程度不足

公路工程的檔案數(shù)據(jù)信息會(huì)隨著施工的進(jìn)展而不斷增加，這些檔案數(shù)據(jù)信息是施工開展的保障。公路工程內(nèi)部資料的整理應(yīng)該根據(jù)施工進(jìn)度分階段進(jìn)行，包括施工準(zhǔn)備前、施工過程中以及施工完成后，只有完成每一階段的資料整理工作，才能保證檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。

事實(shí)上，很多公路建設(shè)單位尤其是一些施工單位并沒有形成檔案保存意識(shí)，他們認(rèn)為這類工作并不在自己的工作范疇內(nèi)，也沒有意識(shí)到檔案資料對(duì)施工的重要性，反而認(rèn)為檔案整理工作會(huì)拖慢施工的進(jìn)度。因此，很多公路部門在遇到難題需要參考文件數(shù)據(jù)時(shí)，很難準(zhǔn)確找到所需要的信息，導(dǎo)致工作難題難以得到有針對(duì)性的解決[2]。

檔案管理人員缺乏相應(yīng)的專業(yè)素養(yǎng)

檔案管理工作人員主要負(fù)責(zé)對(duì)檔案資料進(jìn)行收集、整理以及錄入，其個(gè)人能力以及素質(zhì)水平直接影響檔案管理工作的質(zhì)量和效率。事實(shí)上，大部分管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)檔案的重要性，管檔要求，檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太熟悉，檔案收集意識(shí)淡薄，一些歸檔的材料不夠真實(shí)和準(zhǔn)確，這些問題都給公路工程的檔案管理工作帶來了一定的不利影響。

檔案管理制度有待完善

建立健全公路檔案管理機(jī)制是公路管理工作能夠有效開展的基本條件。從目前公路檔案管理工作的實(shí)際情況來看，公路檔案管理體系仍存在很多不足之處，導(dǎo)致公路檔案管理工作崗位職責(zé)混亂，工作人員在實(shí)際操作中無法可依，甚至有的時(shí)候可能會(huì)存在一個(gè)人負(fù)責(zé)好幾個(gè)工作模塊的問題，不利于工作的開展。除此之外，電子文件的信息編號(hào)比較混亂，缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，很多公路項(xiàng)目經(jīng)常改建或者擴(kuò)建，其名稱也會(huì)因此而變化，但是工作人員卻沒有及時(shí)更新檔案中的信息內(nèi)容，這就導(dǎo)致現(xiàn)實(shí)情況和檔案記錄之間存在差異。

檔案管理信息化水平有待提高

公路檔案可以記錄公路建設(shè)過程中的多種技術(shù)資料，是建設(shè)施工情況的真實(shí)反映，因此，公路檔案管理工作最為重要的一點(diǎn)就是真實(shí)有效。在信息化管理背景下，要想提升檔案管理質(zhì)量和水平，檔案管理人員就要具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)和管理技能，只有這樣才能夠最大程度地滿足檔案管理工作內(nèi)容的需要。

檔案管理人員要具備運(yùn)用信息化技術(shù)處理業(yè)務(wù)的能力，提升計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力，還要具備不斷創(chuàng)新的科研能力，在日常工作中要立足于本職工作，積極探索，努力創(chuàng)新，提升自身的綜合業(yè)務(wù)能力，促使檔案管理工作呈現(xiàn)出健康、穩(wěn)定的發(fā)展趨勢(shì)。

促進(jìn)公路檔案在公路建設(shè)中有效應(yīng)用的對(duì)策

提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

在進(jìn)行公路建設(shè)的過程中，公路檔案管理是公路管理的基礎(chǔ)，而檔案管理是否合理則取決于檔案管理人員綜合素質(zhì)的高低。因此，公路建設(shè)單位應(yīng)該聘用具有上進(jìn)心和責(zé)任心的檔案管理人員，同時(shí)對(duì)其進(jìn)行定期培訓(xùn)、定期考核等，只有這樣才能有效提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)[3]。

提高檔案管理人員對(duì)公路檔案管理工作的重視程度

在進(jìn)行公路建設(shè)的過程中，檔案管理人員必須意識(shí)到上層建筑對(duì)生產(chǎn)力發(fā)展的重要影響，認(rèn)識(shí)到公路檔案管理工作對(duì)公路建設(shè)所發(fā)揮的重要作用。各個(gè)單位一定要注重相關(guān)檔案的管理工作，尤其是項(xiàng)目的業(yè)主單位要在其中起到監(jiān)督作用，定期對(duì)施工單位、監(jiān)理單位等參與建設(shè)單位的文件信息進(jìn)行審核分析，了解其在施工過程中的具體情況，針對(duì)其所面臨的難題，及時(shí)提供幫助。

除此之外，項(xiàng)目業(yè)主單位還需要任用專業(yè)技能水平較高的工作人員來負(fù)責(zé)檔案管理工作，同時(shí)對(duì)已經(jīng)收集好的公路檔案進(jìn)行定期檢查以及更新。只有這樣才能保障檔案信息數(shù)據(jù)的真實(shí)有效，使其為后續(xù)工作中檔案管理制度的制定提供數(shù)據(jù)支撐。

建立健全公路檔案管理工作的各項(xiàng)規(guī)章制度

相關(guān)部門要不斷完善公路檔案管理工作體系，建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度，切實(shí)提高公路檔案管理工作的質(zhì)量以及水平，實(shí)行全方位且科學(xué)化的管理，做到有章可循，有法可依，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的高效運(yùn)行。提高檔案管理工作的系統(tǒng)化水平，明確崗位職責(zé)以及權(quán)利內(nèi)容，以此確保檔案管理工作順利開展。

此外，端正檔案管理人員的工作態(tài)度，健全完善工作激勵(lì)機(jī)制，激發(fā)檔案管理人員的工作熱情，提高其工作積極性，進(jìn)而推動(dòng)公路檔案管理工作高效開展，提高檔案管理質(zhì)量以及水平。

提高公路檔案管理工作的信息化水平

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展以及廣泛應(yīng)用，人們的生活方式和工作方式都發(fā)生了翻天覆地的變化。在進(jìn)行公路建設(shè)的過程中，要不斷增強(qiáng)公路檔案管理工作的信息化水平。首先要打造安全的相關(guān)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)空間，對(duì)公路建設(shè)過程中已經(jīng)更新或者已經(jīng)保存的信息內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)的存儲(chǔ)，同時(shí)還要建立完善的數(shù)據(jù)傳輸系統(tǒng)，方便施工人員查詢道路信息，為以后的施工以及道路養(yǎng)護(hù)工作提供數(shù)據(jù)保障，使得后續(xù)工作順利開展。

其次，有關(guān)部門還需要不斷發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)的積極作用，形成完善的業(yè)主單位、施工單位、監(jiān)理單位等機(jī)構(gòu)間的互聯(lián)網(wǎng)信息共享數(shù)據(jù)庫，認(rèn)識(shí)到信息共享對(duì)公路管理包括公路檔案管理工作的重要性。相關(guān)管理人員還需要提高自身的管理水平，熟練掌握辦公系統(tǒng)，有效利用無紙化的辦事模式，盡量簡化紙質(zhì)化辦公的復(fù)雜流程，實(shí)行電子檔案和紙質(zhì)檔案長期并存的管理模式，這樣能大大提高檔案信息存儲(chǔ)以及處理的效率，同時(shí)節(jié)約存儲(chǔ)空間，簡化檔案管理環(huán)節(jié)。

再次，相關(guān)部門可以從制定規(guī)范的管理制度和規(guī)范實(shí)際工作流程兩方面發(fā)力，有效提升管理工作效率，同時(shí)使檔案管理人員的工作變得井然有序，當(dāng)工作人員出差或者離職時(shí)，交接工作也會(huì)更快速有效，避免在交接的時(shí)候出現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)丟失的問題。

最后，檔案數(shù)據(jù)信息最重要的一點(diǎn)就是安全性，檔案管理人員要培養(yǎng)安全意識(shí)。在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下，網(wǎng)絡(luò)安全是國家和人民最關(guān)注的事情，只有創(chuàng)造安全的互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境才能夠有效防止公路檔案數(shù)據(jù)被破壞。不僅如此，還需要提升檔案管理人員的個(gè)人技術(shù)水平，切實(shí)保障檔案資料安全。同時(shí)也可以結(jié)合檔案的特點(diǎn)打造安全資料管理體系，通過管理體系就能夠隨時(shí)監(jiān)管資料傳輸進(jìn)程，確保資料的安全性。還要結(jié)合資料安全、管理工作內(nèi)容等實(shí)際情況，不斷完善電子資料管理制度，制定科學(xué)合理的網(wǎng)絡(luò)權(quán)限管理制度，進(jìn)一步對(duì)文件資料進(jìn)行加密，切實(shí)保護(hù)文件資料信息的安全[4]。

堅(jiān)持實(shí)事求是原則，確保公路檔案的真實(shí)性

確保公路檔案的真實(shí)性是有效開展檔案歸檔工作的基礎(chǔ)，也是提升公路建設(shè)質(zhì)量的前提條件，確保公路檔案的完整性對(duì)提升工程竣工驗(yàn)收效率也有很大幫助。

因此，公路工程建設(shè)單位要想全面提升工程質(zhì)量評(píng)定效果，應(yīng)該始終堅(jiān)持實(shí)事求是的原則，確保施工資料的真實(shí)性，只有這樣才能讓檔案信息充分發(fā)揮其功能作用，從而準(zhǔn)確反映公路建設(shè)過程中的真實(shí)情況，進(jìn)而為后續(xù)開展道路改造、道路維修以及擴(kuò)建等工作提供重要依據(jù)。工作人員要確保公路檔案信息數(shù)據(jù)的真實(shí)性，詳細(xì)記錄數(shù)據(jù)信息產(chǎn)生的時(shí)間、地點(diǎn)以及相應(yīng)的施工程序等內(nèi)容。

檔案管理工作注重完整性，在記錄施工信息數(shù)據(jù)時(shí)要注重記錄體系的協(xié)調(diào)性和互補(bǔ)性。檔案管理人員要充分利用“三同時(shí)”的管理模式，例如在開展招投標(biāo)工作期間，對(duì)公路建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理提出明確的要求；在開展工程質(zhì)量檢查工作期間，要注重檢查檔案形成和積累的具體情況；在開展工程竣工驗(yàn)收工作期間也需要注重對(duì)檔案的收集與整理情況進(jìn)行查驗(yàn)，進(jìn)而有效增強(qiáng)施工信息資料的真實(shí)性[5]。

綜上所述，在我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展以及社會(huì)不斷進(jìn)步的背景下，本文基于強(qiáng)化公路工程建設(shè)以及管理的目標(biāo)，對(duì)公路檔案的作用以及價(jià)值進(jìn)行了相關(guān)的探討，并且簡要論述了在公路建設(shè)中應(yīng)用公路檔案的主要問題，提出了相應(yīng)的對(duì)策。公路檔案可以全面反映公路建設(shè)全過程，為公路后期管理以及養(yǎng)護(hù)工作的開展提供了依據(jù)，因此，結(jié)合公路檔案管理的實(shí)踐分析其如何發(fā)揮作用具有現(xiàn)實(shí)意義。

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【作者簡介】陳水燕（1987—），女，本科，館員，研究方向：檔案整理。