高校圖書館中文紙質(zhì)圖書招標采購現(xiàn)狀調(diào)查研究
——以湖北省15所普通本科院校圖書館為例

文/武漢體育學院圖書館 肖夏 徐曉峰（通訊作者） 王晨綾

高校圖書館的中文紙質(zhì)圖書采購是一項重要的基礎工作。國內(nèi)傳統(tǒng)985和211高校預算經(jīng)費普遍比較充足，分配給圖書館的文獻資源建設經(jīng)費也相當可觀。但是，對于一些普通本科院校來說，這方面的經(jīng)費投入不甚樂觀。本文對湖北省15所普通本科院校圖書館近年的中文紙質(zhì)圖書招標采購工作情況進行了統(tǒng)計分析，以掌握目前圖書采購的現(xiàn)狀，總結(jié)了最合理的中文紙質(zhì)圖書招標模式和方法。

從表1可以得知，15家圖書館的年平均中文紙質(zhì)圖書采購經(jīng)費是121.13萬元，紙質(zhì)圖書采購經(jīng)費普遍不足。2004年印發(fā)的《普通高等學校基本辦學條件指標關于監(jiān)測辦學條件指標》要求，不同類別院校圖書館均年進書量指標是3或4冊，部分圖書館很難達標。值得一提的是，15家圖書館中只有3家在招標文件中明確提出了外文圖書的采購需求，其中武漢科技大學圖書館和湖北工業(yè)大學圖書館額外分別有30萬元和10萬元的外文圖書采購經(jīng)費，這個數(shù)據(jù)沒有包含在表1中。湖北文理學院在50萬元的采購經(jīng)費里明確提出包含采購不少于3000冊的外文圖書，這部分外文圖書采購總費用不確定，所以沒有去除。總的來說，15家圖書館中絕大多數(shù)對外文圖書采購沒有單獨安排預算，這可能是受到師生對外文紙質(zhì)圖書需求不多、價格較貴和經(jīng)費不足的影響。另外，對師生少量的外文圖書需求，完全可以采用文獻傳遞或查找電子版圖書的方式替代，在經(jīng)費成本和時間成本方面更具優(yōu)勢。

表1 15 家圖書館紙質(zhì)圖書招標采購信息匯總表

一、競爭性磋商正在成為主流的招標方式

公辦高校圖書館的圖書采購經(jīng)費基本上來自財政撥款，統(tǒng)計數(shù)據(jù)顯示，有3家采用了公開招標的方式，11家采用了競爭性磋商的方式，只有1家采用了詢價的方式。可見，競爭性磋商的方式是目前絕大多數(shù)圖書館的選擇。

（一）競爭性磋商方式采購的主要優(yōu)勢。競爭性磋商和公開招標的主要流程和要求區(qū)別不大。競爭性磋商的優(yōu)勢主要是招標流程時間大大縮短，能給圖書館每年的“采購季”留下更多的時間。而且，這兩種招標方式都是綜合評分法，也就是通過設置評分細則，抽取政府采購評審專家組成評委會打分，其中可以包括一名采購人代表，分數(shù)由高到低來確定中標供應商順序，綜合評分法是目前最公平合理而且有效的評標方式，確保了圖書招標工作的有序開展。

（二）詢價采購以最低價者中標，圖書采購中應該謹慎采用。15家圖書館中僅有一家采用的是詢價的方式采購。詢價是指采購人向有關供應商發(fā)出詢價單讓其報價，在報價基礎上進行比較并確定最優(yōu)供應商的一種采購方式，適用于采購的貨物規(guī)格、標準統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的政府采購項目，詢價過于傾向報價，忽視對供應商資格性審查和服務質(zhì)量的考察。在紙質(zhì)圖書采購中，對不同品類或不同出版社圖書的挑選是有很大選擇空間的，供應商的進貨采購成本差異也非常大。另外，供應商的圖書加工服務的質(zhì)量同樣非常重要，應該作為重要評價指標考察，如果投標人采用惡意低價中標的方式中標，中標后卻不能提供質(zhì)量有保證的圖書和配套加工服務，會給圖書館的采購帶來極大的風險和不確定性。所以，一般很少有圖書館會選擇詢價的招標方式來采購。當然，如果圖書館提前確定好所有計劃采購的圖書清單，在嚴格制定加工服務標準要求的情況下，也是可以考慮詢價采購的。

不管采取哪種采購方式，最終的目的都是為了挑選到優(yōu)質(zhì)的供應商，在采購政策許可的情況下，競爭性磋商是目前最優(yōu)的招標采購方式，其次是公開招標，詢價應該謹慎選擇。

二、高校圖書采購可以大膽嘗試服務類型招標

表1顯示，15家圖書館中有13家在采購圖書時選擇的招標類型是貨物，只有兩家選擇的是服務。從一般理解上認為，紙質(zhì)圖書采購應該屬于貨物采購，但實際上供應商不僅只是把圖書送到圖書館，一般還包括圖書的配套加工服務，即圖書編目取號、貼標簽、貼防盜磁條、覆膜、蓋章等加工環(huán)節(jié)。圖書加工質(zhì)量也是衡量供應商供貨質(zhì)量的一個重要指標。有實力的供應商一般有自己專業(yè)的圖書加工團隊，加工水平比較高且人員相對穩(wěn)定；而有些供應商會把圖書加工環(huán)節(jié)外包給其他公司，相對來說加工質(zhì)量很可能無法保證，問題較多。

（一）以貨物來采購缺點明顯。在實際采購圖書的工作中，大多數(shù)圖書館選擇用貨物的招標類型采購，這就要求圖書館每年都要進行新一輪的招標采購流程。實際上圖書館真正可以采購圖書的“采購季”時間是很有限的。雖然圖書采購經(jīng)費一般都屬于政府財政資金，但資金來源不盡相同，經(jīng)費到位有早有晚，而且高校的財務報銷截止時間一般在12月中旬，再加上寒暑假影響，每年圖書采購的時間最多只有4～5個月，時間緊張的甚至只有1個多月，圖書館的圖書采購會出現(xiàn)明顯的滯后現(xiàn)象，特別是對師生越來越多的個性化薦購需求無法及時得到滿足，最新出版的圖書無法及時采購入藏，待新書上架儼然已成舊書。

（二）圖書以服務來采購如何實現(xiàn)。《政府購買服務管理辦法》規(guī)定，政府購買服務合同履行期限一般不超過1年；在預算保障的前提下，對于購買內(nèi)容相對固定、連續(xù)性強、經(jīng)費來源穩(wěn)定、價格變化幅度小的政府購買服務項目，可以簽訂履行期限不超過3年的政府購買服務合同。也就是說，在經(jīng)費穩(wěn)定的情況下，如果采用服務的招標類型，就可以做到兩年或三年招標一次，在具體的操作上，圖書采購可以考慮設置為圖書供貨服務，使用“1+1”或“1+2”的模式。也就是說，當年執(zhí)行招標采購流程確定中標商，簽訂當年的采購合同，接下來第二年甚至第三年，在圖書館對供應商服務滿意的情況下，圖書館就可以直接和供應商續(xù)簽合同，這樣能大大縮減每年圖書采購的“等待期”。當然，圖書館可以通過第一年的合同條款約束供貨商，如果對供貨商當年的服務不滿意，可以選擇拒絕續(xù)簽合同，重新招標。如果第二年經(jīng)費出現(xiàn)變動，也可以在第一年的合同里說明解決方案，比如可以按照經(jīng)費的比例來分配給不同的供應商，這也是對圖書館權(quán)益的保障。

從表1可以看出，武漢工程大學和湖北經(jīng)濟學院在這方面已經(jīng)開始嘗試。武漢工程大學選擇的“1+1”模式，也就是當年招標第二年可以直接再續(xù)簽一年。湖北經(jīng)濟學院選擇的“1+2”模式，可以連續(xù)續(xù)簽兩年。圖書館中文紙質(zhì)圖書采購每年都要開展，且連續(xù)性強、內(nèi)容相對固定、經(jīng)費來源比較穩(wěn)定，非常適合選擇服務的招標類型進行招標，既可以節(jié)約招標成本，減少采購流程的時間消耗，又能讓圖書館的圖書“采購季”時間大大增加，更好地保持全年圖書采購的連續(xù)性。

三、評分細則的制訂

15家圖書館的招標文件中只有三峽大學圖書館采用了詢價的招標方式，其他14家圖書館都采用的綜合評分法來確定中標商，綜合評分法是定性分析和定量分析相結(jié)合的數(shù)量化分析方法，引入權(quán)值的概念，使評價指標結(jié)果更具科學性，也有利于發(fā)揮評審專家的作用，還能有效防止不正當行為。它的準確性決定于正確選擇評分指標和確定權(quán)重。因此，評分指標的正確選擇，權(quán)重的合理確定是提高綜合評分法的科學性和可靠性的客觀基礎。

（一）評分細則的統(tǒng)計匯總。經(jīng)過對14家圖書館制訂的評分細則進行匯總分析，主要有十二條受到普遍采納（如表2所示）。

表2 評分細則匯總表

評分細則主要分為價格、商務和技術三個部分。首先是價格部分，也就是供應商報出的折扣率，折扣率越低，價格部分得分越高。其次是技術部分，主要是對供應商在供貨過程中能夠提供的服務能力的評價。最后是商務部分，一般是對供應商的公司實力、信譽和業(yè)績等方面的評價。

關于價格部分，政策規(guī)定貨物項目的價格分值占總分值的比重不得低于30%，服務項目的價格分值占總分值的比重不得低于10%。所以，選擇不同的招標類型，對價格分的比重設置是有不同的要求的。從各家圖書館招標文件了解到，評標價格占比區(qū)間位于20%～40%之間，平均值為32.86%，其中有8家選擇了30%的價格分占比，這也是比較合理的選擇。

（二）評分細則條款解析。評分細則一般由采購人來制訂，它代表了采購人對供應商的實力和服務能力的綜合評價，是采購人對采購活動最關切點的逐項體現(xiàn)，同時也受到相關法律法規(guī)的約束，不能隨意制定。表2中第1、2、6、8、10、11條基本屬于客觀分，客觀分是根據(jù)投標人提供的符合要求的證明材料給分，有材料證明有則給分，沒有則不給分，相對更加公平，要求每位評審專家的評分必須一致。主觀分則是各位評審專家根據(jù)投標材料內(nèi)容自行判斷給分，這也賦予了評審專家一定的“自由裁量權(quán)”。

可以看出，前三條14家圖書館均納入評分細則，其中對圖書供貨商采購渠道的要求非常重要，有實力的供貨商能獲得更多重要出版社的授權(quán)，擁有更順暢的采購渠道，確保圖書館圖書訂單的到書率。第2條類似業(yè)績的要求也是供應商在圖書館配業(yè)務方面服務能力的證明，圖書館配服務還是有其行業(yè)門檻要求的。第3條的圖書加工方面的要求，一般會對加工團隊人員的素質(zhì)，加工差錯率等提出要求，最好是做出承諾。第4至8條也是過半圖書館會提出的評分要求，對售后服務的要求是必要的，圖書上架后，可能會有比如缺頁、排版錯誤、加工質(zhì)量等明顯質(zhì)量問題的圖書陸續(xù)被發(fā)現(xiàn)，甚至還可能有盜版書夾雜其中，這些可以要求書商終身質(zhì)保，只要發(fā)現(xiàn)就隨時免費更換。第5條提供現(xiàn)采場地和服務也是很多館考慮比較多的問題，現(xiàn)采包括本地現(xiàn)采和全國各地的外采，是圖書館獲取一手圖書書單信息的重要渠道，可以組織圖書采購人員或師生參加圖書博覽會或圖書展銷會等，也可以到書商提供的自有的樣本書庫或圖書賣場門店去選書，第6條企業(yè)信譽和榮譽的考量也是對供應商實力的要求，良好的企業(yè)信譽是基本保障，在圖書館行業(yè)獲得榮譽可以獲得加分。第7條采訪數(shù)據(jù)質(zhì)量的要求是一項基本要求，一般來說，圖書館會要求供應商提供量化的承諾，這樣能更好地確保后期服務質(zhì)量。第8條增值服務承諾有8家圖書館專門提出，增值服務可以是書商根據(jù)自己的能力和特點給圖書館提供個性化服務，書商可以給圖書館提供專業(yè)的館藏圖書數(shù)據(jù)分析，可以協(xié)助圖書館舉辦校園書展，利用自有的作家資源聯(lián)合舉辦讀書分享會等活動，一般可以要求供應商提供服務承諾，便于后期開展合作。增值服務項的設置也是圖書館在這方面的一種嘗試，不必拘泥于傳統(tǒng)服務，書商多樣化的服務也能給圖書館的服務理念更多開拓創(chuàng)新的機會。第9至12條有少數(shù)圖書館采用，服務實施方案和應急預案需要供應商制定詳細的服務流程方案，能夠反映供應商的服務能力和經(jīng)驗，屬于評審專家的主觀分評分項，便于主觀對比評分。類似項目用戶評價和類似業(yè)績的作用比較相近，類似業(yè)績的用戶一般都會給予正面評價，如有負面評價投標人也不會把材料放入投標文件。所以，建議可以選取一項評分即可，不必兩項都做要求。

制定招標文件時，對政策法規(guī)明令禁止的條款把關會比較嚴格，但是每個人對政策的理解不一樣，還是會存在偏差，所以仍然會存在不合理的情況。表2中列出的十二條基本代表了這些圖書館關切的重點，今后圖書館在制定評分細則的時候，可以參照這十二條來制定。

四、結(jié)語

目前，很多區(qū)域性的書商開始把業(yè)務向全國拓展，行業(yè)競爭更加激烈，如何挑選出更加優(yōu)質(zhì)的圖書供應商是高校圖書館全年圖書采購工作中最重要一環(huán)。競爭性磋商可以作為首選的招標方式，在招標類型的選擇上，圖書館不妨大膽嘗試以服務的類型招標，兩年或三年招標一次，合同逐年續(xù)簽即可，有利于減少采購成本和延長圖書館“采購季”。招標采購評分細則的制訂直接關系到中標商的選定，是招標文件的核心內(nèi)容，圖書館制訂的評分細則要求越高，才能讓圖書供應商提高自身能力，對圖書館配全行業(yè)的發(fā)展也是有利的。本文匯總分析的十二條評分細則，可以作為圖書館制定評分細則的重要參考。