大數據背景下農業檔案管理對農業發展促進路徑研究

文/桐鄉市農業農村局 王亞芬 張珺

隨著信息技術的發展和變革，物聯網、互聯網、人工智能、云計算、大數據等新技術為農業檔案管理帶來新的機遇和挑戰。農業檔案作為農村文化交流和發展成果的重要集聚地，在繼續推進農村科學文化發展的同時必然要順應時代的潮流，不斷變革和升級，不斷朝著推動現代農業方向建設和發展，為地方農業農村發展提供更優質的服務。

一、大數據背景下桐鄉市農業檔案管理現狀

（一）農業檔案管理工作不斷規范化、現代化。當前，從各地的農業檔案管理發展來看，技術變革已成必然趨勢，農業檔案的價值和功能已然被重新深度挖掘和開發，這是時代的要求，也是農業農村經濟可持續發展的需求。農業檔案與其他文獻最大的區別在于農業檔案具有一定的法律效應，主要包括各種結構化、半結構化、非結構化的圖片、影片、錄音、標本、文件材料等。隨著時間的推移，農業檔案數量規模不斷擴大。桐鄉市農業農村局檔案經過30多年的規范化建設，先后晉升桐鄉市檔案管理一級單位、浙江省檔案管理二級單位、浙江省檔案管理一級單位，并成功晉級為嘉興市規范化數字檔案室和浙江省示范數字檔案室。通過檔案建設，桐鄉市農業農村局不斷提高辦公效能，提升檔案規范化、現代化管理水平。

（二）不斷完善管理制度，加強信息化建設。桐鄉市農業農村局通過多年檔案數字化工作實踐，從規范檔案數字化操作、強化流程管理、加強數據管理三個方面制訂完善檔案現代化管理制度，充分利用館室一體化系統（如圖1）、數字檔案加工系統，使檔案數字化工作逐步走上規范化軌道。收集整理檔案數量較多，現有各類檔案共4594卷、133116件（如圖2和圖3）。其中文書檔案共1408卷、20473件；業務檔案共751卷、110641件，其中科研獲獎項目檔案217卷、科研材料檔案244卷、村級財務審計檔案187卷、土地綜合整理檔案103卷、土地確權登記頒證檔案110641件（如圖3）；科技檔案共228卷，其中基建檔案226卷、設備檔案2卷；會計檔案共2192卷；特種載體檔案共15卷，2002件，其中照片檔案13卷1083張，各類獎狀、獎杯、錦旗、證書等實物檔案901件，光盤檔案2卷18張。目前，共著入形成總條目160892條，數字化掃描共計1741801頁，電子全文容量總計684.51GB。

圖1 館室一體化系統功能模塊

圖2 文書、業務（未含土地確權登記頒證）、科技、會計、特種載體等檔案

（三）不斷改善設施，優化數字檔案室建設。隨著手機、平板電腦等移動設備的廣泛普及以及互聯網技術的廣泛運用，現今接收和查找信息的方式已經發生了很大的變化，檔案室迫切需要創新服務，使得大家能夠更為便捷、快速地獲取自己想要的信息資源。檔案信息化建設要以電子條目編制、檔案數字化加工為基礎，以檔案管理軟件及相應的硬件設施為條件，以相關人員的專業素質為保證，才能實現檔案查閱、利用、統計等各方面工作的信息化管理。桐鄉農業農村局以檔案信息化管理為抓手，增加物資投入，優化檔案管理軟硬件設施環境，提高相關人員的素質，積極開展數字檔案室建設。

（四）增強人員素質，樹立數字檔案新理念。組織專兼職檔案員進行檔案信息系統的操作培訓，提高檔案原始數據錄入的準確性，使其基本掌握數字檔案的利用操作。在檔案信息化的建設過程中，全局職工要深刻體會到數字檔案帶來的好處，使檔案信息化理念深入人心。專（兼）職檔案員隊伍穩定，專業技術能力強，不斷提高檔案現代化管理水平。

二、大數據背景下農業檔案管理存在的問題

（一）檔案管理體制不完善，歸檔門類不齊全。如前文所述，農業檔案管理不斷規范化、現代化，但是檔案管理體制還有待完善。新農村建設對檔案有很大的需求，檔案工作的落后也在一定程度上阻礙了新農村創建的進程。雖然農業檔案管理正不斷向規范化發展，但是目前歸檔門類不齊全的現象依然存在。如農洽會、農民豐收節、美麗鄉村建設、扶貧共富等專題檔案，目前依然是由各科室自行保管，沒有系統編目裝訂，久而久之這部分檔案很容易造成遺失等問題。

（二）檔案利用率低，檔案資源不足。在傳統的農業檔案管理中，檔案管理員的任務只是對檔案進行裝訂和編目，以確保檔案的有效分類，并使檔案使用者能夠及時查閱。然而，在大數據時代，文件管理員的角色將從“文件分類器”轉變為“信息專家”。特別是考慮到文件信息的數量和類型以及用戶對文件價值的要求，有必要快速刪除無用的文件信息。當前，農業檔案管理還存在“突出生產、忽視發展”“突出科研、忽視檔案”、忽視檔案價值等問題。此外，農業檔案管理人員缺乏與其他部門共享檔案信息的意識，導致農業檔案與其他部門之間缺乏檔案信息共享和互補性，導致很難了解市場趨勢并為地方當局提供基于科學的農業決策。

（三）檔案管理模式落后，數字化水平低。伴隨著信息技術的迅速發展，檔案也逐漸從傳統的“紙質”形式轉向“無紙化”模式。然而，回顧桐鄉市農業檔案管理的現狀發現，檔案載體仍然以紙質為主。雖然有無紙化文件，但其類型和數量仍有待改進。目前，農業檔案管理系統多以紙質文件為基礎，而農業檔案的數量和類型仍較少。同時，由于紙質文件本身具有易損壞、不方便存儲和不利于保存等缺點，使得一些重要的文件長期沒有得到有效保護。因此，要對大量檔案進行歸檔管理，難度很大。一方面，當涉及文件資料時，這些材料往往會保存在檔案館或其他地方，而且一旦丟失和損壞很難恢復；另一方面，如果發生一些意外情況，例如火災、地震或水災，這些文件資料很難在第一時間恢復。此外，由于文件材料存放時間長而不易保存或損壞，使得檔案管理工作的難度增加。另外，許多檔案都是以紙質文件的形式保存的，一旦發現電子文件就很難歸檔管理并且難以恢復。

三、大數據背景下農業檔案管理對農業發展的促進路徑

（一）進一步加強人才隊伍建設，提升工作效率。大數據背景下，農業檔案管理離不開一支綜合素質高、懂新技術的人才隊伍，管理員隊伍的智慧化、技術化對于農業檔案管理的建設和發展至關重要。一是要提高準入門檻，在引進人才時一定要對專業技術、價值理念、職業精神等要素嚴格要求和匹配。作為農業檔案的管理員，必須有相關專業的水準、新技術專業背景、獨立思考能力、一定的親和力等，這和過去傳統的農業檔案管理有了很大的區別，大數據時代對農業檔案管理員有了更高的要求，要求其應該是信息知識、網絡知識和新型服務理念的復合型人才。二是要重視后續培養，重視人才的發展，制訂合理可行的培養計劃，對于農業檔案管理來講，培訓的重點是智慧設備的使用，確保農業檔案管理員可以獨立熟練操作，快速獲取信息，給予指導幫助。三是重視農業檔案管理員的長遠發展，激發其自主學習能力。農業檔案要求管理員必須順應時代的變化不斷加強學習，更新自有知識，學習新技術新知識，多與同行業其他部門溝通與交流，提升專業能力，以便更好地為“三農”服務。具體來講，工作人員應該是高新技術應用的第一批實踐者，甚至能夠參與到數據的開發、分析等工作。

（二）加快農業檔案信息化建設，充分發揮檔案利用價值。加快檔案信息化建設進程，是做好新時代農業檔案管理工作的迫切要求。桐鄉市農業農村局數字檔案室建設為農業檔案管理信息化搭建了一個堅實的平臺，充分利用和發揮已建檔案信息庫的作用，不斷提升信息化管理水平。首先，要建立完善規范統一的管理平臺，明確規定信息采集標準、應用軟件標準等內容，確保相關規定的統一，使管理平臺能夠實現與其他信息系統的集成，確保數據的完整性、真實性和有效性。其次，大數據時代，農業檔案管理應引入先進的信息化技術，并按照國家有關法律、法規，對歸檔文件進行管理監督，加強檔案管理系統本身的技術，保證個人信息的安全。各部門使用的存儲文件管理電子系統也必須與存儲文件管理系統相一致，實現一體化的管理系統，從而有效提高數據庫的質量，增強資源共享的力度。最后，構建符合農業行業特色的檔案管理信息平臺，分類、分級對檔案進行數據采集、存儲、分析與挖掘運用，實現農業檔案管理的數字化、云端化和智能化，使檔案管理架構從傳統狀態下的分割、封閉轉變為協同、開放和互動的信息平臺，為農業從業人員提供高效便捷的檔案信息化利用服務。

（三）推進農業檔案管理更趨標準化、規范化，不斷提高現代化管理水平。農業檔案管理的標準化、規范化，能為農業生產實踐提供科學的指導依據，為農村經濟建設提供強有力的支持。首先，要制訂完善的數字檔案室管理制度體系，如計算機管理和使用制度、電子文件歸檔制度、檔案數字化技術標準、安全保密制度、檔案數據網上查詢利用制度、電子檔案鑒定銷毀制度及檔案數據網絡和信息設備維護使用制度等。制定檔案規范，根據自身業務特點，重點制訂農業檔案分類方案、農業檔案歸檔范圍、檔案歸屬與利用要求等。其次，在計算機檢索中，規范錄入、儲存等工作環節，保證錄入數據的準確，防止差錯。在檔案數字化過程中，要求數字檔案必須與原始的紙質檔案保持完全一致，做到條目錄入準確，無漏項。確保數字檔案條目準確，影像清晰，保證數字檔案的質量。最后，要嚴格做到信息安全保密，確保在數字化過程中檔案實體及信息數據的安全。對檔案信息數據，做好安全備份。內部局域網與外網隔離，需系統密碼認證打開，確保檔案信息網絡和系統的安全。面對不斷擴增的檔案信息數據庫，要指定專人負責檔案數據的維護與管理，定期做好檔案數據的備份、檢測工作，確保檔案數據的安全。只有農業檔案標準化才能夠支撐農業檔案管理建設走得更遠更實，才能不斷提高現代化管理水平。

（四）加強對農業檔案資料的歸納整理，建立“大服務”檔案觀。檔案部門要加強對農業檔案資源的廣泛收集，拓寬農業檔案資源收集渠道，豐富農業檔案資源內容。一方面，以產業“大檔案”的全新視角來規劃農業檔案工作，注重加強對農業科研研究活動中產生的設計方案、試驗數據、生產記錄、推廣應用等農業科研檔案資料，農洽會、豐收節、美麗鄉村建設、扶貧共富等專題檔案，以及照片、音頻、視頻、電子文件等特殊載體檔案的歸檔整理；另一方面，搭建完善服務型、智慧型的農業檔案利用新平臺，在政府數字化轉型的大形勢下，實現集農業檔案的收集、保存、管理、利用、監管、服務于一體的智慧檔案管理體系。智慧化的檔案管理可以促使本地區的資源得到有效整合，有助于全市的農業科技化、現代化，為農村經濟建設提供信息化綜合服務。

（五）不斷拓展、創新農業檔案管理的空間服務，促進農業可持續發展。農業檔案管理建設的重要部分在于空間服務的創新推動，空間服務創新最終將更加推進知識共享、服務高效以及服務對象使用便捷。作為地方農業行政主管部門，應主動作為，加強對農業檔案的開發與利用，不斷拓展開發領域和深度，建設縣域農業檔案數據共享中心，探索建立以桐鄉市農業農村局為中心，基層11個鎮（街道）農經中心為站點，并延伸到村一級的“1+11+N”三級檔案服務網絡，逐步將各類重要農業檔案資源納入平臺共享，積極構建縱向到農戶、橫向到各涉農單位的一站式服務?？臻g服務創新是農業檔案建設的重要方面，可以為農業從業人員提供多層面、全方位的知識服務，為農民提供最需要、資源最節約、優勢最明顯、市場需求最大的信息資源，在新農村建設中最大限度地激發農民的積極性，最大化利用農業資源，實現農業農村的可持續發展。

四、結語

大數據時代的到來，給各地農業檔案管理帶來了新的挑戰與新的機遇。因此，檔案管理工作者要認真分析大數據時代給農業發展帶來的挑戰，順應農業檔案管理方式的變革，充分利用數字化技術的優勢，創新農業檔案管理方式、方法，促進農業檔案的可持續發展。