優化企業電子檔案管理的實踐路徑探索

文/中鐵一局集團物資工貿有限公司 劉禹徽

一、電子檔案管理概述

（一）電子檔案的概念及特點。關于電子檔案的概念，《電子檔案管理基本術語》（DA/T 58-2014）中給出了相對明確的界定，即電子檔案指的是具有憑證、查考和保存價值，并歸檔保存的電子文件。與傳統紙質檔案不同，電子檔案具有3個方面的特點；第一，虛擬性。即電子檔案是以虛擬化的電子文檔形式存儲于計算機硬盤、移動硬盤、云端數據庫中，需要借助相應的電子設備才能夠看到具體的內容。第二，集成性，即電子檔案不僅包含以文字方式記錄的信息，同時也包括圖片、音頻、視頻等多種方式記錄的信息，是多種方式記錄信息的集成。第三，分離性，即電子檔案能夠通過多種途徑傳輸，并且可以在不同終端設備之間進行互相傳輸、存儲和使用。

（二）電子檔案管理的流程。在管理流程中，檔案采集是使用多種方式采集相關檔案信息；檔案整理是對通過多種途徑采集到的信息進行整理，形成系統性的檔案資料；檔案保存是通過特定的電子檔案管理系統對整理出的電子檔案信息進行統一性、集中性的管理；檔案使用是按照特定的方式查詢和借閱相關檔案信息內容；檔案銷毀是對失去保存價值的檔案進行銷毀，具體流程如圖1所示。

圖1 電子檔案管理流程

二、企業電子檔案管理實踐中存在的問題

雖然企業能夠結合自身的經營情況，開展檔案采集、整理、保管、使用和銷毀工作，但在調查中發現，企業在相關管理工作中仍然存在一些不足，影響了電子檔案管理的有效性。具體體現在以下三個方面：

（一）管理制度不完善。雖然目前各個行業領域都有相應的電子檔案管理標準，政府部門也制定了全國通行的電子檔案管理規范。但是，在實際的電子檔案管理中，企業往往會過多關注具體的電子檔案管理行為，而忽視對行業協會或者政府部門發布的電子檔案管理整體規則在企業內部進行制度化的確定和實施，導致企業電子檔案管理中存在規則不明確的問題。雖然部分企業參照《電子文件歸檔與管理規范》制訂了相應的管理制度，但這些制度內容與企業電子檔案管理的實際情況存在較大的偏差，使得負責檔案管理的部門和人員在日常檔案管理中無所適從。

（二）管理行為不規范。在日常的電子檔案管理實踐中，存在部分人員未按檔案部門明確的格式和時間提交檔案信息，導致電子檔案歸檔、交接過程中出現問題的情況。例如，部分人員未按照檔案部門明確的格式要求提交檔案資料，導致檔案部門最終收到的電子檔案資料不齊全，影響工作進度。同時，部分人員在保存、拷貝電子檔案時，缺乏反復檢查，導致提交給檔案部門的資料出現空白、亂碼，或者無法打開的情況。而造成這種問題的原因主要是檔案提供人員未按照通知中要求的軟件版本生成電子檔案資料。

（三）電子檔案內容可靠性管理薄弱。電子檔案除了具有可復制、可轉化的優勢外，也存在可輕易被改寫的缺點。并且，電子檔案通常按照統一的格式留存，很少在原始檔案或者經手的檔案上留下修改記錄，這就使得電子檔案內容的原始性和真實性缺乏相應的證據考究。因此，企業多會忽視對電子檔案內容可靠性進行針對性的驗證，也會對借閱等環節的檔案內容安全性管理缺乏必要的關注，使檔案內容的可靠性面臨較大的威脅。

三、優化企業電子檔案管理的實踐路徑

針對上述電子檔案管理中存在的幾方面問題，企業要重點按照以下的路徑措施開展電子檔案管理工作的優化。

（一）完善電子檔案管理制度。伴隨著電子檔案在企業日常生產經營管理中的廣泛應用，制訂完備的電子檔案管理制度內容，是統一企業內部電子檔案管理行為，也是保證電子檔案管理效率與效果的關鍵性行為。結合當前電子檔案管理現狀，企業要從兩方面完善電子檔案管理制度。一方面，要主動對標國家性、行業性電子檔案管理規則，在制訂和完善企業電子檔案管理制度時，參照這些公開發布和廣泛使用的檔案管理規則，既可以降低企業電子檔案管理制度制定和實施的難度，也可以確保企業電子檔案管理規則與同行業其他企業的同步性，避免合作中因為檔案管理規則不一致而出現的重新整理檔案內容的麻煩；另一方面，要結合企業實際情況細化電子檔案管理制度內容，結合內部電子檔案管理的實際情況，細化檔案管理工作中的細節性內容，使各項制度內容具有可操作性。對應的會計檔案、科技檔案、文書檔案、稅務檔案、照片檔案等管理制度中注意加入電子資料的具體要求，對電子資料的形成流程、讀取、接收、備份等進行明確的要求。需要注意的是，在細節性內容的確定方面，要按照“人”“事”匹配的原則來明確制度內容，即通過制度明確由特定的人來負責特定的電子檔案管理事務。必要時，要對完成特定的電子檔案管理事務的方法和規則進行進一步的補充明確，為管理工作提供更加明確的行動指導。

（二）規范電子檔案管理行為。通過圖1可以看出，電子檔案管理涉及多個環節，通常需要由不同部門和不同崗位人員協同開展，各個環節之間聯系緊密，一旦某一環節出現問題，就可能導致后續流程的停滯不前。因此，企業內部開展規范性的電子檔案管理行為十分必要。在提高電子檔案管理行為規范性方面，企業要重點從檔案部門和非檔案部門兩方面同時入手。

首先，要明確檔案管理行為規則。檔案部門要根據企業內部電子檔案管理的實際情況，制訂詳細且具有可操作性的電子檔案管理規則，解決電子檔案管理行為的隨意性、盲目性問題。一方面，要明確本部門內部的電子檔案管理全流程規則，使檔案管理人員清楚電子檔案管理全過程的具體規則；另一方面，要明確非檔案部門電子檔案管理行為的具體規則，解決多部門協作開展的檔案管理行為不一致的問題。例如，在每次需要其他部門尤其是業務部門提交電子檔案信息時，檔案部門都要按照“對接部門、檔案內容要求、檔案格式要求、檔案提交時間要求、檔案提交方式要求”等要素進行明確的通知，使檔案信息的采集規則更加規范、明確。歸檔時要對電子檔案進行全面檢查，如電子文件是否齊全完整，真實可靠；相應的機讀目錄、讀取軟件是否一同歸檔；歸檔的文件材料是否是最終版本。以筆者單位的文書檔案為例，文件的編輯、修改、簽署都借助OA服務平臺以電子文件的形式保存，日常電子文件形成后由各部門兼職檔案員第一時間在OA辦公平臺上進行分類及線上歸檔，檔案員根據文件類型進行分類和保管期限的劃定，年終由各部門提交紙質文件材料的同時，提交電子文件的歸檔目錄，保證電子文件齊全完整。

其次，非檔案部門要壓實電子檔案管理行為責任落實。雖然電子檔案管理主要由企業的檔案部門負責，但其他非檔案部門也承擔有配合檔案管理的責任。為確保本部門電子檔案管理行為的規范性，非檔案部門要安排專門的人員負責對接檔案部門的電子檔案管理工作。同時，要聯系檔案部門定期對該人員進行檔案管理知識和技能等方面的培訓，確保檔案管理行為與檔案部門的要求相匹配。非檔案部門要定期對負責檔案管理人員的行為規范性進行考核評價，對于考評過程中發現的行為不規范的問題，要督促其及時改正。例如，對于檔案部門通報批評的電子檔案提交不準時、不規范的部門，部門主管要采取相應的懲罰措施來督促本部門檔案管理人員改正問題。

（三）加強電子檔案內容可靠性管理。為保證電子檔案在采集、歸檔、保管、使用等過程中的可靠性，企業要結合電子檔案管理的實際情況，采取相應的技術性措施來保證檔案內容的可靠性。

首先，規范電子檔案借閱渠道管理。借閱環節是電子檔案內容可靠性管理的薄弱環節。為此，企業要通過規范電子檔案借閱的渠道，來降低電子檔案內容傳播和改寫的風險。例如，企業要按照一般性檔案和保密性檔案的標準明確相應密級檔案的借閱渠道，即對于一般性的檔案，可以通過微信、QQ、釘釘等社交類軟件進行借閱；對于保密性檔案，要通過企業內部的專網進行借閱。同時，制訂檔案借閱管理辦法，明確電子文件借閱的審批流程和借閱平臺，筆者的單位檔案借閱實行辦公平臺網絡流程審批，檔案在OA平臺傳閱，檔案借閱管理辦法明確提出借閱人要對自己的檔案借閱行為負責，不得對檔案內容進行改寫。

其次，加強電子檔案內容防護技術的應用。企業可以開發專門的內容管理系統，借助系統的創作、編輯、發布等功能，對電子檔案的提交、修改、審批、發布進行技術性的管理，并對內容閱讀、修改的記錄進行動態監測，便于電子檔案內容的可靠性管理。同時，對于不需要協同使用的電子檔案，可以將其調整為“只讀”格式，以避免借閱檔案的人員對檔案內容進行更改，確保檔案內容的真實性和可靠性。

四、結語

電子檔案是數字化背景下企業生產經營管理活動的產物，也是企業經營管理的一種資源。通過科學方式管理好電子檔案，充分發揮好電子檔案在企業經營管理中的積極作用，是復雜環境下企業管理工作的重點任務。針對電子檔案管理中存在的制度不完善、行為不規范、內容可靠性管理薄弱等突出問題，企業應在完善與電子檔案管理相關的制度的基礎上，采取相應的管理和技術方法來提高電子檔案管理行為的規范性和電子檔案內容的可靠性，促使電子檔案管理開展更加科學、合理和有效。