制造企業物資采購周期優化研究

張子鍵

采購周期優化與加快企業響應速度、提高資金周轉率和企業競爭力等緊密相關。物資采購是保障制造企業生產任務按期完成的重要環節，也是企業降本增效的關鍵。為滿足重點工程的如期進行，采購周期優化是當前企業面臨的關鍵問題。在采購過程中，若不能快速、準確、系統地掌握生產過程中的物資需求、采購歷史數據、供應商的情況等信息，則會因不能科學地對安全庫存進行設定而導致采購決策的不科學，造成采購周期增加，生產無法按時交貨。因此，需要在有限的交貨時間內對采購周期進行優化。本文對制造企業物資采購周期影響因素進行分析，探索制造企業物資采購周期優化的新思路和新方法，旨在在滿足質量要求和進度要求的前提下實現項目的按期交付，為后續制造企業物資采購工作的高效開展奠定堅實的基礎。

制造企業物資采購周期優化的重要性

采購優化是多數制造企業所面臨的問題，隨著市場競爭由基于成本的競爭轉向基于時間的競爭，快速響應成為制造企業關注的焦點，企業也正在不斷追求縮短采購周期以獲得競爭優勢。而在采購過程中，由于缺乏科學的理論依據，單純依靠自身經驗來預估采購需求，這種主觀的不確定性經常會導致庫存短缺或過剩，無法科學地做出決策，從而導致缺貨現象的發生或庫存資金的無效占用，影響企業對客戶的快速響應。此外，采購周期優化是通過分析影響物資采購周期的因素、尋求縮短采購周期的策略。采購周期優化通過研究物資消耗規律和物資安全庫存，為采購部門確定合理的采購數量提供依據，進而降低采購成本，實現采購周期最優化，增強企業應變能力，有效地銜接供銷環節，達到采購優化。

制造企業物資采購周期影響因素分析

采購周期是指采購方從決定訂貨并下達訂單到收到合格物資的整個周期時間，它包含下達采購訂單、供應商確認、發貨等時間。采購周期的優化對企業具有戰略意義，能降低企業庫存，減少庫存成本，提高資金周轉率。綜合近年來國內外關于優化采購周期的研究，物資采購周期主要受以下幾方面因素的影響：

一是采購流程。制造企業的采購流程具體包括采購員下達采購訂單、供應商確認訂單、安排生產、檢驗、包裝、發貨、運輸等多個環節。其中任何一個環節出現問題都會對物資采購周期產生影響。

二是合作關系。制造企業與供應商的合作關系也是影響物資采購周期的關鍵因素。在短期合作關系下，供應商與制造企業信息不對稱，缺乏供求信息與庫存信息的有效溝通。在這種模式下，供應商不會主動為制造企業提前準備庫存。而在長期合作關系下，供需雙方可以通過信息共享等方式來優化采購周期，提高采購效率。

三是人為因素。影響物資采購周期的因素還有人為因素的干擾。采購員的人為失誤造成物資采購周期延長的現象屢見不鮮，如采購員的工作失誤、責任心缺失等均會導致采購周期延長。人為因素通過影響采購效率對物資采購周期產生影響。

四是供應商產品質量的穩定性。制造企業的物資采購周期也受供應商所提供產品質量的穩定性的影響。供應商所提供產品的質量越穩定，生產周期越短，進而制造企業的物資采購周期越短。

五是供應商產能水平。當供應商產能水平不足時，供應商即使接到制造企業的采購訂單也無法立即安排生產，會出現“排隊待產”的現象，造成制造企業的物資采購周期延長。

六是運輸時間。采購物資的在途運輸時間也是影響物資采購周期的關鍵因素。當供應商距離制造企業較遠時，物資采購周期會隨著運輸時間的增長而增加。

制造企業物資采購周期優化策略

提高需求預測的準確性 信息不對稱是供應鏈中出現牛鞭效應的最主要原因之一， 出現需求預測誤差的原因是供應鏈中供應商對制造企業的需求不了解，這種供求信息的不平衡導致采購周期延長。為了打破這種局面，必須消除供應商與制造企業之間的信息壁壘，加強供應商與制造企業之間的信息交流與溝通，讓信息流無障礙地在二者之間傳遞，進一步提高需求預測的準確性。

確保信息流在供應商和制造企業之間無障礙傳遞應做到以下三點：一是制造企業內部各部門之間的信息協同。采購部門要與生產和營銷等部門實時溝通，明確每一筆采購計劃的具體需求時間。二是供應商與采購員的信息共享，采購員要及時將需求信息傳遞給供應商。三是研發人員要同供應商技術人員加強溝通，如在新產品研發階段，雙方研發、技術人員共同參與新產品的開發，針對長周期物資，提前做好替代型號物資選型，降低成本的同時縮短物資的采購周期。

合理設置安全庫存 安全庫存是為應對需求預測的偏差和采購周期的不確定性而設定的保險儲備量。制造企業應建立物資信息數據庫，對物資的產地信息、起訂量、采購周期等基本信息進行梳理，形成信息數據庫，并定期進行更新和維護，每年年初綜合物資的采購周期、最小起訂量、最小包裝量、年采購需求等信息調整安全庫存，科學合理地儲備物資。

加強多邊協同 制造企業梳理物資采購周期，制定《物資采購周期表》并傳遞給生產、營銷等相關部門，使其根據物資采購周期調整投產計劃，以快速滿足客戶的交貨需求；將物資采購周期傳遞給中標供應商，雙方監控，當物資采購周期發生變動時提前告知，實時調整《物資采購周期表》，加強對采購物資到貨及時率的管理；供應商將提早引入新產品開發設計環節，在研發選型階段，與備選供應商提前進行交流，明確質量和技術要求，以提高供貨的可靠性和準確性，加快新產品研發進度。

減少人為因素延遲 加強采購人員的業務培訓，增強采購人員的物資采購周期意識。采購部門要分析物資采購周期影響因素，對所采購物資的采購周期變化有更加深入的了解，準確把握和預測上游供應商采購周期的變化，及時調整采購策略。同時，采購部門要密切關注當前國際、國內經濟形勢及市場供求變化，增強風險意識，根據原材料物資市場變化制定備貨計劃。此外，加強對采購人員的KPI 管理，建立動態管理機制，減少因人為因素干擾導致的采購周期延長。

拓寬采購渠道 當供應商發生緊急情況，如設備故障、產品質量問題時，應有備選供應商可供選擇以應對緊急情況。因此，應拓寬采購渠道，按品牌對采購物資進行分類，統計各類品牌物資的年采購量，利用大訂單優勢，逐步尋求與原廠或一級代理供應商合作。此外，在充分市場調研的基礎上，增加電商平臺采購的數量，提供多元化的采購渠道，以應對供應鏈中斷風險的發生。

建立供應商分級管理制度 應用Kraljic矩陣，根據供應市場風險水平和利潤潛力將采購物資分為四類，即戰略物資、瓶頸物資、杠桿物資和一般物資。針對不同種類的采購物資實施差異化的供應商管理策略。

首先，戰略物資是對制造企業的生產或最終產品起關鍵作用，但常常由于供應短缺等問題具有較高采購風險的物資。此類物資在最終產品的成本構成中占比大。制造企業應與此類物資的供應商建立戰略合作伙伴關系，參與到供應商的生產經營過程中，協同公司研發、工藝等部門的技術人員幫助供應商解決產能瓶頸、技術問題，形成雙贏的戰略合作關系。同時，應加強此類物資的供應商考評，及時發現問題供應商和引進優秀供應商。其次，瓶頸物資是具有不穩定供應條件，但占用成本較小的物資。該物資多為非標準件，通常由特定的供應商提供，因此采購風險也隨之增加。制造企業應與此類物資供應商建立長期穩定的合作關系，通過發展可靠、密切的合作關系，降低采購風險。在采購管理中，可與供應商簽訂周期合同。針對長周期物資，應加大備選供應商的開發力度，同時利用研發部門的技術力量開發替代品，增加可選物資的供應。再次，杠桿物資是供應風險性小，但占用采購成本較大的物資。該物資具有一定的標準化和充足的供應市場，使得采購風險較低。制造企業應與此類物資供應商建立有效的合作關系。在采購管理中，此類物資以市場競爭為導向，實行最低成本管理策略。最后，一般物資是指采購金額小，采購風險小的物資。制造企業應與此類物資供應商建立一般交易關系。一般物資通常有較多可供選擇的供應商，產品的標準化程度較高，因此具有較低的采購風險。此類物資在采購管理中應進一步簡化采購流程，盡可能使用優質供應商。

推進供應商管理庫存模式 供應商管理庫存模式是建立在制造企業與供應商的戰略合作伙伴關系基礎上，制造企業通過與供應商達成合作協議，以信息共享的方式實現供應商自主安排從生產到交貨的模式。制造企業通過定期對預測的最高與最低庫存點進行維護，以管理供應商庫存。首先，供應商管理庫存模式是一種非常有利于雙方的供應鏈管理模式，將庫存的更新和補充的決定權交到供應商手中，使供應商能夠根據制造企業的實時需求更加靈活地調整產能，提高了供應商生產的柔性。其次，供應商管理庫存模式實現了供需雙方的信息共享，提高了供應商對制造企業需求預測的確定性，使供應商的生產時間和數量調整為更適合于制造企業。最后，供應商管理庫存模式省去了制造企業下達采購訂單這一步驟，簡化了訂貨手續，縮短了采購流程。供應商的實時補貨降低了物資缺貨現象，從而縮短了物資的采購周期。