利用分解及重組管理要素的方法提高科研項(xiàng)目管理水平

[摘 要]科研院所是國(guó)家科學(xué)研究、科技創(chuàng)新的主體，以產(chǎn)出科技創(chuàng)新成果為使命。從管理角度看，每一項(xiàng)科研成果都以若干科研項(xiàng)目為載體，因此，科研項(xiàng)目是科研院所綜合管理的抓手，涉及質(zhì)量、財(cái)務(wù)、物資、人力資源、團(tuán)隊(duì)建設(shè)、檔案、保密、財(cái)務(wù)、內(nèi)控、后勤保障等。項(xiàng)目管理過(guò)程和其他管理過(guò)程不能很好地耦合，會(huì)造成流程重疊、缺失等問(wèn)題；管理部門(mén)間信息的不對(duì)稱，會(huì)造成管理重點(diǎn)環(huán)節(jié)不明確、管理要素不明確；風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)和預(yù)防措施的不清晰，也會(huì)造成管理缺位。基于此，文章分析了科研項(xiàng)目管理涉及的要素，通過(guò)對(duì)要素的管理優(yōu)化各管理部門(mén)的工作界面和流程，形成圍繞科研項(xiàng)目全周期的管理方法，以期幫助科研院所提高管理效率。

[關(guān)鍵詞]科研項(xiàng)目；管理要素；科研院所

中圖分類號(hào)：G31 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-1722（2023）06-0046-03

黨的二十大報(bào)告強(qiáng)調(diào)，必須堅(jiān)持科技是第一生產(chǎn)力、人才是第一資源、創(chuàng)新是第一動(dòng)力。《習(xí)近平關(guān)于科技創(chuàng)新論述摘編》一書(shū)中提出“實(shí)施創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)發(fā)展戰(zhàn)略，推進(jìn)以科技創(chuàng)新為核心的全面創(chuàng)新”。

科技創(chuàng)新對(duì)國(guó)家發(fā)展至關(guān)重要，而科研院所是科技創(chuàng)新的主體機(jī)構(gòu)，承擔(dān)了科技創(chuàng)新的基本職能。科研院所有不同的分類，如國(guó)家級(jí)和地方科研單位，自然科學(xué)和社會(huì)科學(xué)科研單位，基礎(chǔ)研究、應(yīng)用基礎(chǔ)研究和應(yīng)用開(kāi)發(fā)類科研單位等。很多開(kāi)發(fā)類或偏應(yīng)用的研究所已經(jīng)或即將改制為企業(yè)[1]。

國(guó)內(nèi)的研究院所如中國(guó)科學(xué)院、中國(guó)社會(huì)科學(xué)院等，其職能主要是科學(xué)研究和技術(shù)開(kāi)發(fā)的基地，是培養(yǎng)高層次科技人才的基地，是促進(jìn)高科技產(chǎn)業(yè)發(fā)展的基地。本研究主要以中國(guó)科學(xué)院為科研院所的代表。

一、科研院所管理的基本模式

中國(guó)科學(xué)院的研究所最早以學(xué)科建所，如物理所、數(shù)學(xué)所等，以基礎(chǔ)研究為主；根據(jù)國(guó)家的需求，在開(kāi)展科學(xué)問(wèn)題的基礎(chǔ)研究的同時(shí)，拓展了應(yīng)用基礎(chǔ)研究，既解決了原創(chuàng)性的基本科學(xué)理論問(wèn)題，也解決了面向國(guó)計(jì)民生、國(guó)防安全等應(yīng)用問(wèn)題。在習(xí)近平總書(shū)記提出中科院應(yīng)創(chuàng)建“四個(gè)率先”（率先實(shí)現(xiàn)科學(xué)技術(shù)跨越發(fā)展、率先建成國(guó)家創(chuàng)新人才高地、率先建成國(guó)家高水平科技智庫(kù)、率先建設(shè)國(guó)際一流科研機(jī)構(gòu)）總目標(biāo)后，中科院黨組決定實(shí)施“率先行動(dòng)”計(jì)劃，對(duì)科研院所實(shí)施分類改革，創(chuàng)新性地提出了創(chuàng)新研究院、特色研究所、大科學(xué)研究中心、卓越中心四類研究機(jī)構(gòu)（簡(jiǎn)稱“四類機(jī)構(gòu)”），調(diào)整優(yōu)化研究所的治理體系。

從宏觀上看，四類機(jī)構(gòu)的治理結(jié)構(gòu)各有不同，但微觀運(yùn)行和管理模式大同小異。因?yàn)楸举|(zhì)上，四類機(jī)構(gòu)運(yùn)行的底層邏輯都是以完成科研項(xiàng)目為目標(biāo)的。不論項(xiàng)目的性質(zhì)是國(guó)家部委委托的縱向項(xiàng)目、地方企業(yè)委托的橫向項(xiàng)目，或是研究所自主部署的科研項(xiàng)目，也不論承擔(dān)項(xiàng)目的主體單元大小（可能是一個(gè)研究人員，可能是上百人的課題組，也可能是矩陣式的臨時(shí)項(xiàng)目團(tuán)組），只要這個(gè)底層邏輯沒(méi)有變化，科研院所的組織機(jī)構(gòu)、管理模式就不會(huì)有根本差別，均由科研項(xiàng)目的管理要素決定。

（一）科研項(xiàng)目的基本管理要素

項(xiàng)目類型不同，管理要素也不盡相同，基本都可以歸結(jié)為人、機(jī)、料、法、環(huán)、測(cè)五類[2]。一個(gè)項(xiàng)目完成的質(zhì)量，取決于這五個(gè)方面能否有充足的供給和順暢的配合，只要有一個(gè)環(huán)節(jié)缺失或者供給不足、配合不當(dāng)，項(xiàng)目完成質(zhì)量就會(huì)大打折扣甚至“爛尾”。隨著項(xiàng)目越來(lái)越復(fù)雜，這五個(gè)要素涉及的范疇也不斷擴(kuò)展，在管理上，要不斷細(xì)化。例如，“人”，找到適合項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的人，需要招聘、培養(yǎng)；個(gè)人在團(tuán)隊(duì)中能否很好地發(fā)揮作用，需要不斷優(yōu)化硬環(huán)境和軟環(huán)境，涉及文化建設(shè)和黨團(tuán)建設(shè)；培養(yǎng)研究生則包括招生、培養(yǎng)、就業(yè)等系統(tǒng)管理工作；退休后需要提供離退休服務(wù)。因此，圍繞項(xiàng)目的五個(gè)大類要素，不難看出，相關(guān)聯(lián)的要素也會(huì)對(duì)項(xiàng)目的完成度產(chǎn)生重要影響。

（二）科研院所的綜合管理模式

圍繞著完成項(xiàng)目這一底層邏輯，科研院所的管理一般包括科研項(xiàng)目管理、質(zhì)量體系管理、保密體系管理、財(cái)務(wù)體系管理、人力資源管理五個(gè)管理體系，在這五個(gè)體系外圍還有科研條件、基礎(chǔ)建設(shè)、產(chǎn)業(yè)化、國(guó)際交流與合作、新聞宣傳、檔案、黨群、紀(jì)監(jiān)審等。針對(duì)這些管理職能，一般會(huì)設(shè)立對(duì)應(yīng)的職能管理部門(mén)，如科技處、綜合辦、質(zhì)量處、財(cái)務(wù)處、人事處、物資處等部門(mén)。組織機(jī)構(gòu)圖（職能管理部門(mén)）見(jiàn)圖1。

職能管理部門(mén)一般包括以下職責(zé)范圍。綜合辦公室負(fù)責(zé)綜合行政事務(wù)的管理，通常包括一般行政后勤、文書(shū)檔案、宣傳、服務(wù)等；保密、信息化等可以納入該部門(mén)，也可以獨(dú)立設(shè)置。

黨委辦公室負(fù)責(zé)黨委日常事務(wù)，例如黨建、群團(tuán)、文化建設(shè)等工作。

紀(jì)監(jiān)審辦公室負(fù)責(zé)紀(jì)檢監(jiān)督審計(jì)工作。

人事處/人力資源處負(fù)責(zé)人才隊(duì)伍建設(shè)和人力資源管理，離退休人員和研究生管理可以作為獨(dú)立職能單設(shè)機(jī)構(gòu)。

科技處負(fù)責(zé)科研項(xiàng)目全過(guò)程管理。

物資處負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)投資建設(shè)及資產(chǎn)管理。

財(cái)務(wù)處負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)管理和會(huì)計(jì)核算。

質(zhì)量處負(fù)責(zé)質(zhì)量管理及質(zhì)量相關(guān)的各類資質(zhì)認(rèn)證。

根據(jù)項(xiàng)目需要，科研院所會(huì)設(shè)置國(guó)際合作處、產(chǎn)業(yè)化處、重大項(xiàng)目管理辦公室等機(jī)構(gòu)。

二、科研院所項(xiàng)目管理中存在的問(wèn)題

（一）項(xiàng)目管理“兩極分化”、管理重點(diǎn)不突出

項(xiàng)目從來(lái)源、經(jīng)費(fèi)、用戶等不同維度可以劃分為不同類型，一般可以分為軍口、民口項(xiàng)目；縱向、橫向項(xiàng)目；基礎(chǔ)研究（基金類）、應(yīng)用研究類項(xiàng)目。從項(xiàng)目結(jié)題的要求來(lái)看，軍口的、縱向的、應(yīng)用類的項(xiàng)目，經(jīng)費(fèi)體量相對(duì)較大，管理環(huán)節(jié)相對(duì)較多，質(zhì)量要求相對(duì)較高，承擔(dān)的風(fēng)險(xiǎn)也相對(duì)較大，對(duì)項(xiàng)目立項(xiàng)、文檔、進(jìn)度、評(píng)審、經(jīng)費(fèi)使用、質(zhì)量保障、風(fēng)險(xiǎn)控制的要求都很嚴(yán)格，還會(huì)輔之以簽署“軍令狀”等形式強(qiáng)化項(xiàng)目的管理責(zé)任。民口的、橫向的、基礎(chǔ)研究類的項(xiàng)目，各方面要求都比較寬松，甚至往往“應(yīng)付”交差，這也是造成科研項(xiàng)目出現(xiàn)頂層設(shè)計(jì)不夠、基礎(chǔ)研究原創(chuàng)性缺乏、學(xué)科交叉融合不足、科研平臺(tái)缺乏、成果轉(zhuǎn)化率低、項(xiàng)目質(zhì)量管理不佳等諸多問(wèn)題的主要原因之一[3]。

針對(duì)第一類管理相對(duì)嚴(yán)格的項(xiàng)目，由于對(duì)項(xiàng)目要素把控不清晰，存在一定程度的重點(diǎn)不突出等問(wèn)題，比如項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)分析不足。如何將項(xiàng)目管理中的重點(diǎn)要素剝離出來(lái)，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)加以分析和把控，做好風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)劃分和預(yù)案，是此類項(xiàng)目管理的一個(gè)薄弱環(huán)節(jié)。比如某個(gè)項(xiàng)目已經(jīng)進(jìn)入生產(chǎn)階段，那么風(fēng)險(xiǎn)防控的重點(diǎn)就是物料的采購(gòu)，管理的重點(diǎn)就從科研管理轉(zhuǎn)向了采購(gòu)管理，因此為了按期交付保量生產(chǎn)，需要提前選取合格供方，并與其洽商、簽合同，對(duì)生產(chǎn)過(guò)程要實(shí)施現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，以控制質(zhì)量、確保按時(shí)供貨等。

（二）管理流程煩瑣，重疊和缺位同時(shí)存在

科研院所是依據(jù)項(xiàng)目管理涉及的要素建立綜合管理體系的，但由于每一項(xiàng)管理都有其特點(diǎn)和規(guī)律，管“人”、管“物”和管“錢(qián)”的管理理念和方式肯定是不同的，如果缺乏統(tǒng)一的頂層設(shè)計(jì)和標(biāo)準(zhǔn)，僅僅依據(jù)各自管理中的特點(diǎn)進(jìn)行管理，

久而久之，各職能管理部門(mén)就會(huì)出現(xiàn)各自為政的局面。一個(gè)承擔(dān)項(xiàng)目類型較全面、管理較規(guī)范的研究所，制定的管理制度一般有百余項(xiàng)，與制度配套的審批表格則有數(shù)百個(gè)。審批較多的環(huán)節(jié)其實(shí)并不是項(xiàng)目管理，而是外延的經(jīng)費(fèi)使用、保密管理等。規(guī)范的管理并不意味著高效，當(dāng)每個(gè)體系都有一套工作流程和標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，往往意味著這家單位存在著辦事難、多頭重復(fù)審批、部門(mén)之間不能協(xié)同等問(wèn)題，遇到復(fù)雜的項(xiàng)目管理就會(huì)“踢皮球”；重復(fù)審批和管理“真空”會(huì)同時(shí)存在。

（三）信息不對(duì)稱，對(duì)審核要點(diǎn)把握不準(zhǔn)確

由于各項(xiàng)管理事務(wù)各自為政，沒(méi)有頂層設(shè)計(jì)和一條管理主線，其他部門(mén)的管理崗位沒(méi)有全面了解辦理審批的事項(xiàng)，不能確認(rèn)審批事項(xiàng)的事實(shí)，部門(mén)之間、一線工作人員和審批人之間信息不對(duì)稱，就會(huì)造成審批流程的“形式主義”，為了流程而流程，為了簽字而簽字，每天都在煩瑣的簽字審核中浪費(fèi)了大量精力，很多崗位的員工和領(lǐng)導(dǎo)不知道要“審”什么，或依據(jù)什么“審”。近年來(lái)，中央提出了科研項(xiàng)目“負(fù)面清單+包干制”，這對(duì)項(xiàng)目的經(jīng)費(fèi)管理提出了更高的要求。由于項(xiàng)目管理和科研經(jīng)費(fèi)管理的脫節(jié)，財(cái)務(wù)或?qū)徲?jì)人員不能確認(rèn)經(jīng)費(fèi)預(yù)算和實(shí)際支出的合理性，而無(wú)法在管理環(huán)節(jié)中充分把控風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，或缺乏有效的監(jiān)管措施。

（四）項(xiàng)目管理和實(shí)施過(guò)程脫節(jié)，形成“兩張皮”現(xiàn)象

同經(jīng)費(fèi)管理類似，質(zhì)量體系、保密體系等如果不能與科研項(xiàng)目管理充分耦合，就會(huì)在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中形成“兩張皮”現(xiàn)象，即文檔是一套、項(xiàng)目實(shí)施是另一套。在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中不依據(jù)“實(shí)施方案”和“操作規(guī)程”，憑借以往經(jīng)驗(yàn)完成工作，事后再補(bǔ)充甚至“制造”體系認(rèn)證需要的證據(jù)，既讓科研活動(dòng)失去應(yīng)有的控制，又為了“拿證”（體系證書(shū)）增加了管理成本。這種看上去“雙輸”的管理方式，在很多科研院所卻并不鮮見(jiàn)[4]。

研究所綜合管理能力不足，會(huì)直接影響科研項(xiàng)目的順利開(kāi)展，影響科技成果的產(chǎn)出及研究所的核心競(jìng)爭(zhēng)力。

三、以項(xiàng)目管理要素為基礎(chǔ)建立項(xiàng)目管理體系

由于科研院所運(yùn)行的底層邏輯是項(xiàng)目的爭(zhēng)取和管理，因此，其他管理措施也應(yīng)圍繞項(xiàng)目管理進(jìn)行。簡(jiǎn)言之，應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目管理的特點(diǎn)和規(guī)律，按照項(xiàng)目的不同類別和不同階段，設(shè)計(jì)管理流程，把控重點(diǎn)環(huán)節(jié)，重新建立以項(xiàng)目管理要素為基礎(chǔ)的項(xiàng)目管理體系，形成一套完整的研究所綜合管理系統(tǒng)。

（一）科研項(xiàng)目的類型及管理要素

項(xiàng)目類型不同，管理要素也會(huì)有不同。文章以軍口項(xiàng)目和民口項(xiàng)目為例進(jìn)行說(shuō)明。民口項(xiàng)目管理要素見(jiàn)表1，軍口項(xiàng)目管理要素見(jiàn)表2。

軍口項(xiàng)目包含更為復(fù)雜的管理要素，涉及的部門(mén)更多，由于篇幅限制，上表中并未將全部要素和部門(mén)一一列舉。近年來(lái)，由于任務(wù)體量不斷增加和任務(wù)難度不斷提高而出現(xiàn)的，需要跨學(xué)科、跨領(lǐng)域、跨研究所集中攻關(guān)完成的總體類/工程類項(xiàng)目，如載人航天、探月、北斗導(dǎo)航、深海探測(cè)等，涉及的管理要素更為復(fù)雜和精細(xì)，通常需要建立指揮系統(tǒng)和控制系統(tǒng)，輔助質(zhì)量師系統(tǒng)，設(shè)立專項(xiàng)管理辦公室，協(xié)調(diào)不同研究所，以工程化的管理模式進(jìn)行系統(tǒng)管理。

通過(guò)明確一個(gè)復(fù)雜項(xiàng)目全生命周期的管理要素，再輻射到這些要素涉及的管理部門(mén)，細(xì)化到部門(mén)中的不同崗位，按照項(xiàng)目管理的規(guī)律，重新梳理每一個(gè)管理環(huán)節(jié)需要的制度和工作審批的流程，就能夠真正地將每個(gè)要素落實(shí)到項(xiàng)目管理、崗位職責(zé)和部門(mén)職能中，既能解決“兩張皮”問(wèn)題，又能讓每一個(gè)相關(guān)的管理人員明確流程中的“審核要點(diǎn)”，做到責(zé)任清晰、權(quán)責(zé)對(duì)等。可以通過(guò)重新梳理管理環(huán)節(jié)，打破部門(mén)間的壁壘，去除重復(fù)冗余的審批點(diǎn)，共享部門(mén)間信息，精簡(jiǎn)辦事流程，提高管理效率。

（二）科研項(xiàng)目的研制階段及管理要素

應(yīng)根據(jù)科研項(xiàng)目全生命周期不同階段涉及的管理要素，設(shè)計(jì)不同的審批流程。項(xiàng)目預(yù)立項(xiàng)階段審批流程見(jiàn)圖2。根據(jù)流程圖和相關(guān)制度要求，制作工作需要的審批表格，在表格中體現(xiàn)具體要求和審核要點(diǎn)，一目了然、權(quán)責(zé)清晰。例如，可以設(shè)計(jì)“科研項(xiàng)目預(yù)立項(xiàng)階段審批表”，其他階段的表格可以依此類推。

參考文獻(xiàn)：

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