高校學生檔案“分室”管理模式創新淺談

邢艷娟，姚麗麗

盤錦職業技術學院，遼寧 盤錦 124000

檔案是一種原始記錄材料，是經過不同階段各類社會活動及行為過程下具有保存價值的原始材料。檔案通常具有形成者、查閱價值以及保存載體三個基本要素。三個要素中，檔案載體是檔案信息得以保存的重要途徑。在人類歷史長河中，檔案載體的演變經歷了漫長的發展變革。目前我國現存年代最為久遠的檔案載體是甲骨，商代的甲骨檔案在我國的出土數量已達到了十五萬片以上，這種甲骨檔案載體也是我國現存的最早的官府文書。甲骨數量十分稀少，具有深厚歷史文化意義，且有極其珍貴的歷史考古價值。繼甲骨檔案之后出現的歷史檔案載體為金文檔案，以青銅鑄文為表現形式。相對于甲骨檔案，金文檔案內容更為詳實而廣泛，對歷史及考古研究具有極其重要的史料價值。在此后的發展中又相繼出現了縑帛檔案、簡牘檔案、石刻檔案等載體形式[1]。發展至今，紙質檔案的載體形式已經取代了簡牘檔案，成為目前普遍使用的主要檔案材料形式。但隨著我國科學技術的不斷發展，電子檔案載體形式逐漸興起，目前仍處于逐步完善與發展的起步階段。因此，紙質檔案依然是目前檔案保存工作中的主體管理對象[2]。

在檔案分類中，個人檔案是所有檔案類別中的一個重要分支。個人檔案材料對于個人而言是非常重要的歷史資料，可以看做是一個人生命軌跡的全面縮寫。而個人檔案中的高校學生檔案，又是個教育機構必不可少的、并需要加強高度重視與規范化管理的重要對象。高校學生檔案管理是各教育機構的重要職責之一，做好高校學生檔案管理工作，對于教育機構整體社會評價及其自身教育服務的未來發展都具有十分重要的關鍵地位和現實意義[3]。

在現階段的檔案管理工作中，“分室”管理模式逐漸得到越來越普遍的應用。本文基于這樣的研究背景，以高校學生檔案為主要對象，從檔案“分室”管理模式的角度切入，梳理了現階段我國高校學生檔案管理工作模式存在的突出問題，對高校學生檔案“分室”管理模式的建立基礎及重要意義進行了深入分析，對推進高校學生檔案“分室”管理模式的建設和發展進行進一步探究[4]。

一、目前我國高校學生檔案管理工作模式存在的普遍問題

（一）高校學生檔案管理手段相對落后

目前，我國高校對學生檔案仍然采用人工操作的管理模式，即以傳統而廣泛使用的紙質檔案為載體的人工管理。隨著我國教育事業的蓬勃發展，高校招生數量逐年攀升，學生的整體規模也逐漸加大，這就導致高校學生檔案數量呈現高速增長的趨勢。再加之數字檔案管理機制的發展還并不完善，無法實現互聯高效的數字管理技術手段，越來越多的學生檔案材料為檔案管理工作增加了極大的難度，也間接導致出現不同部門間檔案材料流轉過慢、信息互通與共享不暢的管理困境[5]。

（二）高校學生檔案材料或信息的傳遞缺乏一定規范性

一方面體現在學校等教育機構內的不同行政部門間，檔案材料或檔案信息的傳遞與共享缺乏規范性和高效性，容易造成程序漏洞、檔案信息被盜取或非法泄露等嚴重問題；另一方面則體現在學校等教育機構與用人單位之間，檔案傳遞缺乏程序規范，容易導致檔案材料或信息在傳遞或交接過程中的缺失或者損壞，直接影響學生的就業率等一系列現實問題[6]。

（三）對高校學生檔案的基礎內容管理與建設過于簡單

一方面，檔案內容的建設較為單一，檔案材料及所包含的信息量不夠完整，這一問題的產生主要有兩方面原因：第一是由于很多高校缺乏學生檔案管理的專業化人才隊伍，現有的檔案管理工作人員隊伍檔案意識不強，缺乏對學生檔案材料的收集、管理等方面的重視；第二則是源于檔案數量的快速增加，檔案管理工作任務過于龐雜，直接影響了檔案內容建設與管理工作質量。

另一方面，檔案內容的建設過于混亂，這主要源自于部分高校在學生檔案材料管理過程中未能有效適應當前經濟社會的發展趨勢，導致很多并不具有實際保存與參考價值的材料都納入檔案，真正具有實用參考價值的檔案材料明顯不足，影響高校學生的整體就業率[7]。

（四）高校檔案管理隊伍建設薄弱

檔案管理工作具有建設性、科學性、規范性等特征，其中檔案管理人員是檔案管理工作的關鍵要素之一，檔案管理人員的專業技能、素質水平、工作能力等直接關系檔案事業的發展。當前高校檔案管理工作人員隊伍建設仍存在一些問題。一是高校專業檔案管理人員偏少，高校檔案管理工作程序較多，檔案專業人才相對不足，大多都是培養兼職檔案員為主，以行政工作為主，檔案工作為輔，缺乏檔案管理的專業知識。同時由于兼職檔案員流動較大，導致在工作銜接上有時會出現問題。二是高校檔案管理人員專業創新不夠，很多高校對檔案工作定義不準，認為檔案工作只是守住檔案，學校利用時給予提供即可，這樣使得檔案管理人員逐漸失去了職業存在感和價值感，其職業目標無法得到滿足，長此以往，對檔案工作人員隊伍的穩定性也造成一定影響。

二、高校學生檔案“分室”管理模式的建立基礎及重要意義

檔案管理“分室”，其實質是作為檔案管理部門的一個重要分支，承擔的職責和履行的義務是和檔案管理部門近似的。一般情況下，高校學生檔案“分室”設置于高校各二級學院之內，是高?？倷n案室的“派出部門”。從各“分室”的實際運行狀況來看，高校學生檔案“分室”管理模式具有一定的存續價值，能夠有效緩解傳統管理模式下存在的數量龐大、管理質量缺乏規范性與保障性等制約性問題，但“分室”檔案管理模式同時還需要進一步的機制創新，從而推進高校學生檔案管理工作實現質的突破。下面首先對高校學生檔案“分室”管理模式的建立基礎及重要意義進行簡要分析[8]。

（一）高校學生檔案“分室”管理模式建立的基礎

高校學生檔案“分室”管理模式建立的基礎，可以分為制度基礎、現實基礎以及實踐基礎等三個層面。下面進行逐一說明。

1．學生檔案“分室”管理模式建設的制度基礎

1989年，國家教育委員會研究制定并發布實施《普通高等學校檔案管理辦法》，并明確規定了在高校學生檔案管理工作中，可以根據院校實際需要和管理便利，設置檔案管理“分室”，并受學院檔案管理部門以及業務主管部門的雙重領導。這為高校學生檔案“分室”管理模式的推進實施提供了可靠的法律依據及制度支撐。

2．高校學生檔案“分室”管理模式建立的現實基礎

首先，現階段高等院校的設立數量以及學員招收總量始終呈現持續上升的態勢，高校學生檔案的總體數量十分巨大，同時檔案材料的內容也極為復雜。在高等教育階段所產生的檔案材料種類繁多，包括課程教學材料及完成情況、畢業論文相關材料、實習報告及相關材料等諸多門類，檔案材料的龐雜使得檔案管理“分室”的設置勢在必行。

其次，檔案管理現實狀況下，二級學院僅有學生檔案的保存權限，而缺少材料收集與檔案整理的職責定位，檔案材料的基礎建設大多依賴于各二級學院的檔案管理自覺性，學?？倷n案室對各二級學院的自存檔案缺乏指導與監管的權限，使得各二級學院的自存檔案缺少統一標準，管理較為混亂。這也是推行各學院檔案“分室”管理機制現實基礎的一個重要層面。

再次，在部分高校的部分學院中，學生檔案管理缺少專職工作人員，檔案管理的硬件配置也極為薄弱，在各二級學院內設置學生檔案管理“分室”，便可以有效改善這一管理弊端[9]。

3．高校學生檔案“分室”管理模式建立的實踐基礎

高校學生檔案“分室”管理模式建立的實踐基礎主要體現于各學院保存的學生檔案材料的利用情況。一方面，高校學生檔案材料里利用率較高的材料多為學院的自存材料，而由學校檔案管理部門保存的材料相對較少，同時利用率較高的材料也多為短期保管材料，通常用以解決日常教學與科研工作中的細節問題；另一方面，建立高校學生檔案管理“分室”是高效解決學院的檔案材料利用需求的最佳途徑，能夠為學院積累大量的重要原始資料。

（二）高校學生檔案“分室”管理模式建設的重要意義

高校學生檔案管理工作是各類教育機構所承擔的重要職責之一，高校學生檔案“分室”管理模式的建立更是對于發揮高校檔案管理工作實效、抓好高校二級學院建設的基礎環節。

1．有助于解決檔案容量和長遠發展的問題

檔案室是收集和保管各類檔案資料的重要機構，高校的檔案室可以為學校的各項工作發展提供良好服務。隨著教育事業的不斷發展，各種各類學生檔案數量逐年增多，給檔案管理工作增加了一定的難度。為進一步確保檔案接收和保管工作的順利開展，不斷增加檔案室工作力量，設立檔案室“分室”，在一定程度上解決檔案室館藏問題，有助于擴充檔案容量，為學校高質量發展具有重要意義。

2．有助于學校檔案工作業務的有機銜接

高校二級單位形成的檔案資料中，有的對二級單位有價值，有的對學校整體發展有價值，為防止二者在檔案收集整理時出現重復收集和收集盲區的現象，建設高校檔案室（分室）時要明確哪些由二級單位的檔案室分室進行收集，哪些由學校檔案室進行收集，這也可以確保在收集范圍上保證學校的檔案室和二級單位的檔案室分室之間銜接有序，形成互補的局面，從而將二者業務活動有機聯系。

三、推進高校學生檔案“分室”管理模式建設與發展的舉措

（一）著力規范高校二級單位學生檔案分室與學校總檔案室的業務銜接

高校學生檔案各分室的建立，分散了學校總檔案室的日常業務，并為各個學院所存放的本學院學生檔案的管理創造了更為方便快捷的條件。一方面，可以及時完善學生檔案材料內容，確保學生檔案資料的完整性；另一方面，便于相關資料的調取與查閱。檔案“分室”積極意義的有效發揮，應當以學?？倷n案室學生檔案管理業務進行有機銜接，使全校范圍內所有的學生檔案符合統一的要求和管理標準，避免因不同的二級學院之間學生檔案管理內容存在差異而導致檔案管理秩序的混亂。業務有機銜接可以通過建立健全檔案管理制度與操作規程，形成完整的檔案管理程序鏈，將各個學院的檔案管理工作作為一個不可分割的整體，在差異中發展，在發展中融合[10]。

（二）加強學?？倷n案室對各檔案“分室”的業務指導與監督

應當著力加強學?？倷n案室對各學院檔案“分室”的日常檔案管理業務指導與監督，因此，應當賦予學?？倷n案室一定的監管權限與職責劃定，并配備必要的人力、物力與財力資源。同時在各檔案分室實行雙重指導機制，并將學?？倷n案室的領導作為輔助管理機制，這樣可以進一步促進檔案分室與總檔案室之間的業務銜接。

（三）明確高校學生檔案材料的類別及內容

建立高校學生檔案“分室”，其核心工作仍然在于學生檔案材料的整理。因此，明確高校學生檔案材料的分類，即明確哪些材料可以歸入到學生檔案中，對于高校學生檔案“分室”的建立而言是極其重要的環節，從而避免出現學生檔案材料遺漏或重復歸檔問題的發生。明確學生檔案材料的類別及內容，還可以最大限度地實現各學院間檔案管理工作的統一性，便于學?？倷n案室的統一指導。此外，還應當對學生檔案材料的整理工作進行統一標準的制定，并建立科學合理的檔案編號。一方面是增進學校整體學生檔案管理工作的規范化與標準化，確保學?？倷n案室進行檔案材料移交工作的順利完成；另一方面可以作為檔案位置的醒目索引，也是反映檔案間內在聯系的重要標識。

（四）優化高校檔案室人才隊伍建設

新形勢下高校要逐漸改進檔案管理隊伍建設，以此促進檔案事業長遠發展。利用“外引內培”形式，要適當增加專業管理人員，引進專業的檔案管理人才，包括大數據背景計算機方面的人才，以逐步滿足新形勢下檔案工作遇到的新問題新情況；同時學校自己也要加大兼職檔案管理人員的隊伍建設，有次序有條理地通過專業化的培訓使兼職檔案人員逐步專業化，也對檔案室“分室”建設的專業程序提供一定的保證：使高校專兼職檔案隊伍樹立終身學習的理念，掌握新的理論技術和專業知識，創設良好的檔案管理氛圍。

綜上所述，學生的教育過程、學習階段的成績與在校期間所有的綜合評價都在檔案中記錄保存，這對學生以后面向社會有著很大的幫助。只有做好檔案材料保存工作才能確保檔案的完整性與實用性。因此，高校學生檔案“分室”管理模式的建立是適應當前檔案工作現狀和未來發展的必然選擇。本文主要從高校學生檔案管理制度、現實與實踐等三方面分析檔案管理“分室”的設置基礎，并提出一系列推進“分室”機制創新發展的重要舉措，以期對高校學生檔案管理工作提供一定的借鑒意義。