基于區塊鏈技術的電子文件單套制歸檔及管理研究

文/山西師范大學現代文理學院 呂水秀

一、區塊鏈技術概述

區塊鏈作為一項科技創新成果，不僅是一項信息技術，更是一種革新理念。筆者認為，從狹義上來講，區塊鏈是指一種鏈式數據結構，鏈上的數據通過區塊寫入數據庫中，并以密碼學的檢驗區塊是否正確、或被篡改；從廣義上來講，區塊鏈指的是區塊鏈技術，是一種利用密碼學、融入哲學思想并以相關計算機技術為切入口生成的互聯網數據庫技術。區塊鏈具有以下幾個特點：

（一）去中心化。傳統的中心化從某種程度上來講是一個信任機制，默認管理人員盡職、完善。但是有時中心的決策者無法約束，可能導致對中心數據的泄露、篡改、丟失等一系列問題。面對中心化所帶來的弊端，區塊鏈的設計者們便賦予了區塊鏈去中心化的信任機制，使每一個用戶都有相同的權利與義務，單一節點的改變并不會影響整個系統的運行，由此整個系統的維護依靠每一個節點，從而完全免受任何內部或者外部帶來的影響。

（二）不可篡改性。區塊鏈的節點眾多，一旦信息經過驗證并添加至區塊鏈，就會永久存儲起來。如果需要篡改鏈中的數據，除非某個節點擁有超過51%的算力控制住系統，否則無法更改保存到其他節點里的信息。因此區塊鏈的數據穩定性和不可篡改性是極高的。

（三）可追溯性。區塊鏈是按照時間順序鏈接的鏈狀數據結構，當前區塊的產生需要前一個區塊的哈希值當前時間戳，從而保證了鏈上的任何數據和紀錄都能夠通過鏈的結構被追溯到，包括試圖篡改數據的行為。在此基礎上，最終實現區塊鏈上的數據難以纂改、全程可追溯、開放共享等目的，這與電子文件單套制歸檔對真實性、完整性、安全性、可用性、全生命周期管理、開發利用等方面的要求不謀而合。

（四）安全性。在電子檔案管理中，從檔案的存儲到傳輸利用過程中面臨著很大的丟失、損壞與泄露等風險。比如在電子檔案的存儲過程中，雖然目前實行檔案的“雙軌制”管理，在一定程度上避免減小了檔案的丟失風險，但是同時也增大了檔案的損壞風險。另外，在遇到一些自然災害、檔案庫房或者檔案存儲設備發生故障時，極其容易造成檔案的丟失。隨著黑客技術的進步，由于檔案系統存在一些漏洞，在電子檔案的保存或者傳輸過程中很容易造成檔案信息的泄露；在電子檔案的利用階段，一些不法分子可能會對檔案信息進行刪除或者更改，更有一些人員對檔案數據非法盜取進行販賣，從中牟利。

面對這些問題，區塊鏈技術可有效保障電子文件安全。首先，區塊鏈技術采用的是分布式記賬系統，區塊鏈的每個節點上都記錄了相同的數據，相當于在每個節點上都進行了檔案數據的備份，而其中一些節點的破壞并不會影響整個系統的運行，實現了有效的容災與安全保障。其次，區塊鏈技術中采用非對稱加密算法，該算法對公鑰進行加密，私鑰進行解密，只要掌握私鑰，便可對所對應的公鑰加密進行解密，從而提高了電子檔案的安全性。例如在科技檔案管理中，如果引入區塊鏈技術，可以有效防止檔案信息的泄露。此外，區塊鏈上所有的節點都對相關數據做了“備份”。因此，如果發現數據丟失，可以從其他節點“復制”一份。

二、電子文件單套制歸檔概述

文件生命周期可以廣義地分為兩大階段：形成階段、歸檔階段。在文件形成階段：文件在生成、處理、流轉過程中會出現純紙質流轉、純電子流轉、紙質和電子同步流轉、電子流轉和簽發環節打印紙質領導簽字后再掃描以電子形式進入系統繼續流轉等情形。“軌”指的是文件形成時有幾種載體，如果只有一種載體（紙質或電子）則稱為“單軌”運行，如果有電子和紙質兩種載體則稱為“雙軌”運行。在文件歸檔階段：在文件歸檔時，主要有只歸檔紙質文件、只歸檔電子文件、紙質和電子同時歸檔三種情況。“套”指的是在文件歸檔時有幾種載體，如果只有一種載體（紙質或電子）則稱為“單套”歸檔，如果有電子和紙質兩種載體則稱為“雙套”歸檔。歸檔后文件就變成了檔案。

在檔案“存量數字化、增量電子化”的信息化背景下，目前在文件歸檔時均采用“雙套”歸檔方式：即在歸檔檔案時需要同時歸檔紙質和電子兩種載體。雖然有些地方早已經實現在文件形成時的電子載體“單軌”運行，但是在歸檔時專門打印出紙質載體與電子載體同步歸檔。此種做法造成資源重復浪費、增加管理成本、增加檔案管理人員的工作量，有違實現信息化提高工作效率和降低工作成本的初衷。電子文件單套制歸檔由此應運而生。所謂電子文件單套制歸檔，即文件在形成時以電子形式“單軌”運行，在歸檔時只歸檔電子載體文件不歸檔紙質載體文件。“單套制”的管理模式能極大地節省空間和資源，可以充分、高效利用人力、物力、財力，也為實現真正的無紙化辦公奠定了基礎，是對綠色發展觀的有力踐行。

三、區塊鏈技術背景下電子文件單套歸檔在山西某縣的相關實踐

長期以來，職能部門對雙套制的依賴心理主要來自對電子文件的不了解、不信任。其中，最大的難點在于，由于電子文件信息本身的不穩定性、可操作性及信息內容與形式之間的可分離性等特性，對如何長期安全地保管電子檔案缺乏行之有效的應對辦法及管理經驗。而隨著區塊鏈技術的不斷成熟，在公共服務、金融經濟等領域的應用不斷深入，人們對區塊鏈技術的認識逐漸清晰。電子文件和電子檔案的元數據與源文件特征信息均可捆綁封存在區塊中，實時記錄，在電子文件形成、流轉、歸檔、長期保存和利用過程中產生的行為都會留痕，實現了電子文件全生命周期的可追蹤、可監管，大大提高了電子檔案或電子文件的安全性、真實性、完整性、可用性（下文簡稱“四性”），從而使得電子檔案或電子文件中的信息得以長期保存和利用。

山西某縣信息中心在前期“全國示范數字檔案室”和“全國示范數字檔案館”建設的基礎上，利用區塊鏈技術與協同辦公系統、數字檔案管理系統有機結合，探索形成電子公文以電子形式歸檔和管理的有效路徑，實現了電子文件單套歸檔和電子檔案單套管理目標。

（一）打造協同辦公系統單套制環境。該縣所屬辦公系統采用集中建設模式，縣委縣政府統領，縣委辦縣政府辦負責業務需求，信息中心負責項目建設，承擔全縣黨委政府部門和園區街道公文和通知的收發交換業務。電子公文形成辦理階段的業務流轉集中在協同辦公系統中完成。通常發文要經過擬稿、核稿、簽發和蓋章等環節，形成正本、正本轉換件、擬稿紙、定稿文件和痕跡文檔5個組件；而收文要經過登記、擬辦、批示、辦理和辦結等環節，形成正本、正本轉換件和傳閱單3個組件。為了保證電子公文達到“四性”要求，首先在形成的源頭就要保證元數據采集的全面性、電子文件組件的完整性與電子文件的安全性。該縣在原有的協同辦公系統的基礎上，對電子公文發文流程和收文流程進行改造，重點加強電子公文生成全過程的“四性”保障，實現元數據采集、文件安全檢查、關鍵元數據和文件信息上區塊鏈存證、與數字檔案管理系統的接口完善等功能。

（二）打造數字檔案室管理系統單套制環境。該縣數字檔案室管理系統采用集中建設模式，由縣委縣政府統領，縣檔案局（館）負責業務需求，信息中心負責項目建設，承擔全縣28家檔案室的檔案整理、保管、編目、移交業務，為達到電子檔案及電子文件“四性”要求。為滿足電子檔案單套管理的要求，該縣在原有數字檔案管理系統的基礎上，按照核心業務流程“電子公文歸檔管理階段、電子檔案移交接收階段”要求，對與協同辦公系統的接口進行改造，重點加強電子公文歸檔階段和電子檔案移交接收階段的“四性”檢測，實現關鍵階段檔案管理數據上區塊鏈存證，以及鏈上鏈下檔案數據的比對審計。

（三）應用區塊鏈技術在電子文件全程管理中保障“四性”。區塊鏈是分布式數據存儲、點對點傳輸、共識機制、智能合約、加密算法等多種計算機技術融合的新型應用模式。在“區塊鏈+電子文件”的應用場景中，通過搭建區塊鏈底層設施，緊緊圍繞電子公文生成、歸檔、管理全生命周期嵌入智能合約，自動執行電子公文元數據及組件的采集、校驗及上鏈動作，加強電子公文和電子檔案“四性”檢測，確保上鏈數據真實、完整、安全和可用，為實現單套制管理奠定基礎。為更好地發揮區塊鏈特性，實現電子公文單套歸檔和電子檔案單套管理的目標，該縣在搭建區塊鏈過程中，著重把握以下三個要點：一是區塊鏈類型的選擇。區塊鏈按準入機制可分為公有鏈、私有鏈、聯盟鏈。其中公有鏈公開透明，每個人都可以接入，每個節點都是平等的，去中心化程度最強；私有鏈類似于一個屬于個人或者公司的私有賬本，只對個人企業內部開放，效率會比公有鏈高很多，但過于封閉，去中心化程度最弱；聯盟鏈半公開，是某個群體或組織內部使用的區塊鏈，需要預先指定幾個節點為記賬人，每個區塊的生成由所有預選記賬人共同決定鏈上的數據由聯盟內部成員共同維護，只對組織內部成員開放，去中心化程度適中。鑒于檔案管理的特殊性，筆者認為，該縣單套制管理使用的區塊鏈宜采用聯盟鏈進行建設。二是電子文件上鏈方式的確定。具體有兩種：一種是電子文件封裝上鏈，即將電子文件全部組件和電子文件元數據以封裝簽名的形式上鏈存儲。其優點是安全性高，電子文件各組件及元數據全部上鏈，確保了電子文件更改過程的可追溯性，甚至使電子文件無法篡改，其缺點是對于存儲空間要求較高。另一種是電子文件組件不上鏈，電子文件組件的哈希值上鏈。即計算出每份電子文件的哈希值，將哈希值傳輸至鏈上，電子文件組件在鏈下可信保存的管理模式。哈希值是每份電子文件的“身份證”，不同的文件得到的哈希值均不相同。將哈希值存儲于鏈上，鏈下同時多節點存儲電子文件組件，即使鏈下某份電子文件被篡改，只需將鏈上的與鏈下的哈希值比對，即可判定哪份電子文件為真。該上鏈方式對鏈上存儲的空間要求較小，安全性較前一種略低。該縣經過綜合分析，統籌考慮了效率和安全，選擇電子文件哈希值上鏈的方式建設。三是電子文件上鏈節點的選定。為確保電子文件的真實性、完整性、可用性、安全性并結合“前端控制”理論，區塊鏈技術應從文件的起草、簽發開始，到文件的整理、歸檔、保存、移交的全過程均進行“四性”保障，電子文件生命周期的各重要節點都均上鏈存證。在電子公文生成階段，系統應按照《DA/T46-2009 文書類電子文件元數據方案》的相關要求實時捕獲元數據，并將包含電子文件組件哈希值和元數據的信息包上鏈存證，電子文件組件同步存入可信存儲中；在電子公文歸檔階段，應將符合《DA/T48-2009基于XML的電子文件封裝規范》包含有組件、元數據信息的電子檔案封裝包哈希值再次上鏈存證，電子檔案封裝包同步存入可信存儲之中。在電子文件的全生命周期的各個環節的業務操作行為都應上鏈存證，并可通過區塊鏈對電子文件進行溯源。

四、結語

電子文件單套制歸檔及電子檔案單套制管理是時代發展的必然結果。該縣在實施電子文件單套制歸檔項目過程中，要牢牢守住檔案安全防線，認真研究區塊鏈技術，做好電子公文源頭管理、前端控制，完善電子公文在線歸檔管理流程，保障電子檔案的“四性”要求，以確保電子信息真實、準確且長期可用，實現貫穿電子公文生命周期全過程的“單軌”運行和“單套”管理，是在“無紙化”辦公條件下電子文件在線歸檔的一種創新模式，也是新技術賦能傳統業務的一次突破，具有較強的示范意義。