基于人才建設的高校干部人事檔案管理與開發

文/濱州醫學院人力資源處 徐慧 于平陽

科學技術是第一生產力，科技的創新和發展靠人才推動，人才資源是一個地區、一個單位發展的不竭動力。不同地區、單位對人才的需求各不相同。干部人事檔案是人才資源的重要組成部分，其管理、開發與利用對于本地區、本單位人才資源的建設具有重要的參考意義。目前，基于人才建設的高校干部人事檔案的開發利用已不斷被提出、被研究，但總體上還處于探索階段，并未形成完整成熟的體系。

一、基于人才建設開發人事檔案的現狀

2022年7月4日，國家檔案局印發實施《國家檔案館檔案開放辦法》（以下簡稱《辦法》），其中圍繞誰來開放檔案、如何開放檔案、開放哪些檔案、開放檔案如何利用等問題進行了規定，主要內容可歸納為：明確一個原則、區分三種情形、規定五項程序、提供多種利用途徑。為新形勢下進行檔案開發與利用提供了政策依據，也為干部人事檔案的開發利用提供了很好的參考。但目前無論在主觀上和客觀上，仍存在一些制約立足人才建設開發利用人事檔案的問題。

（一）人事檔案開發利用的主動性不夠。從了解的同類院校情況和查閱的研究文獻看，從理論研究到實際工作，圍繞人才資源建設的人事檔案開發利用都缺乏主動性。近年來，人事檔案的重要性被提上新的高度，干部人事檔案“凡進必審、凡提必審、凡轉必審”，還進行了全國干部人事檔案專項審核，干部人事檔案工作量驟增，導致檔案從業人員的研究時間得不到保障。實際工作方面，因人事檔案工作的政策性較強，工作人員長期在政策框架內工作，導致理念較保守，在開發利用方便比較謹慎。最新印發實施的《國家檔案館檔案開放辦法》為干部人事檔案開放開發提供了參考，有利于進一步解放思想，提高人事檔案利用的主動性。

（二）檔案開發利用與人才資源建設的關聯度不強。干部人事檔案建立之初，是組織人事部門在培養、選拔和任用干部等工作中形成的記載干部個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作業績等內容的文件材料，主要反映干部個人德、能、勤、績、廉及個人經歷。隨著時代的進步，高校事業的快速發展，高校干部人事檔案面向人才資源開發方面需要進一步加強。

（三）信息化的滯后制約了人事檔案的開發利用。人才資源建設是一個系統工程，人事檔案是其中極其重要的一部分。受經費短缺、重視程度不夠等因素制約，干部人事檔案信息化建設不能滿足深層次開發利用人事檔案的需求，需要進一步提高。人事檔案管理人員也要更新觀念，與時俱進，善于利用新技術、新手段解決干部人事檔案管理與開發中遇到的新問題。

二、基于人才建設開發人事檔案的基礎工作

做好人事檔案的管理工作是開發利用人事檔案的基礎，高校要擁有真實、完整、準確的干部人事信息資源庫，確保檔案利用落到實處，加強人事檔案信息化建設，配備高素質工作人員，將為下一步人才資源建設開發打下良好的基礎。

（一）加強人事檔案材料收集與審核，建立人事檔案之外的人才輔助檔案。開展干部人事檔案利用與開發的前提是保證人事檔案材料的真實性、完整性和準確性，因此要加強人事檔案材料的收集與審核。2014年，由中組部發起，各省市全面鋪開的針對人事檔案的專項審核工作，為全面、準確地收集干部人事檔案材料提供了良好契機。通過全面審核干部人事檔案中各項信息，使得人事檔案質量有了大幅提高。此項工作從機關到各事業單位、國企，一步步下滲，為各單位開發利用人事檔案提供了良好的基礎，也為立足人才資源建設的人事檔案開發提供了前提。

以人才建設為目的開發人事檔案，只依靠目前的人事檔案內容是遠遠不夠的，需要在干部人事檔案收集歸檔規定所列十大類材料之外，建立人才輔助檔案。因此要面臨的是人才的界定與選擇——為哪些人建立人才輔助檔案。在高校中，一般應按照教職工的教學科研能力、招聘的緊缺程度確定人才范圍。人才輔助檔案應包含關于人才方方面面的內容，有常規人力資源管理的引進、培訓、考核、薪酬、福利、勞動人事關系，也有人才訴求、人才興趣愛好等其他內容，完整記錄人才工作生活的方方面面。

人才引進方面應包括如下材料：首先是人才獲知渠道信息。例如，是個人主動投遞簡歷，還是本單位教職工或其他熟人推薦，或是通過招聘會建立聯系等等。其次是在人才引進的過程中主要克服了哪些困難，解決了哪些人才關注的問題等。在人才培訓方面，收集歸檔人才申請過的培訓進修項目材料，完成過的培訓進修結業鑒定表，包括個人出資、單位支持、上級資助等項目。在考核評價方面，收集人才的工作合同、中期考核、聘期滿考核等各項材料，除了教學科研方面的考核目標材料，如所獲批課題、發表論文、獲得成果、授課課時、授課效果等考核評價，還包括為學校進行的人才培養、學科建設、引進人才、社會影響等全方位的評價。在薪酬福利方面，將人才每年由單位發放的全部收入明細、為人才提供的其他福利信息等存檔。這樣有利于將人才所享受待遇與同水平其他單位人才所享受待遇進行橫向對比，排查出影響人才穩定的待遇因素。也有利于縱向比較人才與其他人員的待遇差別，評估差別的合理性。在人才訴求、人才興趣愛好等其他方面，全面收集人才進入單位后的所有書面及口頭訴求，切實掌握人才關心的問題。收集人才在工作之外的興趣愛好情況，有利于全面分析人才的穩定性及未來的成長期待。

（二）加強人事檔案的利用監管，將人事檔案工作納入目標考核。為了利用好人事檔案資源，既要做好人事檔案的管理，最大限度地完善檔案材料，擁有豐富的資源庫，又要保證對良好的資源加以利用。“重藏輕用”是對管理工作的巨大浪費，因此，加強對高校干部人事檔案的利用監管勢在必行。2014年中組部下發通知，要求對人事檔案從嚴管理、嚴格審核。2018年的最新《干部人事檔案工作條例》要求“凡進必審、凡提必審、凡轉必審”，對人才流動時人事檔案的審查利用作出了明確規定。但沒有強有力的監管措施，人事檔案的利用往往流于形式，甚至棄之不用。如2018年發生的南京大學“沈X事件”。南京大學文學院在引進人才時，并未按招聘規定就沈X的師德、思想政治表現和道德品質等進行考察。在關于本次事件的聲明中他們也坦承，沒有通過本校人力資源處向原單位外調查檔，主要是因為沈X的高端人才身份，曾任原單位中文系副主任、特聘教授等職務。這不符合江蘇省2012年1月起開始執行的公開招聘辦法規定。建議應將干部人事檔案的管理與利用納入高校部門院系的目標考核中，提高對干部人事檔案利用的重視程度和規范管理，杜絕出現類似問題。

（三）成立專門的人事信息資源開發機構，建立統一的人事信息平臺。大數據時代，信息化、數字化是干部人事信息資源開發的必然趨勢。在人事檔案管理過程中，只有系統化地采集人事檔案、人才信息等并利用大數據技術發掘數據之間的關聯性，才能證明人事檔案記載及所采集信息是否真實、準確。立足大數據開發人事信息資源，首先要建立統一的人事信息平臺，在保證信息安全的基礎上，實現信息的可共享性、可比較性，為深度開發利用人事信息資源提供保障。在信息化建設的過程中，必須成立專門的部門或機構負責跟進，在平臺建設和實際利用方面及時溝通，進行針對本單位實際情況的個性化建設與開發及后期維護。這是一項筑基工作，是之后一切信息開發工作的前提和關鍵。只有平臺建設這個地基筑牢了，人事信息資源開發與利用這座大廈才能繼續建設。

（四）重視檔案工作者素質，配備高素質的檔案管理人員。事業的開創與發展離不開人才的支持，立足人才資源建設的人事檔案工作想要取得突破性進展，必須配備年輕有為，能力突出、立場堅定、原則性強、政治素質高的人才。在人事檔案管理過程中，對檔案內容是否真實、相關事項的關聯性是否合理、檔案信息所揭示的問題性質等各項判斷，都需要檔案工作者掌握干部、人才管理相關政策、原則、程序以及干部、人才成長的基本過程。同時，還必須掌握黨紀、黨規以及國家在不同時期的路線、方針、政策。此外，人事檔案工作者還必須掌握信息處理能力，尤其是數字信息采集、比對、分析能力以及人事檔案數字化建設能力，推動人事檔案數字化建設，維護數字檔案信息安全。

三、立足人才建設開發人事檔案的具體措施

人事檔案管理創新的主要目的之一，是立足人才資源建設開發利用人事檔案。人力資源管理主要包含六部分：人力資源規劃、招聘與配置、培訓與開發、績效管理、薪酬福利管理、勞動關系。人才資源是人力資源的一部分，建議從以下四個方面對干部人事檔案及輔助信息進行專題開發，圍繞不同主題對數據進行專題研究。

（一）人才規劃方面。挖掘提取干部人事檔案及輔助檔案現有人才相關信息，為人事部門根據學校學科建設規劃、發展目標和現有人才資源情況招聘提供依據。通過挖掘信息，分析現有人才結構，列出緊缺人才目錄。人事部門根據緊缺情況，評估需要引進人員具體水平，精準引進所需人才。缺學科帶頭人就引進學科帶頭人，缺骨干就大力引進骨干，摒棄遇到什么人才就引進什么人才，不顧人才梯隊建設和學科發展需求的粗放式引進。

（二）人才引進與配置方面。建立干部人事信息統一平臺，主動利用大數據篩選提供組織人事部門適崗人員圖像，通過大數據分析現有人員年齡、籍貫、受教育情況、研究領域、指導教師、工作經歷情況、婚姻狀況、配偶工作情況、子女情況等，分析建立適崗人員圖像。根據歷年人才訴求輔助檔案材料的積累，分析人才需求，有針對性地解決人才普遍關心的問題，并在人才招聘時主動出擊，提前排除問題以加大單位的吸引力。同時，制訂合理的信息采集項，采集求職者信息，對所需人才和求職者進行分析，為引進人才進行匹配度分析，評估人崗相適度、求職意愿程度、入職后穩定性等。

（三）人才培訓與開發方面。根據人事信息統一平臺，全面掌握人才參與的各項培訓及擁有的各項能力。大數據分析人才已經參加過的和可能感興趣的培訓，推送個人作為參考。準確掌握人才專業與研究領域，為高校人才與地方需求牽線搭橋，解決信息不對稱引起的人才浪費問題。為滿足地方人才需求深挖高校人才信息資源，同時也為高校人才的發展開辟更廣闊的空間，讓他們的知識和能力有更大的用武之地。

（四）人才考核與待遇方面。考核與待遇是緊密相連不可分割的兩部分，待遇的兌現以考核結果為基礎。人才引進后必然要簽訂聘用合同或工作合同，明確規定人才在單位工作期間的權利與義務，需完成的工作任務及對應的薪酬福利待遇。在簽訂合同前，大數據分析同類單位、科研院所、高等院校的人才界定考核標準及相應待遇，結合歷年人才檔案輔助材料中關于目標任務與待遇，分析人才工作合同與待遇對應情況，建立合適的付出回報模式，指導引進人才簽訂工作量與待遇相適應的聘用合同。在考核與評價時，除量化的聘用合同任務外，同時評估人才對單位的影響力及為單位帶來的影響力和社會效應，根據貢獻情況調整薪酬與福利。

四、結語

干部人事檔案的開發利用是需要不斷與時俱進地研究、實踐、調整、創新，立足人才資源建設的人事檔案開發與利用具有重要的意義。在不斷克服現有困難的同時，創新干部人事檔案的管理，更新理念才能更好地適應干部人事檔案事業發展的需要。