集團化企業數字檔案室建設實踐與探索

文/北京公共交通控股（集團）有限公司 楊娜 侯愷

一、企業數字檔案室的內涵及建設意義

（一）內涵。《企業數字檔案館（室）建設指南》明確，企業數字檔案館（室）是指企業運用現代信息技術固化檔案工作業務流程，對本企業或與其具有資產隸屬關系企業的電子檔案或其他數字資源進行收集、整理、保存，并通過網絡提供檔案信息服務和共享利用的集成管理系統平臺。對于數字檔案館（室）的闡述，明確了企業數字檔案室應具備的主要功能，與企業傳統檔案館（室）相比，企業數字檔案館（室）是對檔案管理的改革和創新，推動檔案管理向系統化、信息化、智能化的方向發展。

（二）建設意義。第一，打破“信息孤島”，實現數字檔案資源的有機整合。數字檔案室系統與OA系統及各業務系統對接，各類檔案資源實現集中統一、規范管理，有效地解決了目前電子文件分散、不便利用、文件保管成本高、信息孤立等問題。第二，改變傳統檔案管理模式，實現檔案管理信息化。數字檔案室的建立，使電子文件從原來由業務系統的生成、審批、定稿、歸檔升級到數字檔案室系統的收、管、存、用，整個生命周期實現信息化、自動化管理，有效提高了檔案工作的效率。第三，開發檔案信息資源，提升檔案服務水平。打破傳統檔案利用時間空間的限制，對整合后的檔案資源進行深層次加工和知識化組織，使“靜態檔案”轉換為“動態信息”，發揮檔案的重要價值，為檔案利用者提供個性化服務，同時為企業的發展提供決策依據。

二、企業檔案現狀及檔案信息化發展現狀

（一）企業檔案現狀。北京公交集團成立于1921年，是以經營地面公共交通客運業務為依托，集城市客運、公交旅游、廣告傳媒、汽車銷售、汽車租賃為一體的國有獨資大型公交企業集團。北京公交集團室藏檔案數量較大，檔案資源豐富，具有很高的歷史價值。截至2021年11月底，全系統管理260個全宗，文書、科技、會計、聲像、合同、實物六類檔案，檔案門類齊全。機關總部紙質檔案1.1萬余卷，3.4萬余件，實物檔案近3000件，下屬單位紙質檔案1.1萬余卷，近9萬件，實物檔案1.5萬余件。

（二）檔案信息化發展現狀。“十三五”期間，北京公交集團在不斷發展完善信息化的同時，開始向數字化階段轉型。北京公交檔案管理系統1.0版本于2017年上線試運行，實現了與OA自動化辦公系統的對接，截至目前已完成33個全宗的搭建工作，形成各類檔案條目共計近11萬條。但是，除了與OA系統對接外，尚未實現與其他業務系統的對接，各業務系統產生的大量結構化和非結構化數據使得歸檔范圍界定難度較大，電子文件的歸檔及規范化管理是亟需解決的難題。

2021年12月，北京公交集團為積極響應市委、市政府對企業檔案信息化工作的要求，實現檔案管理的標準化、信息化、規范化，啟動了數字檔案室建設項目，并于2022年被列入國家企業數字檔案室的試點企業。目前，北京公交集團數字檔案室項目處于建設階段。

三、企業數字檔案室建設過程與實踐

本文以北京公交集團數字檔案室建設為例，詳細論述了數字檔案室的建設過程與具體實踐，并進行了深度思考和經驗總結。

（一）基礎設施建設。主要包括網絡基礎設施和數字化加工軟硬件設施。1.企業總部搭建了核心機房、虛擬化平臺、軟硬件資源池等。2.引入了涉密一體機、磁光電一體機、堡壘機等，保證了數據的安全存儲與備份。3.啟動數據湖項目，提供海量數據采集、存儲、價值挖掘、云計算等專業服務。4.分配了系統應用服務器、接口服務器、全文檢索服務器、OCR服務器等。5.配備了高速掃描儀、平板掃描儀、A0掃描儀、高拍儀、電腦、打印機、光盤刻錄機等硬件設備，以及數字化加工軟件，大大提高了數字化轉換工作效率。

（二）數字檔案室系統建設。根據《企業數字檔案館（室）建設指南》，在北京公交檔案管理系統1.0版本基礎上進行了全面升級：1.對收集、整理、移交、接收、借閱、利用、鑒定銷毀等功能進行了全面升級開發。2.新增了日志統計、年報統計、全宗卷管理、原文級元數據管理、三員管理、檔案編研、OCR自動識別、虛擬庫房管理等功能。3.選定OA系統、線網業務管理系統、合同管理系統、車輛技術管理平臺4個業務系統與數字檔案室系統進行對接。4.對業務系統的歸檔范圍、歸檔規則、元數據信息以及系統間對接的技術接口方案進行確定。5.實現了本企業主營業務系統電子文件歸檔管理模式，構建企業特色電子檔案專題庫，充分發揮了檔案應有的價值。

（三）數字檔案資源建設。按照國家檔案局《關于開展企業集團數字檔案館（室）建設試點工作的通知》（以下簡稱《通知》）要求，北京公交集團總部及26家下屬單位被列入本次企業集團數字檔案室項目的試點單位。按照《通知》中對數字檔案室項目驗收要求，企業總部傳統載體數字化率需達標90%，納入試點的26家下屬企業室藏檔案數字化率需達標70%。

為了按要求完成數字化轉換任務，集團領導層開展了如下工作：1.組建數字化轉換自有團隊。從集團下屬單位選拔有數字化加工工作經驗的人員組建團隊，邀請專家講授檔案基礎知識及各類軟硬件設施的使用方法。2.有效組織數字化轉換人員。根據各單位室藏檔案情況及距離遠近，將轉換人員分為試點單位現場轉換組、試點單位集中轉換組、機關轉換組。試點單位現場轉換組負責檔案數量較多、年代較久遠的單位室藏檔案轉換，試點單位集中轉換組負責距離較遠、人員不便前往的遠郊區縣單位，機關轉換組負責集團總部所有門類室藏檔案的轉換工作。3.明確數字化轉換范圍。北京公交集團根據室藏檔案情況，進行了檔案價值的鑒定，明確數字化加工的范圍，對利用頻繁、形成年代相對較早、價值珍貴的檔案應優先數字化。4.制定了數字化轉換工作方案。對轉換工作的開展形式、人員的分配、轉換工作流程、轉換時間安排、檔案安全問題等做出了明確要求，促使數字化轉換工作按照計劃有條不紊地開展。

（四）數字檔案室制度建設。參照國家及行業標準，結合實際情況，以需求為導向，建立健全適合企業檔案標準化工作協調的機制，完善各項規章制度，健全管理體系。

編制完成了《傳統載體檔案數字化實施細則》《電子文件歸檔和電子檔案管理辦法》《檔案管理系統運行維護管理辦法》《檔案管理系統應急管理辦法》《檔案系統安全與保密管理辦法》《電子檔案管理系統操作利用管理辦法》《電子文件元數據規范》《業務系統歸檔接口規范》《四性保障方案》等規章制度，形成了本企業數字檔案室的標準規范體系，使檔案工作有章可循、有制可依。

（五）安全保障體系建設。數字檔案室建設必須加強安全管理，制訂了《數字檔案室保密制度》。從而明確各崗位的保密職責，如離職人員簽訂離職保密協議，在職人員實行責任分散制度，關鍵崗位實行輪崗制，關鍵環節采取多人負責制等。此外，要保證數字檔案信息的可靠、可用、不泄密、不被非法篡改，保持信息系統軟硬件的穩定性、可靠性等。

（六）人才素質提升。數字檔案室建設相比傳統檔案管理，項目人員應由高素質復合型人才組成，不僅要具備檔案業務知識，同時要有一定的信息技術相關經驗，能夠將檔案業務管理流程與現代信息技術相結合，將數字檔案室系統建設得更加方便、快捷、智能。1.企業總部從內部選聘符合條件的優秀人員組建數字檔案室建設項目組。2.企業采用“請進來、走出去”的形式，積極開展檔案專業培訓，邀請行業內專家指導工作、講授知識，了解檔案前沿知識、拓展檔案工作思路，不拘泥于傳統檔案管理的思路中。3.參觀學習數字檔案室建設工作開展較好的單位，借鑒其經驗做法，不斷提高和完善自身工作。

四、對實踐的總結與思考

在數字檔案室的建設過程中，要不斷總結經驗，逐步形成建設與應用的一套理論。有效推進數字檔案室建設還需注意以下幾點。

（一）領導重視是前提。數字檔案建設是一項任重道遠的建設性工作。只有領導轉變觀念，從傳統檔案管理模式轉向檔案信息化管理，才能有效推進數字檔案室建設。一方面，可以將其列入年度重點工作以及“十四五”發展規劃中，制定數字檔案室建設方案，建立考核機制，有效促進數字檔案室建設工作的開展；另一方面，可以加強各部門之間的協調聯動，明確職責、認真協商、積極配合，形成工作合力。另外，數字檔案室建設是一項長周期性投資，短期回報較小，只有投入所需資金才能購置各類軟硬件設施、聘請專業技術人員、持續系統開發與完善等。

（二）制度建設是關鍵。規范管理，制度先行。從傳統的檔案管理到檔案數字化管理，檔案工作形式發生了很大的改變。企業應依照國家、行業相關標準規范，結合企業實際情況，建立健全各項規章制度，從檔案的收、管、存、用，到數字檔案室人員崗位職責、系統運行維護管理制度、數字化加工管理制度、安全保密制度等，逐步建立起一套科學合理、符合實際的規章制度體系，使數字檔案室管理工作有法可依、依規而行、有章可循。

（三）統籌規劃是根本。數字檔案室建設是對傳統檔案管理工作的改革創新。在建設工作開展之前應該進行全面調研，掌握企業各單位檔案管理情況、檔案數字化開展情況；收集企業檔案人員、負責領導以及普通員工對數字檔案室功能的不同需求；了解各業務系統文件生成的類型、可歸檔范圍，與數字檔案室系統對接的可行性。在深入調研工作完成后，厘清工作思路、明確工作任務、搞好工作布局、訂好實施計劃，有條不紊地開展數字檔案室建設工作。

（四）系統安全是保障。在數字環境下，檔案的信息安全較之傳統環境中的檔案安全發生了巨大的變化，尤其是技術因素占了很大一部分比重。1.利用CA認證技術確保用戶必須通過CA認證系統才能進入系統進行相應操作，防止非法訪問與操作。2.利用訪問控制技術對用戶使用數據資源權限進行限制，根據用戶不同密級授予相應的操作權限，防止權限擴散。3.利用云計算技術建立安全日志，記錄檔案信息資源使用的每個節點，保證數據不丟失和及時恢復。4.利用防火墻技術保護內部網免受非法用戶的入侵。5.利用區塊鏈技術提高檔案信息可追溯性、不可篡改性。

（五）人才儲備是基礎。傳統的檔案管理思維已跟不上當今檔案工作的發展，甚至有些檔案人員年齡偏大，對計算機、掃描儀等先進設備的操作存在問題，更不具備數字檔案室建設的能力。在對現有檔案管理人員加強業務培訓的同時，需要建立人才引進機制，為數字檔案室建設注入新鮮血液。同時，應建立完善的用人機制，組建高素質檔案工作團隊，以適應新形勢下檔案工作的發展，為數字檔案室建設持續助力。

（六）開拓創新促發展。檔案管理工作的最終目的是利用，數字檔案室建設是為了提供更加優質便捷的檔案利用服務。在數字檔案室建設過程中運用先進的大數據、區塊鏈等技術，不斷創新檔案利用服務形式，對數字檔案資源進行整合及更深層次的開發，滿足更多檔案利用者的個性化需求，實現檔案信息資源的共享，有利于拓展檔案服務能力。在當今信息化和數字化技術飛速發展的時代，數字檔案室建設是檔案管理發展的必然趨勢和方向。作為檔案工作者，要順應檔案數字化發展的潮流，把自己從老舊的檔案管理思維中解放出來，積極學習了解最前沿的檔案學知識，拓展思路，緊跟國家檔案事業發展的步伐，運用數字檔案室建設的先進理念和信息化技術促進檔案工作高效發展。