以開放大學用戶支持服務為導向的數字檔案館構建研究

文/安徽開放大學 郭玉娟

數字檔案館建設是檔案工作信息化、現代化的具體體現，相對于傳統檔案館，數字檔案館有著非常豐富的數字化信息資源，能夠突破空間區域限制，為用戶提供高效便捷的檔案信息服務，實現檔案信息資源的共享。隨著計算機信息技術和網絡技術的飛速發展，開放大學不限時空的網絡學習形式和不同類型的教育形式，對數字檔案館功能和信息服務提出了更高要求。隨著開放大學建設過程中各種學習方式和培養模式的變化，產生出不同類型的學習主體和形式，如學歷教育學生和非學歷教育培訓的學生在學習過程中產生的檔案信息資料，如何實時合理進入數字檔案館，保證檔案資源的完整性，以滿足不同用戶的需要。在開放大學建設過程中，傳統的檔案館已經無法滿足管理者和學習者的需求，筆者試圖以用戶服務為出發點，并結合開放大學建設的自身特點，來設計一個滿足不同用戶需求的數字檔案館。

一、開放大學背景下數字檔案館建設存在的問題

（一）學習平臺系統和數字檔案館系統沒有實現數據對接。開放大學有很多不同類型學習平臺，這些學習平臺與數字檔案館是相對獨立的，沒有統一標準規范的接口，無法實現對接。學習主體在學習過程中產生的各種學生信息、學習過程記錄信息等資源，因為數據格式不統一或者沒有對接接口等原因，無法直接輸入進數字檔案館，從而增加了檔案數據信息收集的工作量，也導致學生用戶及相關存檔部門不能有效獲取他們所需的檔案信息。

（二）學習主體產生的學習過程記錄等檔案不完整。開放大學學習主體及學習形式存在多樣性，有不同層次和年齡的學習主體，通過采取不同形式的學習，不僅只有線下面授課教育形式的學習主體，還有采取線上和線下相結合的各種學歷和非學歷教育培訓的學習主體，他們對檔案信息的需求也不一樣，有的需要整個學習過程的檔案信息，有的只需畢業或者結業的證書檔案等。可是目前的數字檔案館只能提供畢業檔案信息，缺少學習過程檔案記錄，尤其對于非學歷教育培訓的學習過程檔案信息，認為短期培訓，存檔資料較少，所以導致學習主體產生的學習過程記錄不完整。

（三）缺少遠程查詢利用檔案信息服務。開放大學為學習主體提供多樣化的教育服務，滿足學習主體不限空間和時間的隨時隨地的學習需求。可是當學習主體需要查閱利用檔案時，有的數字檔案館因缺少遠程查詢利用檔案功能，需要到現場調取紙質檔案，這種傳統的查詢利用方式程序繁瑣，不能高效便捷地服務學習主體，也不利于檔案信息資源的共享。

（四）缺少復合型數字檔案館管理人才。數字檔案館工作人員大部分是其他專業出身，缺少既懂檔案專業知識、又懂計算機網絡技術專業知識的復合型應用人才。這些檔案工作人員知識構成略顯單薄，對檔案信息服務流程熟悉，但是對計算機信息技術方面的問題卻不能很好地解決，缺乏對大數據技術和云技術的分析應用能力，從而影響用戶對檔案信息服務的利用和數字檔案館作用的發揮。

二、構建以開放大學用戶支持服務為導向的數字檔案館原則

數字檔案館最大的功能，就是充分發揮先進的計算機信息網絡技術，整合豐富的檔案信息資源，為用戶提供便捷、高質量的檔案信息服務。結合開放大學自身特點，在構建以用戶服務為導向的數字檔案館時，應堅持用戶服務多樣性的原則、堅持檔案數據資源完整性和多樣性原則、堅持檔案信息利用遠程化、共享化的原則，堅持檔案信息安全和數據標準規范原則。

（一）堅持用戶服務多樣性的原則。傳統檔案館的用戶服務比較單一，一般只為學校工作人員和學歷教育的學生提供檔案信息服務。隨著開放大學建設過程中，不同學習主體類型的產生，非學歷教育的學生也產生了很多檔案信息，所以構建以開放大學用戶支持服務為導向的數字檔案館，應堅持用戶服務多樣性的原則，為不同類型的用戶提供便捷、高質量的檔案信息服務。

（二）堅持檔案數據資源完整性和多樣性原則。在開放大學數字檔案館建設中，無論是通過將傳統檔案數據進行信息化加工的方式還是直接從各種平臺對接中獲取的檔案數據，都要確保資源的完整性和多樣性，這對于檔案用戶查詢利用和歸檔單位責任主體都是很有必要的。如果在歸檔過程中由于檔案管理人員的認識不足或者不懂技術無法操作，以及沒有載體等各種原因，導致數字檔案信息材料收集不齊全，對后續的查詢利用服務都是有風險和影響的。因此，在構建開放大學的數字檔案館時，要做到應歸盡歸，尤其是非學歷教育培訓各階段產生的檔案材料，需要及時收集整理、補充遺漏或不規范的文件材料，推送至數字檔案館中，而且對于不同載體和不同存儲方式也應歸到數字檔案館中，從而保證檔案數據資源的完整性和多樣性。

（三）堅持檔案信息利用遠程化、共享化的原則。開放大學背景下的數字檔案館要充分發揮現代信息技術和網絡技術的作用，將不同類型、不同載體、不同時空產生的檔案資源整合到同一個檔案信息管理系統中，然后根據不同類型用戶服務需求為出發點，實現便捷的高校信息服務。傳統的檔案信息利用方式需要現場查閱調用，開放大學的數字檔案館要突破地域和服務方式限制，以用戶檔案信息資源服務為中心，通過遠程化和網絡化的方式主動給用戶提供所需檔案信息資源，還能智能分析和推送用戶所需的信息資源，從而真正實現檔案信息資源共享。

（四）堅持檔案信息安全和數據標準規范原則。檔案信息安全和統一標準規范體系是開放大學數字檔案館建設的重要依托和保障，是數字檔案館平臺系統與其他學習平臺對接、檔案信息資源長期、安全管理和有效查詢利用的先決條件。數字檔案館在建設過程中，要建立相應的檔案信息安全保護機制和采用統一的數據標準規范，主要包括電子檔案信息數據安全管理，訪問控制管理，數據庫安全級別管理及數據處理編碼標準等相應的數據安全管理的標準，一旦缺乏安全管理和統一的標準規范，將會導致數字檔案館在管理和利用方面存在風險，無法保障數字檔案館的正常運轉。所以在構建數字檔案館時，應堅持檔案信息安全和數據標準規范的原則。

三、構建以開放大學用戶支持服務為導向的數字檔案館系統

開放大學背景下構建的數字檔案館應以服務不同用戶為中心，在堅持用戶服務多樣性、檔案信息資源完整性和多樣性、檔案信息利用遠程化、共享化、檔案信息安全和數據標準規范的原則指導下，充分運用現代信息技術和網絡技術，突出平臺的智能性、完整性、共享性、多樣性、服務性等特點，將各學習平臺、辦公自動化系統與檔案管理平臺對接，對所產生的各種數據信息資源通過智能收集整理系統進行篩選和整合，保證數據的完整性和多樣性，建立豐富的檔案信息資源，為數字檔案的管理和利用奠定基礎。以開放大學用戶支持服務為導向的數字檔案館系統主要有元數據智能收集整理系統、數字檔案管理系統、電子檔案遠程查詢利用系統、后臺管理系統等。

（一）元數據智能收集整理系統。數字檔案館收集內容和方法應該更加豐富、便捷和多樣，所以應該建立元數據智能收集整理系統，主要是將各學習平臺和辦公自動化系統產生的各類學生信息檔案、電子文件及其元數據，按照統一標準規范建立符合檔案業務流程的接收機制，對檔案數據進行自動整理、預歸檔儲存管理、智能分析篩選處理，從源頭上保證數字檔案文件信息的真實、完整、有效，并實現數據對接。同時，還包含線下脫機導入、導出和批量導入、導出等功能。

（二）數字檔案管理系統。與傳統檔案系統不同的是，其主要以用戶服務中心，采用統一的符合國家標準的格式規范，將檔案信息數據選擇在線、離線、異地、異質和分級存儲等方式存儲，確保不同類型檔案的合理存儲與管理及優化處理。同時，還設計有檔案安全保密功能，對不同數據信息能夠實現不同權限的用戶管理，滿足對應各層級權限范圍的用戶查詢利用檔案的需要。同時還可以實現對歸檔業務流程、檔案存儲方式等進行設計和操作。

（三）數字檔案遠程查詢利用系統。開放大學建設過程中，學習主體對檔案的需求更多的是查詢利用。數字檔案遠程查詢利用系統，應能實現電子檔案遠程查詢、檔案信息共享、統計分析等功能，尤其要設計好檔案信息智能安全檢索查詢方式，要能實現以遠程智能查詢為主，人工確認為輔的混合檢索方式，能簡化檔案信息申請查詢流程，利用大數據技術，智能安全地輸出不同用戶所需要的檔案信息，優化檢索查詢的流程和方式，提高檢索效率，為用戶提供安全、便捷、高效的檔案信息服務。同時，還要設計查詢交流互動功能，便于檔案管理者和檔案信息查詢利用者可以實時在線交流、遠程查詢指導交流等，解決不同用戶的不同需求。

（四）數字檔案館后臺管理系統。數字檔案館后臺管理系統主要包括對元數據智能收集整理系統、數字檔案管理系統、數字檔案遠程查詢利用系統數據的管理和操作，還包括用戶信息增刪、用戶權限設置、各種數據操作、智能預歸檔方式設置、檔案信息存儲方式調整、數據格式設置、歸檔業務流程設置、智能檢索方式設置、數字檔案輸出和印章安全管理設置、數據庫安全訪問和驗證管理、用戶信息反饋收集等。因此在后臺管理系統中，尤其要重視安全防護系統的設置，必須能夠抵御計算機病毒、解密技術等從數據庫中非法獲取個人信息，提升個人信息的防護技術，防止個人檔案信息發生泄露。

四、結語

數字檔案館要健全管理制度，引進復合型檔案專業人才，開展不同形式的業務培訓，以提高檔案管理人員的檔案數字化建設的理論水平和業務實踐能力為目標，把先進的計算機網絡技術、大數據技術、云計算技術、數據安全防護技術等先進的信息技術作為重點培訓的知識和內容，進一步提升數字檔案館檔案信息服務的水平。結合開放大學自身實際，本文中構建的以用戶服務為中心的功能齊全的數字檔案館，有助于進一步提高檔案管理質量，豐富檔案信息資源，提升檔案信息服務水平，最大限度滿足開放大學不同用戶對檔案信息資源服務的個性化和多樣化需求，以實現檔案信息資源的整合和共享。