非生產(chǎn)物料及服務(wù)驗(yàn)收數(shù)字化設(shè)計(jì)及實(shí)現(xiàn)

潘楊玲 馬曉蘭 張慶容

（上汽通用五菱汽車股份有限公司，廣西柳州 545007）

1.研究背景

驗(yàn)收是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的重要環(huán)節(jié)，對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量及成本有著根本的影響，應(yīng)在提起、審批、記賬、付款等流程中加強(qiáng)內(nèi)部控制的管理，確保企業(yè)產(chǎn)品在成本、合同管理上的優(yōu)勢(shì)。在企業(yè)的長(zhǎng)期發(fā)展進(jìn)化過程中，已經(jīng)形成了基本的采購(gòu)驗(yàn)收流程和采購(gòu)驗(yàn)收的相關(guān)管理規(guī)定，但如果這些流程得不到完善，管理規(guī)定不夠謹(jǐn)慎嚴(yán)密，就會(huì)給一些不法分子鉆企業(yè)作業(yè)流程空子、鉆企業(yè)管理規(guī)定空子的機(jī)會(huì)，勢(shì)必給企業(yè)造成經(jīng)濟(jì)上的損失，導(dǎo)致企業(yè)管理的混亂[1]。因此，如何加強(qiáng)采購(gòu)驗(yàn)收的內(nèi)部控制手段，避免各種暗箱操作和流轉(zhuǎn)風(fēng)險(xiǎn)的行為是保證采購(gòu)合同正常運(yùn)轉(zhuǎn)的基礎(chǔ)，是企業(yè)成本控制的根本。沒有得到執(zhí)行的制度，說得再好也只能是紙上談兵，嚴(yán)密的驗(yàn)收制度只有借助驗(yàn)收人員的堅(jiān)決執(zhí)行，借助信息化管理工具去完成，才會(huì)達(dá)到制訂制度的初衷。

長(zhǎng)久以來，非生產(chǎn)物料及服務(wù)類物資驗(yàn)收依托與公司的流程約定和業(yè)務(wù)操作人員的手工作業(yè)，而在生產(chǎn)運(yùn)行中驗(yàn)收環(huán)節(jié)牽涉的業(yè)務(wù)場(chǎng)景和相關(guān)因素不斷增多，在管理上難以適應(yīng)新的采購(gòu)形勢(shì)和市場(chǎng)環(huán)境。主要體現(xiàn)在7 個(gè)方面：（1）信息孤島。實(shí)際驗(yàn)收人員難以獲取合同信息，無法準(zhǔn)確判斷是否已經(jīng)全部交付或抵達(dá)對(duì)應(yīng)的驗(yàn)收節(jié)點(diǎn)。而采購(gòu)職責(zé)與驗(yàn)收職責(zé)剝離，往往由供應(yīng)商向采購(gòu)提出對(duì)賬函或征詢函才獲知疏漏驗(yàn)收的信息。（2）效率低下。以手工填寫作業(yè)為主的單據(jù)需要驗(yàn)收人提交收貨單、質(zhì)量合格證、服務(wù)效果實(shí)施證明、交付物證明或試驗(yàn)結(jié)果等材料來證明質(zhì)量監(jiān)督與實(shí)物收貨，該模式耗費(fèi)大量人力、物力，如交付周期較長(zhǎng)單據(jù)丟失則極易引起扯皮和糾紛，效

率不高。（3）質(zhì)量堪憂。單純靠郵件、電話及現(xiàn)場(chǎng)溝通來交互采購(gòu)清單和合同編號(hào)，因驗(yàn)收為采購(gòu)合同PO 維度進(jìn)行，SAP 作為終端接受收貨記賬冗余度差，造成驗(yàn)收質(zhì)量低下，錯(cuò)漏頻發(fā)，大量存在退單和重復(fù)簽單。（4）審批困難。層層提交，逐級(jí)驗(yàn)收，一級(jí)回頭全部重來，存在大量呆滯時(shí)間，而管理層較難獲取報(bào)表數(shù)據(jù)，往往對(duì)驗(yàn)收內(nèi)容及質(zhì)量存疑，審批難度極高。（5）移交困難。公司在存在多地理位置工廠，最終驗(yàn)收需要提交至總部采購(gòu)，紙媒傳遞移交困難且易丟失。（6）查找及數(shù)據(jù)分析無從談起。單據(jù)以紙媒形式單份提交單獨(dú)存檔，查找困難，數(shù)據(jù)分析無從談起。（7）存檔困難。紙媒單據(jù)及票據(jù)憑證多，需要大量人力和場(chǎng)地進(jìn)行歸檔存儲(chǔ)。

2.非生產(chǎn)物料及服務(wù)驗(yàn)收數(shù)字化設(shè)計(jì)

2.1 業(yè)務(wù)調(diào)研

由研究背景可知，非生產(chǎn)物料及服務(wù)驗(yàn)收維持傳統(tǒng)手工作業(yè)模式不能適應(yīng)快速發(fā)展的經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)模式。在業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)移進(jìn)行數(shù)字化設(shè)計(jì)之前，務(wù)必要對(duì)參與非生產(chǎn)物料及服務(wù)驗(yàn)收的上下游進(jìn)行訪談和調(diào)研，以實(shí)現(xiàn)滿足上下游業(yè)務(wù)填寫習(xí)慣、權(quán)限矩陣、審批權(quán)限和數(shù)據(jù)獲取的功能。已知在驗(yàn)收過程中，會(huì)涉及公司制造體系、技術(shù)中心、銷售公司、生產(chǎn)基地、職能行政部門的驗(yàn)收發(fā)起，在正常過程中，驗(yàn)收的是PO 的明細(xì)內(nèi)容，得到的結(jié)果是收貨記賬，傳遞的是開票通知，最終以發(fā)票校驗(yàn)完成支付為閉環(huán)進(jìn)行。根據(jù)PO 明細(xì)內(nèi)容對(duì)公司各業(yè)務(wù)組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行訪談，結(jié)合采購(gòu)結(jié)構(gòu)化運(yùn)轉(zhuǎn)結(jié)果可獲取信息為：采購(gòu)合同成本構(gòu)成涉及一般物料、技術(shù)外包服務(wù)、運(yùn)輸服務(wù)、勞務(wù)外包、CPU 量相關(guān)制造外包、租賃服務(wù)、市場(chǎng)公關(guān)類服務(wù)及其他類服務(wù)。恰巧預(yù)算根據(jù)不同的科目分配，可以根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)進(jìn)行八大類拆分，而驗(yàn)收也是通過這八大類進(jìn)行清單裂解和組合。那么根據(jù)不同的業(yè)務(wù)類型維度設(shè)計(jì)不同的附表類型和數(shù)據(jù)抓取形式，即可滿足業(yè)務(wù)的實(shí)際需求。

對(duì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)來源與體現(xiàn)調(diào)研能滿足實(shí)際需求后，即可實(shí)行立項(xiàng)與設(shè)計(jì)，但實(shí)際業(yè)務(wù)的運(yùn)轉(zhuǎn)只有數(shù)據(jù)堆砌是無法進(jìn)行的，在實(shí)際業(yè)務(wù)中，具備主業(yè)務(wù)流程、操作過程和審批工作流程。因此，在系統(tǒng)搭建前，必須完善優(yōu)化業(yè)務(wù)流程和操作過程。在傳統(tǒng)模式中（見圖1）大量手工傳遞業(yè)務(wù)存在，一步錯(cuò)則需要全盤重來，而且在最終開票環(huán)節(jié)由于進(jìn)度付款等原因供應(yīng)商未能進(jìn)行驗(yàn)收確認(rèn)，在結(jié)算過程中常有糾紛，影響極壞。在前后業(yè)務(wù)流程調(diào)研完成后，在數(shù)字化流程搭建前必須充分必要地解決這個(gè)問題。

圖1 傳統(tǒng)驗(yàn)收業(yè)務(wù)模式流程

2.2 數(shù)字化流程搭建

基于研究背景和傳統(tǒng)業(yè)務(wù)調(diào)研，在非生產(chǎn)物料及服務(wù)驗(yàn)收數(shù)字化過程中，要利用有限的數(shù)據(jù)盡量?jī)?yōu)化和簡(jiǎn)化操作過程，將不必要的傳遞和錯(cuò)誤的順序在數(shù)字化過程中進(jìn)行修正和簡(jiǎn)化。在所有場(chǎng)景的調(diào)研中，均體現(xiàn)出供應(yīng)商后端確認(rèn)的弊端會(huì)引起極大批量的二次修正和重復(fù)審批，且風(fēng)險(xiǎn)極大，而在傳統(tǒng)業(yè)務(wù)中，數(shù)據(jù)的傳輸不具備保密和安全性能，往往由郵件傳達(dá)，極易轉(zhuǎn)發(fā)，偶爾商務(wù)采購(gòu)人員在友商能看到本公司的定點(diǎn)內(nèi)容和單價(jià)。而采購(gòu)價(jià)格和明細(xì)數(shù)據(jù)往往與公司的成本構(gòu)成相關(guān)，與公司是否具有一定市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力密不可分。基于此，在設(shè)計(jì)新數(shù)字化流程中，充分考慮權(quán)限矩陣，限制單價(jià)的查看、導(dǎo)出和分析極其重要。經(jīng)過長(zhǎng)時(shí)間的內(nèi)部調(diào)研，新業(yè)務(wù)流程僅需要由實(shí)收人發(fā)起流程、供應(yīng)商確認(rèn)驗(yàn)收內(nèi)容、內(nèi)部審批、系統(tǒng)記賬、系統(tǒng)通知開票、自動(dòng)發(fā)票校驗(yàn)及入賬開展。根據(jù)采購(gòu)合同所包含的預(yù)算信息，可以分別就成本中心映射相對(duì)應(yīng)的業(yè)務(wù)部門，單個(gè)業(yè)務(wù)部門有且只能查詢?cè)摬块T該科室所申請(qǐng)預(yù)算下的采購(gòu)合同，有且只能看到采購(gòu)明細(xì)的標(biāo)的、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量和單位，并不能直觀地獲取采購(gòu)單價(jià)及總價(jià)。而科目代碼映射對(duì)應(yīng)的費(fèi)用出處和費(fèi)用類型，則通過映射表單能直接勾稽采購(gòu)的類型以區(qū)分IT 通過數(shù)據(jù)接口從不同的數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)獲取相對(duì)應(yīng)的采購(gòu)明細(xì)提供給業(yè)務(wù)部門進(jìn)行實(shí)際驗(yàn)收。此兩手段運(yùn)行后，申請(qǐng)人有且只能查詢到同科室申請(qǐng)的采購(gòu)項(xiàng)目，在驗(yàn)收時(shí)只能對(duì)采購(gòu)合同的明細(xì)進(jìn)行實(shí)物或服務(wù)的交付驗(yàn)收，而不對(duì)采購(gòu)價(jià)格、供應(yīng)商負(fù)責(zé)。供應(yīng)商通過固定的供應(yīng)商門戶，能在驗(yàn)收審批完成前，就采購(gòu)合同明細(xì)能詳細(xì)地看到驗(yàn)收的內(nèi)容和每項(xiàng)的單價(jià)，就本次驗(yàn)收提供的實(shí)物或服務(wù)內(nèi)容、小計(jì)進(jìn)行確認(rèn)，還可以就本次驗(yàn)收進(jìn)行業(yè)務(wù)授權(quán)等功能。在數(shù)字化流程搭建過程中也確定了數(shù)據(jù)的來源和走向。由業(yè)務(wù)部門根據(jù)預(yù)算申請(qǐng)信息獲取采購(gòu)合同編號(hào)，通過合同編號(hào)在采購(gòu)系統(tǒng)中獲取采購(gòu)合同主數(shù)據(jù)：（1）采購(gòu)標(biāo)的；（2）供應(yīng)商信息；（3）剩余驗(yàn)收數(shù)量；（4）驗(yàn)收類型。同時(shí)，系統(tǒng)根據(jù)已獲取的采購(gòu)合同主數(shù)據(jù)里不顯示但已抓取的科目代碼信息勾稽映射表同步對(duì)應(yīng)的驗(yàn)收附表明細(xì)：（a）附表類型；（b）采購(gòu)具體合同明細(xì)；（c）采購(gòu)單位及商務(wù)條款。此時(shí)業(yè)務(wù)部門只需要維護(hù)附表內(nèi)的實(shí)際驗(yàn)收數(shù)量或服務(wù)內(nèi)容工作量，平臺(tái)通過抽取采購(gòu)單價(jià)、運(yùn)算邏輯計(jì)算出本次驗(yàn)收的小計(jì)金額，構(gòu)成本次驗(yàn)收的主要數(shù)據(jù)，驗(yàn)收人僅需要再對(duì)本次驗(yàn)收服務(wù)做出評(píng)價(jià)即可提交流程輪轉(zhuǎn)。

2.3 數(shù)據(jù)接口及數(shù)據(jù)邏輯設(shè)計(jì)

非生產(chǎn)物料及服務(wù)驗(yàn)收數(shù)字化業(yè)務(wù)模式流程定下之后，總體方案已經(jīng)鎖定，下一步應(yīng)進(jìn)行系統(tǒng)數(shù)據(jù)對(duì)接，開放數(shù)據(jù)接口并按業(yè)務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)邏輯設(shè)定主鍵，保證數(shù)據(jù)真實(shí)有效可獲取。驗(yàn)收是基于采購(gòu)合同的，因此需要對(duì)采購(gòu)合同進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化。例如固定的單元存儲(chǔ)固定的數(shù)據(jù)，而該固定數(shù)據(jù)是系統(tǒng)能讀取到的唯一值。研究采購(gòu)操作系統(tǒng)，采購(gòu)合同區(qū)分為：（1）據(jù)實(shí)。采購(gòu)合同只鎖定業(yè)務(wù)預(yù)算，采購(gòu)明細(xì)的單價(jià)和預(yù)算有效期，不約定固定的數(shù)量，根據(jù)單月或季度的實(shí)際使用量進(jìn)行結(jié)算直至預(yù)算使用完畢。（2）不據(jù)實(shí)。采購(gòu)合同既鎖定實(shí)際采購(gòu)物品或服務(wù)明細(xì)又約定具體采購(gòu)數(shù)量的約定總價(jià)合同。已在前文累述采購(gòu)成本類型，經(jīng)充分分析、提樣、測(cè)試后，數(shù)據(jù)接口預(yù)算取數(shù)邏輯同步其他業(yè)務(wù)模塊子系統(tǒng)數(shù)據(jù)。在采購(gòu)系統(tǒng)的分流下，根據(jù)科目代碼的映射和具體的取數(shù)邏輯可以實(shí)現(xiàn)各式各樣需求種類繁雜的驗(yàn)收實(shí)現(xiàn)。

3.設(shè)計(jì)實(shí)現(xiàn)

由業(yè)務(wù)背景出發(fā)進(jìn)行數(shù)字化改進(jìn)調(diào)研，從調(diào)研結(jié)論引出數(shù)字化流程優(yōu)化和數(shù)據(jù)抽取邏輯結(jié)論，根據(jù)結(jié)論編寫非生產(chǎn)物料及服務(wù)驗(yàn)收閉環(huán)業(yè)務(wù)需求文檔，已獲取IT 解決方案及項(xiàng)目范圍定義，基于現(xiàn)有財(cái)務(wù)平臺(tái)微服務(wù)架構(gòu)，新建非生產(chǎn)物料及服務(wù)驗(yàn)收服務(wù)和主數(shù)據(jù)服務(wù)，旨在通過數(shù)字化手段實(shí)現(xiàn)以下幾個(gè)目標(biāo)：（1）系統(tǒng)驗(yàn)證合同和結(jié)算的一致性；（2）對(duì)非生產(chǎn)物料及服務(wù)采購(gòu)業(yè)務(wù)形成從合同到交付確認(rèn)到結(jié)算的閉環(huán)管理；（3）更改由預(yù)算驗(yàn)收專員轉(zhuǎn)變?yōu)閷?shí)際驗(yàn)收人發(fā)起驗(yàn)收對(duì)驗(yàn)收過程質(zhì)量和驗(yàn)收結(jié)果負(fù)責(zé)；（4）取消采購(gòu)員傳遞和收票操作，由系統(tǒng)數(shù)據(jù)核對(duì)，避免崗位職責(zé)沖突引起的審計(jì)和法務(wù)風(fēng)險(xiǎn)；（5）供應(yīng)商前期確認(rèn)并可跟蹤整個(gè)驗(yàn)收付款進(jìn)度，系統(tǒng)自動(dòng)同步減少人工操作。系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)中，已充分考慮統(tǒng)一入口和審批風(fēng)險(xiǎn)的需求，將員工端內(nèi)置于OA 平臺(tái)中，員工登錄OA 系統(tǒng)即可提起驗(yàn)收流程，而驗(yàn)收審批則利用OA 系統(tǒng)早已搭建完成的建模數(shù)據(jù)自動(dòng)流轉(zhuǎn)審批。采購(gòu)及財(cái)務(wù)查詢端則設(shè)定在員工界面之上，根據(jù)個(gè)人賬戶角色信息自動(dòng)流轉(zhuǎn)。供應(yīng)商門戶則利用區(qū)塊鏈技術(shù)內(nèi)置于智慧協(xié)同門戶，區(qū)塊鏈具有數(shù)據(jù)難以篡改和去中心化的特點(diǎn)，其記錄的信息更加真實(shí)可靠，從而解決驗(yàn)收雙方互不信任數(shù)據(jù)真實(shí)性和有效性的問題。

4.結(jié)語與展望

對(duì)非生產(chǎn)物料及服務(wù)驗(yàn)收上下游業(yè)務(wù)調(diào)研及數(shù)字化設(shè)計(jì)探索與最終實(shí)踐證明，運(yùn)用數(shù)字化手段，打通數(shù)據(jù)壁壘，構(gòu)造創(chuàng)新型數(shù)據(jù)鏈通一數(shù)一源保證驗(yàn)收質(zhì)量是驗(yàn)收監(jiān)管的必然方向，也是保證結(jié)算安全減少不必要糾紛的重要抓手。在創(chuàng)新工作中，不是簡(jiǎn)單地做線下轉(zhuǎn)線上的搬運(yùn)，單純解決人工申請(qǐng)審批時(shí)間長(zhǎng)、數(shù)據(jù)收集效率低，而是讓驗(yàn)收人從低效、煩瑣的工作中解放出來，讓驗(yàn)收更省時(shí)省心。在過程中，利用數(shù)字化為工具，重點(diǎn)在于業(yè)務(wù)的流程優(yōu)化和操作界面的簡(jiǎn)化。應(yīng)充分聚焦工作思維概念的轉(zhuǎn)變，數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化、結(jié)構(gòu)化的設(shè)計(jì)和存儲(chǔ)，加強(qiáng)人工智能或在流程、系統(tǒng)操作設(shè)計(jì)前考慮前沿技術(shù)與采購(gòu)、財(cái)務(wù)記賬或財(cái)務(wù)管理匹配度和融合應(yīng)用。例如，本文所論述方案僅實(shí)現(xiàn)賬面一致的問題，并沒有考慮到實(shí)物數(shù)量、質(zhì)量與采購(gòu)合同是否一致的問題，未來還得考慮實(shí)現(xiàn)實(shí)物收貨與驗(yàn)收一致的問題，確保風(fēng)險(xiǎn)防控全面覆蓋，持續(xù)提升實(shí)際驗(yàn)收品質(zhì)水平，為推進(jìn)大采購(gòu)循環(huán)高質(zhì)量發(fā)展提供有力依據(jù)和保障。