數智時代食品藥品安全監管檔案智治方向與路徑

■李晶晶，陳云麗

（1.廣東省東莞市市場監督管理局,廣東 東莞 523000；2.五邑大學,廣東 江門 529020）

數字變革引發了傳統檔案管理向數字化檔案管理轉變，而數智時代到來象征著數字化社會邁向智能化社會，檔案信息化建設將從檔案數字化管理趨向智能化管理邁進。探索檔案智能化管理模式，運用云計算、大數據、人工智能區塊鏈、移動互聯等“數智”技術全方位、多維度、多角度的開發檔案治理服務利用渠道，是推動檔案管理模式與時俱進，加快推進“十四五”檔案事業發展規劃的必然要求。

一、背景介紹

（一）環境背景

民以食為天，食以安為先。食品藥品安全關乎百姓身體健康和幸福生活，我國已將其上升至國家戰略層面。為加速推進健康中國戰略的實施，保障人們飲食用藥安全，各地級市將食品藥品監督管理局、工商行政管理局、質量監督技術局三局統籌合一為市場監督管理局，使職能得以整合，責任更加明確。隨之規整的食品藥品安全監管檔案更加多元化，檔案資源體系逐步完善，對該檔案管理和開發利用需求更高。信息技術的迭代升級和融合運用已廣泛存在于社會各個層面，傳統的數字化管理體系已經嚴重滯后于現代檔案用戶的個性化要求，建設現代的智慧化檔案管理系統將成為最緊迫的工作。

（二）業務背景

食品藥品安全監管檔案是市場監管部門在履行食品藥品安全監管職能過程中形成的具有憑證、使用和借鑒價值的聲像、圖表、文字等各種形式和各類載體的歷史記錄。根據我國頒布的《檔案法》《食品安全法》《藥品管理法》等結合市場監督管理局監管工作實際，將該檔案主要分為以下幾個類別。注冊審批檔案、安全信用檔案、行政許可檔案、處罰案件檔案、日常監管檔案等。該檔案不僅類別多樣、內容豐富，而且涉及產生的業務部門繁多，每年遞增數量龐大。未來迫切需要利用高科技手段實現檔案現代化管理，整合多方資源，加強協同合作，提取重要信息，以此為食品藥品監管領域提供檔案智慧化服務，達到價值最大化的目標。

（三）政策背景

《“十四五”全國檔案事業發展規范》中提出了“檔案信息化建設進一步融入數字中國建設，新一代信息技術在檔案工作中的應用更為廣泛，信息化與檔案事業各項工作深度融合，檔案管理數字化、智能化水平得到提升”及“積極探索知識管理、人工智能、數字人文等技術在檔案信息深層加工和利用中的應用”的要求。作為新時代檔案工作者要充分利用新興信息技術挖掘檔案資源價值，通過“數字+智能”高度賦能檔案治理利用，更好地服務黨和國家發展戰略，保障人民群眾生產生活需求，完成黨的二十大確定的目標任務。

二、食品藥品安全監管檔案智治的方向

推進食品藥品安全監管檔案信息化、數字化、智能化建設不單純是應對檔案領域以及監管平臺內部管理問題，它的發展前景應該是為市場監管系統提供智慧型的前瞻性的利用，更是為廣大人民群眾帶來復合型的個性化的服務，真正意義上實現檔案智治。

（一）國家法律法規要求推動檔案信息化建設

隨著新的《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實施辦法》等法律法規相繼頒布，明確了大力推進檔案信息化建設是檔案工作走向現代化的必經之路，國家必須加快數字檔案館資源和信息化建設。檔案部門必須有序地進行相關的基礎設施建設、檔案信息化共享平臺建設、檔案信息化強基工程建設等。依照相關檔案信息化建設規范文件收集整理包括電子文件在內的所有載體的信息，成立檔案保管和利用中心，使信息真正成為各類應用長期和永久保存的電子政務信息的最終集結地。建設檔案管理信息化系統將各單位形成的電子文件、傳統檔案數字化成果、傳統檔案等及時納入檔案館，與原有的館藏檔案進行有效的數字整合，讓館藏檔案資源更加豐富，讓人們利用更加方便。

（二）打造數字政府要求深化檔案數字化建設

為順應新一輪科技革命和產業變革趨勢、引領驅動數字經濟發展和數字社會建設，推進國家治理體系和治理能力現代化，我國政府部門大力推行“數字中國”積極打造“數字政府”，公共服務單位試行了“最多跑一次”“一網通辦”“一網統管”“一網協同”“接訴即辦”等多樣式的一體化政務服務[1]，政務辦公自動化系統和業務一體化數字系統相繼建成，致使前端涌現前所未有的數字化、信息化資料。檔案部門應加快相關的數字檔案資源的建設，包括重要的數字信息采集、傳統載體檔案數字化、電子文件接收等，最大限度地推進增量、存量檔案的數字化、電子化，打造多層次、多形式的共享平臺，逐步形成以網絡為主體的服務體系，完善檔案數字化管理系統建設，以此推進數字機關建設，提升公共服務能力和政務運行效能。

（三）檔案事業發展規劃要求開展檔案智能化建設

為推動檔案事業高質量發展，促進全國檔案事業現代化水平的提高，《“十四五”全國檔案事業發展規范》提出“積極探索知識管理、人工智能、數字人文技術在檔案信息深層加工和利用中的應用”“加強大數據、人工智能等新一代信息技術在數字檔案館（室）建設中的應用”，從而提升檔案管理數字化、智能化水平，加快檔案工作全面數字轉型和智能升級[2]。檔案事業高水平發展需要檔案部門不斷提高創新能力，探索整合檔案資源的新模式，拓展檔案服務的深度和廣度，提供全方位智能的檔案信息服務，使檔案工作在為社會服務和群眾服務的過程中實現自身價值。檔案工作者應積極投身檔案智能化建設,通過構建“智能+庫房管理”“智能+資源建設”“智能+服務利用”的智能集約的平臺支撐體系，建立電子化、標準化、平臺化、協同化的優質服務，助推檔案工作提質增效，切實推進檔案智能化管理的進程。

綜上可以看出，無論是從國家法律法規層面，或是從政府建設電子政務的需要層面，還是從檔案事業本身發展需要來說，積極推進食品藥品安全監管檔案信息化、數字化和智能化建設是檔案發展的必經之路，也是未來檔案智治的方向。

三、食品藥品安全監管檔案的智治路徑

構建食品藥品安全監管檔案“全流程網上辦理、全鏈路數據治理、全方位智能服務、全領域智慧支撐”[3]的智能化管理模式是食品藥品安全監管檔案的智治路徑。以下結合當前的智能化科技手段，從擴資源、搭平臺、重服務、抓安全等方面入手，促進食品藥品安全監管檔案智治有效落實。

（一）整合多方資源，全面擴充檔案數字資源體系

對現有檔案資源進行整合，是檔案資源建設的重要手段，也是檔案事業改革的關鍵途徑。既是檔案建設資源整合的新要求，也是利用效率提升的新需要，是檔案靠“有為”爭得“有位”的需要。另外，實現資源共有共享也是推動資源整合的最大動力，我們必須具備不求所有、卻必須所在的長遠理念和全局思維，確保檔案資源全民化，實現信息共享的最大價值。

從食品藥品安全監管檔案內容多元化的特點出發，依賴頂層設計力量，積極實施檔案資源整合“一體化”戰略，創新“五檔合一”的檔案管理模式，進一步擴展食品藥品安全監管檔案資源。市場監管檔案管理部門應將數字化政府建設作為契機，實現政務數據跨部門、跨層級、跨區域共享資源，將各地區各業務部門前端產生的食品藥品注冊審批、行政許可、日常監管、處罰案件、安全信用等業務數據利用物聯網技術、大數據分析等智能技術設置專用數據共享通道、數據共享服務器或云端服務等整合建立大數據智能檔案管理庫。

在檔案不斷“增量電子化，存量數字化”的數字化進程中，逐步挖掘完善檔案數字資源體系。積極倡導業務部門采用網上流程辦理相關業務，比如,廣東省的食品藥品注冊登記和行政許可業務可通過政務服務網站和粵商通APP 等線上渠道，堅持“非必須、不窗口”的原則，實施“零見面、網上辦”一體化數字流程辦理。開拓完善日常監管、處罰案件、安全信用等業務的數字化網辦平臺歸檔功能，減少紙質檔案數字化加工工序二次采集數據風險和人員壓力，全力推進檔案增量電子化。著力解決檔案存量數字化問題，籌備人財物力，有計劃、有方案地開展歷年大量紙質檔案的數字化整理，穩步實施檔案存量數字化工程。

（二）搭建智慧平臺，建立健全檔案管理信息化架構

充分利用大數據、區塊鏈、云計算等前沿技術，建成的智慧管理平臺真正實現“上下貫通、橫向集成、高效共享、服務精準”，在統一平臺上兼具檔案數據著錄、數據統計、數據查詢、數據編研、庫房管理等功能，實現完全融合的資源態勢、豐富多樣的檔案展示、便捷高效的檔案利用、檔案整理智能輔助、集中庫房的檔案管控的目標。

現有食品藥品安全監管檔案數字化管理平臺分為多個系統，才能保證各門類檔案大量數據的安全存貯和正常查詢檢索等。當前數據共享平臺創建還存在許多技術壁壘，海量數據庫如何安全儲存、多格式數據無法完整采集并提取關鍵信息、數據智慧化分析及編研開發缺乏技術支持等，主要表現在以下幾個方面。

第一，現有檔案管理應用系統在內部查詢時，顯示大文件會出現系統錯誤而造成網頁崩潰以及查詢檔案并發量較大時運行效率低、穩定性差的問題，需要新增分詞庫開發及改造內部查詢傳輸程序，用以提高檢索功能的性能。

第二，在智能檔案管理應用系統功能上需改建重構報表自定義模塊：主要實現文件信息歸檔處理過程和檔案管理過程中的一系列表格和統計分析報表定義、輸出、預覽和導出，并以數據和圖形方式展示查詢狀態和分析結果，實現初步的輔助決策功能。

第三，當前智能檔案管理應用系統內的電子文件格式種類多，對電子文件的利用極其不便，因此，需要對電子文件進行統一的格式轉換。格式轉換工具支持將文檔類、圖像類、網頁類等不同種類、不同格式的電子文件分別轉換成統一的格式，可將doc、xls、ppt、wps、xml、html、jpg、tiff、gif、png 等格式的文本文件和圖像文件全部轉換為OFD 或者PDF 格式文件，以便于共享利用。

第四，在智能檔案管理應用系統需融入人工智能新興技術，開拓檔案管理、編研統計工作智能化應用場景，比如，智能著錄、輔助編研、統計可視化等功能，并新增向檔案館移交功能模塊，完成各級單位向各市檔案局移交相關檔案的規定。

搭建智慧檔案管理平臺，完善智能檔案管理系統需要檔案管理者深入調研用戶需求結合工作需要，綜合多方面意見提出前期的業務設計架構，聯合數字化工程師或軟件開發公司運用現代化信息技術逐個突破難題，共同完成后期搭建工程。政府各部門要加強協同合作、樹立信息思維，不斷完善健全檔案管理信息化架構，全面推動檔案智治。

（三）優化利用服務，開拓創新個性化檔案查詢渠道

檔案利用服務是由檔案部門借助各類型查閱利用平臺為社會公眾提供檔案資源服務的能力，包括服務目標、服務措施、服務范圍、服務機制、服務內容、服務方式等各個方面。同時，統一制定查閱不同類別檔案的制度和模塊，嚴格落實責任追究制，從而將一些涉及當事人隱私，或不便在網上進行完全公開的檔案資源的利用終端延伸到各鄉鎮（街道），以便在確保檔案利用安全的同時，讓廣大群眾享受到足不出鄉鎮（街道）就能利用到自己需要檔案的便捷服務。

運用新一代智能化技術有效整合食藥安全監管檔案信息資源開發利用，通過多介質多平臺有效擴展檔案的應用價值和實用范圍，提高檔案的利用效率[4]。

第一，通過人臉識別、語音識別、人工智能等技術，真正做到全文檔案檢索、智能編研、智能識別、主動推送等功能。最近推出的ChatGPT 因其強大的語言、圖片處理和自我監督學習能力，在社會各領域逐步推廣。未來可應用ChatGPT 通過對檔案數據庫進行大規模學習和提取，實現檔案信息智能檢索和智能問答，提高檔案管理的效率、精度，優化檔案服務利用。

第二，利用網站、小程序、App 等多種媒介提供開放的、自助的、全民的、自主的、智能的多層面的資源共享機制，開發的檔案網站或門戶必須是面向公眾的、可互動的、可視化的，是智能化管理檔案的必然趨勢[5]。比如，廣東市場監管單位創建的“食品經營監管信息公示查詢”網站和粵商通APP，輸入食品經營者名稱或統一社會信用代碼即可快速查找餐飲店的證照信息、日常監督檢查及違法行為查處信息等，為人們的安全健康飲食提供了便捷化的信息保證。

第三，利用AR、VR 等技術呈現智慧化應用場景，如食品藥品誠信主體形成基于個企的基本情況、經營風險監控、法人投資人關系、監管成效、違法案件統計等多方面挖掘主體畫像，助力市場監管行業識別優秀經營戶，實現安全誠信主體管控，推進監管工作。

（四）建立安全體系，提供有效數智化檔案安全保障

以基礎設施和制度規范為主體的檔案安全體系，發揮著保證檔案載體安全和信息安全的作用，具體來說包括檔案政策法規保障、制度保障、技術保障、機制保障、物質保障等，相關的檔案合理開發利用、有效控制、檔案館的自身建設、檔案信息安全管理、突發事件應急處理、檔案保護與搶救等相關環節[6]。隨著數智時代帶來，如何解決新技術新環境給檔案安全提出的新難題，建立完備的檔案安全體系從以下幾方面入手。

結合《數據安全法》《網絡安全法》強化法制建設，做到依法治檔，在數據來源保護、檔案分級利用、網絡安全可靠等方面制定更為詳細的檔案信息化規章制度。打造智慧化電子檔案庫房，庫房環境嚴格按照“十防”要求建設，配備恒溫恒濕、環境監測、監控報警等設施設備；完善電子檔案保管設備和讀取設備建設，配置滿足檔案管理規定的異地異質多套離線備份要求的磁、光、電、膠等各種載體的檔案裝具。加強檔案共享平臺的管理，保證系統的設計、應用與數據使用必須安全、可靠、準確、可信、可用、完整，將定期備份數據信息和維護檢修服務器工作作為常態化機制，設置專業人員管理數智平臺，避免數據信息丟失或遺漏。厘清檔案開放利用的邊界，設置對內公開數據和對外開放檔案的界限，保證涉密檔案及涉和個人隱私的檔案絕不公開，做好對外檔案開放的鑒定工作，設置嚴格的權限管理、身份認證、訪問控制功能，運用智能技術完善檔案安全風險評估、隱患排查、應急管理體系等。

基礎設施是硬件，制度規范是軟件，雙管齊下，才能取得良好的成效，建立完善的安全體系。數智化檔案是一個漫長且不斷摸索的過程，需要檔案管理者樹立良好的安全意識，建立完備的安全預警機制，為檔案安全保密工作提供有力保障。

四、結語

加強食品藥品安全監管檔案資源開發利用，是檔案管理從傳統實體向信息智能管理過度的必由之路，是時代發展的要求，是檔案價值的體現，更是完成“十四五”檔案規劃的必經之路。數智時代的到來為食品藥品安全監管檔案的管理提供了更多的機遇和挑戰，需要新時代檔案工作者積極創新、與時俱進，努力提升個人信息化素養，構建出一套要素完整、結構優化、運轉高效的檔案智治體系，全面推動食品藥品安全監管檔案高質量發展。