智慧型檔案軟件在檔案管理開發利用中的研究

劉冉 張川 程紹華

摘要：隨著信息化時代的發展和信息技術的應用，工作效率得以提高。為了推動檔案管理工作發展，傳統的檔案管理方式被更高效的管理方式取代。本文從檔案管理智慧型軟件開發與利用的作用、開發利用智慧型軟件的重點、建立智慧型檔案管理平臺、開發利用措施等方面進行全面闡述，旨在深入研究智慧型軟件在檔案管理中的應用，推動檔案管理工作更高水平發展以及事業單位工作高質量開展。

關鍵詞：智慧型檔案軟件；檔案管理；開發利用

檔案管理部門承擔著管理事業單位數據資料的重要任務，隨著時代的發展，檔案管理方式開始從紙張管理轉變為信息化管理，傳統檔案管理方式以紙質管理為主，檔案數量多且管理復雜，易出現管理失誤。為了實現檔案管理多元化和長久化，打造智慧型檔案管理顯得很重要。智慧型檔案管理不僅有助于提高檔案管理效率，能夠開發不同的檔案管理功能，使檔案管理保存更長遠，還能實現傳承以及服務社會等相關功能。

一、檔案管理中開發與利用智慧型檔案軟件的作用

檔案管理中管理信息記錄非常重要，在單位內發揮著憑證作用。在大多數的事業單位中，檔案管理是為單位提供檔案信息支持的重要部門，是單位工作的得力助手，負責保存大數量的檔案，工作任務重，管理內容復雜，為了提高工作效率，可以開發智慧型檔案軟件，從而為單位檔案管理提供更好的服務。

（一）有利于提高檔案管理的便捷性

開發智慧型檔案軟件需要多種信息技術綜合運用，主要包括物聯網技術、云計算技術以及信息服務網絡技術，打造有規律的管理模式，通過智慧型檔案軟件把檔案管理室中不同種類的檔案文件實名制排放。作為檔案管理工作人員，需要掌握該軟件的使用方法，在調取相關文件時，只需通過檢索，不但可以節約時間，還能提高工作人員的效率。

（二）有利于提高檔案信息的安全性

檔案管理保存著重要文件，對單位發展有著重要作用，部分檔案直接關系單位工作人員的個人信息，需要加強檔案信息安全保護。智慧型檔案軟件可以通過密碼保護檔案，加密保護所有檔案，事業單位采用信息技術管理檔案后，可以恢復損壞文件，更好地保護檔案。除此之外，可以在軟件中安裝定位軟件，當發生丟失軟件的情況時，可以通過密碼的相關設置，確保外人無法查看，從而提高檔案信息管理的安全性。

（三）有利于推動檔案管理可持續發展

無論是在事業單位還是企業，都要重視檔案管理在組織內部的重要作用。企業檔案記錄著企業的各項活動過程、信息資源以及知識資產，因此，檔案資源與其他能源、材料、技術以及人才擁有相同的地位，檔案的完善保存關系到相關技術研發活動的正常開展，而開發智慧檔案管理軟件可以促進檔案管理可持續發展。

二、開發與利用智慧型檔案軟件的重點

（一）依賴計算機技術

信息化時代下，計算機技術應用范圍很廣，是開發智慧型檔案管理軟件的重點，也具有容量大、運算快捷的優點，需要計算機技術推動智慧型檔案管理發展，從而提高檔案檢索的質量與速度。

（二）可以建立專門的數字檔案室

傳統的紙質檔案管理被電子檔案管理取代，人們將傳統固態紙質檔案錄入新的計算機中，構建數字檔案館，無論是在中小規模的企業中或在事業單位中，均可以利用計算機建立專門的數字檔案館。借助新興技術可以為實體檔案管理開辟新的工作領域。

（三）需要在實體管理的基礎上開發與利用

構建檔案數據庫需要以實體管理為基礎，通過檔案實體信息以及管理信息，收集不同類型的數據并根據特定的數據模型組合。檔案數據庫具有較多的優點，是信息資源組織、管理、共享的最佳方法，可有效控制數據冗余度、管理效率以及數據完整度。但是，檔案數據庫和檔案數據庫中的各種信息有密切聯系，數據庫是檔案信息系統的核心組件，是檔案信息化的重要基礎內容。

（四）提高檔案管理工作人員信息技能

電子文件比傳統文件更容易保存，應用范圍更加廣泛，電子文件的幾何式遞增以及數字化技術的不斷推廣需要及時收集檔案信息，強化數字化技術應用，革新管理手段，也需要檔案管理人員掌握一定的計算機技能與知識，具備時代發展所需的相關技能，還能適應新形勢。在管理過程中，管理人員需要將計算機技術與當前的檔案管理工作內容相結合，積累管理經驗，樹立新的服務理念，并尋找典型案例，結合工作要求，在變革中求生存，持續改進工作方法，提高檔案管理的工作效率，從內部人員的工作意識和工作環境中積極作出改變，充分發揮檔案信息作用，積極順應時代變革。

三、智慧型檔案軟件在檔案管理開發與利用中的措施

當前，智慧城市發展快速，城市中的交通管理、生活管理均朝著智慧化方向轉變，檔案管理作為城市各事業單位、企業的重要組成部分，也要向著智慧化管理方面轉變，利用智慧型檔案軟件與當前人們常用的手機智能軟件，提高單位軟件管理的多元化與信息化，促使檔案儲存具備較強的感知能力與處置檔案信息的能力，從而提高檔案管理效率。

（一）多元化管理檔案資源

開發智慧型檔案軟件要建立在數字檔案基礎上，利用各種數字采集終端、有線或無線的網絡技術整理檔案，智慧型檔案軟件接通網絡后即可查詢需要查看的檔案信息，建立在軟件中將檔案管理室中的檔案統一歸納其中，當要想查看相關檔案時，可以通過電腦或手機客戶端查詢相關信息，如果需要紙質版時，可以及時打印電子版。因此開發智慧型檔案軟件時，要充分利用大數據技術進行檔案資源多元化歸類。例如，在智慧軟件系統中，采用文書檔案管理與技術檔案管理均能提高檔案管理的效率。立卷檔案管理進行歸檔時，需要建立案卷，檔案文件的存放必須以卷的方式存放，案卷格式與目錄均有相關的規定，格式與目錄需要保持一致，文檔中的組卷號需要保持一致。為了有效區分各個文件，需要采用序號加以區分，使所有文件按需要排序，當檔案工作人員需要文件時可以快速調檔。在智慧型檔案軟件管理中，可以將收文、發文以及合同等電子文件信息高效、快速地歸檔，記錄需要登記信息的檔案，快速掃描檔案原文，也可采用人工方式，手動刪除檔案數據，對已歸檔的文件與檔案文件自動排序，編號、編目以及相關檔案入庫均能通過智慧型檔案軟件進行。部分文件需要進行銷毀時，可以直接通過智慧型軟件予以刪除。此外，需要移交檔案時也可以運用軟件直接操作，以此改變傳統組卷的方式，提高組卷管理效率。

（二）建立智慧型檔案管理平臺

檔案管理不僅承擔著保管檔案資料的任務，還承擔著檔案管理、服務以及監督工作，需要確保檔案安全。傳統檔案管理方法難以保障，但采用智慧型檔案軟件有助于提高檔案管理的安全性，打造智慧型檔案管理平臺，運用高效的檔案管理工具，建立檔案管理平臺，實現智慧管理、智慧服務、智慧保護，保護納入智慧型檔案管理軟件中的所有資料。例如，通過智慧型軟件，采取相應的網格化管理，建立完整的軟件監督指導體系，有效指導檔案管理工作，保障檔案管理質量，同時構建智能化的監控系統，為檔案管理提供業務知識服務，通過檔案管理里模型的智能化構建和在線監督，完善檔案管理指導模式，提高檔案監管效能。

除此之外，結合智能軟件，利用電子表格軟件中的導入與導出功能，可在檔案管理中有效實現數字化的檢索與檔案調動。檔案管理部門的檔案管理庫房與檔案辦公人員并不是一體化的，難以實現快速檢索計算機，且檔案管理人員難以在短時間內拿到實物檔案，與先進的專業檔案管理機構相比，部分企業、事業單位暫時尚未具備快速檢索計算機信息系統的能力，檢索工具基本以計算機信息系統專業密集架成套配置，具有電子化網絡全程控制的特點。但與傳統檔案管理方式相比，智慧型檔案軟件管理不僅能為單位帶來更高的經濟效益，還能節約人力資源。當前，如果采用傳統檔案管理方法，隨著檔案數量越來越多，管理也會越來越困難，但可以通過智慧型檔案軟件，利用信息軟件的輔助功能，能夠快速對檔案內容進行序號標注，從而通過計算機控制實物檔案。在智慧軟件中，利用電子表格的導入與導出功能，可以幫助檔案管理成功實現檔案實物檢索，還能提高檢索效率。不過，需要檔案管理工作人員在日常工作中更好地運用軟件，平時做好積累工作，并在計算機中做好工作記錄，當需要利用檔案時，通過文件檢索即可直接找到文件存放位置。開發智慧型檔案軟件可有效幫助工作人員將紙質的臺賬工作轉變為數字化檢索，不但可以節約檔案管理時間，還能提高檔案工作管理效率。

（三）建立檔案信息管理制度

在檔案管理過程中，建立具有約束力的檔案管理信息制度能有效指導單位檔案工作開展，嚴格的管理制度是保障檔案管理工作持續發展的重要基礎。在存儲檔案信息時，需要設置專門的管理輸入傳輸入口，針對相關的檔案信息管理情況進行上傳，當數據數量較大時，可以增加元數據與系統導入功能。為了進一步提高管理效率，可以在軟件中添加檔案資源管理權屬識別功能系統。在智慧型檔案軟件管理中，分區管理，為檔案管理不同的系統運行創建不同的激勵機制，制定相關的保護政策。比如，可以嚴格控制檔案資源被保護政策，在轉換與控制檔案格式時應按照一定的流程進行。在檔案管理工作中，文檔檢索與查詢是一項重要的工作內容，當前對檔案管理查詢的要求越來越高。在智慧型檔案管理中，文檔管理檢索呈現美觀且友好的查詢界面，既有助于實現檔案集中統一管理，還有助于快速查詢檔案文件。通過智慧型檔案軟件管理，可以有效控制各單位與各部門對檔案的收集、整理與保管工作，提高檔案統計與利用率，實現各個門類檔案的收集與整理，促使檔案始終保持準確性、完整性以及系統性，確保在檔案信息安全的前提下，實現單位之間的資源共享，并為決策層提供準確及時的專題檔案匯編。在軟件中引入新型智能技術、建立智慧型檔案軟件，必須有相關的管理制度作為前提，這就給檔案部門提出了新的管理要求，單位部門必須要獨立建立完善的管理制度，并引入現代化信息技術，確保系統可以有效識別各種檔案數據。

四、結語

綜上所述，在信息技術發展過程中，將信息技術與計算機運用到檔案管理工作中，開發智慧型檔案管理軟件、提高檔案管理的工作效率將成為未來檔案管理工作的發展趨勢，利用智慧型檔案軟件管理能為管理提供更便捷的管理方式，為檔案信息提供更智慧的管理手段。在單位中，檔案承載著記錄相關活動的重要任務，積極開發智慧型檔案軟件可以更有效地保管檔案，推動檔案工作高質量發展。

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