“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下不動產(chǎn)檔案信息化管理路徑探析

張清珍

摘要：不動產(chǎn)檔案管理工作不斷增強(qiáng)信息化建設(shè)，充分融入“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的高新技術(shù)，凸顯不動產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè)的重要性。基于此，本文首先分析不動產(chǎn)檔案行政管理部門信息化平臺建設(shè)模式的內(nèi)在必要性，然后對當(dāng)前不動產(chǎn)檔案電子化管理方式存在的普遍問題深入分析，提出具有針對性的對策和措施，以期在“互聯(lián)網(wǎng)+”信息技術(shù)時代下優(yōu)化不動產(chǎn)檔案行政管理發(fā)展路徑，推動行業(yè)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：“互聯(lián)網(wǎng)+”；不動產(chǎn)；檔案信息化

DOI：10.12433/zgkjtz.20233322

在科技水平不斷進(jìn)步的背景下，不動產(chǎn)的檔案管理應(yīng)積極創(chuàng)新，從實踐角度出發(fā)，加大信息技術(shù)的應(yīng)用力度，可以在改變傳統(tǒng)不動產(chǎn)檔案和會計管理方法模式的缺陷的同時進(jìn)一步發(fā)展創(chuàng)造條件，使科技作用得到充分的發(fā)揮。

一、開展信息化管理的意義

（一）有助于管理效能的提升

過去不動產(chǎn)檔案中心的各項管理職能工作非常繁瑣，需要花費(fèi)大量的人工處理各種檔案查詢利用和相關(guān)日常事務(wù)處理。如果管理中心遇到工作人手能力不足等情況，不動產(chǎn)檔案業(yè)務(wù)的具體管理和工作效率無疑將下降。在信息技術(shù)時代背景下，不動產(chǎn)登記和檔案信息將朝著更高效的信息化一體化方向發(fā)展，利用“互聯(lián)網(wǎng)+”傳遞消息和分時性特點(diǎn)，以及對信息化平臺和半自動化網(wǎng)絡(luò)辦公協(xié)同能力的全面支持，迅速且有效地提升登記檔案及管理業(yè)務(wù)部門的信息化辦公和工作效率，登記檔案數(shù)據(jù)的上傳歸檔、提醒、審核、借調(diào)等操作變得更加簡單便捷，實現(xiàn)了原地一鍵操作。員工工作效率得到提升，輕松應(yīng)對不動產(chǎn)登記檔案管理的各項工作。

（二）有助于單位檔案資源的共享，以適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)時代的發(fā)展需求

不動產(chǎn)檔案是至關(guān)重要的信息資源，不僅涵蓋了內(nèi)部資料，還為單位外部活動提供資料參考，是不可或缺的資源。采用信息技術(shù)、數(shù)字技術(shù)和自動化技術(shù)進(jìn)行不動產(chǎn)檔案管理的創(chuàng)新是適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)時代發(fā)展需求的體現(xiàn)，對實現(xiàn)不動產(chǎn)檔案管理的價值起到積極推動作用。此外，借助信息技術(shù)創(chuàng)新，可以實現(xiàn)不動產(chǎn)檔案管理中不動產(chǎn)檔案信息和原始載體的有效分離，從而確保工作人員及時獲取共享資源，提高資源信息的利用率。在新時代背景下，大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，對不動產(chǎn)檔案管理的需求也日益提高。工作人員必須積極應(yīng)對，更新管理理念，以積極的態(tài)度促進(jìn)不動產(chǎn)檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。

二、“互聯(lián)網(wǎng)+”時代下不動產(chǎn)檔案管理工作的現(xiàn)狀

（一）不動產(chǎn)檔案資料不全

由于部分不動產(chǎn)檔案歷史久遠(yuǎn)，前期數(shù)據(jù)管理與現(xiàn)行不動產(chǎn)管理存在差異，造成不動產(chǎn)檔案中項目要素及附加條件與現(xiàn)階段的需求存在誤差。例如，由于房屋地址變更與現(xiàn)在的信息不匹配，資料的完善程度較差。這些問題增加了不動產(chǎn)檔案利用的難度，降低了不動產(chǎn)檔案的完整性及關(guān)聯(lián)性，影響管理和信息查詢等工作的開展。此外，不完善的資料和信息統(tǒng)計嚴(yán)重影響了不動產(chǎn)檔案管理的規(guī)范性。

（二）不完整的不動產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)

在信息時代下，大量數(shù)據(jù)已實現(xiàn)云端化和智能化。然而，仍有一些地區(qū)缺乏對不動產(chǎn)檔案管理的技術(shù)支持和數(shù)據(jù)整改措施，導(dǎo)致數(shù)據(jù)庫整合能力不足。數(shù)據(jù)調(diào)動和管理仍依賴于傳統(tǒng)的人工和紙質(zhì)管理方式，在核對信息時出現(xiàn)了各種不完善、不對等的問題，造成房地產(chǎn)狀態(tài)記錄仍處于混亂狀態(tài)。房地產(chǎn)記錄和不動產(chǎn)檔案管理的云端化和大數(shù)據(jù)化在各地尚未得到廣泛的應(yīng)用。

（三）不動產(chǎn)檔案存放雜亂

相比其他檔案管理，房地產(chǎn)權(quán)的時間跨度更大、周期更長，難以管理和統(tǒng)計的數(shù)據(jù)更多，歷史信息記錄較少，導(dǎo)致信息統(tǒng)計錯誤的存在，嚴(yán)重影響了不動產(chǎn)檔案的完整性和真實性。

（四）不動產(chǎn)檔案資源共享力度不高

為了實現(xiàn)不動產(chǎn)檔案資源的共享以及不動產(chǎn)登記機(jī)關(guān)職責(zé)的履行，需要加強(qiáng)不動產(chǎn)登記相關(guān)制度的完善和檔案管理的公開透明化。這將使不動產(chǎn)登記機(jī)關(guān)充分發(fā)揮職責(zé)作用，并加強(qiáng)不動產(chǎn)檔案管理的追蹤性和完善性。通過在互聯(lián)網(wǎng)和數(shù)據(jù)云端保存大量的數(shù)據(jù)和信息，管理工作有助于建立健康有序的不動產(chǎn)市場秩序，同時維護(hù)了不動產(chǎn)檔案管理工作的秩序。

三、信息化背景下不動產(chǎn)檔案管理路徑

（一）掃描不動產(chǎn)檔案資料

1.數(shù)字化掃描是對紙質(zhì)數(shù)據(jù)全面的電子化處理。不動產(chǎn)信息管理系統(tǒng)必須確保對所有紙質(zhì)檔案全面的掃描，以便及時、有效地分類和統(tǒng)一管理。在對不動產(chǎn)檔案數(shù)字化掃描以及錄入時，工作人員及時發(fā)現(xiàn)原始文檔中存在的錯誤內(nèi)容并糾錯。在掃描過程中，應(yīng)保證信息資源以及文本內(nèi)容的完整性和可靠性，確保檔案有關(guān)的內(nèi)容全部錄入。在檔案資料全部齊全后，仔細(xì)檢查上述文件的原始數(shù)據(jù)資料，以確保所有文件的數(shù)據(jù)內(nèi)容真實和可靠。

2.錯誤數(shù)據(jù)和錯誤畫面的檢查和修正。完成紙質(zhì)文件數(shù)據(jù)電子掃描的全面檢查后，應(yīng)及時準(zhǔn)確地查找顯示錯誤圖片，并認(rèn)真核對和修正。在圖像掃描時，必須嚴(yán)格保證原始圖像的清晰度和掃描文件中的所有內(nèi)容。此外，還需注意識別每個原始圖像文件的詳細(xì)信息。如果采集的影像數(shù)據(jù)與圖像的原始信息不一致，則需要進(jìn)一步分析和處理影像清晰度。

（二）提高檔案數(shù)字化處理系統(tǒng)的應(yīng)用水平

認(rèn)真研究各種類型不動產(chǎn)檔案編號工作，制定一套系統(tǒng)、詳細(xì)、具體、實用的檔案載體歸類編目處理編號計劃，以確保各類檔案載體在相對安全和妥善保管的客觀前提下，真正有效實施編號工作，準(zhǔn)確有序地科學(xué)定位各種檔案文件的安全保存位置。為進(jìn)一步實現(xiàn)檔案文件存儲環(huán)境的標(biāo)準(zhǔn)化，要充分認(rèn)識到陳舊零散的不動產(chǎn)檔案信息的價值和特殊性，減少重新收集、拆分和處理的工作次數(shù)。進(jìn)一步推廣和應(yīng)用數(shù)字化檔案管理和自動化技術(shù)，有助于保證數(shù)字化檔案信息系統(tǒng)的動態(tài)管理和規(guī)范化，減輕工作負(fù)擔(dān)，確保系統(tǒng)中的序號數(shù)據(jù)與流水號信息的正確連貫，為有效提升不動產(chǎn)檔案信息數(shù)字化管理和信息化工作的效能，有關(guān)人員應(yīng)積極創(chuàng)造一套更完善、有利、高效、可靠的安全管理技術(shù)環(huán)境，防止電子檔案的盜失和丟失。

（三）完善相關(guān)的基礎(chǔ)設(shè)施

在社會經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展背景下，各項基礎(chǔ)制度內(nèi)容也在不斷完善，相應(yīng)的基礎(chǔ)設(shè)施也應(yīng)加大投入力度。為做好有關(guān)不動產(chǎn)檔案的實時化管理提供了保障。有關(guān)部門在開展不動產(chǎn)檔案管理時，應(yīng)對電子化管理設(shè)備全面的檢查，包括軟件系統(tǒng)與硬件系統(tǒng)，實現(xiàn)各項文本資源信息的完整錄入以及實時化的調(diào)取。由于不動產(chǎn)檔案是大量文字資源，在錄入以及管理時，應(yīng)對錄入的內(nèi)容、軟件設(shè)備情況以及整體的硬件系統(tǒng)等進(jìn)行綜合的分析。及時引進(jìn)先進(jìn)的管理設(shè)備，從實際的角度出發(fā)，定期檢測信息設(shè)備，保證沒有病毒威脅以及系統(tǒng)漏洞，實現(xiàn)不動產(chǎn)檔案的全面電子化管理。

（四）完善不動產(chǎn)登記一體化信息平臺

沒有網(wǎng)絡(luò)信息平臺建設(shè)的數(shù)據(jù)支撐，初始登記信息檔案的應(yīng)用價值和查詢效率方面的整體提升難以實現(xiàn)。在實行不動產(chǎn)全國統(tǒng)一發(fā)證登記審批制度之前，不同部門負(fù)責(zé)處理土地、房屋、林地、草原、海域等項目的具體管理核發(fā)和備案登記工作。這些部門包括同級國土、房產(chǎn)、林業(yè)資源管理等，各自負(fù)責(zé)處理不同種類的不動產(chǎn)事務(wù)，項目受理、審核、登記、確權(quán)、測繪、發(fā)證備案等業(yè)務(wù)的處理，以及檔案化管理方面的基本標(biāo)準(zhǔn)，在不同專業(yè)的行政機(jī)構(gòu)應(yīng)明確規(guī)定領(lǐng)域。

各地級行政單位、地方政府的不動產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)應(yīng)積極響應(yīng)國家法律法規(guī)的要求，借鑒“國土資源云”規(guī)劃，加快推進(jìn)城鎮(zhèn)房屋和土地數(shù)據(jù)的整合，推進(jìn)城鎮(zhèn)不動產(chǎn)管理登記數(shù)據(jù)整合的信息平臺項目建設(shè)，進(jìn)一步完善數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)高效、便捷安全的統(tǒng)一網(wǎng)上受理查詢、自主生成查詢、共享信息查詢，使市公安、稅務(wù)、民政、審計、統(tǒng)計、財政、教育文化等各部門之間辦理不動產(chǎn)權(quán)屬登記和管理信息查詢遵循法定公開和規(guī)定共享，并加強(qiáng)電子檔案信息查詢的安全保密措施，真正實現(xiàn)信息數(shù)據(jù)安全、服務(wù)群眾辦事無需跑腿。

（五）提高資源開發(fā)利用率

當(dāng)前信息化應(yīng)用技術(shù)和發(fā)展技術(shù)勢態(tài)不斷完善。在具體執(zhí)行日常資料歸檔管理業(yè)務(wù)時，管理人員可以充分利用信息化新技術(shù)，提高信息系統(tǒng)資源利用率。要實現(xiàn)這一目標(biāo)，可以整合當(dāng)前先進(jìn)的信息化技術(shù)手段并加以優(yōu)化。只有提高各類信息資源的開發(fā)和利用技術(shù)水平，才能有效保證房地產(chǎn)檔案數(shù)字化管理順應(yīng)數(shù)字化時代潮流。同時，提高工作人員的檔案管理質(zhì)量水平和效率，促進(jìn)數(shù)字檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理隊伍的建設(shè)和工作進(jìn)程。在不動產(chǎn)檔案信息資源綜合開發(fā)研究時，工作人員通常需要先綜合對比分析各種檔案信息源，然后根據(jù)不同檔案類型進(jìn)行數(shù)據(jù)分配，以實現(xiàn)數(shù)據(jù)的系統(tǒng)化、集成化，從而達(dá)到數(shù)據(jù)統(tǒng)一和管理科學(xué)化的目標(biāo)。為了避免數(shù)據(jù)信息采集過于簡單分散，需增強(qiáng)工作協(xié)同，改進(jìn)數(shù)字檔案信息系統(tǒng)的管理和工作方式，以提高準(zhǔn)確性和便捷性，進(jìn)一步提升數(shù)字化不動產(chǎn)檔案信息的流通率，從而全面提升數(shù)字檔案管理的質(zhì)量水平。

（六）更新數(shù)字化記錄方式

為了改進(jìn)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，采用新型的數(shù)字化檔案管理技術(shù)，有效彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案管理方法的不足。目前，房產(chǎn)登記發(fā)證制度滯后，人工操作中易出現(xiàn)疏漏，導(dǎo)致工作效率低下，因此，不動產(chǎn)檔案登記常出現(xiàn)技術(shù)規(guī)定錯誤、遺漏登記、檔案文件丟失破損等現(xiàn)象。為了進(jìn)一步降低此類問題的發(fā)生，可以利用現(xiàn)代化的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)對不動產(chǎn)檔案系統(tǒng)更新，確保工作人員及時、準(zhǔn)確地根據(jù)自己所管轄的登記需求將資料保存在網(wǎng)絡(luò)平臺上，使當(dāng)事人能夠輕松地在管轄范圍內(nèi)的房產(chǎn)資料系統(tǒng)中快速找到所有信息，便于查詢。

（七）開展融合工作

電子檔案綜合管理工作的部門管理人員應(yīng)積極根據(jù)工作場所的特殊實際利用情況，不斷創(chuàng)新優(yōu)化工作思維，合理利用網(wǎng)絡(luò)平臺的技術(shù)優(yōu)勢，并充分發(fā)揮自然資源局和工作環(huán)境網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢，共同構(gòu)建電子檔案區(qū)。

按照政府部門的數(shù)據(jù)建設(shè)發(fā)展計劃，合理配置和優(yōu)化各類自然資源系統(tǒng)以及綜合規(guī)劃系統(tǒng)資源等基礎(chǔ)信息資源，積極有序地推進(jìn)公共資源數(shù)據(jù)庫的數(shù)字化建設(shè)，進(jìn)一步建立完善高效的部門數(shù)據(jù)整合共享社會化服務(wù)協(xié)作機(jī)制，確保各管理部門的資源有效協(xié)同創(chuàng)新，共同推進(jìn)政府自然資源數(shù)據(jù)共享的社會化應(yīng)用服務(wù)。

此外，為了確保內(nèi)部信息資源的交換共享與制度的科學(xué)統(tǒng)一合理，根據(jù)各部門之間的業(yè)務(wù)職能，建立更高效、完善、統(tǒng)一的部門信息交流共享協(xié)調(diào)機(jī)制。同時，根據(jù)內(nèi)部檔案規(guī)范管理各項工作，并根據(jù)實際發(fā)展情況適時建立完整的服務(wù)保障支持體系。這將為推進(jìn)檔案數(shù)字化管理與工作流程的同步現(xiàn)代化提供更好的基礎(chǔ)。

為了充分發(fā)揮不動產(chǎn)權(quán)登記系統(tǒng)檔案信息資源豐富的區(qū)域優(yōu)勢，全面整合和提升市檔案系統(tǒng)的資源經(jīng)濟(jì)效益，提升社會對各類檔案載體的需求。

（八）研發(fā)具備完整功能的不動產(chǎn)電子檔案管理系統(tǒng)

積極與信息管理部門聯(lián)系，構(gòu)建檔案管理平臺。該系統(tǒng)應(yīng)具備分類檔案管理、檔號規(guī)則管理、保管期限表管理、元數(shù)據(jù)檔案管理、門類定義等多種功能。與此同時，檔案管理系統(tǒng)應(yīng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)整合，實現(xiàn)檔案和業(yè)務(wù)之間的緊密結(jié)合。電子檔案系統(tǒng)應(yīng)能夠接受業(yè)務(wù)系統(tǒng)中對檔案的各種分類信息以及整合情況，將資源包解析并整合，將其放在適合的系統(tǒng)中。在歸檔的信息資源包整合及解析過程中，要對數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)整合，保證信息資源沒有錯誤，保證不動產(chǎn)檔案資料的完整性以及準(zhǔn)確性。

四、結(jié)語

在信息技術(shù)時代背景下，“互聯(lián)網(wǎng)+”的應(yīng)用改變了傳統(tǒng)的運(yùn)營方式以及管理模式。在相關(guān)部門的工作中，不動產(chǎn)檔案電子化管理方式成為主流方式。對于不動產(chǎn)檔案的歸類、分析等，直接體現(xiàn)了職能部門的工作水平。為了實現(xiàn)不動產(chǎn)檔案的電子化管理，還需要有關(guān)部門加強(qiáng)信息平臺建設(shè)，通過多個角度開展不動產(chǎn)檔案的相關(guān)處理以及分類工作，加大人才培養(yǎng)力度，積極完善管理制度，為不動產(chǎn)檔案的信息化管理奠定基礎(chǔ)。

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