淺析新媒體環境下的檔案利用服務

隨著我國經濟與科技的快速發展，新媒體進入了高速發展階段，使得新媒體在群眾生活中的應用越加廣泛，可以幫助群眾快速獲取信息，促進群眾的信息交流。而檔案利用服務受到新媒體的影響，其工作環境越加復雜，需要對其進行科學創新，發揮新媒體在檔案利用服務中的優勢，提高檔案利用服務工作水平。新媒體環境下的檔案利用服務工作存在一些問題，比如認識滯后、難以適應新媒體環境，檔案信息技術力量不足，檔案加工存在不足、檔案真實性存疑，檔案利用缺乏層次性、多樣性及便利性等，不利于檔案利用服務的持續發展。因此，有必要對新媒體環境下的檔案利用服務進行探究，探索加強檔案利用服務的對策，促進檔案利用服務水平的提升。

本文針對新媒體環境下加強檔案利用服務的必要性、檔案利用服務存在的問題進行分析，探究新媒體環境下加強檔案利用服務的對策，期望能為相關工作人員提供一些可靠的參考依據。

一、新媒體環境下加強檔案利用服務的必要性

1.用戶的需求發生變化

在新媒體環境下，群眾獲取檔案資料的習慣以及閱讀習慣發生了較大的變化，對新媒體的依賴性顯著提升。在傳統的檔案信息利用中，都是以紙質材料的查找方式為主，幫助用戶獲取檔案信息，這一過程存在較大的時間成本。在經濟快速發展的背景下，我國人民的生活節奏顯著加快，已經很難用過多的時間進行檔案查找，不能對檔案的所有內容進行仔細查看，且檔案需求發生變化，使得集成化、多媒體、個性化、多元化的檔案資源受到用戶的歡迎。為滿足用戶的信息需求，必須對檔案信息資源的開發利用工作進行創新，結合實際需求提供檔案信息服務，有效提高檔案資源利用率，促進檔案事業的不斷發展。[1]

2.新媒體給檔案開發帶來契機

在新時代，人們對文化信息的需求顯著提升，而新媒體也受到廣大群眾的關注，需要充分發揮新媒體在檔案信息資源開發利用中的優勢，提高檔案信息資源的使用效率。數字雜志、數字電視、數字媒體、電視流媒體等都是比較常用的新媒體，可以利用檔案微電影、檔案APP等方式，向群眾傳遞檔案信息資源，提高檔案信息資源的使用效率。同時，在新媒體環境下，用戶不僅能夠快速獲取檔案信息資源，也能夠積極參與檔案開發，突破原本檔案開發利用的瓶頸，使檔案利用服務水平得以有效提升。[2]

3.新媒體給檔案利用帶來挑戰

隨著我國進入新媒體時代，新媒體對檔案利用服務產生了較大影響，檔案利用的功能體現出多樣化的特征，若是依舊采用傳統的工作模式進行檔案開發，勢必會影響到檔案開發利用的質量，難以滿足用戶的信息需求。[3]目前檔案的功能不再局限于檔案查閱、檔案存儲，可以在檔案查閱、檔案存儲的基礎上，提供休閑娛樂、啟迪、教育、傳播等功能。在新媒體環境下，針對檔案的功能進行針對性的開發和提煉，開展檔案展覽、檔案活動，滿足群眾對檔案的需要，提高檔案信息資源的使用價值。

二、新媒體環境下檔案利用服務存在的問題

1.認識滯后，難以適應新媒體環境

在傳統的檔案利用服務工作中，檔案工作人員對檔案利用服務的思想認識不足，普遍存在“重檔案保管、輕檔案利用”的情況，未能充分認識到檔案開發利用的重要性，依舊采用傳統的工作觀念和工作方式，使得檔案開發利用停留在機構沿革、大事記、編制全宗指南的模式上，存在模式僵化、方式陳舊、程序老套的問題。在檔案利用服務工作中，不能對新媒體進行有效利用，不能制作出音視頻共賞、動態與靜態相結合、圖文并茂的檔案資源，使得檔案利用服務工作的開展受到影響。[4]同時，檔案工作人員存在被動服務的情況，無法根據用戶的需要，主動提供檔案服務，難以提高檔案資源的利用率，不利于檔案事業的發展。

2.檔案信息技術力量不足

在各方面因素的影響下，檔案利用服務工作以手工操作為主，各個工作環節存在大量的人力及物力的耗費，且容易出現各種失誤，無法保證檔案利用服務工作的質量。比如在資金不足的情況下，不能及時引進新技術、新設備，檔案工作人員以手工操作的方式進行操作，使得檔案的摘錄、調卷、查找、檢索等工作需要耗費過多的時間和精力。同時，檔案工作人員的能力有限，有些檔案工作人員僅能夠完成基礎性的檔案工作，缺乏深入研究開發檔案資源的能力，無法將檔案變成有趣的故事，無法對檔案資源進行提煉加工，且新媒體應用人才不足，不能發揮新媒體的優勢，缺乏專業人才制作可讀性強、圖文并茂的檔案資源，無法適應新媒體帶來的變化，使得檔案利用服務的開展受到影響。[5]

3.檔案加工存在不足，檔案真實性存疑

在檔案利用服務工作時，編研資料的撰寫是一個比較重要的環節，但是大部分的編研資料都是以簡單的匯編為主，很難提供分析準確、數據全面、系統化的專題編研資料，使得檔案信息資源的利用受到影響。在新媒體環境下，檔案信息傳播面臨著更加復雜的環境，比如檔案信息在傳播中發生改變，無法保證檔案信息的完整性及真實性。同時，網絡準入門檻一直處于較低的位置，容易出現制作虛假檔案的情況，使得檔案信息的真實性受到影響，不利于檔案信息資源的開發利用。[6]

4.檔案利用缺乏層次性、多樣性及便利性

隨著我國社會快速發展，檔案利用服務面臨著更多要求，群眾更加需要人性化的服務，這就需要對傳統的檔案利用服務進行改進，提供更加周到、快捷、優質的服務。然而就實際情況來看，檔案結構單一是檔案工作中的常見情況，無法滿足用戶的多層次需求，且檔案信息資源的分類工作不到位，不能對檔案信息資源進行合理利用。由于檔案信息資料的保管混亂，對檔案信息發布產生一定影響，不利于檔案信息的查詢和利用。在檔案利用服務工作中，檔案檢索手段不夠先進，未能做到有效利用檔案管理軟件，缺乏完善的檔案數據庫，利用計算機進行檔案檢索的比例較小，普遍都是采用手工操作的方法進行檔案檢索，難以提升檔案利用服務工作的效率及質量。

三、新媒體環境下加強檔案利用服務的對策

1.提高思想認識，加強新媒體應用

在新媒體環境下，首先要提高領導層對檔案利用服務的思想認識，加大對檔案利用服務的支持力度，對新媒體進行有效應用。可以將檔案信息資源上傳到網站，保證群眾認識到檔案的使用價值，學會利用檔案信息。[7]同時，可以將政務信息發布到網站上，及時整理并發布省市內的檔案信息資源，使群眾能夠及時獲取信息，提高檔案信息資源的利用率。其次，需要對檔案工作人員的思想觀念進行轉變，使其能夠保持良好的服務意識，為用戶提供更加優質的檔案服務。應加強檔案工作人員與群眾的溝通，對群眾的需求進行了解，借助電子郵箱等方式將檔案資源傳遞給用戶。需要及時解決用戶面臨的問題，對檔案知識進行宣傳，做好網站的維護管理。可以借助新媒體提高檔案服務的水平，促進檔案工作人員與用戶的互動交流，實現提高檔案服務質量的目的。

2.堅持以人為本，提高檔案工作人員素質

作為檔案利用服務工作的主體，檔案工作人員的能力及素質直接影響著檔案利用服務的質量，需要對檔案工作人員的素質進行持續提升，使其能夠保持專業的狀態完成工作。可以對檔案工作人員進行定期培訓，保證檔案工作人員能夠充分掌握檔案知識，具備良好的新媒體應用能力，且需要具備檔案信息編研開發的能力，進而促進檔案利用服務工作的有效進行。以往檔案工作人員都是停留在半封閉的圈子，需要從半封閉的圈子走出來，對新知識、新技能進行學習，將檔案專業技能、多媒體技術、網絡通信技術、信息存儲技術、數字化技術等合理應用到檔案利用服務中。其次，需要培養檔案工作人員的主動服務意識，結合用戶的信息需要，主動提供檔案信息服務，以此提高檔案信息資源的使用效率，促進檔案利用服務工作水平的提升。[8]

3.強化基礎，加強檔案信息數字化建設

在新媒體環境下，需要對檔案信息數字化建設進行強化，方便對檔案信息資源進行開發利用，提高檔案利用率，使檔案利用服務水平得以提升。檔案工作人員需要采用數字化的手段對檔案信息進行處理，借助儀器掃描、檔案管理軟件等，將檔案以數字化的形式存儲到磁盤、光盤等存儲介質中，特別要做好重要檔案的數字化處理，避免出現檔案損毀等情況。在檔案數字化建設中，應加強網絡平臺建設，對檢索功能進行完善，構建有益于工作需要的局域網，與互聯網有效連接。應認識到元數據建設的重要性，做好元數據建設，才能夠充分發揮檢索功能的作用。[9]同時，應掌握檔案信息化的特點，制定適合的檔案利用服務標準及相關規范，對檔案管理的標準、規范及政策進行不斷完善。

4.抓住檔案編研重點，主動提供服務

在檔案利用服務工作時，應進行針對性的檔案信息開發，結合新媒體技術的特點，對檔案信息資源進行有效的開發利用。第一，需要考慮到不同的功用，對檔案信息資源的開發利用形式進行合理選擇。在資政、存史等功用的情況下，可以采用修志、匯編、摘錄等多種方式對檔案信息資源進行利用；在休閑娛樂、傳播知識、教育育人等功用的情況下，可以采用實物、聲像、圖文、場景相結合，以講述、陳列、展覽等方式對檔案信息資源進行開發利用。第二，需要考慮到新媒體傳播檔案信息工作的需要，對檔案信息資源進行開發。針對網上展覽、檔案網站配套視頻，提供目錄數據、檔案圖文等查詢服務；針對微信、微博等平臺，開發聲像結合、圖文并茂、簡短的檔案信息資源；針對數字電視傳播檔案信息，開發具有趣味性、故事性的檔案資源。第三，需要深入挖掘檔案信息資源的價值，將其制作成有趣的故事，使檔案信息資源的開發質量得以提升。

5.創新服務手段，滿足社會需要

第一，應加強檔案門戶網站的建設，利用網站提供檔案服務，提高檔案資源的使用效率。在檔案利用服務工作時，需要將網站具有的優勢發揮出來，加強檔案數據庫的建設力度，對電子檔案全文數據庫建設進行強化，以便利用網站對電子化的檔案資源進行有效利用，形成網絡化的檔案信息服務模式。通過網絡平臺對檔案信息資源進行收集，構建電子化的檔案數據庫，以集中化的方式對電子檔案進行歸檔和管理。[10]第二，需要將線上與線下的檔案利用服務相結合。從在線服務這一方面來講，采用電子信箱、數據庫查詢、匯編相應的專欄等方式進行檔案利用服務工作，促進檔案館與用戶的信息交流，幫助用戶了解檔案信息資源的保存價值及真實性，提供檔案查詢服務，以及相應的咨詢服務，提高檔案利用服務的工作水平。

6.強化信息安全，消除新媒體應用安全顧慮

在新媒體環境下，檔案信息安全受到高度重視，如何保證新媒體能夠有效應用到檔案利用服務工作中，且確保檔案信息安全，受到行業人員及群眾的高度重視。將檔案信息發布到網站的時候，需要利用專業的技術手段對檔案信息進行加密，杜絕用戶修改檔案信息，確保檔案信息的真實性。需要對發布的檔案信息的保密等級進行確認，不能將涉密的信息發布到網站上，以此保證檔案信息的安全性。有些非保密性質的檔案信息具有一定的使用限制，需要做好用戶的身份驗證，為不同的用戶設置不同的權限，方便用戶對檔案信息進行利用，并保證檔案信息的安全。在網絡環境下，計算機面臨著被病毒感染的風險，應做好網站的維護，針對突發性的網絡問題進行預防，制定有效的應對措施，構建完善的安全保障機制，使檔案信息安全得到保障。

7.擴展內容服務，發揮新媒體技術的優勢

檔案利用服務的工作量不斷增多，可以在網站中設置專門的用戶交流區，方便用戶進行交流，相互學習經驗，自行解決自身面臨的問題，提高用戶的參與程度，降低檔案利用服務工作的人力成本。具體來講，在設置用戶交流區的情況下，用戶能夠在咨詢管理者之前，利用網站找到有效的解決辦法，可以降低檔案人員在宣傳檔案知識方面的時間消耗，將更多的時間放在其他工作上，幫助用戶解決一些價值高且復雜的問題。同時，能夠對用戶獲取檔案信息的能力及檔案意識進行提升，為檔案利用服務工作打下良好的基礎。其次，可以在網站中設置訪問統計數據，了解網站的使用情況，對網站的版塊進行合理調整，對信息資源進行完善，進一步提高用戶的使用體驗。

四、結語

綜上所述，為促進檔案利用服務水平的提升，使其能夠適應新媒體時代，需要充分了解新媒體環境對檔案利用服務的影響，分析檔案利用服務的現狀及問題，通過科學合理的對策來改進檔案利用服務工作，有效提高檔案利用服務工作的效率及質量，使其能夠更好地服務于群眾及社會發展。

參考文獻：

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[2]趙師校.淺析新媒體環境下檔案利用服務模式的創新[J].陜西檔案，2017（3）：53-54.

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[4]趙云.基于新媒體環境下檔案資源開發利用的創新[J].黑龍江檔案，2021（4）：354-355.

[5]崔志宏.淺析新媒體背景下檔案工作服務的發展思路[J].環球首映，2021（7）：167-168.

[6]張祝杰.關于應用新媒體開展檔案信息利用服務的思考[J].黑龍江檔案，2018（4）：48-49.

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[8]譚偉貞.新媒體環境下的高校檔案利用服務創新[J].檔案時空，2016（4）：12-13.

[9]邱麗杰.新媒體環境下的檔案信息服務轉型價值[J].辦公自動化，2021，26（5）：53-54.

[10]孫可佳.淺談新媒體中檔案服務的創新[J].卷宗，2018（26）：36.

責任編輯何麗華