合同化管理下的建設項目檔案管理探究

常宇辰

一、引言

建設項目檔案管理作為建設項目全周期管理的一項重要內容，從項目立項開始便進入到了項目過程管理中去。近年來隨著國家建設項目的不斷發展、項目數量不斷上升，項目檔案的要求也越來越高，但是目前參建方重項目輕檔案的思想較為普遍，因此就導致了項目檔案存在著比較大的漏洞和瑕疵。其根本原因就在于項目檔案的過程管理失效，所以項目檔案必須要從“源頭”抓起，加強項目檔案的合同化管理，要將檔案管理并入到合同管理中去，要讓檔案部門在項目檔案方面得到絕對的掌控權，以此來確保項目檔案的完善，作者以近年來實際工作出發，從以下幾個方面淺談幾點認識。

二、建設項目檔案合同化管理的依據

（一）根據國家相關行業標準

根據《建設項目檔案管理規范》【DA/T28-2018】第五章項目檔案工作組織及職責任務中要求：建設單位與參建單位簽訂合同、協議時應設立專門章節或條款，明確項目文件管理責任，包括項目文件形成的質量要求、歸檔范圍、歸檔時間、歸檔套數、整理標準、介質、格式、費用及違約責任等內容。監理合同條款還應明確監理單位對所監理項目的文件和檔案的檢查、審查責任。

（二）項目檔案管理現狀存在缺陷

項目檔案管理本應該始終貫穿于整個建設項目過程中，然而當前在建設項目前期合同談判和簽訂過程中，部分單位只有項目管理部門參與其中的談判和簽約，根本沒有讓檔案部門的人員參與其中，這就是重項目輕檔案的直觀體現；在后期建設項目竣工驗收的時候突擊整理項目檔案而忽略項目檔案的過程管理，這就造成了最后項目檔案的歸檔質量存在較大漏洞；此外，建設項目一旦存在多項工程同時施工就會給項目檔案管理帶來更大的難度，根本無法做到項目檔案的統一管理；項目建設周期長，投資數額大，項目檔案管理人員頻繁更迭的情況也時有發生，再加上檔案管理人員通常兼職做檔案，對項目檔案專業不熟悉，根本無法實現建設項目檔案的有效管理。所以，合同化管理能夠更有效地對當前的檔案管理現狀起到強有力的法律約束作用，可以更有效地規避傳統檔案管理所帶來的局限性。

（三）項目檔案管理的成熟體現

建設項目合同包含了立項、設計、施工、監理、設備采購、消防、實物保護、勘察等類別，這些合同所涉及的參建單位眾多，形成檔案數量巨大，且建設環節復雜，因此管理起來難度較大。項目檔案的合同化管理可以將建設項目檔案融入合同中去，又可以在合同中去尋找所產生的檔案成果，做到了事事拿合同說話，從合同成果中找尋數據，從而達到真正意義上的項目檔案精細化管理。這種成熟的管理方式更有利于保障項目檔案收集工作的完整，也提高了項目檔案的有效性和系統性，從根本上達到了項目檔案工作的閉環管理。

三、建設項目檔案合同化管理探究

（一）前期把控

在以往的合同管理中，往往很少涉及檔案管理方面的內容。在建設項目中，無論是設備合同、建安合同還是監理合同，都存在合同中未體現項目檔案歸檔方面的條款的情況，以至在后來的檔案移交環節就會因為項目檔案質量缺陷而產生諸多問題。因此，在項目合同中必須增加項目檔案管理的具體要求，明確落實各參建方的責任與職責，并在前期合同談判過程中，讓相關項目檔案人員參與合同條款的制定并編制檔案合同細節，確保項目檔案條款納入合同文本中去，從前期的合同去把控整個項目檔案的完整性和有效性，為項目檔案的收集和整理打下良好的基礎，避免在合同履行中出現的各種糾紛，為項目檔案合同化管理提供了強有力的保障措施。

（二）過程監督

當項目檔案管理條款納入合同文本之后，項目檔案部門接下來要按照檔案合同條款及時對各參建方項目檔案的內容形式進行監督審查，其中大致可分為以下幾個方面：

1.項目檔案質量審查

項目檔案作為記錄建設項目的重要數據資源，為了更好地確保項目檔案能夠服務建設單位，項目檔案的質量審查就顯得尤為重要。鑒于檔案人員的專業局限性，在檔案質量審查方面，需要建設單位、設計單位、施工單位、監理單位一起合作才能嚴格把控項目檔案的質量。項目檔案不僅要嚴格符合檔案的五性原則，更要為工程部門提供準確無誤的信息資源，對于涉及建設工程技術上面的資料要依次請相關檔案形成部門確認無誤之后才能編制。項目檔案人員則要對檔案的形式、材料、歸檔范圍、整理規范、歸檔要求等方面進行審查。

2.項目檔案監督指導

項目建設方要定期對各參建方組織檔案培訓，可以邀請建設項目檔案方面的專家對項目檔案的收集整理方式方法向各參建方進行深度的指導，也可以讓建設單位的項目檔案人員同參建單位的檔案資料員進行溝通和交流，讓雙方都能夠了解彼此對于檔案工作的想法，以此來找到項目檔案的突破點，創新工作方法。如此一來，可以對前期形成的檔案進行查找問題，也可以對后期還未歸檔的檔案進行改進來消除歸檔檔案的質量缺陷。

3.項目檔案進度審核

項目檔案部門在接收檔案之后往往還會做大量的整理編目工作，鑒于建設項目驗收工作時間緊，任務重，這就要求項目檔案移交進度上面要有嚴格的把控。為了保障項目檔案的及時歸檔，建設方有權向參建方根據合同要求編制項目檔案歸檔計劃及移交清單，對未按照進度要求的參建方可以扣除部門工程進度款的方式來提高參建方對項目檔案的重視程度，以此來確保項目檔案能及時跟進工程進度。

4.交付審簽

當前，項目檔案之所以呈現出一種“散放式”的狀態，跟各參建方責任劃分不明確，互相推脫有很大關系。當前項目管理部門和其他參建方都秉持一個觀點即項目檔案就應該由檔案部門負責，而《建設項目檔案管理規范》【DA/T28-2018】明確指出項目檔案“誰形成，誰負責”“誰形成，誰整理”。所以項目檔案從根本上出現質量問題各參建方是有部分責任的。當前參建方缺少經濟制約，對項目檔案工作不認真對待，嚴重影響了項目檔案的歸檔質量。為了把控建設項目檔案合同化管理順利進行，必要時應采取交付審簽制度即在移交項目檔案時，項目管理部門、財會部門、檔案部門要實行三方審簽制度，只有等三方全部簽字同意項目檔案質量通過建設單位要求，才能進行項目款的支付。這種做法對提高項目檔案在項目管理中的地位，提升參建方對項目檔案工作的重視程度，乃至提升項目檔案管理水平都具有非常重要意義。

四、結語

項目檔案管理納入合同管理是多方面的，加強各單位之間的溝通協調，完善相應的檔案配套設施，實現合同中所約束的各項獎懲制度都是項目檔案得以順利發展的前提條件。合同化管理下的項目檔案管理為當前的項目檔案提供了有效的管理手段和方法，從實際工作中可以看出，建設項目檔案合同化管理規范了項目檔案的歸檔過程，提升了項目檔案在項目管理中的地位，本文希望通過初步的探索來將合同管理與項目檔案管理相結合，從而促進建設項目檔案管理工作按照一條有序的道路繼續前行。

參考文獻：

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[5] DA/T28-2018，《建設項目檔案管理規范》（S）

作者單位：中國核動力研究設計院