信息化背景下建設工程檔案管理提升路徑研究

摘 要：建筑工程檔案記錄工程了從開工到竣工全過程，信息化背景下，建筑工程檔案管理面臨著認識不足、人員素質差、資金投入少的困境，要按照信息化建設的要求，從檔案電子化、分層數據管理、數據安全對接等方面，全流程再造建設工程檔案管理，在建立檔案信息化管理應用思維、提升檔案管理標準化水平、持續加大信息化人才隊伍建設、加大信息化建設資金支持力度、加大信息化建設資金支持力度、建立檔案信息化管理系統、加強檔案信息安全性建設等方面提升。

關鍵詞：建筑工程；檔案；信息化建設。

建筑工程項目檔案是記錄工程施工全過程的原始記錄，是工作查考的最有力資料，也是城市記憶的重要組成部分，做好工程項目檔案管理意義重大。新時期，隨著簡政放權、一次辦好等改革的深入推進，信息化技術的引入，從根本上改變了傳統建設工程檔案管理模式，建筑工程行業的高速發展，也提高了對檔案管理的要求。因此，需要將信息化建設融入建筑工程檔案管理的全過程，提升檔案管理的質量和效果。為更好地反映工作實際，筆者對所在地區的6家建設工程單位進行了深入調研，結合理論研究，對建筑工程檔案管理規范化提出了意見建議。

1 建設工程檔案管理信息化建設的現狀及存在的問題

1.1 雙套制管理模式執行有差距

部分建設工程公司在檔案歸集階段，主要是依賴原有的資料收集方式和紙質存儲方式，雖然各建筑類別都有電子文件收集的整理標準和規范，采用雙套制管理模式，把二者進行有效統一，但是執行上有偏差，沒有真正樹立紙質檔案和電子檔案并存的意識。從調研看，4家企業整理歸檔不到位，雙套制觀念不足。主要表現在：有些工程檔案管理機構，只歸檔紙質文件，電子文件缺失。信息化歸檔標準不熟悉，有些檔案管理員認為信息化增添工作量，從心理上對信息化建設產生抵觸心理，跟不上時代發展的步伐，制約了建筑工程檔案信息化的發展，影響了數字化效果。

1.2 信息化理念尚未深入人心

建設工程檔案管理人員從業門檻偏低，學歷要求較低，大部分都可以是非科班出身，也不用經過嚴格的專業技術培訓。而且所承擔的工作內容單一，就是簡單的收集、歸檔、查閱等內容，信息化理念未真正樹立起來，在工作中沒有終身學習的理念。從調研來看，6家企業檔案管理人員共有30多位，檔案專業畢業僅占6%，本科以上學歷者占30%，檔案人員本科學歷占比低于內部其他崗位39%。很多檔案管理人員是兼職，占比達87%，兼顧其他工作使其不能專心投入到檔案管理中。同時，在大部分建設工程單位，管理人員整體年齡偏大，對信息化這種新事物接受慢，限制了檔案信息化工作的加速推進。

1.3 頂層設計不到位

建筑工程單位缺乏信息化建設的組織領導，制約整體質量的提高。建筑工程的各二級單位都是檔案材料的產生者和參與者，他們的整理標準和信息化程度直接影響信息化管理質量，由于組織領導的缺位，各參與方各行其是。從調研來看，6家單位的頂層設計明顯缺失，僅有1家企業召開了年度檔案工作建設會議，1家企業把檔案信息化建設工作納入獎懲機制和年終述職內容，而且都沒有舉行年度的專題培訓或專家授課，2家企業有檔案工作領導小組，由分管辦公室的副經理任組長，重視程度明顯較弱。建筑工程檔案信息化主要包括檔案目錄的信息化和全文數據化，如果重視不夠，會造成歸檔編排不完整，錯誤率較高，檔案信息失去其真實性。因此，各工程方需要形成標準化和科學化的檔案治理模式，提升信息化效果。

1.4 企業內生動力不足

在效率的考量下，企業對檔案管理信息化投入的意愿低。調研中發現，信息化投入200萬以上僅有一家企業，4家企業投入在30萬—50萬元之間，1家企業投入在20萬元以下，檔案信息化率只有20.5%，遠低于全省平均水平。從使用的信息化系統來看，都采用的外包形式，未自主研發信息化系統，而這幾家企業營業收益在當地都名列前茅。

1.5 信息化質量總體不高

投入決定產出，梳理發現，投入多的企業在信息化質量方面走在了其他企業前面，主要差別在于：檔案電子化清晰度高、介質存儲量大、查詢利用快捷、服務效率高，后期維護成本相對低。同時，信息化也為企業決策提供了更精準的參考，節省了人力物力，為企業搶占市場先機奠定了堅實基礎。但是，從整體來看，建筑工程行業的質量依然偏低，筆者所在城建檔案管理部門對6家企業的抽檢服務中發現，信息化合格率僅有45.5%，有的企業系統功能單一，只能提供存儲和查詢的功能。在應用上來看，信息技術還停留在檔案信息記錄的層面，沒有真正上升到檔案信息化建設的高度，應用質量上尚有很大的提升空間。

2 信息化技術在建設工程檔案管理中的應用及流程

2.1 建設工程檔案的電子化

建設工程檔案的電子化，首先是對紙質檔案進行數字化掃描。在這過程中，可以對文檔中出現的錯誤進行及時修正，確保數據調閱的真實性。在掃描過程中，若發現某一工程資料缺乏，應進行查找補充，確保全文掃描。掃描完成后，需要進行質控，對所有數據的著錄和內容進行檢查，確保掃描錄入的準確性。其次，建設工程檔案中圖紙等以圖片的形式留存，圖紙掃描件要求準確、真實、分辨率高。要對畫質進行二次校對，保證每件圖紙清晰性和可操作性。若掃描質量無法保證，需要對圖紙等材料進行更高分辨率的二次加工。

2.2 分層管理檔案數據

在傳統的建筑工程檔案管理過程中，是以人工方式將各種資料歸類，然后按照整理規范進行歸檔，這種模式在質量和效率上都存在不足。在建筑工程檔案數據管理中，必須根據應用實際的不同進行動態調整，滿足新形勢的需要。同時，在分類管理過程中，不同類型建筑工程檔案，企業要及時關注國家頒布的整理標準，確保適應時代的發展。如果依然沿用舊的整理規范，在后期查詢利用過程中就會影響使用效率。

2.3 完成數據整合對接

數據對接工作，是檔案信息化管理的關鍵性工作。以電子文件為基礎，各類文件目錄與數據、圖表等進行精準對接，形成初步的建設工程檔案數據庫。在這過程中，要對整合后的數據資料進行檢查和核對，按照同行標準，一般采用的是抽檢的方式，數據誤差率應該在1%以下。檢查人員可以是檔案管理人員，亦或是第三方數據管理員。筆者對比6家數據整合校對來看，第三方檢查效率是自檢效率的兩倍，質檢合格率97.9%。從這方面來看，聘請第三方檢測，更有利于數據的真實準確。

2.4 檔案信息化系統運用

面對海量的建筑工程檔案數據庫，需要梳理大檔案管理理念，配備專業化的檔案管理隊伍。對系統中的檔案收集、著錄、查詢、借閱、利用、統計、鑒定、銷毀各方面都應熟知。加強數字化檔案管理的有效性和針對性，真正在實際操作中運用起來，尤其是歸檔環節。有的建筑單位檔案信息化系統搭建起來了，但是利用率不高，甚至束之高閣，造成了資源的浪費，阻礙了信息化進程。同時，保證一定的人力和物力的投入，信息化建設不是一勞永逸的事情，要及時對系統進行更新升級和漏洞補缺，確保數據安全。

2.5建設信息共享平臺

根據企業內部層級和管理要求，借助數字化技術，建立高效安全的檔案信息共享平臺，優化檔案信息資源傳遞渠道，實現檔案信息上下級聯通和檔案互詢互查。具體來說，要通過多個層級單位的密切配合，盡可能采用多種端口，能夠和不同級別的檔案管理數據庫相連接，實現資源的無障礙傳輸，形成操作簡便、用戶體驗感強的平臺[1]，打破數據孤島，實現資源共享利用和信息交流。要建立安全可靠的預警機制，比如構建防火墻、建立防水墻等加強數據保護的措施，確保查詢系統具備安全性、先進性、穩定性等特性，防止因數據泄露造成不必要的損失，實現檔案資源高效安全地利用。

3 建設工程檔案信息化管理的對策思路

3.1 把檔案信息化管理應用思維的樹立作為第一要務

思想決定行動，為適應信息大數據時代要求，提升檔案信息化水平是大勢所趨，必須從思想上高度重視起來，樹立信息化應用思維。建筑工程企業負責人要認識到抓信息化建設就是抓生產力，提升信息化水平就是搶占市場的第一步，明晰檔案信息化在企業決策中的關鍵作用，對信息化建設的極端重要性要有深刻的認識，更加堅定地走檔案信息化道路。要堅持與時俱進思維，檔案管理必須緊跟時代發展與信息化發展的步伐。網絡技術把“死檔案”變成“活資源”，如果檔案管理依然沿襲和繼承傳統管理方式和理念，會影響檔案管理提質增效。因此，檔案管理必須順應大數據信息化時代要求，樹牢現代管理思維，采用信息化手段整理和儲存檔案數據資料，提高檔案信息化管理質量和水平，建立良性循環數據系統，為查詢與企業決策檔案信息支持，推動檔案信息化管理的進程。

3.2 把檔案收管環節標準化作為基礎工程

建設工程檔案資料的收集是做好信息化建設的前提和基礎。按照《歸檔文件整理規則》要求，文件材料收集的基本要求是齊全完整、真實可靠和及時有效。企業檔案管理部門要明確專人負責，應該將收集作為第一要務，時刻觀察工程建設中出現的新事物、新業態、新資料，及時調整歸檔整理目錄，明確羅列應歸檔的文件材料，全面收集，確定歸檔文件材料的來源和內容，確保檔案的完整性、真實性，確保工程項目應歸盡歸、應收盡收。要嚴格按照檔案整理工作規范，根據歸檔文件材料的保存價值，分別確定保管期限，逐一進行分類整理、裝訂成冊、編號歸檔，做到陳列規范，方便查找[2]。健全完善檔案管理、保管、利用、借閱等各項制度，實現檔案管理標準化、規范化、制度化，提高檔案管理水平。

3.3 把信息化保障條件壓實做細

以信息化驅動現代化，是人類歷史發展的寶貴經驗。縱觀人類歷史，每一輪由技術創新引發的科技革命，都會帶來社會生產力的大解放。在信息化轉型中，對技術型、管理型的復合型人才需要愈發強烈。但是，從目前來看，多數企業對檔案信息化人才的重視不夠，檔案專業人員緊缺、兼職人員過多、專業化技能偏弱、人才隊伍流動性較大，資金投入較少，這嚴重制約著信息化發展的進程。為保障檔案信息化進程，需要面向工程檔案管理實際，一是持續加強檔案信息化專業培訓。增加數據庫保護技術、數據挖掘技術、信息提取技術、數據安全保障技術等，既注重觀念轉變，又注重能力提升，為信息化工作的有序開展奠定堅實基礎。要加強檔案人才選拔，要把素質高、技術強的現代信息技術人才納入企業管理隊伍，提升人才專業化水平。要提升檔案人才晉升通道，通過豐厚的條件，吸引更多人才加入。堅持持續加強信息化培訓，信息技術發展日新月異，如果不及時打卡充電，必將落后于時代發展，要積極推進檔案人員到高校、發達地區學習，汲取先進經驗。要定期邀請專家授課，學習新理念新方法，打造檔案信息化管理的行家里手。二是檔案信息化建設離不開資金的支持[3]。當前，大多數企業對檔案信息化的投入嚴重不足，究其原因是沒有認識到加強信息化建設的重要性，認為建設工程檔案本身無法創造出企業效益，對企業的擴大再生產幫助作用不大，造成了檔案信息化投入不足，影響了信息化建設為企業提供決策參考的效果。對于建筑工程企業來說，應當把檔案信息化建設的資金納入單位年度預算中，依據企業實際，科學編制信息化發展規劃，有序提升對信息化基礎設施的持續投入，并納入制度化軌道。經費投入要有規可循、有章可依、依規辦事，要加強對掃描儀、服務器、管理系統等設備的優化配置，并針對困難問題和動性支出安排專項經費予以傾斜，提高資金的使用效率。

3.5 把信息化系統建設作為主攻方向

信息化系統建設是推動建設工程項目檔案信息化進程的平臺，在信息化建設中處于核心地位。本著安全、快捷、可持續、先進性等特點，系統建設主要有四個環節：一是搭建安全有效的內外一體化平臺，操作性強的集中式檔案室系統，是為做好系統搭建的四梁八柱。二是檔案業務督導系統，要按照國家標準，及時調整規范，保障查詢利用的便捷，發現問題及時整改。三是電子檔案移交接收系統，這關系檔案材料的齊全完整，要理順交接流程，實現一鍵式交接，避免出現檔案缺失。四是檔案資源共享利用系統，這是信息化運用的最后環節，要引用先進技術，做好“模糊查詢技術”的運用，保障查詢的便捷有效。

3.6 把數據安全作為信息化建設的底線

安全是檔案信息的生命線，要立足于建設工程檔案管理系統特點，制定相應的防控措施。一是在技術層面，構筑安全可靠的防火墻系統，防火墻的系統過濾功能能夠在出現緊急情況時，開啟保護并通知管理者，這是目前公認的最有效的防控機制。二是建設防水墻。防水墻是保護信息安全的最新成果，主要是對外界病毒、介質入侵進行二級防護，在綜合性檔案館已經普遍推廣。三是建立用戶數據保護系統。通過讓管理員設置復雜的應用密碼，增強賬戶的保密性，并配備預警機制，能良好地保護數據安全。要增加入侵檢測系統的使用效率，通過調閱日志、訪問記錄等，檢測是否有安全漏洞，以便于及時采取補救措施。

綜上所述，信息化為建設項目檔案插上了翅膀，建設工程檔案管理由原來的庫房時代邁上了數據時代，極大改變了傳統檔案管理的面貌，為企業決策提供更有力的決策支撐。作為建設項目檔案的管理者，應該順應時代之變，把信息化應用到檔案工作的全過程，提升管理質量和水平。

參考文獻

[1]孫靜.檔案信息資源共享服務平臺建設研究[J].蘭臺內外，2022（01）：05.

[2]呂晶.加強人事檔案安全工作的對策分析[J].陜西檔案，2022（08）：25.

[3]俞穎.大數據時代建筑工程檔案管理信息化建設[J].環球市場信息導報，2017（09）：60.

作者簡介：李曉秀（1987-），廣西交通設計集團有限公司檔案館館長、館員，研究方向：檔案管理。