出版單位書稿檔案特殊性及管理途徑研究

摘 要：近年來(lái)，我國(guó)圖書行業(yè)發(fā)展迅速，隨之而來(lái)的出版社單位書稿檔案（簡(jiǎn)稱“書稿檔案”）數(shù)量也與日俱增，書稿檔案管理工作的難度就隨之而來(lái)。圖書編輯出版全過(guò)程的歷史記錄依托于書稿檔案，也是我國(guó)檔案的重要組成部分，因此，對(duì)圖書出版的全部流程來(lái)說(shuō)是缺一不可的重要材料。基于此點(diǎn)，本文主要闡述出版單位書稿檔案管理工作的特點(diǎn)，通過(guò)分析當(dāng)前出版單位書稿檔案工作中存在的問(wèn)題，提出管理途徑。希望可以推動(dòng)出版社書稿檔案管理工作的良性發(fā)展。

關(guān)鍵詞：出版單位；書稿檔案；重要性；問(wèn)題；改革舉措

1 書稿檔案的特殊性

1.1 書稿檔案的基本含義

在1992年國(guó)家新聞出版署頒布的《出版社書稿檔案管理辦法》第二條規(guī)定：“書稿檔案是圖書編輯出版過(guò)程的歷史記錄，是國(guó)家檔案的組成部分。” 書稿檔案是出版單位編輯出版各類圖書的全過(guò)程及其出版成果的歷史記錄。書稿檔案具有成套性。每部書稿的檔案材料包括：選題、約稿、發(fā)稿、出版情況記錄，書稿合同、協(xié)議書，歷次審稿意見(jiàn)書和責(zé)任編輯加工整理記錄，出版單位的請(qǐng)示、報(bào)告和上級(jí)指示、批復(fù)，原稿和付印校樣，與作者有關(guān)書稿問(wèn)題的來(lái)往信件和退稿意見(jiàn)，編審發(fā)稿單出版記錄卡圖書事故檢查記錄、樣書，以及有參考價(jià)值的讀者重要來(lái)信和讀者書（畫）評(píng)等等。

1.2 書稿檔案具有的特殊性

書稿檔案以書名立卷，具有成套性。主要項(xiàng)目有：目錄，書稿（包括書籍附件底稿），各級(jí)審讀意見(jiàn)，校樣修改過(guò)程，發(fā)稿單，編輯與作者的來(lái)往信件、電話記錄，稿酬單，以及對(duì)書稿的評(píng)論文章、讀者意見(jiàn)、檢查書稿的記錄、修訂樣本的原始材料等。每本書的成套材料為一個(gè)或若干個(gè)保管單位（盒、冊(cè)），并按出版年度歸檔。原稿和付印校樣數(shù)量大者，可分設(shè)專庫(kù)保管，并建立“書稿、校樣保管卡”以利查找為便于利用和研究，可另立“書稿檔案著（譯）者人名索引卡”，作為輔助的查找工具。

書稿檔案的特殊作用。作為國(guó)家檔案的書稿檔案，是出版工作階段中不可或缺的組成部分，是檢查出版情況、重版出書、修（增）訂出書，總結(jié)出版規(guī)律和經(jīng)驗(yàn)、研究作者的創(chuàng)作過(guò)程、研究國(guó)家出版工作歷史、撰寫出版社社史、考核編輯出版人員業(yè)績(jī)等的依據(jù)和必要材料，是出版單位領(lǐng)導(dǎo)提高工作人員書稿檔案管理水平的依據(jù)。

書稿檔案涵蓋的范圍也非常廣泛，其中包含責(zé)任編輯撰寫的初審意見(jiàn)，編輯室主任撰寫的復(fù)審意見(jiàn)，總編輯（副總編輯）撰寫的終審意見(jiàn)，一些特殊稿件還需要的外審意見(jiàn)，三審過(guò)后的紙稿、會(huì)審意見(jiàn)、付印校樣、付印清樣、三個(gè)校次的校對(duì)記錄和外校記錄、責(zé)任編輯加工、整理和通讀記錄卡、質(zhì)檢卡、質(zhì)檢紅樣、清樣、樣書、封面和扉頁(yè)等等。每份書稿檔案都詳細(xì)記載了一本圖書從編輯到出版的全過(guò)程，同時(shí)也是對(duì)管理書稿檔案工作人員的每一項(xiàng)工作的記錄。

2 書稿檔案管理工作存在的問(wèn)題分析

2.1 責(zé)任編輯對(duì)書稿檔案管理的責(zé)任劃分不明確

責(zé)任編輯是完成書稿檔案工作中不可或缺的一份子，其出色工作可以使得圖書順利出版。責(zé)任編輯首先需要通讀稿件，寫出初審意見(jiàn)，還要對(duì)付印樣進(jìn)行通讀，提出修改意見(jiàn)，負(fù)責(zé)與各個(gè)部門溝通、監(jiān)督檢查，在保證圖書的質(zhì)量的同時(shí)，使得圖書可以按期順利出版。因此，責(zé)任編輯的工作任務(wù)巨大，肩上的責(zé)任也很重，在工作中應(yīng)該明確自己的本職工作、盡職盡責(zé)、一絲不茍、恪盡職守。然而，大多數(shù)責(zé)任編輯沒(méi)有按照《出版社書稿檔案管理辦法》履行書稿檔案管理的義務(wù)，對(duì)所在出版單位的書稿檔案管理的工作關(guān)注度不足、具體落實(shí)也不夠到位，使得在圖書出版的過(guò)程中頻頻出現(xiàn)問(wèn)題。

2.2 出版單位專業(yè)書稿檔案管理人員檔案意識(shí)不強(qiáng)

書稿檔案是出版單位文書檔案中最為常見(jiàn)的一種資料檔案，數(shù)量巨大，種類多樣，因此管理的難度也隨之增加。書稿檔案管理人員需要嚴(yán)格按照《出版社書稿檔案管理辦法》確定立卷范圍、落實(shí)立卷方法和保管期限。在當(dāng)前很多出版單位中，書稿檔案管理工作都是由編輯人員兼職開(kāi)展工作，檔案意識(shí)不強(qiáng)，無(wú)法嚴(yán)格按照規(guī)定開(kāi)展檔案工作，導(dǎo)致書稿檔案的整理會(huì)出現(xiàn)差錯(cuò)。對(duì)書稿檔案的有關(guān)工作只是做到初步了解，不能知其然并知其所以然。因此，需要加強(qiáng)書稿檔案管理人員和領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)。

2.3 書稿檔案管理部門的職責(zé)劃分不夠清晰

在大多數(shù)的出版單位里，領(lǐng)導(dǎo)都不會(huì)把書稿檔案管理部門當(dāng)作首要的核心關(guān)注部門，因?yàn)闀鍣n案管理部門無(wú)法給單位帶來(lái)直接的經(jīng)濟(jì)收入，領(lǐng)導(dǎo)只會(huì)認(rèn)為書稿檔案管理部門只要做好檔案的保存即可，不會(huì)引起過(guò)多的關(guān)注。但其實(shí)不然，如果提高書稿檔案的整理收集速度，會(huì)省去一大部分的工作人員，從而提高出版單位整體員工的編輯水平，同時(shí)提高出版單位的工作業(yè)績(jī)。因此，如何管理好書稿檔案管理部門也應(yīng)當(dāng)納入領(lǐng)導(dǎo)日后考慮的工作范疇。

2.4 書稿檔案管理制度不健全，缺乏一套完整的書稿檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)

工作人員在檔案管理工作中，對(duì)《出版社書稿檔案管理辦法》學(xué)習(xí)和把握不到位，也沒(méi)有對(duì)檔案管理工作嚴(yán)肅認(rèn)真的態(tài)度。追根溯源，產(chǎn)生這一現(xiàn)象的原因主要是缺乏按照《出版社書稿檔案管理辦法》建立健全書稿檔案管理制度和完整的、利用率高、可實(shí)用性強(qiáng)的書稿檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)。因?yàn)闆](méi)有系統(tǒng)的并且需要嚴(yán)格執(zhí)行的書稿檔案管理制度，書稿檔案管理人員的管理意識(shí)也不到位，再加上沒(méi)有一套健全的書稿檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)的加持，使得一些很重要的、值得反復(fù)檢索的圖書雖然已經(jīng)出版，但是無(wú)法掌握其出版流程，無(wú)法當(dāng)作優(yōu)秀的出版素材來(lái)教育后代。

2.5 出版單位設(shè)立的保存書稿檔案的庫(kù)房和書稿檔案擺放方式不規(guī)范

按照《出版社書稿檔案管理辦法》規(guī)定，出版單位應(yīng)設(shè)置專用的保管書稿檔案的庫(kù)房，并為此購(gòu)置必需的箱柜和一定承受力的檔案袋。庫(kù)房在滿足足夠堅(jiān)固的同時(shí)，還要考慮其防潮、防濕、防陽(yáng)光等性能。目前多數(shù)出版單位沒(méi)有獨(dú)立的檔案庫(kù)房，更沒(méi)有達(dá)到這一標(biāo)準(zhǔn)。出版單位還應(yīng)該對(duì)立卷的圖書按出版的時(shí)間順序進(jìn)行分類，如果分類不清晰，也可以按照?qǐng)D書的類別排序，再版的書稿案卷放在本版初版的書稿案卷后面。因?yàn)榇蠖鄶?shù)出版單位保存書稿檔案的庫(kù)房面積有限，很多出版圖書沒(méi)有符合這一點(diǎn)，負(fù)責(zé)書稿檔案管理工作人員也沒(méi)有接受系統(tǒng)的培訓(xùn)。

3 書稿檔案管理新途徑

3.1 出版單位施行電子檔案和紙質(zhì)檔案雙套歸檔的制度

目前出版系統(tǒng)沒(méi)有健全信息化書稿檔案管理制度，書稿檔案管理沒(méi)有形成完整的網(wǎng)格化。書稿檔案管理人員盡管可以進(jìn)行無(wú)紙化辦公，但是電子檔案因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)程序不穩(wěn)定等不可抗力的因素，會(huì)產(chǎn)生電子檔案資料丟失或損壞的現(xiàn)象。假如僅僅是通過(guò)電子版的形式保存檔案，難保一些重要的書稿檔案資料會(huì)因?yàn)橐恍╇娮釉O(shè)備本身存在的無(wú)可抗力因素而丟失或損壞。所以，為保險(xiǎn)起見(jiàn)，出版單位還是施行電子檔案和紙質(zhì)檔案雙套歸檔的制度，這樣電子檔案和紙質(zhì)檔案可以優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，更加安全保險(xiǎn)。另外，有一些資料是需要領(lǐng)導(dǎo)簽字的，可以在簽字之后進(jìn)行電子掃描留一份電子版歸檔備份，以防紙質(zhì)檔案資料丟失，日后搜尋起來(lái)無(wú)從考證，這樣屬于上了雙層保險(xiǎn)。

3.2 建立健全信息化檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)書稿檔案管理網(wǎng)絡(luò)化

書稿檔案的信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理已是必然的選擇。出版企業(yè)應(yīng)該盡可能的把能轉(zhuǎn)化為電子資料的書稿檔案轉(zhuǎn)化成電子版，以便保存和快速檢索。電子版無(wú)疑是保存書稿檔案的最佳選擇。

3.2.1出版企業(yè)應(yīng)該為書稿檔案管理部門配備專業(yè)的信息化管理設(shè)備。可以根據(jù)自身的發(fā)展要求，并借鑒國(guó)內(nèi)外先進(jìn)的管理理念和方法，建立一套科學(xué)管理書稿檔案系統(tǒng)平臺(tái)。這個(gè)系統(tǒng)平臺(tái)要對(duì)書稿檔案的形成、收集、整理、管理、利用進(jìn)行全面研究。這將大大提高書稿檔案管理工作的效率。

3.2.2加大對(duì)管理人才的綜合培養(yǎng)。把數(shù)字化管理相關(guān)知識(shí)視為培訓(xùn)重點(diǎn)，進(jìn)一步提升人員信息化素養(yǎng)，實(shí)現(xiàn)書稿檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用。出版企業(yè)經(jīng)過(guò)專業(yè)訓(xùn)練的工作人員通過(guò)線上操作對(duì)書稿檔案進(jìn)行存儲(chǔ)并整合，要有足夠的耐心和細(xì)心以避免在操作過(guò)程中資料存儲(chǔ)的重復(fù)或資料丟失。還要不斷學(xué)習(xí)掌握專業(yè)新知識(shí)，才能使書稿檔案管理人員了解書稿檔案管理現(xiàn)代化的現(xiàn)狀和前沿科技，在積累中探索合適的書稿檔案管理的方式、方法，理論結(jié)合實(shí)際，把書稿檔案管理一步一步引向現(xiàn)代化。

3.2.3緊跟現(xiàn)代化步伐，全力打造出版業(yè)書稿檔案管理的信息化平臺(tái)。依托于計(jì)算機(jī)與科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，書稿檔案檢索變得更加方便快捷。同時(shí)，在圖書的出版過(guò)程中，因?yàn)榫€上網(wǎng)絡(luò)傳輸確認(rèn)以及激光排版的技術(shù)不斷進(jìn)步，大大縮短了一本圖書的出版周期，給出版企業(yè)帶來(lái)了不可估量的經(jīng)濟(jì)收益，所以出版企業(yè)建立信息化書稿檔案管理的工作方式是大勢(shì)所趨。

3.3 進(jìn)一步提高責(zé)任編輯對(duì)書稿檔案完成度的擔(dān)當(dāng)意識(shí)，并對(duì)其進(jìn)行考核評(píng)估

責(zé)任編輯工作要做好出版圖書過(guò)程中首道關(guān)口的“把關(guān)人”。要從政治導(dǎo)向上、國(guó)家大政方針等方面把好關(guān)，力求書稿達(dá)到一定的學(xué)術(shù)水平，要有學(xué)術(shù)含金量和知識(shí)性。出版企業(yè)要對(duì)責(zé)任編輯和其他書稿檔案管理人員按期進(jìn)行新知識(shí)培訓(xùn)和程序?qū)嵅倏己耍关?zé)任編輯對(duì)信息化領(lǐng)域知其所為更知其所以為。出版單位還要對(duì)考核結(jié)果進(jìn)行分析評(píng)估，并整理出一份詳細(xì)的針對(duì)考核不理想同志的整改措施，使其在思想上和知識(shí)上都有所進(jìn)步，來(lái)達(dá)到考核的目的。

3.4 加強(qiáng)書稿檔案資源整合與建設(shè)，創(chuàng)新發(fā)展檔案工作

出版單位檔案管理部門應(yīng)按照檔案信息化建設(shè)總體部署，加強(qiáng)與各方合作，開(kāi)發(fā)綜合檔案系統(tǒng)，并實(shí)現(xiàn)與辦公系統(tǒng)、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)等業(yè)務(wù)對(duì)接，提升綜合檔案管理的兼容性。通過(guò)系統(tǒng)間的集成開(kāi)發(fā)，為檔案信息開(kāi)發(fā)利用和共享奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。借助大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用發(fā)展，也為書稿檔案工作人員提供了全新的思維工作方式。因此，在大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理構(gòu)建中，實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)化處理以及檔案與文獻(xiàn)資源的整合，將穩(wěn)步推進(jìn)我國(guó)檔案信息化管理進(jìn)程。

3.5 出版單位要加強(qiáng)書稿檔案專業(yè)人才培養(yǎng)，強(qiáng)化書稿檔案管理隊(duì)伍

首先，出版單位要開(kāi)展線上線下的招聘工作，增加工作人員的數(shù)量，并且按照出版單位里各部門的一定比例分配給各個(gè)部門，爭(zhēng)取每個(gè)部門都有書稿檔案管理人員。在招聘簡(jiǎn)介中要明確列出招聘條件，其中不僅包括擁有敬業(yè)精神、服務(wù)意識(shí)、政治素質(zhì)和勇于創(chuàng)新的精神，還要嚴(yán)格履行管理書稿檔案的工作條例，嚴(yán)守機(jī)密，堅(jiān)決杜絕失密泄密的情況發(fā)生。其次，出版單位要加強(qiáng)各部門之間的交流合作，因?yàn)闀鍣n案的管理工作本身就是要依靠各個(gè)有關(guān)部門相互協(xié)作來(lái)完成的，只有質(zhì)檢室、主編室、總編室、檔案室等等工作人員之間有相應(yīng)的默契，才會(huì)使得書稿檔案的收集、整理、立卷、移交、歸檔等工作的順利完成。出版單位只有重視并促進(jìn)各個(gè)部門的溝通合作并且培養(yǎng)各部門工作人員的協(xié)調(diào)溝通能力，才能保證檔案管理工作有效開(kāi)展。

3.6 加強(qiáng)書稿檔案在保管和開(kāi)放利用過(guò)程中的保密工作

加強(qiáng)書稿檔案保管過(guò)程中的保密工作，主要做的就是對(duì)書稿檔案保管人員的專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，首先要培養(yǎng)管理書稿檔案的工作人員一絲不茍的工作作風(fēng)、嚴(yán)守紀(jì)律的工作責(zé)任感和保守秘密的工作態(tài)度，把握好書稿檔案的“金鑰匙”。銷毀涉密文件要嚴(yán)格按照規(guī)章制度操作，避免工作中每一步的疏忽而造成的不可挽回的損失；任何人調(diào)閱涉密的書稿檔案，必須有相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的親筆簽字批示，才可進(jìn)行調(diào)閱；調(diào)閱完畢歸檔，要及時(shí)進(jìn)行清點(diǎn)，以免有遺漏，發(fā)現(xiàn)存在泄密失密的現(xiàn)象時(shí)，不要手足無(wú)措，要調(diào)整心態(tài)、穩(wěn)定情緒并進(jìn)行及時(shí)的補(bǔ)救，避免產(chǎn)生更大的損失。其次，要對(duì)工作人員在信息化條件下做好保密工作需要掌握的技術(shù)防范知識(shí)進(jìn)行培訓(xùn)，掌握基本的防范技術(shù)技能以及高技術(shù)竊密防范知識(shí)技能，把發(fā)生失密泄密的情況概率降到最低。

結(jié)語(yǔ)

出版業(yè)書稿檔案管理的工作因?yàn)楸举|(zhì)的作用是潛移默化的，通過(guò)改革這一制度產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益也不是立竿見(jiàn)影的，因此這一項(xiàng)改革工作總是被忽視，從事這一工作的工作人員也常常不被重視，這導(dǎo)致很少有人愿意從事這一領(lǐng)域并為之奮斗。筆者希望本文能夠給書稿檔案管理工作者帶來(lái)信心與希望，也呼吁領(lǐng)導(dǎo)者投入更多的關(guān)注。隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，出版單位必然不能循規(guī)蹈矩按照以往管理紙質(zhì)書稿檔案的制度來(lái)施行，管理書稿檔案的制度要更新?lián)Q代、與時(shí)俱進(jìn)，但是，書稿檔案管理制度的改革不是一蹴而就的，這是需要經(jīng)歷一個(gè)長(zhǎng)期且持續(xù)的親身經(jīng)歷，在實(shí)踐中找到一套適應(yīng)新媒體、新環(huán)境的制度并不斷優(yōu)化的過(guò)程。

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作者簡(jiǎn)介：李艾澤（1995-），大學(xué)學(xué)歷，吉林教育出版社有限責(zé)任公司編輯。