國有企業檔案數字化建設問題及其解決措施研究

關鍵詞：國有企業；檔案數字化；解決措施

中圖法分類號：G273 文獻標識碼：A

1引言

國有企業是社會經濟發展的重要保障力量，是為人民群眾提供基礎物質生活保障的必要構成部分，也是穩定社會就業的有效力量，對國家長治久安、社會秩序穩定等產生重大作用。目前，國有企業基本實施多元化經營，其組織結構復雜化、經營范圍內容豐富，進而在經營管理、項目建設等活動中產生了各種各樣的檔案信息資源，這些檔案承載著企業長期發展歷程、業務開展、文化建設等內容，能夠使企業高效發展。檔案信息資源本身是國有企業重要資產的組成部分，檔案呈現出增長速度快、載體多樣化、結構豐富化等特點，因此，更加需要應用先進管理技術和科學管理理念對檔案實施管理?；诖?，國有企業應當落實檔案數字化建設，有效提升檔案管理效率。

2國有企業檔案數字化建設的驅動力分析

2.1宏觀層面

就宏觀層面而言，主要從3個方面推動國有企業檔案數字化建設。第一，經濟形式變化給國有企業帶來更多挑戰，檔案數字化成為國有企業檔案管理發展的必經之路。在數字經濟時代中，國有企業必須發展數字經濟，這是實現經濟發展質量提升、效率增強、動力創新的核心。完善數據資源體系，增強資源配置能力是現階段國有企業更好面對經濟新形勢的有效手段。為確保國有企業長期穩定發展，應當加快檔案建設數字化，緊跟時代潮流，健全數據要素，充分利用新技術，提升國有企業經濟價值。第二，市場競爭加劇，數字化發展是國有企業未來趨勢。在市場經濟體制改革深化中，全球經濟交融趨勢加快，國有企業承受的經濟壓力越來越大，需要加強核心競爭力，才能保障國有企業經濟地位和價值。應當加大科技投入，以保障數據和傳統經營活動的深度融合，從而加快業務改革和流程優化，把握時代發展的新機遇，滿足當前市場競爭對智能化、信息化的要求。第三，疫情影響下，促使檔案數字化成為趨勢。在疫情影響下，網絡辦公成為現代企業經營和業務運行的重要方式，導致產生大量電子文件，增加了檔案管理難度。國有企業電子文件急需整理，然而傳統檔案管理模式無法滿足當前檔案現狀，不能及時對實時共享的文件資料進行處置，給國有企業經營管理帶來了嚴峻挑戰。同時，不見面的審批方式，對電子文件的客觀性、可靠性等有著高標準、嚴要求，電子文件質量是否合格、是否存在價值等成為發揮電子文件憑證作用的重要依據，檔案數據成為國有企業關注的焦點，也成為國有企業潛在的資產。基于此，國有企業檔案數字化建設能夠有效解決疫情防控期間檔案管理問題，也可以更好地規劃后疫情時代檔案管理的發展方向。

2.2微觀層面

就微觀層面而言，主要從兩個方面推動國有企業檔案數字化建設。第一，保障經營管理。檔案管理應當是任何經營活動開展的基礎，也是落實各項項目建設和構建企業文化的支撐力量。在信息技術普及過程中，國有企業信息數據方式具有多樣化，通過檔案數字化建設能夠有效提升經營管理效率，從而更好地建立企業文化。第二，符合業務數字化趨勢。當前，國有企業全面實行辦公網絡化，發票、文件資料、財務數據等電子文件較多，通過使用電子化資料能夠有效降低經營成本、提升管理效率。為更好地滿足業務活動要求，國有企業需要把握電子文件應用的關鍵節點，特別是流轉階段尤為重要，將線上和線下進行有機融合，從而實現國有企業檔案數字化建設。

3國有企業檔案數字化建設問題

3.1缺乏檔案數字化建設意識

在國有企業檔案數字化建設中，各個層級管理層的認知程度是不同的，但是只有管理層形成正確的認知才能推動檔案數字化建設的落實，這是實現檔案數字化建設的重要保障。一方面，從現有建設中了解到，檔案管理部門對新技術的應用認知不足，如元數據，大量檔案人員都沒有對其形成正確認知，在對原始檔案資料收集、整理中，沒有對元數據進行獲取和保存。在檔案價值認知上，檔案管理的部分人員認識不足，沒有做好檔案保護和整理。一方面，在有的業務活動中，需要花費較長時間以及工作量較多，特別是每個部門參與的檔案人員不專業，對檔案的關注力度差異大。另一方面，檔案數字化管理滯后。在檔案管理中，部分檔案資料并沒有在形成后就錄入檔案數據庫中，更多是所有工作完成后才進行檔案資料的數字化處理。有的國企缺乏對電子文件管理的經驗和制度，不具備數字化檔案管理能力。在檔案資料管理中，部分人員沒有對檔案質量進行高度關注，部分檔案資料歸檔后出現內容缺失，再利用價值率較低，直接影響檔案管理質量。

3.2缺乏完善的檔案管理制度

首先，沒有完善檔案管理標準制度。有的國有企業在項目檔案管理方面，項目建設內容多，工作量大，周期性長，不同階段形成種類、格式等不同的數據資料。要確保這些檔案資料的合理管理，需要構建標準化的管理制度。結合具體情況分析，在整個項目管理中，不同單位或者部門所進行的檔案管理都存在重大差異，沒有標準化制度作為指導，導致檔案管理質量低下。其次，缺乏規范的檔案管理制度。在國企檔案管理中，沒有對各個階段檔案流轉進行明確規定，沒有對檔案資料的真實性、合理性等進行審核，也沒有設置相應的檔案處罰制度，因此，難以對檔案管理工作起到推動作用，甚至產生更大的風險。最后，信息化建設不足。大部分國企信息化建設雖然起步晚，但是發展速度快，然而在財務方面對檔案管理的應用是比較晚的，導致當前開展的檔案數字化建設存在諸多問題，無法滿足現實需求。

3.3缺乏復合型檔案管理人員

檔案數字化建設和傳統檔案管理工作是不同的，對檔案人員要求更高，但是從現有國企檔案管理人員分析，大部分檔案人員只有本科學歷，有的人員甚至專業不對口，這對檔案數字化建設產生不利影響。而且，大量國有企業所處行業專業性較強，然而檔案管理人員更多地只具備檔案知識，對相關企業從事的行業知識的了解非常欠缺。尤其是在檔案數字化建設中，需要檔案人員具備信息技術專業知識和應用技能。具體而言，國有有業現有檔案人員構成復雜，部分人員是兼職人員，對檔案內容不夠了解，不能滿足業務部門對檔案資料的需求：有的檔案人員對檔案管理了解不夠，加上本職工作較多，檔案數字化管理效率和質量低，難以保障檔案管理水平提升。

4國有企業檔案數字化建設的措施

4.1加強檔案數字化變革，多元化提升檔案管理水平

首先，利用思維助力，明確檔案數字化建設方向。在國有企業中，檔案數字化建設需要決策者支持，決策者的高度參與直接影響到數字化檔案建設成效。國有企業檔案數字化建設應當整體布局、集中規劃，才能有效落實。這種轉變過程需要從認知方面開始，讓國有企業所有人員轉變檔案管理思維，不斷加大檔案數字化建設宣傳，讓所有人員認識到檔案數字化建設的重要意義。其次，借助行動助力，充分發揮有關部門的作用。國有企業檔案數字化建設應當與數字相關部門建立聯系，科學合理地融入相關部門的數字化建設中，以有效保障數字化建設符合時代要求，充分明確檔案建設方向。一方面，通過對國企檔案管理工作調整優化，充分提升工作效率，促使資源收集和利用效率提升。另一方面，開展數字化建設，能夠為國企檔案數字化建設提供借鑒意義，確保掌握檔案建設的方向，以此實現高質量數字化檔案建設。最后，使用資金助力，保障檔案建設需要。一方面，國企應當結合檔案建設的整體要求，明確資金需求，為實現檔案數字化建設提供資金保障；另一方面，嚴格管控檔案建設資金的使用，科學合理分配建設經費，有效發揮資金的最大價值。

4.2重視檔案數字化標準，建立精細化檔案制度體系

在國有企業檔案數字化建設中，需要健全檔案管理制度，從而保障檔案數字化工作的有序開展。精細化檔案制度既可以健全檔案管理內容，也可以完善檔案數字化方面的內容，提高檔案數字化管理水平。首先，檔案管理制度需要覆蓋企業所有內容，明確檔案內容、管理范圍、檔案格式、保管期限等，確保檔案資料的完整性。同時，需要對檔案管理流程進行全面管控，明確檔案管理和利用中的權責。其次，建立檔案數字化制度。國有企業在開展檔案數字化建設中，應當明確數字化建設的各個方面，以確保各項活動有序推進，具體包括電子文件歸檔、數字化檔案管理、元數據規范等。有效建立完善的檔案數字化管理流程，能夠確保檔案數字化建設工作有效開展。

4.3強化內外并舉，增強檔案管理人員素質

首先，培育檔案數字化管理梯隊。在國有企業檔案數字化中，應當結合企業經營業務活動，吸納具體業務知識、檔案管理、信息技術等方面的復合型人才，以有效調整優化檔案管理人員結構。結合當前國有企業數字化檔案管理特點，特別是針對業務活動檔案的管理人員，應當加大力度引進熟悉各項業務活動并且具備檔案管理專業能力的人才，以提升確保檔案數字化管理水平。而且，若要高效合理地實現檔案數字化建設，則需引進具備數字化意識、熟悉數字化知識、掌握數字化技術的專業檔案人才，以有效保障國有企業檔案數字化建設的開展。一方面，要加大新人員的招聘。國有企業可以和高校合作，為其培養出針對性的檔案管理人員，既可以保障檔案人員就業，又可以滿足企業檔案數字化建設的要求。同時，可以加大市場招聘力度，從人力資源市場中獲取相應的檔案管理人員，進而有效提高國有企業檔案數字化建設的質量。另一方面，也要加強以往檔案人員的培訓，滿足數字化檔案建設需求。在針對以往檔案人員培訓中，需要結合專業培訓、溝通合作、物質獎勵等措施，提升檔案人員業務素質。企業可以開展相應的培訓班、講座等，針對檔案知識和數字化應用等內容進行培訓，充分提升檔案人員數字化水平。同時，也要加強不同單位、不同機構等檔案人員之間的交流，讓不同國企單位分享檔案數字化建設的經驗，以更好地進行本企業的檔案數字化建設，也可以利用獎懲激勵制度，要求檔案管理人員對自己的工作成果進行展示，通過對工作成果進行評價，給予相應的物質獎勵或者懲罰，從而有效激發檔案管理人員的工作積極性，以及對檔案數字化建設的興趣，以推動國有企業檔案數字化建設高效發展。

5結束語

新時代對國有企業的經營發展提出了更高的要求，進而促使國有企業對管理方式進行調整，以更好地滿足數字時代的要求。檔案管理工作是國有企業開展業務活動的基礎，需要緊跟時代發展趨勢，加快開展檔案數字化建設。通過對國有企業進行檔案數字化建設，能夠有效實現業務優化、增強市場競爭力，也可以推動企業文化建設，增強企業文化自信。因此，國有企業需要重視檔案數字化建設，并為各方面工作提供基礎準備，從而實現高質量發展。

作者簡介：

齊雪（1984—），本科，館員，研究方向：檔案數字化。